基于档案多元价值的绩效评价体系设计

高琼 杨洋／中国石油天然气股份有限公司西南油气田分公司

1 引言

在知识经济和大数据时代背景下，随着信息技术和人工智能等领域的突破性进展，档案已远超其初始功能，逐渐成为决策、研究、宣传、文化等多种应用的关键资源。角色的转变意味着更广泛的需求。然而尽管技术和方法已有长足发展，许多企业在档案管理方面仍受制于传统观念和方式，档案资源的巨大潜力并未得到充分挖掘。在激烈的市场竞争环境下，企业发展目光聚焦于核心业务，直接或间接导致了档案工作被视为传统行政程序或文书工作的认知误区，资源配置不足、管理不规范、技术滞后和资源未得到充分使用等风险和问题随之而来。

调研发现，多数企业将解题思路放在建立责任体系、寻求领导支持、加大宣传教育等方面，虽取得了不同程度的效果，但难以解决根本认识问题。研究认为，破题关键在于为企业各级清晰展现档案在提高效率、控制风险、辅助决策以及长期战略中的核心价值，促进企业各级自发投入相应资源和精力改进和完善档案工作。当档案资源得到盘活和利用，其多元价值方能在各业务环节发挥支撑保障作用，并助力企业获得可持续的竞争优势。

2 评价模型构建依据与思路

2.1 档案价值溯源：档案价值论的发展与演变

档案价值的概念可以追溯到19世纪，人们开始系统地管理和保存档案，以便用于法律、历史和其他研究目的。戴维·贝尔曼《来源原则的力量》和西奥多·R·谢伦伯格《现代档案的鉴定》等研究成果表明，档案价值概念的初步建立是为了服务于档案鉴定，辅助档案保留和销毁决策，以及在描述档案时进行价值判断。而关于档案价值的系统化研究主要是在20世纪中叶以后开始的。

1956年，谢伦伯格在其著作《现代档案原则和技术》中首次提出了档案的初次价值和二次价值概念。他认为，档案的初次价值通常与档案的原始目的有关，主要体现在其创建或收集的组织中，用于行政决策、法律要求或业务操作等原始目的。初次价值通常在档案创建后的一段时间内最为明显，但随着时间的推移会逐渐减小或消失。而档案的二次价值则主要体现在其原始内容之外，为历史研究、社会科学研究或其他类型的查询提供独特的信息资源。二次价值通常在档案创建很久之后才显现，但一旦显现，这种价值可能会持续很长时间，甚至永久存在。

这一理念的核心思想在我国档案学者覃兆刿教授提出的档案双元价值观中得到了印证和延续，其主要观点从档案的工具属性和记忆属性出发，对档案的起源、定义、档案传统的评价和现代化构思建立了系统的看法，并指出“工具价值与信息价值如何完美结合，是现代档案工作体制创新的关键。”这两种理论强调了档案不仅是物理实体，同时也承载了信息和价值，指向了档案价值论的发展趋势：即从单一的价值观向多元价值观的转变。

随着人们对档案资源的需求不断增加，档案价值得到了更多的认识和重视。同时信息和数据的激增使得海量档案的有效管理变得更加重要，档案价值的理论研究成为了关键领域。在早期的研究中，档案的价值通常用经济效益来衡量，即档案能否为所有者或控制者带来直接经济利益。一些研究者认为，档案价值不仅在于经济利益，还在于其具有历史、法律、信息等多种价值。直到20世纪80年代以后，档案学在理论研究和实践领域发生了重大变化，其中包括对档案价值的理解和评估，档案资产的概念被提出，档案资产论应运而生，并开始与信息资产、知识资产、数据资产等概念产生关联。

2.2 以价值为导向：集约化管理模式下的绩效评价

国家档案局2009 年发布的《企业档案工作规范》（DA/T 42—2009）将企业档案界定为企业资产的重要组成部分，将企业档案归结到企业资产、企业资源中，进而提供了更强有力的政策支持。财政部2020年第97号文件《关于加强行政事业单位固定资产管理的通知》，将档案列入行政事业单位固定资产，并要求做好相关管理工作，有效盘活并高效使用固定资产。同年，中共中央、国务院印发《关于构建更加完善的要素市场化配置体制机制的意见》，将数据作为与土地、资本等并列的生产要素，要求提升社会数据资源价值，加快培育数据要素市场。作为数据资源的重要组成部分，档案数据的价值利用得到了更广阔的发挥空间。

