浅谈会计管理中Excel表格的运用

石家庄市公路管理处勘测设计队 陈星

会计是一门较为独立和具体的，实践与理论相结合的科目，其具备了决策、评价和控制等管理职能。而为了实现这些职能，需要运用许多数学计算方法，其中包含了算术平均数、计数和净现值等。Excel 的应用具有这些计算的功能，其主要的应用也能够处理各种财务问题，能够提高会计工作效率。Excel软件做为众多电子表格软件之一，其操作性比较简单，功能较强大，且使用的范围较为广泛。因此，应用Excel软件能够有效的将财务数据信息加以分析运用，从而实现会计管理所要达到的工作目标。

一、Excel综述

Excel 是由美国微软公司开发出的用以解决数据信息的电子表格软件，有效的将表格算数、图形表示和数据监管三部分结合在一起。在众多的办公软件中，Excel 表格软件占了关键地位，亦是至今为止被最为广泛运用的电子表格软件。

(一)Excel平台特点

在数据处理上，Excel 表格有着其它办公软件无法匹敌的优势。Excel 以其方便、灵活和实用性特点，极大的简化了数据信息的分类式管理，而且在Excel 中设立的表格具有实用的勾稽关系功能，有助于对会计数据信息不断的实施更新。与此同时，其强大的图形解决功能，使文字、图画、表格的相互结合更直观与形象，为会计人员更加精确地进行预测、比较和分析提供便利，从而更好地做出相应正确的决策。Ex⁃cel 还具有着较为丰富的函数数据，加以充分利用后，能够计算出数据平均、总和等信息，从而实现财务决策分析。除此之外，Excel还能够读取、输出多种格式的数据信息和文件，能够把大多数的数据信息从数据源中引入到Excel电子表格中，这样就能够缩减从外界取得数据信息的时间，提升工作效率。

(二)Excel的功能

Excel在日常工作中有着非常广泛的应用，大多数工作者都会接触到这个软件，它上手简单，功能齐全。特别对于会计方面，Excel是发挥了巨大的作用。Excel功能主要表现为以下三点：对表格的处理。Excel对数据信息的管理采取的是表格形式，全部的数据信息都是采取二维表格的方式进行管理，不同单元格信息间的关系是非常清晰的。在会计日常工作中的表格所体现的功能主要表现为：第一，对工作表的编排。例如，能够编辑工作人员的全部数据信息，其中包括了姓名、工号、性别、薪酬等等，只要需要的不论是文本还是数据都能够进行编辑。第二，是单元格格式的挑选。Excel表格中任一一个独立的单元都能够通过“设置单元格格式”来选取对应的单元格格式。第三，表格格式挑选。在Excel中设立的表格通常都为默认格式的表格格式，是不会自动设定底纹和边框的，为了方便工作更加直观的体现一些数字信息可以根据需要选择合适的表现形式。第四，在表格中能够实施计算、挑选、排序、改正、删除。对数据的处理分析。Excel 除了可以解决表格的格式和编排等，还包括了对数据的处理分析，主要包含了数字表现形式、日期和时间、三角函数、计算、查询、文本、和数据信息等500 个上下的内置函数，内置函数有效的将数据信息进行处理。万一内置函数无法符合用户的需要，还能够利用自定义来设置函数，使运用更为便利。在数据处理层面，Excel是具有着数据库常用的解决功能，假设检验、方差分析、指数平滑、回归分析、规划求解和多方案管理分析处理工具。对图表的设定。Excel对图表具有很强的解决功能，能够迅速的把工作中出现的数据信息设定为专门的图表。Excel 中所包含的图表类型具有条形图、柱形图、折线图、散点图、高低点图和各式复合式的二维以及三维图表。把数据信息转变成图表能够非常清楚而又直观的发现数据信息的变化趋势。

