典型航运公司应收运费核算系统的设计

戴 辉， 顾寅俊， 张晓天

（中海信息系统有限公司有限公司，上海200135）

0 引 言

集装箱运输能将数量众多的货物集中转入标准规格的集装箱内，由发货人仓库直接运送到收货人仓库，实现“门到门”运输。该运输方式简捷、安全、经济，可以适用于公路、铁路、水路等多种渠道，有着高效、优质、低成本的特点。

某集装箱运输公司按业务划分为总部公司和代理公司。就运费流程而言，代理公司负责揽货、向客户收取运费，并向总部申报运费；总部公司负责与客户签订运输合同、为中小客户发布公布价协议，同时从代理处收取船东运费等。由于集装箱运输在不同运输方式之间转换时，只需移动集装箱，提高了作业效率，适于多种运输方式间的联合运输，因此集装箱运输的报价不仅包含海运运输，也包含内陆公路运输和铁路运输。此外，集装箱运输的周期性很强，行业存在明显的淡旺季，与国际贸易的发展状况息息相关，需要通过附加费来调节不同时期的运输费用。因此，对于指定提单的运输而言，涉及到的费用繁多，计费方式复杂多变。根据某公司传统的运费核算流程，总部人员需通过纸质的运价协议逐提单审核代理申报的运费是否正确，该做法存在很大的局限性：

（1）由于公司业务覆盖众多航线、客户遍布全球，与客户签订的协议时间跨度较长，因此需要核算人员保存大量的纸质协议，查询效率低下。

（2）为了适应客户的多样化需求，与客户签订的协议格式不尽相同，基于提单去查找运费时不够直观，需要一定的经验，出错率高。

（3）纸质协议中附加费的申明经常以文字形式出现，根据纸质协议很容易遗漏附加费。

（4）发现代理申报费用有误，由于没有流程化管理，导致费用追缴工作难以有效开展。

因此，能够将大量的运价协议电子化，并采用新的运费自动核算模式，是总部公司实现收入精细化管理的迫切需要。

图1 应收运费核算模式建设目标

1 建设目标

在对现有系统进行充分调研的基础上，通过与航运公司业务人员充分沟通，根据支持现有业务、体现业务特色的原则，建立一套运费核算模式，为应收运费的精细化管理提供有力支撑。具体目标包括：

1.1 建立支持多种协议维护的电子运价本

电子运价本能够将纸质协议中重要的信息保存至数据库中，不需要核算人员保留，而且便于查询。同时，运价协议信息作为运费收入的重要依据，为后续的提单运费核算提供了重要的数据基础。

1.2 实现准确高效的自动核算功能

在有电子运价本的基础上，可实现提单运费自动计算，进而在很大程度上节约核算人员的精力；同时，在计算逻辑无误的情况下，系统计算的准确性和可靠性会大大超过人工计算，并能自动完成与申报费用的比对，从而为后续的差错更正提供准确的数据依据。

1.3 形成规范化的差错更正流程

针对运价比对的结果，建立一套差错更正流程跟踪运费后续的更正，可有效地提高运费追缴工作的效率。

通过设计实现上述目标功能，建立起新的运费核算系统，能够有效支撑起整个运费核算模式，达到精细化管控的效果（见图1）。

2 系统设计

2.1 系统总体架构

应收运费核算系统通过差错更正系统与代理系统交互，并为船东系统中的其他业务模块提供运费数据，其总体架构见图2。

2.2 系统技术架构

系统在技术上采用C／S模式的分层架构，由客户端层、应用服务器层和数据库层组成（见图3），各层分工明确，具有良好的可扩展性。

图2 系统总体架构

图3 系统技术架构

2.3 功能设计

2.3.1 电子运价本

运价主要包括海运费、内陆运输费和附加费。

（1）海运费为针对装港到卸港的海上运输服务所收取的费用；

（2）内陆运输费是船公司为实现客户的“门到门”服务而将货物从海运港口通过卡车、火车、支线船等运输方式运输至内陆点所收取的费用；

（3）附加费为船公司针对不同的航线、不同的货物、不同的时期所收取的附加费用。

将这三种费用按照一定条件进行累加，即为全程运费。电子运价本就是将这些费用组合和条件因素按照一定的结构和层次组织起来而形成的数据集合，可分为主协议、协议版本、货物段、费率四层结构（见图4）。

图4 电子运价本结构图

（1）主协议层

主协议层主要包含了协议类型、协议版本、有效时间、客户信息以及其他一些重要信息，其中协议类型是非常关键的信息，直接影响后续运价计算的逻辑判断。根据某公司的业务构成，可将协议类型分为以下几类：

①公布运价：即船公司对外公布的公共费率，是船公司对从起运港到卸货港的一个基本费率的定义。

② 客户合同：与公布运价相对应，对于一些特殊客户，船公司会与其签订单独的运输协议，该协议成为“服务合同”。合同规定，客户在一段时间内可以享受指定的运输路线、指定的运输货物上的船东公司提供的特殊费率，是一种船东与客户为达成长期互惠的合作关系的产物。

