高校档案编研工作探析

2014-10-21 20:07田佳妤侯玲玲付朝军
管理学家·学术版 2014年12期
关键词:编研档案探析

田佳妤 侯玲玲 付朝军

摘要:高校档案编研是以利用现有馆藏档案资源,结合学校发展需求,以为学校管理及师生提供便利为原则,对学校馆藏档案资料进行再加工的过程,也是一项长期艰苦的工作过程。档案编研是对人类精神财富的升华和再创造,是一项功在当代,利在千秋的伟业。夯实档案编研基础,探索档案编研方式方法,势在必行。

关键词:档案;编研;探析

档案编研是档案部门根据馆藏档案和社会需求,在研究档案内容的基础上,编写参考资料、汇编档案文件,参与编史修志、撰写论文专著的过程。对于高校来说,档案编研是以利用高校现有档案资源,结合学校发展需求,以为学校管理工作及师生提供便利为原则,对学校档案资料进行再加工的过程,也是一项长期艰苦的工作过程。

一、加强高校档案编研的必要性

(一)加强档案编研,为高校科学管理提供全面信息。

学校档案是学校发展历程的浓缩,是最珍贵的历史凭证,高校档案部门应根据本校现有资源,结合教学、科研、行政管理工作的需要,开拓编研的新路子。在分析基础材料的基础上,去粗取精,将准确可靠的信息归纳汇编。通过编研,为学校管理工作提供方便快捷、准确系统的服务。通过档案编研,大大减轻了每次查档的繁琐,提高了工作效率。使“死档案”变成“活信息”,最大限度地发挥档案的信息功能。

(二)加强档案编研,是保持档案原件长远流传的有效方法。

档案是党和国家的宝贵财富,高校档案是国家档案的重要组成部分。加强高校档案编研建设,使纸质档案降低查询次数,减少原件的使用频率,最大限度地提高了纸质档案的保护,减少原件的损坏和丢失,延长纸质档案的寿命。

(三)加强高校档案编研,有效推动档案管理向前发展。

档案编研工作,是学校相关部门及档案管理者,对学校的某一领域的档案进行整理、加工、再整理、再加工的过程,既能检验以往档案工作的完成质量,在编研中又有新的想法和突破,从而促进档案工作的发展,对档案工作起到推动作用。

二、高校档案编研现状分析

(一)信息量不全,馆藏不全面。

档案编研需要档案管理人员依照档案馆藏资料进行二次文献的编写。由于馆藏资料留存不全,需编研的内容涵盖面宽,势必造成编研成果的欠缺。另外,现在很多高校的编研还停留在只编不研的层面,仅局限于将档案资料进行收集、归纳、整理,而做不到综合分析、压缩、再加工及融入编研者的思想和观点的过程。

(二)编研类别单一,不能满足高校发展需求。

目前,高校档案编研范围主要有二个方面,第一方面为综合性管理资料汇编,如《大事记》、《学校组织机构沿革》、《学校历届领导干部聘任一览》、《高校院系历史沿革》等。第二方面,为文件汇编,即将各年度文件按文件类别文件序号进行编排成册。

三、加大高校档案编研工作力度,创新档案管理的有效途径。

档案编研是一项基础性工作,更是一项技术性、专业性、知识性较强的工作,努力利用高校档案资源,挖掘高校档案管理潜力,使档案编研成果不断成熟,以适应高校日新月异的发展步伐,是每个从事档案工作的部门应认真思想的问题。

(一)加强自身学习,注重理论联系实际,提高档案编研人员综合素质。

档案编研人员是档案管理工作的再升华,是档案人员依托现在馆藏资源,将信息再加工的过程,这就要求档案人员应具备较强的业务能力和政治素养。由此,档案管理人员应在完善本职工作的基础上,加强档案业务知识的学习,熟悉档案编研工作的专业性和技术性,掌握高校教育管理方向,强化自身理论修养,改进思想作风。在平凡的工作岗位上,踏实肯干,夯实基础,提高档案编研质量。

(二)广泛调研,优势互补,增强高校档案编研工作合力

目前,各高校档案编研存在的问题在于,一是编研人员的知识局限性,对于种类繁多的高校档案内容,不能精而细致的了解掌握;二是档案管理人员岗位人数配备不完善,高校档案管理人员很大程度上只是能完成档案的基础工作,收集整理和利用,对于急需的常用的资料能进行资料汇编,但也只能满足于日常工作,很难能拿出大量时间和精力对馆藏档案进行二次编研。由此,就需要各高校档案管理部门高度重视档案编研,聘请其它相关部门的专门人员进行协助编研。各高校档案管理部门,也应发挥专业合力作用,经常到兄弟院校进行调查研究,相互合作,取长补短,开发高校档案编工作的合力,既保证本单位档案编研类目的丰富,又很大程度上提高档案编研质量。

(三)依托档案资源,拓宽编研渠道,广泛收集档案编研素材。

档案资料是搞好编研工作的来源和基础,没有丰富全面的档案资料,是无法开展编研工作的。但仅依靠这一点是不够的,要搞好编研,提高编研成果的质量,特别是提高高层次档案编研成果的质量,不能仅局限于高校内部的档案资源,还应拓宽渠道,扩大编研工作素材的来源渠道,编写出具有一定深度的编研成果。因此,高校档案部门除加强内部文件资料的收集和整理外,还应注重收集与高校有关的各种教育、教学文献,不断丰富编研工作的素材,以适应高校档案编研工作的需要。

(四)借助网络平台,充分发挥档案编研成果价值。

随着当今网络应用的广泛发展,档案管理部门也可借助网络平台,通过互联网传播档案编研成果,实现档案编研工作方式的创新。如进行文件下载传递,快速下载学校各部门的重要材料,编制形式多样的编研成果;或将编研成果上传网络,师生通过下载,即可获取信息。建立网上专题档案编研数据库,及时将档案信息资源上传至网络,方便师生查询浏览。进行定向网络传递,即定期将编研成果以邮件形式传递给用户,并可作即时交互访问,利于编研成果的检索和利用。

(五)运用多媒体技术,丰富档案编研内容。

为促进档案编研工作的进一步发展,档案管理部门可运用多媒体技术及其编辑功能传递编研成果,如在编辑前对档案资料进行精心组织,合理编排,以图画为主,文字为辅,把声、画、字串成视频、多媒体幻灯片、电子图片等形式,制作成图文并茂、音像俱全的档案编研成果,使档案编研更具实用性和可观性。将多媒体档案信息编辑成网页,用户通过浏览网页,通过超链接来传递档案编研信息,促进档案编研工作迈上新台阶。

總之,档案编研工作是对人类精神财富的升华和再创造,是一项功在当代,利在千秋的伟业。因此,档案管理人员要在实践中不断探索,始终坚持求真务实的态度 ,勤奋学习,勇于创新,要从根本上转变观念,变被动为主动,开拓档案编研新方法,开发更多适应高校发展需要的档案编研成果,充分体现高校档案编研工作的价值,使档案资源最大化。

参考文献:

[1]王桂岩。赤峰学院学报(自然科学版)。 2010年第26卷第8期。

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