编辑如何做好初审退稿工作

卢妙清

(肇庆学院学报 编辑部，广东 肇庆 526061)

有刊物必有来稿，有来稿必有退稿。随着出版业的繁荣和对专业技术人员考评新规的出台，作者的数量日益增多，文章的数量也逐年翻倍，为了保证录用稿件的水平和质量，退稿就成为保证期刊质量的一条“生命线”［1］。退稿的多少还是衡量期刊质量的重要客观指标之一，退稿越多的期刊，其稿源越丰富，期刊质量越高;反之，退稿量少，甚至无稿可退的期刊，其质量难以得到保证。因此，退稿与刊物的兴衰息息相关，就需要编辑做好初审工作，把好退稿关，这对于期刊的质量和发展是非常重要的。

一、初审职责及其重要作用

(一)初审职责

编辑初审是编辑部接触稿件的第一关，主要是对来稿从是否符合本刊宗旨、选题范畴等方面进行宏观把握，并对文章内容质量和发表价值作初步评价，进而判断是否有必要再送编委或有关专家复审。具体来说，编辑初审时可先通过学术不端检测系统对来稿进行第一轮把关，如果各项指标都在许可的范围内，编辑可进而通过题名、摘要和关键词、正文以及参考文献等项目来考察和判定稿件是否符合刊物的办刊宗旨和选题方向，初步评估其学术价值的高低，考量其真实性、规范性和创新性。认真细致完成以上工作后，再作出是将来稿直接退还作者还是送呈复审的决定。

(二)初审的重要作用及如何作出退稿决定

在期刊角逐日益激烈的今天，编辑初审的作用越来越重要。初审的速度和退稿的速度有时能决定来稿量，几乎所有的作者都倾向于把文章投到能快速得到是否通过初审通知的期刊，而期刊的竞争力取决于文稿质量，来稿越多，可供选择的余地就越大，期刊质量也就势必水涨船高，这在核心期刊中尤为显著。像中南大学学报社科版，初审不超过2天，这强烈地激发了众多作者的投稿积极性，不管是否录用，对作者的时间不会造成太大的耽误。而有些期刊审稿周期动则2个月，有的甚至3个月都得不到一句回音，极大地挫伤了作者的投稿热情。期刊的生存取决于其竞争力，而竞争力取决于稿件质量，稿件质量与来稿多少密切联系，来稿的多少又与初审速度的快慢紧密相关。所以，编辑初审对于期刊的生存和发展至关重要。

每一篇论文能否发表的决定，其实是从编辑的初审开始的［2］。编辑的初审，往往决定一篇文稿是否被录用的命运［3］，初审退稿也是决定稿件是否外审的第一道关口。来稿即便文采飞扬，见解独到，但与所办刊物主旨不符，范围不合，也只能退稿待之。因此，编辑初审是保证论文学术质量的首道防线，不能取代、弱化编辑的初审环节，而应重视初审，尤其要把好初审退稿关。

在日常的编辑接触中，出现以下情况的来稿在编辑初审时容易被列入退稿行列:1．不符合办刊宗旨和刊发范围的稿件。笔者曾接到一篇来稿，是在婚变盛行的背景下谈论司马相如的情圣话题，文章洋洋洒洒一万多字，充斥着许多娱乐八卦，还列举了诸多具有正能量的人物作为反例，这显然不适宜在严肃、庄重的学术期刊发表，因此，笔者直言原因后予以退稿。2．存在政治问题、宗教问题或内容涉及机密的稿件。编辑在初审时应谨小慎微，除了注意来稿字面上的思想倾向外，还要做到统观全篇，尤其要注意一些“隐性埋伏”。3．重复、抄袭、剽窃他人的文章，这既关系到作者的学术道德和整体学术风气的建设，也关系到刊物的声望，所以出现此类文章，一定要坚决抵制。4．科学性差、学术含量低、缺乏学理性和创新的来稿。很明显，这类稿件既不利于刊物的发展，也无助于作者自身进步。在期刊转企改制的当下，质量和效率直接关乎期刊能否在市场经济的浪潮中勇猛突进。所以，对于以上各类投稿，编辑初审时一定要坚定立场，迅速审定后坚决退稿，以保证刊物质量并节约复审、终审的人力和物力。

二、初审退稿时应坚持的原则

做好退稿工作往往比处理可用稿件难度更大，除了要求编辑要有高度的责任感和奉献精神、高尚的情操和良好的涵养外，还要求编辑具备深厚的知识功底、开阔的知识视野。［4］既要保持刊物的良好发展态势，又要考虑作者的接受心理。编辑初审退稿时应注意以下方面:

(一)刊物至上，一视同仁

编辑部所有的事务都应以促进刊物健康良性的发展为中心，初审退稿这一环节也不例外。编辑(尤其是高校学报编辑)在面对众多作者来稿时，不管是认识的，还是不认识的;校内的，还是校外的;权威专家还是普通作者;甚至是所谓的人情稿，都应该一视同仁，紧紧围绕刊物的办刊宗旨和刊发范围来审读和取舍文稿。任何与刊物发展相悖的来稿，都应该拒之门外。

(二)尊重学术含量，不搞一刀切

来稿在符合刊物宗旨和刊发范围的前提下，编辑初审时应从学术含量的高低和是否具有创新性等方面判断取舍。经过多年的编辑实践，笔者发现不少刊物存在“任文唯亲”“任文唯高”的现象。所谓“任文唯亲”是指对人情稿另眼相待，一路绿灯;“任文唯高”是指非教授、博士论文不发，非项目来稿不登。其实这对很多年轻作者尤其是潜力十足的作者是非常不公平的。实践证明，并非所有硕士研究生的文章质量都比不上博士、教授的文章，有些博士的论文照样文不通字不顺。编辑初审时应该认真甄别论文的学术质量，学会慧眼识珠，以质取文，不以学历或基金论英雄。

