有效解决高校报账排队措施探究

（南京林业大学经济管理学院财务与会计系 南京林业大学财务处江苏南京210037）

高校报账排队是司空见惯的事情，特别是年度终了时。为了探究高校报账排队的原因，笔者通过实地观察和调研，梳理出几点看法，以求教于同行。

一、高校报账排队现象

据了解，多年来每近岁末，相当多的高校一整天都出现报账排队现象，表面现象是：财务人员人手不足，工作效率低下，其实不然，究其原因，一是报账人员从制单到领导签字周期完成所需时间较长，尤其是重大开支或久拖未决事项需要年终校级层面会议拍板，而校领导一到年终会有相当多的事务处理，找其签字必须提前预约，如此一来，聚集在年终等候各级领导签字的报账人员更多，报账难问题凸显，从而引起报账的教职员工怨声载道，进而导致报账业务量急增，财会人员疲于应对，久而久之报账效率低下。其二，临近元旦、春节，方方面面都要总结，各项承诺都要兑现，各项经费都要决算，教职员工人人都有紧迫感，报账业务工作量大增。然而年终出现排队报账并不是偶然现象，我们从访谈和调查中梳理总结出现象产生的几个较深层次原因。

二、高校报账排队的原因

（一）报账人员配备不足。众所周知，高校经费来源越来越多元化，专项经费的管理要求越来越高，新型业务也在不断产生，财会人员的日常核算量越来越多，每到年终，多种因素叠加，形成更多的业务量，导致报账困难，出现排队等候的现象。但从财会人员与教职工人数的匹配度来看，存在着人员短缺的现象；从财会内部机构人员岗位匹配来看，有的高校前台报账人员存在严重不足，常常出现加班加点现象。乔春华（2011年）研究指出，我国高校与境外高校相比，会计人员占全校教职工人数比例偏低，建议按1.5%—2%配置。据了解，目前大多数高校都没有达到1.5%的比例。而前台报账人员更是配置不足，有的高校报账人员不及全部财会人员的五分之一。

（二）节前两个年度叠加。由于我国春节都在会计年度后，加之各高校又都在学年度接近尾声时进行年度总结，因此，为赶在会计年度结束前，清理学年度经手事项，急需完成教学工作量结算，科研工作量统计，先进评选，以及看望本单位离退休职工，兑现各项提成，发放年终奖，发放奖助学金，召开表彰会、茶话会，布置下学期工作等，各个单位都或多或少在这个时点上准备了待报账票据。而年末会计决算工作内容也很多，诸如清理往来款项、核对账目、调账结账、国库指标对账、预算指标收回、内部分配政策兑现、附属单位收入催缴、垫付资金催收等工作，都需要赶在会计年度的最后一天之前完成。由此，形成业务繁杂、时间紧迫、任务多而重的局面。整体上来说，会计年度终了是对财会人员身心健康、心理素质、业务素质、专业能力、沟通协调能力的一大考验。

（三）突击花钱随处可见。多年来，每到会计年末结账前，都有些专项经费要突击报账，特别是仪器设备采购款项。尽管财政部门综合考虑进口设备采购环节中论证、招标、通关、验收等多种因素，放宽了专项费用收回年限，但仍然有些滚动使用的专项经费，支出进度过慢，用款额度结余过大，累积到要收回资金的会计年度，出现想方设法用完现象。此外，各单位由于担心预算经费结余过大，不但会被收回，还会影响第二年指标的分配，所以突击花钱现象比较普遍。

（四）教师年末较平时忙。高校扩招以来，生师比失调严重，教师教学科研任务越来越多，平时无暇排队报账，这是其一；其二，当年新生军训挤压了教学时间，部分教师要赶在放寒假前，完成新生的教学任务，不得不赶时间上课，无暇排队报账，造成票据积压较多；其三，科研任务书的签订、课题经费的到账多集中在上半年，下半年往往面临中期检查、结题等事项，有的处于倒计时状态，教师出差、调研次数相对多些，也使待报账票据积压；其四，临近年关，较多的非教学科研事务缠身，诸如非学术事务报告、总结、评比等工作，占用了较多时间。因此，教师形成的财务票据在年末时剧增。