③特价申请：一种特殊的协议类型，主要是客户或代理公司因特殊原因需要对某批次运单向船东公司申请的特殊承运价格。

④ 运价模板：电子运价结构不仅可以用于维护单独的市场协议，而且可以根据需要维护运价模板，运价模板主要是为了方便市场人员维护运价协议而专门设计的类型。

上述四种协议类型适用于不同的业务场景，有着各自的特点（见表1）。

（2）协议版本层

位于第二层的协议版本层相对而言维护信息比较少，主要是版本信息和备注。其中，版本信息在不同的协议类型中维护的信息不同。

在公布运价类型协议中，由于更新频率低，通常将多个流向相似的公布运价维护在同一个运价协议中，此时每个版本就是一个公布运价协议，通过版本信息上的公布运价编号区分。

而在客户合同中，船公司在合同生效期间内也会根据市场行情对合同中的费率进行调整，这种调整可以通过Amend ment的形式在原有的客户合同上进行，比如在销售旺季，船东公司可能会不断调整费率，Amend ment更新会非常频繁。此时，每个版本对应着不同的Amend ment，通过版本信息上的版本号进行区分。

（3）货物段层

货物段层包含了货物段、附加费、港口组及其他相关信息，是对明细费率的分类层，具体的作用为：

① 货物段：在一份公布运价或客户合同中，海运费涉及的起运港和目的港的组合可能有很多种，会基于某种原则将海运费进行归纳组合后放入不同的货物段中，在实际运单中也会利用货物段信息更准确地定位到运单的海运费价格。主要的货物段分类方式有：根据流向不同，比如可以将远东去美国东海岸的路径归为一个货物段，将远东去美国西海岸的路径归为一个货物段；根据货物种类不同，比如纺织物品和水果，相同的运输路线价格也肯定不同，所以会被归到不同的货物段下；

② 港口组：业务人员为了维护便捷，会将若干个运费收取情况相同的港口归纳为一个港口组，在维护明细费率信息时用港口组替代所属港口提高维护效率。比如，洛杉矶、长滩、西雅图都是美国西海岸的重要港口，如果从上海到美西的港口运费收取情况相同，业务人员可以定义一个港口组来表示美西的3个港口，直接维护上海港到港口组的费率，提高维护效率。

表1 协议类型比较

（4）段费率层

段费率层是运费明细层，包含海运费、内陆运输费、附加费以及其他的运价关键信息。其中海运费、内陆运输费、附加费是运价协议的重要信息，也是后续计算比对功能的重要计算要素。

① 海运费：运价中的主要费用，其主要计算因素包括起运港、目的港、箱型、币种、收货条款、送货条款等，可以说海运费是船东收入中最重要的组成部分；

② 内陆运输费：从海运港口到内陆点的运输费用，对于提供“门到门”服务的船东公司而言是一种常用的运费类型，与附加费不同，其也与运输路径有关，计算因素与海运费相似，需要额外考虑的是内陆运输方式。此外，内陆运输费一般不需要区分货物段，但可以根据起运港和卸货港分为起运港内陆运输费和目的港内陆运输费；

③ 附加费：运价中的重要部分，基本上所有的提单都会涉及到，例如燃油附加费、起运港操作费、目的港操作费等等。附加费按照征收目的的不同可大致分为：针对船东公司在运输过程中产生的常规支出而收取的附加费，比如燃油附加费、运河费等；针对客户的货物特殊性收取的附加费用，比如超重费、危险品附加费等；具有地域特性的附加费，比如日元升值附加费等。附加费的计算因素比较复杂，除了常规的路径信息，还涉及到内陆运输方式、货物重量、内陆路径信息等。此外，附加费在纸质的客户合同中经常以文字的形式出现，会出现“包括、不包括”等，需要在计算因素的维护中体现包含和不包含的逻辑关系。

在电子运价本结构图中，可以发现附加费存在于多个层级中，这是因为其计费要素存在多样性，既有客户合同中给予客户低于公布价的协议附加费费率，也有部分附加费仍然按照公布价费率收取；有针对货物段的，也有针对路径的等等。为了体现某航运公司多层次附加费的业务特点，系统设计了3层五级附加费，按照优先级从低到高，依次为公共附加费、协议附加费、段公共附加费、段协议附加费、路径附加费（见图5）：

①公共附加费：基于公布运价的附加费，按照公布运价中附加费费率标准收取；

② 协议附加费：基于客户合同的附加费，一般是为指定客户设定的附加费费率标准；

③ 货物段上的公共附加费：针对指定的货物段，收取指定附加费，并按照公布运价中的附加费费率标准收取；

④ 货物段上的协议附加费：针对指定的货物段，收取指定附加费，并按照客户合同中的附加费费率标准收取；

⑤ 与路径相关的附加费：针对指定的路径收取指定附加费，通常与海运费维护在一起。

五级附加费结构可以使业务人员根据实际客户合同灵活地维护附加费，保证附加费信息的完整准确。

通过设计电子运价本，实现了运价协议的信息存储；明确的层次结构便于计算逻辑的设计；五级附加费和附加费明细信息的设计将复杂的附加费计算信息灵活地维护至协议的各个层次中，为后续的运价计算功能提供了准确的计算依据。

