新形势下档案管理之思考

(天津北方电影集团有限公司，天津 300380)

档案工作是集知识性、真实性、咨询性、服务性为一体的综合性工作，它是企事业乃至社会发展要素中重要组成部分。伴随新时代我国经济、政治、文化发展步伐的加快，档案管理的科技含量也不断增加。由此，档案管理工作要紧跟时代步伐，与时俱进地提高这项工作的规范化、制度化、科学化，更好服务企事业机构和社会。为此，不断提升档案管理工作水平则迫在眉睫。

一、存在的主要问题

近年来，国家对档案工作极为重视。从社会层面看，整个档案工作水平有了进一步的提高。笔者认为，按照习近平总书记在浙江省工作时就“档案工作”作出的“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要”的指示、栗战书同志2015年 7月31日在国家档案局会上的讲话等要求,比对企业层面的档案工作仍存在一些问题，需引起我们的重视、探讨、研究和改进。

1.管理方法相对老化，日常管理手段弱化。档案的科学管理、安全保存是档案管理工作的主要职责。但在信息化、网络化快速发展的今天，绝大多数企业的档案管理工作还是靠柜子、凭册子、翻本子、做登记、阅文档；档案的收集、整理、编目手段，卷宗的除尘、去污、消毒等管理方法老化；电子媒介(如音像、PPT、视频等)档案存储的新管理手段和措施还没有合理运用。档案安全保存，科学管理的机制与新形势的要求存在一定距离。

2.档案服务方式死板，多媒体手段运用不足。目前，部分企业受主客观因素制约，档案服务工作在一定程度上呈现出主动服务等意识不浓的状况，提供档案服务方式基本上还是传统的来人接待、按需查找、人工手动；运用电脑、网络、智能化等多媒体手段管理和提供档案服务方式(如网络查询、电子自助查档、电脑协助打印)欠缺，影响了工作质量和效率。

3.专岗人员相对不足，队伍整体素质有短板。据有关资料记载，大多企业从事档案管理工作人员多为兼职，特别是一定数量的企业没有把档案岗位人员的选配、培养重视起来，计算机、网络管理、档案工作软件运行等专业人员少之又少。新形势下的企业档案内容较前丰富了、资料载体形态拓展了，但现岗的档案管理工作人员思想观念、知识结构、多媒体技术掌握、日常管理办法、业务工作能力等元素都按与时俱进的要求有短板。

4.档案管理制度不健全，科学性和规范化管理有差距。诸多企业经验说明，较为完善的档案管理制度可使企业档案管理工作有章可循、保质运行。目前，一些企业虽已初步形成了有关档案管理工作的制度或规定，但大多企业并没有形成系统的档案管理工作制度，甚至是已有的一些制度的科学性、规范化及可操作性不强，系统性和连续性方面有差距。

二、问题产生的原因

1.领导重视不够，没有纳入企业整体工作的议事日程。在企业，由于档案管理工作不能直接产生经济效益，因而往往被企业领导把它边缘化，排不上议事日程。档案管理工作人员也把本岗职能简单地理解为“就是收集归档、留存保管”，对档案收集、梳理、分类整卷、立案留存、安全保管、服务利用等岗位性质和基本功能认识不清晰，造成档案工作未达标。

2.档案管理工作重要性认识淡化，定位有偏差。随着国家、地方和行业对档案工作的重视，一些企业主要领导意识到了档案管理工作对企业发展的重要性，但没有形成明确的管理理念，把档案管理工作划分为人事档案或办公文档的保存与管理。这反映出，企业领导对档案管理工作重要性的认识不到位，对档案管理工作的定位有偏差，使这项工作达不到上级领导和主管部门的要求。

3.在岗工作人员专业素质相对较弱，培养力度不足。鉴于档案管理工作专业性强、程序性严谨、运用有纪律的特点，承担这项工作人员的职业素养、专业素质会直接影响工作质量和服务效率。就目前我国企业层面的档案工作现状来看，在岗人员的专业素质普遍存在着与本岗职责和要求的距离。由于档案工作人员的工作水平、文化修养、业务能力的参差不齐，信息化运用能力不强等因素，在一定程度上影响了企业档案管理工作水平的提高。

4.档案管理工作设施落后，与上级要求存在差距。许多实例表明，完备的设备设施和条件是企业档案工作良好运行的重要保证，它不仅促进档案工作完整管理，还促进档案工作安全管理。但一些企业档案管理工作的硬件，如档案室的面积、采光、所拥有设施(即“三铁一器”、“八防”)等与上级要求存在差距；有的企业没有专门档案室、已有档案室的其空间狭小，基础设施不健全，对已有档案材料的保存质量出现了问题。

