人口计生档案立卷归档中存在的问题及对策

齐侠

【摘要】人口计生档案是人口计生工作的重要组成部分，是提高人口计生工作水平的重要基础和保障。人口计生档案立卷归档工作的好坏反映了人口计生工作水平的高低，直接影响档案管理工作是否能够顺利开展。针对目前人口计生档案的立卷归档中存在的一些问题，提出相应的方法和对策。

【关键词】人口计生档案；立卷归档；问题；对策

人口计生档案是人口计生工作的重要组成部分，是提高人口计生工作水平的重要基础和保障，为本单位和组织人事部门的选拔任用、考核奖惩等工作提供最直接最真實信息，是人口计生部门的一笔无形资产和宝贵财富。人口计生档案立卷工作的好坏直接影响档案管理工作是否能够顺利开展。笔者在管理人口和计划生育档案工作的过程中，发现人口计生档案立卷归档中存以下三个方面的问题并针对发现的问题提出了几点相应的对策。

一、政策法规变化是影响人口计生档案的立卷归档最直接的因素

近年来，国家、省、市都对档案立卷工作有统一法规性文件指导：如《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，《文件归档立卷范围的规定》、省委组织部《干部人事档案达标升级考核评分操作办法》等，上级部门这些文件的实施使得人口计生档案的管理和立卷归档工作基本走上了制度化、法制化和规范化的轨道。但由于国家、省、市、县部分法规文件要求不统一，有的条款只是暂时的，由于多次改变给人口计生档案立卷归档工作带来不必要的麻烦。如“工资级别登记表”在1992年以前立卷归档时没要求存放，1992年以后要求九类1-1号必须要放。到了2000年又新发文件要求新整档案工资级别登记表不要放，现在又要求要放，从文件上来说只需改动几个字，可管档单位管理的档案多达几百卷、几千卷，甚至更多，实际操作起来，就不是一件容易事。工作量是如此之大，不仅要浪费人力、物力和财力，给人口计生档案立卷工作造成一定难度，来回返工也影响了档案整体的美观。

二、人口计生档案立卷不统一、不规范

1、历史遗留问题多

人口计生档案立卷工作繁琐复杂，随意性大，延续性强，是极其细致又比较辛苦的工作。不同的档案人员素质的高低，或对规范要求的不同理解，也将造成案卷质量的的差异。以前大部分管档人员多是兼职，专业素质偏低，思想陈旧，认为档案你送我就管，对各科室和本人送来的立卷归档资料，没有经过认真把关和严格鉴别，导致许多该归档的材料不符合归档要求，不是内容填写不完全，就是归档的材料中混杂了不需要或者内容填写错误的信息，还有的归档材料存在涂改、未签字、未盖章等等，再加上年底考核单位和领导往往不重视档案工作，再加上档案管理人员的疏忽、责任心不强导致归档案卷质量低。近年来，由于上级部门要求档案达标升级，人口计生档案管理部门为保证档案材料的真实性和完整性，多次督促和催交，但部分材料由于时间太久远，原件也无法找到。虽然责成相关单位补办了材料，档案管理部门也认真鉴别了，但却破坏了档案的原始性、真实性、完整性和系统性，有失历史原貌。

2、存档纸张不统一，表格不规范，出现新型不耐久字迹

起初明文规定文件归档要统一使用16开办公用纸，后来上级文件规定档案材料要统一使用A4规格办公用纸，不得使用圆珠笔、红笔、铅笔等书写，但有些入档材料仍然不符合要求，存在纸张大小不统一，还有的表格印制超过装订线，这样就需要重新返工，无形中给人口计生档案立卷归档工作造成麻烦。最近几年，在达标考评等工作中，对圆珠笔、红笔、铅笔等传统型不耐久字迹材料问题，重点进行了整顿，收效很好。但以色带打印为代表的新型的不耐久字迹又大范围出现。以前达标升级要求纸张必须19×26.5规格，档案盒袋都按此规格要求设计，档案整理也达到了此要求。近几年，打印的材料要求用A4纸，但有的还用16开纸，补充的A4纸材料以前的档案盒袋均放不下。诸如此类问题时有出现，直接影响案卷质量，给档案立卷工作增加难度。

3、档案管理人员责任心不强，存在归档不及时导致部分材料散失严重

近年来，上级部门对档案工作越来越重视，人们档案意识也随之增强。多数档案都能及时立卷归档，但在人口计生档案立卷归档中发现，部分档案材料不齐，散失严重。究其原因，一是档案管理人员多半兼职，没有足够的时间和精力投入到档案工作中去，应归档材料没能及时催要，只是送多少归多少；二是多数资料来自基层计生部门，大部分材料散存在各基层及个人手中，没能统一归档，再加上档案意识欠缺，没能及时送到人口计生档案管理部门。

