档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析

孙克

（伊通满族自治县档案局，吉林四平 130700）

在目前的档案管理工作中经常的出现档案数字化、数字化档案和数字档案这三个概念，而且在现代研究档案管理领域的相关文章中，这三个概念也频繁的出现，而且在近年来这三个词汇的使用频率还在不断的增加。档案数字化、数字化档案和数字档案这三个概念在字面上十分接近，造成了人们在理解和使用时的混淆。因此我们应该对他们进行详细的分析的区别，从而正确的理解和恰当的使用三个概念。

1 在文献中涉及到这三个概念的具体情况

近年来在档案管理工作中和相关的研究领域中频繁出现和使用数字档案、数字化档案及档案数字化这三个概念，有时候在研究文章中还会同时出现这三个词汇。经过统计近十几年来在档案领域的文献期刊等文章中出现这三个词汇的频率在逐步提高，而且在同一篇文章中同时出现两个或三个概念的现象也很普遍，在这其中也出现了一些使用中的混淆情况，造成这种问题的主要原因还是使用者对于三个概念的理解和认识不够准确深入，因此需要进行研究和辨析，见表1。

2 档案数字化

我国的研究学者最初对档案数字化进行的定义是认为将计算机的数字化技术应用于档案信息这一领域就是档案数字化。档案的数字化包括了两部分内容，一方面是将档案的传统信息形式，比如文字、数据和声音图像等数字化，另一方面是将数字化信息还原为文字数据以及声音图像等传统档案信息。从而实现既能够将传统档案信息录入到计算机系统中，又能够将数字化档案信息从计算机中输出给使用者。

之后随着研究的扩大的深入，又有研究人提出在对档案信息进行筛选后，将原本储存在传统载体中的信息内容转换为数字化形式，并通过计算机等相关技术手段进行存储、利用和保护的系统性工程就是档案数字化。

通过分析对比可以发现，对此概念进行的不同定义中存在两点共性，即都与计算机的相关技术有关，也都是将档案信息由传统载体形式向数字化形式转换。其主要的不同之处在于一个是数字化的过程是否是可逆的；另外就是简单转换和综合利用方面的区别。

3 数字化档案

我国的研究人员在定义数字化档案这一概念时存在较多的不同看法，既有认为是指传统档案在进行数字化后形成了数字化形式档案，就是数字化档案；还有的认为电子文件在归档以后形成了电子档案，这也就是数字化档案。

数字化档案在不同定义中的差别较为明显，有些人认为其属于对电子文件进行归档后形成的产物；有些人则认为统档案在进行数字化后形成了数字化形式档案就是数字化档案；也有人认为此二者都属于数字化档案。

4 数字档案

对数字档案进行定义时，我国的研究人员也有不同的看法，且差异比较明显。有将其定义为归档的电子文件，还有将其定义为档案文件的数字化的信息。也有人认为此二者都属于数字档案，也就是说将数字档案和数字化档案看成统一概念。

表1 出现三个概念的期刊文献的数量

5 对三个概念进行辨析

5.1 档案数字化和数字化档案的区别

档案数字化就是对传统形式档案资料进行转换，使其成为数字化的信息的转化过程。而数字化档案是利用各种数字信息技术对非数字形式的档案进行复制所得到的数字形式的复制品。档案数字化的过程是利用数字信息技术和手段，以及相应的数字设备，根据规范化的标准从而产生数字化的档案的转化过程。数字化档案和档案数字化间具有紧密的关系。档案数字化是数字化档案形成的过程，而数字化档案则是这一过程的结果。

5.2 数字档案和数字化档案的区别

数字档案是企事业单位、机关团体以及其他的个人或组织在其社会活动的过程中，利用计算机等数字设备所形成的通过数字代码形式记录的图像声音以及图表文字等形式的资料信息，是一种在现代化的信息技术手段下所出现的新型档案，但它依然具有档案的典型特征和档案的本质属性，因此数字档案就是真实的档案。而数字化档案并不具有档案的本质属性和特征，它是档案信息以数字形式进行的复制，是档案的复制品，并不是真正档案。

5.3 三个概念的区别

数字化档案和档案数字化虽然在其字面上都有档案和数字，但实质上他们和数字档案间并无关系。数字化档案是档案在数字化后的产物。档案数字化的过程是档案的管理部门对档案资料进行数字化的加工，而在数字化的过程中没有新的档案产生。数字化档案是档案资料以数字形式进行复制而得到的复制品，由档案的管理部门掌控和产生。而产生数字档案则是由相关的企事业单位、机关团体以及其他的个人或组织在其社会活动的过程中所直接产生的，这是档案的真实形成过程，并非档案的管理部门所加工产生的。

6 结语

档案数字化、数字化档案和数字档案是近年来在档案管理工作和相关的研究领域中出现比较频繁的词汇，由于三个概念在文字上的接近，使得人们在理解和使用中会产生一定的混淆。通过档案数字化、数字化档案和数字档案这三个概念的差异性进行分析，有助于帮助人们正确理解三个概念的不同涵义，明确三者的区别，从而能够恰当的使用，促进档案信息利用率的提高，更好的体现档案价值，使档案领域实现更大的发展。

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