三、解决问题的建议

1.切实加强对档案管理工作的重视，是提升企业档案管理工作水平的关键。如今的档案工作不是简单地纸介和电子版两种形式文档保管的事务性工作，它具有一定的政治属性和政治特点。企业要发展，必须保存和利用好档案，以适应新形势下企业发展的需要,更好的服务于企业建设这个中心，这是每位企业领导必须重视的重要任务之一。因为，档案管理工作离不开领导的重视与支持，作为企业领导推进企业发展自然也离不开档案提供的大量的企业乃至国家发展走势脉络的文件资料、组织实施过程的痕迹资料等。因此企业领导要提升对档案管理工作的认知，认真从硬件达标(场地设施)、软件配套(制度规定)、队伍建设(人员配置与培训)等方面重视起来，营造提升该项工作水平的环境。

2.进一步创新理念，是提升企业档案管理工作水平的思想基础。企业领导对档案管理工作要在思想上形成现代管理理念，随着时代的发展而进步；承担此项工作人员要紧跟时代步伐，树立高质量、高效率工作观念，将档案工作由被动服务转变为主动服务、由应对服务转变为贴近服务，随着社会进步和企业发展在思想认知不断转变、在组织方式上不断创新。如：创新知识资源管理体系，在关注档案实体管理同时，注重档案信息管理，把档案信息的流动及发挥档案信息作用的影响力发挥出来；创新档案管理方式，不断采集、补充和优化企业需要的档案资源，及时准确地为企业服务；加强现有资源的利用，通过创新理念和方法促进企业档案管理工作上水平。

3.注重档案管理工作人员素质的提高，是提升企业档案管理工作水平的队伍基础。企业档案管理工作水平如何，是通过承担这项工作人员认真履行职责充分体现的。企业要加大对这个岗位人员的培训，如果没有经过专业档案知识培训人员承担此项工作，会影响工作质量；况且新型档案载体(即光盘、磁盘、U盘、移动硬盘等)的出现，使档案管理和信息服务趋向自动化、网络化，迫切促使承担此项工作人员知识与技能的更新。企业要下力量提升这个岗位人员素质，它包括政治素养，以适应政治性突出的这项工作；敬业精神，以适应严谨性很强的这项工作；业务素质，以适应专业性极强的这项工作；严守机密，以适应纪律性极高的这项工作。为此，企业要加强对这个岗位人员的培训，使其知识、技能与本岗工作同步前行，实现在岗到位，业务行为规范、准确，减少工作失误的目标。

4.建立健全档案管理工作制度，是提升企业档案管理工作水平的约束基础。企业要及时查找档案管理工作中的问题与漏洞，建立健全档案管理工作制度和规定，用规章制度来约束承担此项工作人员行为，使档案管理工作有章可循，保证档案信息的妥善管理与正确使用。建立健全档案管理制度应包括：规范档案管理流程，提高管理环节的完成质量；形成相应的安全措施，保证电子档案的完整与安全；制定科学有效的、较为完善的量化考核标准与制度，加强对这个岗位人员的考评与监督，加大这项工作队伍建设的力度。

5.运用科学的管理方法，是提升企业档案管理工作水平的质量基础。企业要守住和运用好档案这份财富，就要引领档案管理工作人员运用科学方法，推进这项工作的进步。因为，科学标准的档案管理将企业历史痕迹系统的、全面的存档与展现，可为领导了解企业目前工作状况、酝酿下一步工作思路、确定企业发展走势等提供理论依据和在工作运行中有所借鉴、避免走弯路、提速企业发展步伐提供经验教训，为企业长远发展奠定基础。为提高这项工作水准，企业必须采取有效措施予以规范管理。一是严格按照“八防”要求，提供良好条件，完善各项设施，确保档案室建设符合国家标准；二是运用层级管理办法，明确档案的归档范围、立卷原则、搜集整理和审核审批等具体要求与责任人，夯实档案工作；三是注重日常工作的跟进，主管部门要定期对档案的完整性、归档资料的逻辑性进行复核、检查把关；承担此项工作人员要及时了解企业运行中动态信息，跟踪并做好新增事项内容文本的归档、立卷、存档任务；四是把档案资源的信息化建设提上日程，推进企业档案资源的充分利用。

6.依法建立和管理档案，是提升企业档案管理工作水平的法制基础。伴随我国全面推进依法治国的进程，档案工作同样要依法运行。鉴于档案对企业发展的重要性，企业要加强对《档案法》的学习和宣传，让广大员工了解企业建立档案的作用和意义，从行动上重视并配合档案工作的补充跟进；同时加强对承担此项工作人员关于相关法律法规的学习，教育和监督他们遵守《档案法》、不折不扣的落实上级有关规定，依法建档管档。鉴于档案蕴藏着巨大价值的属性，档案管理工作部门和人员要深入挖掘档案内在价值，将其潜在价值转化为经济价值，更好的为企业服务，通过档案提升企业的竞争力。

总之，档案管理工作必须紧跟时代步伐，形成先进的管理理念，制定科学的管理措施，建立合理的管理制度，解决工作中存在的突出问题，提高档案规范化管理水平和管好、用活档案的服务能力，推动企业伴随国家实现中国梦、两个一百年奋斗目标的战略部署不断发展。