(三)及时回复，避免用格式化语言

作为编辑，也曾是作者，对投稿后等待结果的焦灼心情深有体会。所以，对一些刊物对来稿所采取的随便设置一个自动回复敷衍了事，漠然置之，或几个月都杳无音讯的做法，笔者认为不够人性化。因为来稿未被录用，对作者而言已是一种打击，如果在漫长的苦苦翘首盼望后，迎来的却是“石沉大海”或者几句机械式的冷冰冰的退稿消息，这对作者不能不说是雪上加霜。所以，编辑经过认真初审，认为来稿列入退稿之列的，切记及时通知作者，而且必须根据具体情况详细回复，以使作者可以尽快改投他刊或者做进一步的修改完善。

(四)有理有据，避免模棱两可

退必有理，退必有据，这是编辑初审退稿时应该严格坚持的原则，也是对编辑事业的负责和对作者辛勤劳动的尊重。究竟是主旨不符，范围不合，还是政治性问题、学术性问题，或者其他原因，编辑在初审退稿时都应该一一说明，切忌用“不宜在本刊发表”等笼而统之的回复搪塞了事。尤其是对待一些专家、教授的来稿时，更应该如实说明退稿理由，切不可碍于面子，模棱两可或者迟迟不给回复，这样只会损坏编辑自身的形象和妨碍刊物的发展。这方面，《编辑学报》的做法可供借鉴。如果来稿初审时没有通过，大概一星期左右他们就会告知作者，而且会非常详细地说明原因:或者是与其刊登范围不符，或者是与同类稿件相比缺乏新意，或者是根据来稿不足详细地提出修改意见。这样，不管作者收到的回复是录用还是退稿，都会心服口服，并增加对刊物的好感。

三、做好初审退稿后续工作

合理的退稿率对期刊的良性发展有促进作用，在一定程度上会保护作者的投稿积极性，促进作者写作水平的提高。［5］但对作者来说，毕竟退稿这一客观事实无法与其当初作为写作驱动力的心理需求相吻合，容易产生心理和精神上的价值冲突与期待分裂感，出现焦虑、失望等情绪［6］。所以对于编辑来说不是把稿件退还作者就完事了，不是让作者知道退稿这一结果就算达到目的，而应设法让作者在接受退稿这一事实的同时，心中对编辑和刊物留有一份眷恋，时时心系刊物的发展。

(一)用实际举措赢得作者好感

对于拟退稿的作者，编辑部可以制定一些优待措施，以博得作者好感，赢得长久支持。例如，对于没有任何修改余地，只能退稿处之的作者，可以免收其审稿费，并鼓励其继续努力，欢迎下次再来投稿;对于有待完善的文稿，编辑可以提出详细修改建议，并期待其修改完善后再投;对于学术质量不错，但与本刊选题宗旨不符的来稿，可以推荐其另投他刊，并期待作者下一次的支持，这样的话，便可做到“退稿不退人”。虽然作者的文章未能在本刊发表，但是作者会对编辑诚恳的做法和善意的建议心存好感，会继续支持、关注刊物的发展。

(二)强化服务意识，倡导人文关怀

日常工作中，编辑部往往注重可用稿件的退修工作，而忽视对不用稿件的恰当处理，退稿工作缺乏人文关怀和服务意识［7］。长此下去，将挫伤作者投稿积极性，甚至导致“退稿恐怖症”，对自己写作能力心灰意冷，对诸多刊物望而却步，这对作者和刊物的发展都非常不利。相对于稿件受到录用的作者而言，受到退稿处理的作者，因为没有收获成功的喜悦，其付出未能得到肯定与认同，此时更需要编辑的鼓励、关心和指导。如果编辑能强化服务意识，多些人文关怀，诚恳地给作者以指引，使作者今天遭遇的退稿“失败”，成为明天进步与成功的“阶梯”［6］。作者对下次投稿充满信心的同时，也会对刊物和编辑心存感激，从而大大提高刊物和编辑的亲和力。

总之，编辑初审退稿时应在对来稿进行全面把握、考量的前提下，再慎重作出决定。应兼顾刊物发展和作者利益，在让作者有所收获的同时，也为刊物的可持续发展打下基础。

［1］蔡琳，王秦玲，孟凡婷．关于编辑部退稿［J］．编辑学报，2009，21(4):342－343．

［2］蔡骏翔，罗萍．科技期刊编辑初审退稿理由分析及退稿程序公平性的构建［J］．编辑学报，2010，22(1):31－32．

［3］居自强．科技期刊编辑应做好文稿的初审工作［J］．编辑学报，2005，17(1):58－59．

［4］李春英．编辑工作中的退稿处理流程探微［J］．出版发行研究，2007(7):38－41．

［5］林松清，佘诗刚，刘小然．试论退稿率与期刊学术质量控制——以《岩石力学与工程学报》为例［J］．中国科技期刊研究，2012，23(2):282 －286．

［6］周国清．编辑退稿时如何稳定作者队伍［J］．编辑之友，2005(2):45－47．

［7］岳建华，李小萍，尤伟杰．科技期刊退稿工作中的人文关怀［J］．编辑学报，2007，19(1):59－60．