村镇建设档案管理中的问题与对策

王红（建湖县城建档案馆，江苏建湖，224700）

村镇建设档案管理中的问题与对策

王红
（建湖县城建档案馆，江苏建湖，224700）

村镇建设档案是村镇建设与发展的真实记录，是日后村镇建设工作不可缺少的依据性材料。国家、省、市城建档案管理部门在重抓县城城建档案工作的同时，近几年来逐步开始加强村镇建设档案工作，我省也开始了“村镇档案室”创建工作。在村镇档案室的建设过程中，村镇建设档案管理中存在的问题逐步暴露出来，对此我们予以高度重视。

一、村镇建设档案管理中存在的问题

笔者根据这几年来对村镇档案室的走访、指导与检查，发现村镇档案室的建设与管理中存在以下方面的问题：

1.档案收集面窄，内容单一。村镇建设档案收集主要集中在乡镇居民的房屋建设执照、村镇房产档案、村镇历史、拆迁档案，档案收集不全，范围不广，内容比较单一。

2.档案人员配备不全。村镇档案室的档案人员多由办公室或者其他部门人员兼职，他们都有其他工作分工，而且通常是以其他工作为主，甚至有些单位由临工负责，因人员流动性大，档案工作也有无人过问的情况出现。

3.档案管理混乱。档案资料收集归档后，因档案人员配备的原因，多数档案材料被捆扎或散乱堆放，用起来十分不便。甚至有些由于保管不当或借用不还，产生丢失的现象，档案管理的现代化更是无从谈起。

4.档案保管条件落后。当前很多村镇，档案都被存放在办公室或者仓库，没有专门用于档案保存的档案库房，更无便于档案永久保存的相关设备与设施；有些条件较好的村镇，虽说建立了档案室，但是由于缺乏专业人员的管理，档案室也仅是个有档案柜或文件柜的专门存放档案的房子，没有档案保存所需要的专门设备、设施，如除湿设备、消防设备、防尘设备等。

二、村镇建设档案管理不受重视的原因

笔者根据这几年村镇档案室的创建过程中，到各乡镇走访、指导时所了解的情况，认为造成上述问题的主要原因有以下几个方面：

1.对村镇建设档案的价值、重要性认识不足。档案工作对社会上很多人而言，是个陌生的行业，即使分管村镇建设档案工作的领导，甚至分工的档案管理人员自己，都不能认识到村镇建设档案存在的意义与作用，都认为村镇建设档案仅是在村镇建设规划、建设、管理过程中的衍生物，房子已经建好了、路已经造好了，需要这些图纸、技术资料没有多大用，更何况还需要花费大量的人力、物力、财力来保管。他们不能明白村镇建设档案所隐含的价值，这些价值只有在老百姓的矛盾纠纷化解、房屋的改造、装修过程中才会体现出来，只有在领导对村镇的再规划、改造与建设过程中才会体现出来，只有在村镇遇到自然或其他灾难过程中才会体现出来。对村镇建设档案所隐含的价值认识不到位，导致在现实的工作中很多从事村镇建设档案管理的工作人员是兼职，而且他们的工作重心都以其他工作分工为主，对档案工作仅作简单应付，甚至置之不理。

2.领导不重视。档案事业的发展离不开领导的重视与支持。很多领导存在着“重硬件建设，轻档案管理”“重现场勘查，轻查证档案”等问题，导致人员配备不到位、工作所需资金不足、档案保管所需的库房、设备不到位等等。而档案工作人员本身因领导的不重视，也容易产生看轻自己工作的现象。

3.村镇建设档案从业人员的事业心和责任感不强。村镇建设档案工作是枯燥、单调而又寂寞的工作，无权无名，也就是人们常说的“清水衙门”。村镇建设档案的管理人员每天的工作就是跟各个相关的建设职能部门及施工、建设、监理企业，为了一份资料可能要说干嘴地解释、跑断腿地催要，甚至可能还要受别人的冷落与白眼，而档案接收后，为了方便日后的保管与利用，就是每天枯燥地将每张纸挨个地按照规范与标准的要求整理。低廉的工资、福利与从事的繁琐而又没有多少地位的工作形成很大反差，致使那些事业心和责任感不强的村镇建设档案管理员工作热情不高、懈怠，而兼职档案管理员的工作就向其他更轻松、更受人尊重、更有升迁可能的职能分工倾斜。

三、加强村镇建设档案的对策

如何将村镇建设档案工作真正开展起来，真正地发挥出村镇档案室的作用，笔者认为应该从以下几个方面入手：

1.加强宣传，提高人们村镇建设档案的意识。一是通过电台、报纸、微信等现代媒体手段宣传村镇建设档案方面的法律、法规等知识，做好普法教育。二是村镇建设档案工作人员要重视档案利用案例宣传，让老百姓了解村镇建设档案的价值所在，让人们知道遇到问题时村镇建设档案也可以帮助解决，从而增强利用意识。三是加强村镇建设档案的编研工作。做好村镇建设档案的编研，也就是做好村镇建设档案的二次开发，根据馆藏档案，结合社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、文件汇编等，将利用率更高、需求更广、价值更大的信息从庞大的馆藏信息中提取出来，更好、更快地为领导决策、学术研究以及老百姓的需要服务，让广大利用者更直接地看到村镇建设档案的价值，加深对村镇建设档案和档案工作的了解。

2.加大资金投入。村镇建设档案来源于政府的各个相关职能部门，形成于建设、施工、监理等各个环节，来源广、形成乱，需要专业档案管理人员按照国家统一的规范、标准进行整理、装订、录入、扫描，系统整理后入库房进行保管，而这些整理、保管都需要一定的资金投入。例如，整理过程需要电脑、扫描仪、复印机、服务器、存储等设备，保管需要专业的档案库房、密集架等，库房还需要达到“八防”要求，要安装温湿度、消防、监控等控制系统，因此必须有稳定、充足的资金投入才能保证该项工作正常运行。

3.增强村镇建设档案工作人员的事业心和责任感。作为一名村镇建设档案工作人员，首先自己要深刻了解村镇建设档案的价值，认识到村镇建设档案对老百姓维护权益、对领导在城市规划决策时的重要作用，只有意识到肩负的责任与担子，才能真正用心将工作做好，才能引起领导的重视，有为才有位。有了强烈的事业心和责任感后，才能够不断地追求进步，学习新的业务知识和提高业务技能，从而更好地促进档案资源作用的发挥。

4.加强业务学习培训与交流。各级档案行政管理部门和相关业务部门，要经常深入各村镇，对村镇建设档案的工作进行检查与指导，并定期开展村镇建设档案方面的业务培训学习，进行业务交流与讨论，在村镇建设档案工作中营造互相学习、互相帮助、互相鼓励的良好氛围，进而增强村镇建设档案工作人员的归宿感。

村镇建设档案工作的开展任重而道远，各级主管部门，以及每一个村镇建设档案工作者，只有真正认识到肩负的责任，加大投入，踏实工作，积极探索，才能科学有效地管理好村镇建设档案，充分发挥其在农村建设与发展中的重要价值。