高校教学档案管理的思考和体会

李一晴+王暾+徐涛

摘 要：高校教学档案管理对高校教学工作有着重要的作用，随着信息化技术的快速发展和广泛运用，高校教学档案管理工作的管理模式和手段面临新问题和新的挑战。文章从教学档案管理工作的重要性入手，分析了目前高校教学档案管理工作中存在的问题，提出加强高校档案管理工作的一些建议和对策。

关键词：教学档案 管理 信息化技术 应用

中图分类号：G652

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2017）02-207-02

高校教学档案是高校档案的主体和重点部分，包括高等学校教学实践、教学研究、教学管理等教学工作中对学校和社会、学生有保存价值的各种文字、图表、音像及电子载体等历史记录材料，反映了学校教学工作的历史，同时也承载着学校教学工作的未来。因此，教学档案管理高校教学工作的重要支撑，也是评价高校管理水平的一个重要指标。

一、高校教学档案管理存在的问题

（一）对高校教学档案的重要性认识不足

高校教学档案不仅记录了学校教学活动，体现了教学活动管理的过程，为学校教学研究提供了系统完整的资料，而且是高校各类教学评估的第一手资料。但教学档案工作是一种教学行为之后的管理工作，属于事后行为，容易被大家忽视，而导致教学档案管理工作滞后。对高校教学档案的重要性认识不足主要表现在以下两个方面：一方面是高校主管教学档案的领导不重视，普遍认为只有学校档案馆才需要档案管理专门人才，在教务处、各学院不需要设置专门人才，可由其他工作人员兼职即可，这就造成在工作繁忙时教学档案管理往往是经常被忽略的工作。另一方面高校教学档案管理工作人员往往为兼职，对教学档案管理工作仍保留在重保管轻利用的意识，平时不注重及时收集整理建档管理，也不重视档案管理的学习，很少去主动思考教学档案的现代管理理念，工作不够严格和规范，有得过且过的现状。这就造成高校档案管理工作滞后，更谈不上优化档案管理、提高教学档案利用率及教学档案信息化管理了。

（二）教学档案的管理水平滞后

目前，很多高校教学档案的管理模式仍然以传统的封闭式管理为主。这种管理模式主要表现为：经费投入不足，档案管理设备陈旧；高校教学档案管理制度欠缺，导致高校教学档案管理不规范、责任不清；高校教职工普遍认为档案管理是档案馆及部分部门的事情，没有收集教师档案的意识，导致有些教学材料随着时间的流逝而遗失；高校内部教学管理部门的教学档案管理各自为政，没有共享，导致各部门的教学档案存在重复收集的现象；教学档案仍以纸质版为主，没有专门的档案室，主要存放在教学管理部门的库房中，电子版的档案资料也仅仅保留在计算机或硬盘中；教学档案管理仍为手工操作阶段，收集、整理、立卷等质量不高，缺乏高效、便捷的查找途径；学校档案馆和教学管理部门在教学档案的及时归档工作方面仍存在推诿现象，导致一些珍贵的教学档案未及时入库，造成不可估量的损失。

（三）教学档案的利用率较低

陈旧的教学档案管理模式是造成教学档案使用率低的重要原因。目前各高校非常重视校园网的建设，信息化水平较高，但教学档案管理因不受重视，教学管理部门的教学档案各自为政，没有充分利用校园网，校内教学档案交流、共享也较少。尤其在高校面临各级评估时，往往还需要对各种教学档案重新整理、建档，部分高校往往存在评估一次，就整理出一套教学档案，已有的教学档案未能在评估中发挥出高效、便捷的作用。部分高校教学档案管理未充分利用信息化技术，导致教学档案在收集、整理及立卷等方面效率较低，也使得教学档案利用率较低。此外，高校教学档案的使用仍以校内为主，未对社会广泛开放，这也是高校教学档案利用率较低的原因之一。

二、加强高校教学档案管理的建议

（一）提高对教学档案管理重要性的认识

首先，要转变思想观念，加强对教学档案管理工作的认识，教学管理部门、各学院系部负责人要重视教学档案工作，组织教职工认真学习《高等学校档案管理办法》，完善教学档案管理制度，明确责任，从上至下提高教学档案的认识，重视和支持教学档案管理工作。其次，要设置教学档案专项经费，加强软硬件建设，设立档案室，配备档案管理仪器，提高教学档案管理工作。最后，要配备专业档案员，提高教学档案管理人员的素质。教学管理部门如教务处应由副处长主抓档案工作，科级管理人员应纳入档案管理专门人员。此外，要重视档案管理软件研发，提高教学档案的收集、整理、立卷及检索，从而提高教学档案的利用率。

（二）规范和完善教学档案管理制度

教学档案管理規范化和标准化是提高教学档案管理水平的重要前提。高校教学管理部门应根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等制度规定，结合学校实际和需求，完善和制定教学档案管理制度，保证教学档案资料收集的完整、鉴定准确、整理有序、保管安全及利用便捷等方面，逐步建立健全档案鉴定考核体系和岗位责任制相关规章制度，将教学档案管理工作落到实处，真正实现教学档案资源的共享，提高教学档案在学校各项工作中的作用。

（三）建立教学档案管理信息化网络

信息技术的应用是提高高校教学档案管理效率的必然选择。首先，要重视数字档案的收集，制订数字档案归纳管理制度，将教学数字资源收集纳入教学管理部门、各学院系部的立卷归档制度中，学期教学检查应把教学档案作为检查的内容之一。其次，加强教学档案管理信息化的建设，建立教学档案标准化、规范化和可共享的数据库；同时要充分应用校园网和办公自动化信息系统，实现教学档案的网络资源共享，尽量向社会开放教学档案，提高教学档案的利用率。最后，要加强高校教学档案管理人员的信息化培训，提高教学档案管理人员的信息化专门知识和专业技能。

高校教学档案管理工作的规范和完善能够为学校教学管理、教学改革提供重要的参谋作用和信息咨询作用，也能促进学校教学质量和教学水平的不断提高。同时，建立完善、系统的教学档案数据库，提高教学档案的利用率，是高校教学档案管理工作刻不容缓的任务。

参考文献：

[1] 王英玮.专门档案管理（第2版）[M].中国人民大学出版社，2010：25-26

[2] 刘芳，周晋阳.对高校教学档案管理工作的思考[J].中共山西省委党校学报，2006（29）3：69-71

[3] 杨文.论高校教学档案的收集与信息化管理[J].科技信息，2009年（15）：351

（作者单位：宁夏医科大学教务处 宁夏银川 750004）

（第一作者简介：李一晴，女，高级实验师，从事教学档案管理多年；工作单位：宁夏医科大学教务处）

（责编：若佳）