浅谈完善建筑企业人事档案管理的重要性及措施

林静

人事档案记录着企业员工的工作经历、思想政治表现、工作能力、平时表现和岗位调动等内容。企业建立人事档案，能真实、客观、全面反应员工的履历情况，对企业员工评价和管理产生重要作用。同时，为促进人事档案更为有效地发挥作用，提高企业员工管理水平，建立完善的人事档案管理制度，并严格落实各项规章制度是必要的。本文主要探讨建筑企业人事档案管理的重要性，指出人事档案管理的不足，然后提出有效的改进和完善对策，希望能为加强企业人事档案管理的各项工作提供启示。

一、建筑企业人事档案管理的重要性

人事档案管理是企业管理的重要组成部分，做好该项工作对企业运行和发展具有重要作用，主要体现在以下方面：

（一）为干部选拔任用提供真实可靠的资料

企业要想取得发展和进步，需要充分挖掘人才资源，加强人事管理工作。而人事档案详细记录企业员工的基本情况，包括员工的进取精神、道德品格、工作经历、特长、成绩及他们对企业所做出的贡献等。通过查阅人事档案的这些信息，能为企业考察、任免干部提供真实、有效的数据资料，这对提高企业人力资源管理质量、促进企业发展也具有积极作用。

（二）为企业开展重大决策提供参考和依据

企业的发展和运行，人力资源管理水平提高，离不开人力资源规划。采取有效措施，根据企业管理机构设置的基本情况，合理配备工作人员，并注重对工作人员的管理和培训，激发他们的工作热情，调动员工为企业做贡献的主动性。同时，人力资源管理部门可以充分查阅人事档案，以企业发展和市场竞争力提升为出发点，提高决策的科学性与合理性，详细了解员工的业绩、素质、能力等,确保企业重大决策的科学性与合理性。

（三）有利于企业人力资源的进一步优化配置

提高人事档案管理工作水平，对企业人事档案进行科学合理利用，有利于充分挖掘人事档案的使用价值。同时,还可以根据每个员工的特长，为他们合理安排工作岗位，实现人力资源优化配置，进而有利于充分挖掘每个员工的潜能。这对促进企业发展、提高企业市场竞争力尤其具有重要作用。

二、建筑企业人事档案管理的不足

尽管加强企业人事档案管理具有重要作用，但有些建筑企业的管理部门和管理人员没有结合自身具体情况，建立完善的人事档案管理制度，一些管理人员综合技能偏低，制约了管理工作水平提升。存在的问题主要表现在以下方面：

（一）企业人事档案资料收集不全面

一些企业的人事档案管理人员没有充分履行职责，忽视详细、全面收集人事档案资料，导致人事档案信息资料不齐全，影响管理和决策方案的制定，也不利于优化人力资源配置，对企业发展和运行产生不利影响。

（二）企业人事档案管理制度不完善

完善的管理制度，这是提高企业人事档案管理水平的前提和基础。但一些企业没有根据自身情况和人事档案管理需要，制定健全的管理制度；或者即使建立较为完善的管理制度，但是没有严格落实各项规定，再加上管理人员责任心不强，奖惩激励机制没有得到全面落实，不利于提高企业人事档案管理水平。

（三）企业人事档案管理人员素质偏低

企业往往将工作重心放在产品研发、市场拓展等方面，对人事档案管理的重视程度不够，在管理人员、制度、资金等方面对档案管理缺乏相应的支持。或者一些管理人员素质偏低，对档案管理缺乏全面认识，没有遵循管理制度和流程开展人事档案管理的各项活动。

（四）企业人事档案管理信息化建设水平有待提升

随着计算机和信息技术的发展和进步，它们在企业人事档案管理中的应用越来越广泛。但目前一些企业在人事档案管理中，没有充分认识计算机和信息技术的作用，不注重扫描技术和计算机的应用，忽视构建完善的数据库，也不注重档案信息的更新和完善，难以实现档案管理信息化，制约了人事档案管理水平的提高。