二、会计管理中Excel表格的具体运用

(一)用Excel编制更加符合会计管理需求的报表

现今财务软件中的报表模块，都可以根据账务进行取数，汇总，形成基本的对外报表，例如资产负债表、损益表、费用明细表等。但是由于单位对内部管理的需要，想要把一些财务数据进行再分类、形成一些内部数据，并进行重新的整理和分析，建立一些内部报表时报表模板就有了它的局限性。比如，管理者想建立一个内部报表把费用、经费等细化分配的每个岗位或个人，财务软件就无法实现。但是Excel却可以根据会计管理的具体需求随心所欲的设立各种各样的内部报表，并对现有的财务数据按照需要重新进行检索和筛选,利用Excel自身丰富的函数计算功能、图表转换功能将数据进行有效的处理和体现，方便管理者进行分析和决策。

(二)用Excel检索记账凭证

Excel软件中所自带的排序、筛选功能为记账凭证的检索提供了很大的方便，还能够对任一相同的摘要内容或科目进行设定并实施筛选或进行排列。实际操作的办法如下：在“凭证查询”后，点击输入查询条件为“全部”，把查询的结果导入Excel 软件系统，运行以“凭证”命名的工作簿，打开“会计分录序时账”工作表。选择“发生金额”列后，再点击排序按钮，凭证的发生额金额将遵循大到小或者由小到大进行排序。单击“数据”菜单下的“筛选”项目，选择“自动筛选”。点击“科目代码”旁的下拉箭头，选择“自定义”功能，在弹出的窗口中输入“会计科目等于‘你要选择的科目代码’”，通过运用Excel排序、筛选功能对发生额大小顺序排列的方法快捷、准确。

(三)用Excel计算工资表Excel

运用 软件进行工资计算，可使相关人员的工作量变小而且计算结果更为精准。工资计算是一个复杂的流程，既要遵循个人工作时间、部门汇总与分配，还要关注个人所得税的计算与扣除以及工资条的生成与输出。与此同时，一些单位的工资核算工作还要落实到工资汇总表、部门汇总以及对照汇总等,工作人员只需要把这些基本项目和基础数据进行一次性录入，制成相应的模板，以后只针对有变化的项目进行修改即可。除此之外，在公积金、预留养老保险和职业年金、医疗保险、失业保险等方面的计算，都可以使用Excel进行。

(四)用Excel管理低值易耗品

财务部门对固定资产数据的登记可以通过财务软件中的“固定资产”模块来实现，但是对于低值易耗品数据的登记，尤其是“一次性摊销”计入费用处理的低值易耗品一般只能通过明细账来实现，其他部门需要具体信息时往往需要通过查找原始凭证获取，既麻烦又容易出错。但由于某些低值易耗品使用年限较长，或者单位价值很低但是需求量大，要想实现对它们的相关数据的有效管理就可以引进Excel 软件，利用该软件的强大功能来实现财务部门对低值易耗品的统计与分析。首先是建立一个有效的空白模板，把需要掌握的数据信息、使用信息全部在表格中体现出来，这包括：名称、规格、单价、数量、购进时间、使用部门、领取人、报废时间、报废原因等。其次，购进时根据明细账和原始凭证做好登记录入、定期与总账和明细账进行核对，日后出现毁损、报废、出售等变动情况时由使用部门上报并及时进行登记。第三、日常可以根据需要，通过Excel 软件的筛选和排序等相关功能，把想要掌握的某类低值易耗品的数据信息进行分类统计。这样可以实现财务部门对单位全部资产数据的有效掌握。

三、结束语

总而言之，Excel 表格在会计管理中起了至关重要的作用，对于会计的其他方面也起着相同的重要作用。一方面，不仅能够提高会计的管理层次，另一方面还可以增强会计人员中的业务能力，实现核算与管理的有效衔接。而在Excel中也存在着相应的缺陷，相信随着时间的发展，其问题会得到逐步的健全，为用户提供更好的服务，发挥其更大的作用。