人事档案管理工作中存在的问题分析

刘海波

人事档案是组织、人事管理部门或其他有关部门在人事管理活动中形成的关于个人的经历和德才表现并以个人为单位集中保存的以备查考的人事材料。人事档案中还涉及到很多方面的问题，诸如养老保险、医疗保险、失业保险等国家推行的福利政策。它在个人办理相关手续，如报考公务员、工资提升、职称评定以及退休、办理养老保险、办理出国手续等，都是最原始的依据。

维护人事档案的齐全、完整、准确与安全是人事档案管理的基础性工作和重要内容，涉及到贯彻落实党的路线、方针、政策，关系到组织人事部门对员工的评价、培养和使用，关系到每个人的切身利益和政治前途。因此，对档案一定要实行规范化管理，但在档案管理的实际工作中仍存在一些薄弱环节。

首先是鉴别不准确，把不应归档、手续不完备甚至虚假的材料归入了干部档案中，损害了档案的真实性。《干部档案工作条例》指出，“收集的材料，必须经过认真的鉴别”，《干部档案整理工作细则》中进一步指出，“干部档案材料的鉴别工作，是干部档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入干部档案的工作。”因此，人事档案管理人员应该明确鉴别内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺，在建档阶段就要认真鉴定，保证人事档案材料收集内容的真实有效。存在瑕疵的材料坚决不能入档，保证入档的每一份材料都真实、准确，最大限度地降低伪造档案的可能性。

其次，档案材料收集不齐全，没有注意收集人事档案中必备的材料，造成档案材料流失。一份人事档案客观的反映了一个人的经历和德才表现，履历、自传、鉴定、考核、职务、学历学位、奖惩、工资、退休、退职……是组织、人事工作中不可缺少的重要依据。由于目前人事档案的管理是有相关保密规定的，它的内部性、保密性很强。对于普通人来说，人事档案还盖着神秘的面纱。很多人一生都没有亲眼见过自己的档案，更谈不上对人事档案管理与利用的了解与认识，因此很多人的归档意识淡薄。一些本该有的履历表、年度考核表缺失，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入个人档案中。这就使人事档案管理人员无法及时收集材料，及时将材料归档，导致个人档案中材料内容不全。因此，人事档案管理人员应该积极进行人事档案重要性的宣传，使每一个人都能正确认识人事档案管理的特点、地位和作用，关心并积极参与到个人的档案管理中来，自觉地收集材料，及时送交到人事档案管理部门，使人事档案材料能够适时归档。

再次，整理不及时，对收集来的档案材料没有按规定及时整理归入档案，导致无序管理。人事档案管理者每年都有这样的工作要做，在年底或年中会一次性接收到大批的人事档案散材料，如《年度考核表》，《工资审批表》，一批批的职称晋升材料、继续教育学历学位材料、考察鉴定材料、调配及新录用人员材料等，这些零散材料一般都是按科室、部门上交。如果没有及时整理归入档案，就失去了档案所应发挥的作用，给利用带来了麻烦。在需要查阅的时候只能从杂乱无章的零散材料中寻找有用的信息。因此，对收集来的档案材料按规定及时整理归入档案，才能使人事档案全面、及时地反映当事人的信息变更，包括职务和职称的晋升、工资的变动、岗位的调整等信息都得到适时体现，能够完整且清晰体现其学习、工作的情况，对人才的稳定发展起到促进作用。

最后，制度落实不到位，不按规定履行材料的转递、档案的查借阅等手续，档案管理混乱。在传统的人事档案管理理念的影响下，档案管理人员对档案管理缺乏足够的认识，也缺少与外界的交流与沟通，长期以来存有档案管理工作无关紧要、档案管理人员能保证所管档案不丢失就可以了、档案管理工作人人都能做好等守旧思想，在这种思想的支配下，档案管理人员完全处于被动服务之中。查什么就提供什么，借什么就给什么，不重视档案的优化与动态管理，这种封闭的人事档案管理理念影响了人事档案管理的发展。遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《干部档案查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性遵照既便于利用又确保安全的原则。严格遵守《干部档案转递制度》，以制度来维护管理，以管理来保证质量，切实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。根据人事档案管理达标要求，要加强与外界的交流与沟通，在结合本单位本部门实际的基础上转变观念，更新意识，主动适应新形势对人事档案管理工作的影响。

维护人事档案的齐全、完整、准确与安全，是人事档案管理的基础性工作和重要内容，涉及到贯彻落实党的干部路线、方针、政策，关系到组织人事部门对人员的评价、培养和使用，关系到每个人的切身利益和政治前途。人事档案规范化管理将给社会带来最大便利，也给社会档案资源加入有价值的财富。

[1]王英玮.专门档案管理（第二版）[M].中国人民大学出版社,2010

[2]干部人事档案材料收集归档规定[S].中共中央组织部