水利工程管理档案应实现网络共享

谷兴华

(黑龙江省引嫩工程管理处，黑龙江大庆163316)

1 工程建设档案的性质与特点

随着近些年来水利工程建设项目不断增多，我省对水利工程建设档案的建设工作已十分重视，工程建设档案已成为档案门类中与人事、会计等档案并列的专门档案之一。一般来说，在较大型工程建设中，都能够做到内业与外业同步进行，内业资料齐全，工程验收后，能够做到内业资料及时交付管理单位存档。工程建设档案的性质不同于人事、会计档案:①保密性的要求不高;②信息量较大;③查阅的次数频繁。基于以上特点，工程建设档案可以面向一定范围进行公开，在数字化的基础上，在网络上实现档案资源共享，以此提高工程建设档案的利用效率。

2 引嫩工程管理处档案管理的主要内容

黑龙江省引嫩工程管理处是省水利厅直属的处级事业单位，管辖北部引嫩工程，为大庆油田提供工业与城市用水并兼顾工程沿线农业用水，是我省比较典型的水利工程管理单位。我处于2000年成立综合档案室，建立了工程管理、公文、会计、人事等档案，2006年被评为国家科技事业类二级档案室。

北部引嫩工程是在嫩江中游拉哈镇无坝引水，经243 km渠道进入红旗泡水库。由于建设标准低，在运行中不断进行维修改造，经历的较大型改造工程有:乌裕尔河、双阳河立体交叉水质改善工程，红旗泡水库消险扩建工程，渠首3次较大型整治工程，渠首11 km嫩干堤防加高培厚等。在运用中不断对渠道进行护坡整治，对构造物进行整修加固。对沿线管理所和管理站进行站房改造和维修。近几年，随着尼尔基水利枢纽的建设运行，我省积极建设配套供水工程，北部引嫩扩建工程作为全省千亿斤粮食产能的重点工程和全省水利建设重点工程，已开工建设两年，正处于紧张施工中。这些工程建设完毕后，工程专业技术部门能够做到内业资料及时归档。档案资料包括工程前期会议报告、可研报告、初步设计和施工图设计图纸、预算、招投标文件、合同、设计交底记录、开工报告、施工质量记录、设计变更记录、监理记录、竣工图纸、验收签证、决算，等等，可以说，这些档案资料比较齐全，分析、编研和专业技术人员利用的价值较高，为今后工程管理工作提供了权威的必要的参考资料。

3 存在的一些问题

工程建设档案是水利工程管理单位最重要的档案部门。但是，在档案工作的实践中发现了一些问题，影响了工程建设档案的使用效率。

1)工程建设档案信息量庞大，不便于利用。水利工程建设档案的信息量较大，仅一个单项工程，如北引扩建工程，建设档案就占据一个密集架。目前工程建设档案还停留在纸质阶段，档案的文书、图纸、表格等载体形式较多，规格不一。内容有工程设计、招投标文件、合同、施工记录、签证、竣工验收报告等等，内容十分繁杂。查阅水利工程建设档案要比查阅人事、会计等其它档案要费很多时间。而且利用不便。档案管理的要求规定，不允许借阅人员拿走原始档案，因此只能采用复印的方式来利用档案。但是工程建设档案十分不便于复印，比如，设计图纸都是超大规格，根本无法复印，又不允许带走原件，有时领导要求必须带走，可能造成档案的遗失，给档案室的管理带来很大麻烦。

2)档案利用频繁。引嫩工程管理处的任务是管辖北部引嫩工程，做好运行调度确保供水，对病险部位经常进行维修，维持工程处于良好的运行状态。所以，在工程的运行中，工程建设档案的利用率很高。从查档记录可以看出，工程建设档案的查档次数要明显高于人事、会计等专门档案的查当次数。2011年，该处计划对红旗泡水库开展水源地保护与综合开发的规划工作，工作组开展规划的基础工作之一就是调阅水库的全部档案，比如，要查找水库泄水渠原设计图纸，以设计图纸为依据，将已年久失修的渠道恢复到设计状态。规划期间，工作人员经常泡在档案室。所以工程管理单位对工程建设档案的依赖程度很高，利用十分频繁。

3)在查档工作中交通不便。水利工程一般地处偏远。引嫩工程管理处机关位于大庆市，下辖6个管理所、28个管理站，分别位于讷河市、富裕县、依安县、林甸县、安达市境内，基层管理所工程技术人员到处机关查阅工程档案往往要旅行数百公里。管理处上级是省水利厅，省水利厅和水利设计院位于哈尔滨市，经常需要调阅北引工程建设档案，管理处技术人员经常往返哈市、大庆呈送档案资料。所以，水利工程管理单位的偏僻性决定了档案利用工作十分不便。

基于以上原因，水利工程档案应尽快实现信息化，建立数字档案室，在单位局域网或互联网上开辟网站，实现档案室工程建设档案资源共享，随时查阅，快捷方便，提高档案的利用效率。