由校史馆建设引发的对档案工作的几点思考

杨凡

摘 要：本文以四川文理学院为例，在参与学院校史馆建设的过程中遇到了一些问题，引发了作者对档案工作的几点思考，针对具体问题提出了相应的解决策略。

关键词：校史馆；档案工作；策略

高校校史是一所学校发展轨迹的真实记录，校史馆则是一所学校创建、发展、变迁过程的缩影，是校园文化的有机载体，是学校珍贵的精神财富的聚集地，是学校培养学生“兴校、爱校、强校”的基地。其展示的内容也直观呈现了各高校的办学理念与思想。近年来，全国各地多所高校开始了校园文化建设，其中重点之一就是校史馆的建设，或因校庆、或因评估检查，校史馆建设的方兴未艾。

四川文理学院是一所由四川省人民政府主办的全日制普通本科院校，其办学历史最早可以追溯到创建于1906年的龙山书院，1976年开始举办高等教育，时称达县师范学院，1978年经国务院批准，正式纳入国家全日制普通高等学校的行列，定名为达县师范专科学校，1993年更名为达县师范高等专科学校，2006年2月经教育部批准，升格更名为四川文理学院，是目前川东地区唯一一所全日制本科院校。学院于2012年迎来了教育部本科教学工作合格评估，借此契机，启动了校史馆的建设项目。

目前，学院正在进行校史编写和校史馆的建设，作为档案馆的一名工作人员，必然要全程参与其中。这是因为校史馆的建立离不开充足的史料支撑，高校档案部门筹建校史馆有着得天独厚的有利条件——其拥有的馆藏档案资源能够为校史馆提供可靠的历史文字资料、珍贵照片和实物。然而在校史馆建设的过程中，我们遇到了一些问题，其中有一些是客观存在的问题，例如我们学校办学历史不是很长，只有37年，这就导致校史馆选材总体有限。但是在这有限的馆藏档案资源利用中，出现了一些与档案工作有关的问题。下面就这些问题，一一分析并提出相应的解决策略。

1、档案利用过程中导致不同程度的损坏

在校史的文字编撰过程中，秉着实事求是的原则，我们查找翻阅了最原始的大量的纸质档案。确实找到了很多珍贵的档案，达到了我们的目的。但由于这些档案长年累月的磨损，再加上这一次反反复复的翻看、复印，有些档案就在利用的过程中被损坏了。这就给我们档案人员带来了一个问题，怎样做好档案的保护工作。当然，在利用的过程中尽量小心，只能起到一定的保护作用，不能从根本上解决问题。

为了彻底解决这个问题，最好的办法就是施行档案数字化。这就涉及到档案信息化建设了。而加强档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必由之路。

今年暑假，我们加班加点，将所有的学生学籍档案都扫描数字化了。现在我们不仅保护了纸质档案而且提高了档案的利用效率。前来查询档案的人员都说，以前通过人工翻阅查找要等半小时左右，现在只需一分钟就搞定了。然而，根据我们的经验，既要努力实现档案信息化，也要从各方面考虑，如经济以及可行性等方面出发，要有侧重点的进行，优先考虑选择那些常用的、易于扫描的、需要保护好的有价值的档案进行。

2、照片档案归档不全，部分照片遗失

在各校史馆中，照片档案都是其展示的主要方式和内容。照片档案作为一种信息记录，作为声像档案的组成部分，以其形式简单、形象生动、信息量大且无国界语言限制等特点，传递和表达出文字有时难以描述的画面和场景，具有独特的收集、保存和利用价值。

在校史馆的建设蓝图中，整个校史馆是一个图文并茂、实物与展板相映成辉的有机整体。因此，照片档案选取和采用的质量，是校史展览的效果、质量和水平的关键因素。

由于声像档案管理还不够规范，日常工作中，对照片档案的重视程度也不够，以至于出现了漏归、缺失的情况。比如最基本的历届学生的毕业照都没有归档，而是散落在摄影者或当事人手中。只有从首届毕业生及一些名校友等当事人那里重新征集。还有一些反映学校建校初期的、重大历史事件、科研、教学、学生社会实践活动等照片就缺失了，使得这部分历史留下了空白。比如说有一些上级领导或名人来我院指导工作的照片就没有归档，找不到了。造成现在明知有其事，就是没有照片档案作为凭证，这是校史馆建设的一大损失。