（五）环境影响报账效率。笔者通过对几所高校报账大厅的考察，发现一些高校报账环境不尽人意。有的通风条件差，有的前台面积小，有的报账人员少。多种因素导致报账大厅声音嘈杂，空气不畅，经常有工作人员抱怨环境不理想。不理想的工作环境不但影响了财务人员的情绪，而且也影响了报账的速度和准确度。

（六）制度宣传过于呆板。目前，高校财务制度大多通过自己的网站对外宣传，从笔者调查的几所高校看，财务平台推送的规章制度比较新、比较多、也比较全，但有的缺乏可操控的流程、图表，制度化的文字语言呆板、僵化、冗长，没有一定的会计专业知识，很难系统、全面地理解并贯彻执行。

三、高校报账排队的建议

（一）适度增加前台报账人员。实行阶段性动态调整机制，平时设置正常数量的报账人员，年终时内部调剂一定数量的报账人员，充实到报账第一线，并开展财会人员业务轮训，统一票据审核口径，提高报账速度。业务相对较少时，通过定期开办业务交流会、解读政策、讨论业务处理心得等，或主动走出去，与兄弟高校开展交流，以有效缓解年终排队报账问题。

（二）建立科研财务助理岗位。国家已明文要求高校设立科研财务助理岗位，高校应抓紧研究落实。科研财务助理岗位的招聘可面向社会人员，也可让校内会计专业或相关专业的学生担任。高校财务部门可组织开展对科研财务助理人员进行岗前培训，统一指导、统一管理，提高经费管理规范性，实现科研财务管理专业化。科研财务助理岗位的设立能够保证科研经费管理工作更有连贯性和延续性，能够帮助解决年终排队报账的问题。

（三）适时设置午间报账窗口。当日值班人员可以提前就餐，午间休息时间不休息，继续报账，下午提前下班，这样无形中就拉长了财务报账时间，为住在校外的教师充分利用在校时间报账提供了便利，为教师释放了更多的机动时间，也减轻了年末一定的报账压力。

（四）报账大厅设立预审岗位。高校可以通过建立预审制度，减少职工报账怨气。即配备专人对需要报账的票据预先进行审核，给予专业指导，及时指出不符合报账要求以及不予报账的情形，退回修改完善，一次性指导到位，避免报账二次返工，节约了报账人员排队等候时间，消除了因业务多交换意见不到位造成不必要的误解，也实现了对一次性报账不成功人员的及时分流，提高了一次性排队报账成功率和报账效率。

（五）搭建报账小组上门服务。定期组织报账人员上门服务，可两人一组，携带相关文件、空白票据、个人印章等资料，到研究经费多、专任教师多的学院，当面收集票据，当面报账，当面辅导报账知识，分流一部分报账人群，减少教师来回奔波之苦，减轻报账大厅报账压力。

（六）开建预约叫号平台制度。预约报账可以通过现场预约、电话预约、网上预约三种方式进行。现场预约，即模仿银行的做法，报账人员在报账大厅通过操作触摸屏取号排队，这可以让排队人大致了解自己等候时间，见缝插针安排其他工作。电话预约，可以由报账人员根据预计工作量提前通过专门电话向财务人员提出预约申请，或者由财务部门根据实际工作量情况，直接指定具体财务人员与报账人员取得联系，完成专属服务。网上预约，即财务部门设立网上报账预约窗口，由报账人员通过手机或电脑平台登录网上报账系统，预约具体的报账时间及具体的报账人员，实现快捷高效的目的。以上举措一定程度上提升了财务管理水平。

（七）充分利用新型通信工具。高校应加强财务报账工作的宣传力度，一方面建设好网站，使之简洁明了，具有亲和力，另一方面及时更新相关财务信息，更重要的是，建立相对固定的财务知识宣传小组，充分利用好即时通工具，在新旧制度修订时，要将新制度转化为报账指南、业务流程，通过微信群、QQ群及时发布，与报账人群建立联系，保持互动，推送票据分类、粘贴，审批权限、报账手续等知识，以此增进理解，促进报账关系融洽和谐，促进报账效率提升。

以上建议或举措，可以根据各高校的实际，组合使用。只要财务部门创新工作模式，改变以往的支付方式，构建网络报账平台，提高工作人员的敬业意识、服务意识、大局意识，就能有效地促进高校财务报账工作效率的提升，从而为高校长远的发展奠定良好的基础，高校年终排队报账这一问题终会有所缓解甚至完全解决。