绩效模型构建中加入档案多元价值因素，有四个方面作用：一是全面评估绩效。操作层面的绩效指标纳入档案价值后，能更好地衡量档案和档案人员的贡献，使绩效评价更具科学性、全面性和深度。二是产生激励效应。档案多元价值的体现可以鼓励档案管理人员更加关注档案的质量和利用，提高档案服务水平，进一步提升档案管理效能。三是指导决策和资源分配。企业可以根据档案的多元价值，更精确地制定档案管理的目标和策略，并给与一定的资源倾斜，以实现绩效和效益的最大化。四是引起和提升管理层关注。通过以价值为导向的绩效评价，管理层能够更好地了解档案对企业和组织的重要性，为档案管理提供更多的支持和资源，从而形成服务档案事业高质量发展的绩效生态。

2.3 拓展和落实：档案多元价值探索

为使档案价值理论基础和现实依据得到具体实施和体现，企业需要在实践层面，将档案价值从重要性认识转化为可操作的多元价值分类，以辅助绩效模型的构建。一是初始价值（Initial Value, Iv），作为档案生成即所得的原生价值，该价值的判断取决于档案生成时的直接影响和作用。与其它价值不同的是，初始价值不依赖于档案的再利用，也不基于时间流逝影响或改变其价值判定。可以通过档案生成时伴随的直接经济效益、技术创新程度、决策影响力等进行评估。二是经济价值（Economic Value, Ev），指档案在经济活动中广泛使用下的再利用价值，该价值判断随时间和再利用情况产生变化。与其他价值不同的是，经济价值更多的关注档案再利用产生的经济效益。例如利用营销档案、消费者行为档案来进行市场分析，预测市场趋势。可以通过对档案再利用、辅助决策的经济效益等进行评估。三是历史价值（Historical Value, Hv），指在档案在长期保存后形成的独特价值，该价值更加强调了档案随时间积淀而逐渐产生的独特性和不可替代性。在利用过程中主要服务于历史研究和证据发掘等，相对于记忆价值，历史价值更加聚焦于事实事件的客观记录。可以通过档案的独特性、不可替代性等进行评估。四是记忆价值（Memory Value, Mv），指在档案在社会文化生活中形成的再利用价值，该价值关注于档案对社会感性记忆、集体认知的贡献。主要服务于社区记忆、文化遗产等。与历史价值不同的是，这种价值强调更加强调档案的感性认识和人文作用，而非历史客观证据作用。可以通过档案对企业文化的传承价值、记忆档案利用率等进行评估。五是专业价值（Professional Value, Pv），指专注于档案在特定领域中具有专业属性的再利用价值。不同于其它价值的是，它专注于档案在特定领域中的应用和贡献，而非经济效益。例如服务于决策，通过分析以往政策实施效果，对战略规划制定的贡献；服务于研究，借助档案数据分析和论证的贡献；服务于生产，如地质档案在矿产资源勘查中的贡献。可以通过档案在特定行业或领域中的专业应用和贡献等进行评估。

3 评价模型构建

3.1 模型构建与优化

评价模型以目标、指标、方法、主体、过程和结果为要素构成基本结构。作为评价模型的出发点和归宿，评价目标决定了评价的方向和重点。应明确、具体，且与组织的战略目标一致。作为评价模型的核心和评价目标的具体化和量化。评价指标应全面、关键、可度量，且与评价目标紧密相关。评价方法是评价模型的关键工具，决定了如何使用评价指标进行评价。应科学、合理，且易于操作。评价主体为进行评价的人或组织，应该具有评价的能力和权威性，且对评价结果负责。在评价模型的实施过程中，应建立规范、透明、易于监控步骤和流程。评价结果作为评价模型的终点和反馈，应该明确、公正，且有利于改进和决策。

以西南油气田公司为例，档案绩效评价指标设置流程可设置为：①明确绩效评价目标；②设置中心一级评价指标和档案价值权重③分解区域中心二级评价指标和价值参数；④落实到员工岗位责任制和绩效考核指标中；⑤运行验证评价指标和价值权重设置；⑥优化形成绩效考核指标体系。