此外，照片的标注不规范。我们存档的照片中的大多数照片的标注太过于简单，缼乏具体的时间、地点、人物、事件等相关要素，全凭当事人回忆或猜测，而校史馆建设则要求我们求真，因此我们必须查询各种原始档案和资料，确保校史馆展览的真实性、准确性。

为做好照片档案的归档工作，我们应当强化照片资料的归档意识；结合学校实际，建立照片档案归档制度；一方面要细化照片档案的归档范围，同时，要落实专人负责照片档案的收集、整理及归档工作，及时从各二级学院、部门收集这些具有历史保存价值的重要照片档案，才能将照片档案的归档落到实处。

3、档案编研工作做的太少

在这次校史馆的建设过程中，有很多典型的大事，但是我们档案人员都没有对其进行过专门专项的编研。例如学院新区建设、学院专升本等具有历史意义的大事。而这些有关学院发展变迁的关键时刻又必定是校史馆建设的重点，如果进行了专门的档案编研，可以为校史馆建设提供最为可靠的参考资料。

当然，结合馆藏，学院档案馆编制了《学院发文汇编》、《干部任免文件汇编》、《学生奖惩文件汇编》、《组织史》、《征地》等几个专题目录，为校史馆建设提供了许多有用的参考信息。总之，高校的档案工作者，不仅要做好平时的整理、利用等工作，更重要的是利用馆藏档案丰富的内容搞一些编研。档案编研工作是一举两得的好事，既有利于今后档案的再利用，也有利于我们自身发展的需要。

4、实物档案的管理不完善

说到实物档案，真的有些心痛不已。之前，学院建立了一个临时展厅，里面摆放了学院的新区模型图，还有各类奖杯、奖状、荣誉证书、学院老一辈出的专著书籍等等。但是由于一直没人管理，各种实物档案都布满灰尘，有的甚至发霉。由此可见，临时展厅的管理极度不完善。另外放在我们实物库房的印章、字画、锦旗、青花瓷瓶等相对来说就要保护的好一些。但是，还是由于条件有限，加上字画上了一定的年限，有些字画也出现了发霉的现象。现在要将这些实物档案转移到新的校史馆，为了能在校史馆展出，我们就对这些实物档案进行了人工的修复，勉强应景。

另外，相对校史馆的面积而言学院实物档案的数量实在不多。要使校史馆能吸引人，除了要做好相关的工作外，史料及实物档案的征集尤为重要，它能补充文字本身的不足，鲜活再现当年的事情。但是，更为重要的是为这些珍贵的实物档案创造良好的库房条件，加强保护并完善日常的管理。

5、档案宣传力度不够

这次校史馆的建设，让我深深感觉到我们档案宣传力度远远不够。比如照片档案归档缺失，首要的根源在于人们对照片资料的重要性、历史价值和作用认识不足，因此要通过多种宣传形式或途径，使各个档案人员了解、认识到照片档案归档的重要性。又如，这学期，很多前来查询档案的人，其中有些甚至是本学院的老师，学生，都找不到我们档案馆在哪。要想把档案工作做好，加强宣传也是必不可少。

6、小结

通过参与校史馆的建设，使我认识到档案数字化势在必行且宜尽早施行；声像档案归档的完整性、规范化也是迫在眉睫；加强档案编研，拓宽工作途径；完善实物档案的管理制度，在校史馆建成后也应该注重日常管理；做好档案归档工作的同时加强宣传力度与途径，让丰富的档案资源发挥出它的价值，为社会各界服务。

[参考文献]

[1]翟红.校史馆建设之我见[J].北京档案.2008（6）.

[2]胡鹏飞.对高校校史馆建设的思考[J].兰台世界.2009年11月下.

[3]蒋群蓉、周丽：对校史馆建设过程中照片收集和选用的思考[J].黄冈职业技术学院学报.2010（2）.

该论文属于四川文理学院院级课题（2012R024Y）