水利科技档案现代化管理思路探讨

时文玉

（陕西省江河水库管理局 陕西 西安 710018）

水利科技档案全面真实地记录了水利工程建设、管理和发展的全过程，在水利工程建设和管理中发挥了应有的经济效益和社会效益，是社会的科技财富。做好水利科技档案现代化管理工作，是提高水管单位工作效率和工作质量的必要条件，也是现代化水利建设事业发展的重要依据。加快水利科技档案现代化管理工作必须以科学发展观为指导，以改革创新为动力，以有效服务为目标，解放思想，创新机制，使其在水利建设中发挥更大作用。

1 正确认识水利科技档案的形成过程和整理原则

1.1 水利科技档案形成过程

水利工程建设程序包括项目建议书、可行性研究、工程设计、施工准备、建设实施和竣工验收等六个阶段。水利科技档案则具体包含了从水利工程建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、可行性研究、招(投)标、施工、监理，到竣工验收、维修养护管理等建设阶段过程中具有归档保存利用价值的各种文字、图纸、图表、声像、电子材料等不同形式与载体的记录。其是水利科技工作者辛勤劳动的智慧结晶，是维护水利工程历史真实面貌的重要依据。

1.2 水利科技档案整理原则

水利科技档案涉及多科目专业知识，要做到水利科技档案规范化整理，达到高效实用的整理要求，水利科技文件在整理过程中必须遵循及时性、真实性、准确性、成套性的整理原则。及时整理是反映水利工程建设真实面貌的基础；真实性体现了水利工程质量的真实写照；准确性是对水利工程档案内容规范具体，手续齐全提出要求；成套性原则保证了水利科技档案能够系统地、全面地反映水利工程质量状况。

2 重视和加强水利科技档案基础建设

重视和加强水利科技档案基础建设是做好水利科技档案现代化管理工作的保障。基础工作要从领导重视、完善制度和硬件建设等方面来确保科技文件资料在归档整理过程中能够井然有序的开展。

2.1 集中管理

各水管单位应按照有关上级文件精神，以全面实现集中统一管理为重点，理顺水利科技档案管理体制，强化对档案工作的依法统一领导和集中管理，明确各科技档案形成部门及各业务处室档案兼职人员岗位责任，将其与个人日常工作考核相结合，确保各类水利科技资料能够及时进行收集、整理、移交、入库、保管和利用。

2.2 完善制度

通过建立健全水利科技档案分类大纲、整编规范、图纸编制与更改规定、项目文件归档范围及有关汇总制度、保密制度、利用制度、岗位职责等来明确水利科技档案工作的权利和义务。以严格执行基本业务制度和管理程序为重点，狠抓细节，规范手续，确保水利科技档案的完整性和准确性。

2.3 重视投资

在水管单位建设和发展整体规划中，要加强水利科技档案工作基础设施建设投资力度，改善硬件设施，再逐步建立起档案专用库房，配备必需的灭火器、吸尘器、空调、除湿机、加湿机、紫外及臭氧灭菌装置等设备。另外，还应加强档案信息化硬件配置，通过购置电子档案防磁柜、电脑、复印机、扫描仪以及专业档案管理软件等，为启动档案管理信息数据库建设打下基础。

3 加快水利科技档案现代化建设和信息化管理

随着办公自动化的广泛实现，信息高速公路的建成，水利科技档案从管理模式到利用方式上都需要进行一次彻底革命。因此，必须重视和加快水利科技档案科学化、信息化建设与管理步伐。

3.1 现代化管理

现代化管理是档案工作跟上社会发展的必然趋势。作为水利工程单位，科技档案现代化管理是指将现代计算机技术、通讯技术、网络技术充分运用于水利科技档案信息资源的形成、收集、整理、保存、管理和开发利用等活动中，以实现水利科技档案的最大经济价值和社会价值。水管单位做好水利档案现代化建设的基础就是配置现代化软硬件设施，建立档案信息数据库，为信息化管理打下基础，

3.2 信息化建设

做好水利科技信息化建设应从做好归档电子档案文件的技术处理工作开始，逐步建立起区域内水管单位统一的档案管理平台和网络系统，并通过对水利科技工作过程中形成的纸质、录音、录像、照片或其他类型载体文件和资料有计划地进行数字化加工扫描，分阶段完成水利档案信息数据库建设，逐步实现水利科技信息数据全文检索和网络利用，为水利事业建设和发展提供更高效便捷的利用。

4 重视人才建设和转变服务机制

4.1 重视人才培养

做好水利科技档案管理工作，需要坚持以人为本，提高水利档案工作人员素质，培养出一批政治素质强、热爱水利档案事业、甘于清苦、无私奉献的建设队伍。水利档案工作人员要努力做到在干中学、在学中干，边干边学。学的方式可以通过参加培训、自学、咨询、交流等多种途径来实现。同时，还应鼓励水利档案工作人员在做好基础工作的前提下，围绕档案工作中的前瞻性或预见性问题,积极开展档案研讨和调研工作,通过组织讨论和相互学习，不断提高自身发现问题、分析问题和解决问题的能力。

4.2 加强开发利用

档案工作的中心环节是收集，最终目的是利用。这里所说的利用不是指利用者需要什么，档案人员找出什么就可以了，而是需要档案工作人员不断拓展个人主观能动性，通过在日常工作中加强对资料信息的整理、归纳和分析，总结规律，积极挖掘档案信息潜在价值，做好水利科技档案专题目录分类、电子文件汇编等工作，使分散的科技文件信息资源得以优化和整合，达到资源共享的利用目的。

4.3 转变服务机制

档案利用服务是整个档案工作的中心,是档案工作的立业之本和发展之源。因此，水利科技档案工作也应从重保管向重服务方向转变，档案工作人员要正确把握服务理念，认真把握服务切入点，拓宽服务领域，提高服务水平，不断推进水利科技档案事业新发展。

档案管理人员要告别“仓库保管员”和“守好摊”的陈旧观念，提高主动服务性的理念，本着为利用者着想，变被动服务为主动服务、跟踪服务、现场咨询、积极主动地参与科技人员有关活动，尽力保持科技档案信息随机供应的态势，满足不同使用者的要求。

另外，通过明确水利科技档案收集范围和保管期限，规范类目划分和档号编制规则，保证重要资料及时、准确整理入库，以最快、最好、最全的档案资料为使用者提供查看、借阅服务。同时要改变以前检索工具单一、分散的不足，充分利用电子档案信息系统，建立起基于网络系统的电子目录和电子数据库，形成一个条目规范、内容完整、功能齐全的检索体系，为水利建设事业提供更加优质、高效、规范、便捷的服务。陕西水利