其中，将档案多元价值转化为可度量的评价模型需经过五个步骤：定义多元价值——形成量化指标——设定目标和阈值——收集和分析数据——持续优化改进。包括如何定义和衡量“档案生成速度”，权衡量化指标，区分不同档案特性和重要级。同时注意通过收集和分析历史数据，或者进行试点项目来验证绩效评价模型的有效性和可靠性。根据分析的结果，及时对KPI进行持续的优化。如某个指标的实际值与预期值有较大的偏差，则需要重新定义这个指标，或者调整其目标值和阈值。

3.2 评价指标体系

要建立一套科学的绩效评价指标，需要从宏观到微观，从整体到个体的层级进行构建。组织层级方面，要与整体战略和目标相统一。以西南油气田公司为例，作为中国石油集团公司下属的油气田公司，组织层级指标的设置应从评价体系出发，细分部门和岗位层级指标，构建积极健康的绩效生态，使收益稳固收入，收入催生效益，效益推动发展形成闭环（图1 绩效评价指标体系设计逻辑）。

图1 绩效评价指标体系设计逻辑

指标具体分解流程：①将档案四大体系建设作为公司过程绩效指标，按季度对公司档案中心进行考核，并由档案中心组织制订各类档案价值权重指标。②将归档的接收、保存、利用作为二级指标，结合各区域产生的档案，按价值权重指标纳入区域档案分中心的经济责任考核细则中，由档案中心负责按年度或季度进行考核。③区域档案将指标分解至各区域岗位人员，并纳入承包商考核体系，按月度进行考核（图2 档案绩效评价指标结构）。

图2 档案绩效评价指标结构

3.3 参数选择与计算

在评估档案具体价值时，可考虑权重法。即根据不同因素给予档案加权评估，加权的总体绩效指标（P），通过对这些价值进行加权求和来计算，如下：

其中，w1、w2、w3、w4和w5是这五个价值的权重，它们的总和应该为1。

可以通过确定评估因素——分配权重——给予评分——计算总价值的逻辑进行价值评估。首先根据档案的特点和评估目的，确定需要考虑的因素。例如，档案信息内容、重要性、稀缺性、保存状态等。随后为每个因素分配权重，按百分比或相对比例反映其在整体评估中的重要程度，并选择或制定科学的评分标准，对每个因素进行评分。最后根据权重和评分，通过定量的或定性的方式，分析因素的各个方面表现，按照公式计算档案的总价值。具体的权重和评分需要可以依据专业知识、经验和相关研究，结合实际情况进行判断和确定。此外，权重和评分的确定过程也可以进行专家访谈、问卷调查或集体讨论等方式进行。

3.4 项目评估模型

另一种可能的评价方法是将档案管理模型中的某些关键参数（如档案的初值、经济价值、历史价值等）纳入到油气田项目评估模型中。需要重新考虑这些参数在总评估中的权重，以反映它们在决定项目绩效中的相对重要性。需要量化数以便它们可以被纳入到模型中。例如可以使用以下公式进行综合评价：

其中，Vci代表评估模型中的第i个评价指标的分数，Wi代表该指标的权重，n代表油气田项目评估模型中的指标数量。Vdj代表档案绩效评价模型中的第j个指标的分数，Wj代表该指标的权重，m代表档案管理模型中的指标数量。该方法允许我们同时考虑油气田项目的经济、技术等因素，以及档案管理中的价值因素，以期得到一个更加全面的项目绩效评估。

4 结论与展望

由于目前油气田企业集约化管理模式尚在初期阶段，对于处于探索中的西南油气田公司而言，本研究还有很多需要优化完善的地方。首先，本研究在理论指导实践层面还存在一定局限性和提升空间，缺乏大规模实证研究和案例分析的支持。此外，量化指标和评价方法的准确性和有效性还需要进一步验证和优化。研究范围侧重于油气田企业档案管理领域，尚未涉及其他相关领域的档案价值和绩效评价。

基于以上不足之处，未来可以在以下几个方面进行拓展和深入：一是开展大规模实证研究和深入的案例分析，以验证档案多元价值的量化指标和评价方法的准确性和有效性，并探讨档案价值对组织绩效的实际影响。二是将档案价值和绩效评价与其他领域的相关研究相结合，如知识管理、信息系统建设和文化遗产保护等，以拓展对档案价值的理解和应用。三是进一步研究和开发档案价值评价的理论框架和方法，包括但不限于数据挖掘、机器学习等高级分析技术，以实现更有效的价值量化和绩效评估。