我国机构知识库建设现状分析及应对策略

[摘要]本文介绍了我国机构知识库的建设现状,选择了8个典型的机构知识库,从系统功能、服务 管 理、机构合作等方面进行对比分析,并针对我国机构知识库建设中存在的问题,就我国高校 及其他研究机构如何发展机构知识库提出了应对策略。

[关键词]机构知识库;建设状况;对比分析;对策

[中图分类号]G250.74[文献标志码]A[文章编号]1005-6041(2009)04-0014-05

机构知识库(InstitutionalRepository,简称IR),也称机构库、机构仓储、机构典 藏,是大学或研究机构通过网络搜集、保存、管理、检索和利用其学术资源的数据库。其具 有学术传播、电子出版、长期保存、知识管理、促进教育、科研评价、共享利用、提高声望 等功能^[1]。

自2002年以来,机构知识库在世界范围内迅速发展,目前全世界已有数百所大学、研究机构 和学术团体建立了自己的IR。我国的一些大学和研究机构也开始了IR建设,但对其具体实践 状况目前还缺乏全面深入的介绍^[2]。本文就我国机构知识库的建设现状展开探讨 ,以期对今后国内的机构知识库实践有所启示。

1 我国机构知识库建设现状

1.1我国机构知识库建设的总体状况

我国开放存取观念的推广与机构知识库系统的建设,起步都比较晚。在实践探索方面,2004 年建成的香港中文大学学术文库是我国第一个真正意义上的机构库。2005年7月,北京大学 等50多所大学图书馆的馆长在武汉大学讨论并通过了《图书馆合作与信息资源共享武汉宣言 》,提议“建立一批特色学术机构库”,拉开了内地机构库建设的序幕。2006年,厦门大学 率先建立了厦门大学学术典藏库。台湾地区机构库建设的起步时间与内地大致相同,但发展 更为迅速。

笔者通过OpenDOAR、ROAR、DataProviders、OAIster等开放存取知识库登记和服务站点搜 集机构库资源,依据严格的机构知识库定义,排除了学科知识库和学位论文库,发现:目前 ,我国机构库的数量不多,但取得了显著的实践进展。其中, 香港地区除香港中文大学学术文库以外,还有香港大学学术中心、香港科技大学机构仓储、 香港城市大学机构仓储等;内地主要有厦门大学、浙江大学、北京大学、北京理工大学、中 科院、中科院力学研究所等建立的机构库,还有多所大学机构库也正在积极筹建中;台湾地 区机构库的数量最多,且正以台湾大学为中心建设台湾机构典藏联盟(TaiwanInstitutio nalRepository,TAIR),其中正式运行的机构库已有28个,处于测试中的有12个。

1.2我国部分IR建设与服务情况对照

笔者从搜集到的机构库中选取8个有代表性的机构库,就其主要功能和特点进行对照,详细 内容见下表(各项数据截止到2009年3月19日)。

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2 我国机构知识库建设状况对比分析

2.1系统功能

在系统选择方面,上述机构库都采用Dspace开源软件作为技术平台。其中台湾大学对Dspace 进行大幅度的修改,新增了很多功能,台湾“清华大学”和政治大学采用了台大改进的系统 ,其他机构库基本上是利用Dspace的原有功能,后续开发较少。

在用户界面方面,台湾地区的三个机构库都提供了三种语言界面,其他机构库都是单一语言 界面,厦门大学学术典藏库的部分界面还没有完全汉化。

在基本功能方面,这些机构库都具有基本检索、高级检索和浏览功能。基本检索支持简单的 关键字检索,高级检索可以对特定社群(院系)和字段进行精确检索,浏览方式主要有按社 群、合集、题名、作者及日期浏览,中科院的机构库还提供了主题浏览功能。

在辅助功能方面,各机构库的统计功能开放程度不一,主要包括资源点击量或下载量统计、 资源类型统计、检索词查询统计等,台湾大学机构典藏新增了条目总数和全文数量、访问人 次及在线人数的实时统计功能,台湾“清华大学”机构典藏还提供了用户访问的流量分析表 。部 分机构库开放了电子邮件推送服务,台湾“清华大学”机构典藏则提供了基于RSS的信息推 送服务。

在系统集成整合方面,香港科技大学机构仓储和台湾“清华大学”机构典藏分别与图书馆订 购的 数据库、馆藏查询系统进行资源整合,香港中文大学机构仓储和台大机构典藏则分别与科研 管理系统、计算机及信息网络中心账号认证系统进行接口整合。

2.2服务管理

从管理方式上看,上述机构库的管理职责都是由相应机构的图书馆承担的。

在服务政策方面,以香港科技大学机构仓储和台大机构典藏最为全面,包括内容政策、提交 政策、用户利用政策、著作权政策、长期保存政策等,其他机构库的服务政策只涉及某个或 少数几个方面。中科院的机构库还制定了期刊论文、会议论文、课题作品的强制提交政策。

在资源搜集方面,各机构库主要采用作者自行提交的方式,一些机构库可以由图书馆员、院 系 管理人员协助或代理提交。台湾大学机构典藏和香港中文大学学术文库在建库初期都采取主 动搜集策略,因而使数据库在短期内达到较大规模。

在质量控制方面,各机构库大多由管理者(图书馆员)审查条目内容是否符合收录范围、元 数据是否正确或规范、作者身份的合法性,缺乏严格的审稿机制和同行评审机制。

在版权管理方面,各机构库主要采用与作者签订版权协议、著作权声明等基本的版权管理措 施。台湾大学机构典藏和香港大学学术中心实行数字版权管理,权利人可限定资源开放时间 和范围,台湾大学机构典藏和台湾“清华大学”机构典藏还采用了版权审查机制,对提交内 容的版权及出版商政策进行核实。而中科院的机构库规定机构成员 必须在期刊论文正式发表后1个月内提交作品的最终出版版本或最终定稿版本。