2.3.2 自动核算功能

图5 附加费层次结构

图6 运价计算流程图

在实现电子运价本的基础上，设计并实现航运提单运费信息的自动核算功能是提升运费收入精细化管理的重要一步。通过提取航运提单上的运价编号，找到对应的电子运价本，并根据提单的关键信息定位到运价协议中的海运费、内陆运输费、附加费等，计算出具体金额后再与提单申报的金额进行比对。其运价计算的实现流程见图6。

基于上图的计算流程，将运价计算分解为以下几个步骤：

（1）区分协议类型

由于内贸协议只有特价类型，而外贸协议会有协议价、公布价、特价等多种类型，需首先判断内外贸性质；再根据运价编号定位到指定的运价协议，根据协议类型调用相应的计算逻辑。

（2）海运费和内陆运输费计算

基于提单的路径信息计算海运费和内陆运输费。在计算时，系统根据提单的收货地、起运港、中转港、卸货港、目的地等路径信息，用各种路径组合去定位协议中是否存在相匹配的运费费率。只有在计算出费率的路径可以组成提单的完整路径的情况下，系统才会保存计算出的协议费率并与申报费用进行比对。这是因为，海运费和内陆运输费是船东为客户提供运输服务的主体费用，只有计算出海运费和内陆运输费，才能确认提单的运输路线在船东为客户提供的服务范围内。如果计算不出，需要先由业务人员判断是电子运价本维护的信息有误，还是该提单的运输路线超出了船东的服务范围，并与客户进行沟通协调。可以说海运费和内陆运输费的计算是整个计算功能的关键，对其进行正确计算既可以为业务人员提供协议中符合提单运输路线的运价费率，也会预警没有计算出海运费的提单可能存在的问题，方便业务人员核查。

（3）附加费计算

在计算出海运费和内陆运输费的基础上，系统会根据协议内维护的附加费费率定位和计算出匹配提单条件的附加费。五层附加费的设计和附加费明细信息的维护保证了附加费维护的完整性，从而大大提高了系统计算附加费的正确率。此外，也避免了一些文字描述的附加费会被遗漏的问题。

2.3.3 差错更正流程

差错更正流程实现了运价计算比对后，要求代理更正差错运费的过程。通过建立规范化的流程，确保每个出错的提单都会通知到代理；同时，跟踪提单的更正进度，为船东公司追回应得的运费收入。具体的实现流程见图7。

图7 差错更正流程

3 系统实现

3.1 电子运价本

1）主协议维护功能包含了合约类型、协议号、生效日期、失效日期、有效期类型、总部直接客户等关键性信息，其中合约类型包含了客户合同、公布运价等。

2）协议版本维护功能包含版本信息、备注信息，客户合同的版本信息中体现了Amend ment的更替状况。

3）货物段维护功能维护了货物段分类，其中OIB，DIB货物段就是内陆运输费的货物段分类。此外，该功能维护了公共附加费和协议附加费等运价协议中的重要部分和一些辅助信息。

4）段费率维护功能维护了起运港、目的港、运输条款、费用科目、币种、箱型费率等信息，以及基于货物段的公共附加费和协议附加费。

5）附加费明细维护功能主要用于附加费信息的维护，由附加费主信息、附加费路径信息、附加费费率信息三部分组成，通过对内陆运输方式、路径条件中存在包含与不包含的条件约束等条件的维护，保证附加费的准确计算。

3.2 自动核算功能

运价计算完成后，会将系统计算出来的运价费率结果与代理申报的费用进行比对，通过不同颜色标识比对结果，黑色为费用科目、箱型、费用完全匹配，蓝色为科目、箱型匹配但是费用不匹配，红色为科目、箱型、费用完全不匹配。对于颜色为蓝色或者红色的费用记录，就需要触发差错更正流程。

3.3 差错更正流程

差错更正流程由核查运费人员发起，并交由指定代理查明差错原因，随后再反馈给核查人员。如果是代理方的差错，需要及时更正差错；当提单运费可以完全匹配后，核查人员可以手工结束流程。

4 结 语

应收运费核算系统通过数据电子化和计算自动化，较大程度地提高了船东公司运费收入核查的效率，避免了人工核算可能出现的风险。系统建成上线后，船东公司的航运提单申报运费的准确得到大大提高，同时，通过差错更正流程追回了相当一部分的船东应得运费收入，为船东公司运费的精细化管理起到了重要作用，产生了良好的经济效益。由于电子运价本结构比较复杂，且在实际的系统应用中发现了运算速度偏慢等问题，今后将对核算系统的性能提升做进一步的研究。

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