三、档案管理人员素质有待提高，业务水平有待增强

人口计生档案立卷工作是一项集专业性和知识性于一体的工作，需要有一定专业知识和责任心强的人来担当。但现实工作中大多档案人员身兼数职，由于工作多样繁琐，不能把足够时间和精力投入到档案工作中来，再加上单位主要领导只注重抓人口计生业务工作而忽视档案工作，没把档案管理工作纳入日常工作和年终考核，认为上级检查时，只要临时应付一下就可以过去，没有严格的工作制度和长期的归档整理意识，单位也没有任何奖惩机制，档案工作者只是是默默无闻的辛苦工作，所以档案工作人员也没有多大的积极性，认为干档案工作政治上没有前途，工作上没有尽头，导致了人口计生档案人员调整频繁。新任档案管理人员往往没有经过专业知识的培训，又不熟悉业务，必须从头开始熟悉专业知识，接触业务工作，需要一个很长的时间过度，刚刚熟悉业务，又变换岗位，这样周而复始，导致工作人员的不适应和档案工作队伍不稳定。以上问题已经影响到人口计生档案立卷归档工作的正常开展和案卷质量。为大力推进档案立卷工作，提高档案管理水平，针对立卷中出现的问题，笔者试提出以下对策：

1、统一标准，强化管理

人口计生档案立卷归档工作面广量大，是一项需要花费大量时间和精力的工作，需要工作人员的认真仔细和持之以恒。针对这一问题，我认为要统一标准，建立健全各项档案规章制度来强化管理。能有一套人口计生档案立卷工作统一的法规文件。文件的条款和要求尽量少改动，避免重复拆卷工作，避免浪费过多的人力、物力和财力。相信在正规文件的指导下，人口计生档案管理部门从战略上调试，以长远的目光，把档案立卷归档工作作为一项长期工作抓实抓好，坚持下去，人口计生档案立卷管理工作一定能走上健康发展的道路。

2、从严把关，认真鉴别归档材料

人口计生档案管理人员对所有送来的材料要填写移交单，对每一份材料都要认真鉴别。一看材料有无使用圆珠笔、红笔、铅笔等新型不耐久字迹，若不规范退回重新填报；二看材料是否经单位和组织审查部门盖章或本人签字，应在签字盖章后，才能归档；三看所送材料是否规范，有无漏填，表格印制是否规范，所有不符合要求的退回返工。经过认真鉴别审核后再核实填写的档案移交单，看还缺少哪些材料，没有送来的，及时催交，档案收齐整理完毕后及时立卷归档。同时定期把整理好的案卷及时向档案相关部门移交。移交的人口计生档案材料做到不遗、不漏，及时。为解决立卷中存在的问题，人口计生档案管理部门要建立健全严格的归档制度，使收集整理工作经常化，不拖延、不积压、轻轻松松做到认真鉴别，及时归档，只要牢牢把握入口关，长抓不懈，人口计生档案立卷工作一定能走上正常化轨道。

3、强化领导，加强干部档案工作人员队伍建设

人口计生档案管理工作是一项艰巨而繁重的工作，需要投入较大的人力、物力和财力，在短时期内很难见明显成效的工作，因此，这就需要各级领导的重视和支持，需要年初把人口计生档案立卷工作列入工作计划，纳入年度考核并建立奖惩机制，明确具体分管领导，配备档案专兼职工作人员，并且要选择政治素养高，业务素质好，责任心强，能熟练掌握档案专业知识的人担任，尽量不要轻易调换档案管理人员，保持人员的相对稳定。各级领导对人口计生档案管理人员，一要从工作上要多支持，对档案收集、整理方面遇到的难题要积极予以协调解决，在设备和经费使用上给予支持和保障，对兼职干部档案管理人员在工作时间上给予保证；二是从政治上要多关怀，对那些认为干档案工作“政治上没奔头、搞档案无尽头”的要加强教育，从思想上引导，使其转变观念，让他们认识到人口计生档案工作是一项担负历史责任，并对干部负责的工作，是计生部门的一笔无形财富；三是从生活上多帮助，把党和政府的温暖和领导同事们的关怀送给档案管理人员，让他们真真切切感受到档案管理工作的重要性和被认同感，从而提高工作积极性。为了提高人口计生档案工作人员的政治和业务素质，平时要不间断强化业务培训，有计划地组织举办档案业务知识培訓班，经常组织外出参观学习和内部观摩工作交流等，用多种方式方法来学习先进工作经验和管理方法，相互取长补短，形成科学培训体系和规范化的管理。