三、完善建筑企业人事档案管理的措施

为弥补企业人事档案管理的不足，完善档案信息资料，为人力资源管理和各项决策活动的有效开展提供参考和依据，根据建筑企业的实际情况，可以采取以下改进和完善措施：

（一）重视企业人事档案信息资料收集

管理人员要注重人事档案信息收集，确保档案信息资料充足、完善。同时，企业人事档案管理人员应该认真履行职责，落实各项管理规章制度，明确自身职责，根据企业员工的实际情况，全面收集档案信息资料。要保证人事档案信息的真实可靠、完整齐全、文字清楚，详细收集企业员工的工作经历、专业特长、工作业绩、专业素质、综合能力等信息。这是有效开展人事档案管理的前提和基础，同时也能调动管理人员的主动性，为企业发展和运行提供充足的人力资源保障。

（二）建立并落实企业人事档案管理制度

要想提高人事档案管理水平，建立健全完善的人事档案管理制度是必要的。因此，应该明确企业人事档案管理部门的具体职责，合理安排工作人员，让管理部门和工作人员有效开展人事档案管理的各项工作。避免职责不清、多头管理的局面出现，从而有利于人事档案管理工作效率提升。要将以前封闭的人事档案管理模式开放化，提升企业对人事档案管理的思想认识，同时也有利于加强监督管理，顺利开展监督工作，及时发现并处理存在的不足，推动人事档案管理效率提升。根据企业管理工作的现状，可以设立人事档案分理处，专门负责人事档案管理。并将人事档案管理与工作人员使用相分离，有利于实现档案管理的最优化。建立并落实人事档案管理责任制，明确档案管理人员的具体职责，让他们认真履行职责，把握工作要点，出色完成人事档案管理的各项任务。企业还可以建立奖惩激励机制，激发管理人员的主动性，充分挖掘他们的工作热情，对管理工作到位，表现出色的人员实行奖励，有利于提升人事档案管理水平。

（三）提高企业人事档案管理人员素质

企业应该注重引进档案管理专业技能强、基础理论扎实、计算机操作和应用水平高、档案管理责任心强的工作人员，充实人事档案管理队伍，为提升管理工作水平奠定基础。建立完善的教育、管理和培训机制，采取课堂授课、讲座等形式，开展人事档案管理专业知识的学习，加强对档案管理人员的培训，不断提高他们的综合素质和专业技能。同时，档案管理人员也要加强自身学习，包括人事档案管理专业知识、计算机操作和应用技能，让自己具备扎实的理论基础。同时还要提高奉献精神，具备较强的责任心，遵循规范流程开展管理活动，提升企业人事档案管理的实效性。

（四）推动企业人事档案管理信息化建设

顺应计算机和和信息技术在档案管理中不断得到应用的时代发展趋势，采取有效措施，推动企业人事档案管理信息化。同时，信息化建设还能提升人事档案管理效率。因此，有必要注重信息技术的应用，将互联网、计算机和扫描仪应用到人事档案管理活动当中，推动档案管理信息化。为提高管理水平，确保人事档案信息资料查询的准确性与可靠性，应该对档案信息编号和分类。构建数据库，设立分类号与查询目录。详细记录企业工作人员的录用和调动等情况，并注重人事档案信息的安全管理，避免信息泄露，为人事档案信息资源的有效使用奠定基础。

四、结束语

综上所述，采取有效措施，加强建筑企业人事档案管理的重要作用是不言而喻的。作为管理人员，应该充分认识其重要意义，完善各项管理制度与措施，提高管理人员素质，重视现代信息技术应用，并优化人事档案管理流程，改进档案管理的各项工作，提高服务质量，从而促进企业人力资源得到有效开发和利用，激发他们的工作热情，为企业发展和市场竞争力的不断提升创造条件。

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