2.3机构合作

在机构合作方面,台湾大学、台湾“清华大学”、政治大学都加入了台湾机构典藏联盟,其 他 机构库是单独建设的。很多机构库在ROAR、OpenDOAR等网站上进行注册,以扩大机构库的影 响力。厦门大学、香港大学、香港科技大学的机构库还与OAIster、Scirus、Scopus等搜索 引擎及数据库合作,扩大了外部查询和获取的途径。

3 高校及研究机构发展IR的策略

通过上述分析可以看出,我国的机构库建设出现了不少行之有效的实践模式与措施,同时 也存在一些问题,国内高校及其他研究机构应采取积极的策略来构建和发展IR。

3.1健全IR建设的相关政策和管理机制

机构库的健康发展需要良好的政策支持和有效的组织管理。IR建设者在规划机构库之初,就 应充分调研并制定关于本机构学术成果的典藏政策,以规范内容提供和资源利用行为^{[ 3]}。IR建设的相关政策涉及多个方面,主要包括内容政策、提交政策、资源利用政策、 著作权政策 及长期保存政策。在明确相关政策基础上,IR建设者应建立完善的管理机制,主要包括以下 几个方面。

3.1.1扩大资源收集渠道。IR建设者应制定积极的资源收集策略,与机构的科研处、院 系、出 版中心等部门合作,主动搜集研究成果及相关资料。同时,简化提交程序,建立协助提交机 制,由学科馆员和院系窗口帮助资源提供者完成提交,并通过持续不断的宣传和政策激励, 动员机构成员主动提交研究成果。

3.1.2加强质量控制。机构库的质量控制包括元数据质量控制和内容质量控制两方面^{[ 4]}。IR建 设者应根据不同提交方式设专人(学科馆员、院系联络人)审查元数据,并完善提交表单设 计,如增设分类表和主题词表链接、实时给出反馈信息和修正建议等。IR建设者还应根据不 同资料类型建立内容审查机制,如在院系中选择学科专家组成审查小组进行实质内容审查。

3.1.3完善版权管理。IR建设者应积极采取各种版权管理措施,如与作者签订版权 许可协议, 明确授权范围;建立版权审查机制,设专人负责数据版权审查,根据出版商政策提供不同版 本(预印本、印后本)的全文及链接服务;通过数字版权管理机制对资源实行分级管理,允 许作者及出版社设定用户访问权限;通过著作权声明,明确著作权归属和合理使用范围。

3.2改进和完善IR系统的功能

机构库的运行离不开稳定高效的技术平台。IR建设者应综合考虑机构库的内容、管理模式、 本地技术环境等需求,来评估和选择知识库软件。DSpace等开源软件经过不断发展,功能已 经很强大,在知识库建设中被广泛采用。但这些软件都是英文软件,要使其更好地适用于中 文环境,还必须进行本地化的应用改造,解决用户界面的中文化、中文全文检索等问题。在 此基 础上,IR系统需重点加强以下功能。

3.2.1完善检索与浏览功能。如针对研究人员的使用习惯,增加主题分类浏览机制,方 便用户 从学科或主题角度查找资料;建立相关的索引词汇库,为用户提供各字段的常用词汇搜索建 议;增加系统的检索结果输出方式,如电子邮件发送。

3.2.2扩充服务空间,开展多种增值服务。包括提供各种数据统计、数据分析及报表功能 ,如 资源提交统计、论文浏览和下载统计、用户流量与分布统计等,为评价知识库运行和资源利 用提供依据;提供引用分析服务,方便作者和用户了解论文被引情况;提供个性化推送服务 ,使用户能通过电子邮件、RSS等方式进行个性化信息定制。

3.2.3加强与其他机构系统、服务的整合。一方面,通过与科研处、网络中心等部门合作 ,集 成科研管理系统进行数据交换,开发统一登录接口,进行用户身份认证,方便用户提交信息 ;另一方面,通过SFX等数字资源整合软件,实现与馆藏目录、全文数据库、二次文献数据 库 等资源的无缝链接,使用户不必在多个平台进行重复查询,即可获取条目的所有相关信息, 以提高资源利用效果。

3.3拓展机构之间的合作

机构合作的一个重要方面是建立IR联盟,协作建设机构库。就IR联盟的合作范围而言,可优 先开展区域、系统内的合作。高校是机构库建设的重要主体,而高校图书馆向来有良好的合 作传统,这些合作基础可在IR联盟中得到拓展和利用;就IR联盟的运作方式而言,可推选实 力较强的机构负责系统开发和标准规范的制定并进行推广,可通过学术研讨会等方 式,就机构库建设中的各种共性问题,开展讨论和经验交流,以推动合作实践发展。

机构库还应加强与OAI服务商、搜索引擎、数据库商等相关机构的合作。如积极加入ROAR、O penDOAR等机构典藏组织,在OAI网站上注册为数据提供者和增值服务提供者开放元数据记 录等,从而使机构库内容能够被搜索引擎、大型数据库及其他检索工具发现和索引,使用户 能够从主流信息渠道了解并获取机构库资源,扩大机构知识资产的传播和利用范围。

总而言之,机构库建设涉及组织管理、技术环境、思维观念等多方面因素。IR建设者应全面 考虑各因素,并通过诸因素的有机结合,推动机构库的可持续发展。

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[收稿时间]2009-05-05

[作者简介]许丽丽(1975—),女,馆员,本科,研究方向为信息 资源开发、咨询服务。

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[收稿时间]2009-04-22

[作者简介]严敏斐(1986—),女,上海大学图书情报档案系图 书馆学硕士研究生。