电子文件档案管理在目标管理中的教育意义分析研究

（吉林省通榆县城镇公共事业管理处 吉林通榆 137200）

电子文件管理的目标是决定电子文件管理内容和方法的核心要素，电子文件管理的目标主要可以分为两大类型：一是电子文件管理的质量目标，包括真实、完整、可读、可用、保密、及时等；二是电子文件管理的其他目标，包括提高业务效率、满足法规要求、降低业务风险、维护社会记忆的完整性等。这些目标的实现程度依赖于电子文件的质量。这里主要阐述电子文件管理必须做到的四个最基本的质量目标：真实性、完整性、可读性和可用性。

一、保证电子文件的真实性

对于电子文件的真实性有许多种解释，其中最具有代表性和影响力的观点有两种。第一是原始记录性在数字世界中的演绎：真实性是指电子文件确实是业务活动的真实记录，其内容、逻辑结构和背景信息经过传播，迁移等处理过后依然保持不变，与形成时的原始状态保持一致。它要求电子文件不是非法用户所伪造的；没有经过非法改动；处理工作也没有造成其内容儿逻辑结构以及背景信息的改动。当然，物理结构以及一些信息显示形式上的变化并不影响电子文件的真实性，尽管表述可能有所差异，我们国家的大部分学者都赞同采用这种界定方法。第二种是国际标准的定义：文件与其既定用意相符合，文件的形成者与发送者与其既定的形成者和发送者相符，文件的形成与发送时间与其既定的形成和发送时间相符。这里边所谓的既定是指法规、标准和制度的规定。这个定义除了明确了信息不能非法变动之外，还强调其生成的合法性，内涵更为丰富。

二、保证电子文件档案的完整性

所谓的电子文件的完整性是指文件信息齐备，没有缺失。电子文件的完整性主要包括两个方面的含义：第一是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损；第二是作为记录机构活动真实面貌的、具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全，文件之间的有机联系得以能够揭示和维护。

完整性是实现电子文件价值的保障，对于真实性、可读性、可用性的保证也有着重要的意义。说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息如果不完整，则往往不能证实其真实性；如果说明文件技术状况方面的信息缺失，则对其可读性和可用性也有着一定的负面影响。

为了确保每一份电子文件的完整性，应当分析电子文件的构成要素，完整的电子文件是这些要素的有机结合。在传统的环境之下，文件的各个要素都是可视的，并且通过一定的载体来固定在一起，而在计算机系统中，表达电子文件内容、结构和背景的要素完全可以独立存在，分别管理，而且有些内容和要素是不可视的，比如说对于文件格式的控制命令等等。为了保证和维护电子文件的完整性，需要有意识地对这些要素进行集中管理。

三、保证电子文件的可读性

电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩/解压缩、加密/解密、载体转换、系统迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并能够保持其内容的真实性。电子文件的可读性是其存在和价值的基础，如果文件不能顺利读出，文件中的信息便成为了“死信息”，即使再有价值的东西也就成了失去了存在的意义。

电子文件的系统依赖性使得每一份文件只有在相应的系统环境中才能读出，这个系统环境覆盖的内容有很多：中央处理器（CPU）、载体、操作系统、应用软件和加密软件、压缩软件等等，其中如果任何一个因素发生了改变，就可能会导致文件的全部或者部分无法被读出，尤其是以应用软件的影响最大。人们日常工作和生活以及交往中也会常常遇到电子文件读不出来的情况，因此教训非常深刻。

目前保证电子文件可读性的措施主要包括以下几种情况：一是将电子文件以开放的格式进行保存。格式规定应用软件解释文件中数据的方式，通常文件的后缀名都是标志了其格式的。开放式的格式规范是公开的，如果开放格式由标准化组织进行推动，则就是标准格式。任何组织和个人可以根据公开的规范去编写开放格式文件的编辑和阅读软件，由此摆脱其对特定软硬件的依赖。不过目前并非所有的文件都能够转换成开放格式的，有些文件可会在格式转换的过程中会有信息丢失的情况出现，因此有些文件在格式转换的过程中档案部门会同时保存档案的原始格式和开放格式。二是将文件形成系统与电子文件一起归档案进行保存。这种方法保全了电子文件的形成环境，不过形成系统的收集和维护都需要专门的人员来做。三是采用能打开多种格式的文件阅读软件，这种软件只能够浏览而不能编辑电子文件，这一点符合档案管理的基本要求，缺陷在于其能够打开的文件格式是有限的。四是随着系统环境的变化，将电子文件从旧的技术环境转换到另外一种技术环境上，这个过程称之为迁移。迁移就是不同信息格式之间的转化，有的时候还会涉及到整个系统配置的改变，但是其缺点就在于可能会使部分文件受损。五是将电子文件的信息转移到纸张上，或者是微缩胶片等传统的载体上，这种方案无法呈现声音，视频等非静态信息。以上措施各自有自身的优缺点，目前业界倾向于开放式格式的解决方案。

四、保证电子文件的可用性

电子文件的可用性是指文件可以查找、检索、呈现或者理解。也就是说一旦用户需要产生使用文件的需求，便能够及时地查找到所需要的信息，并且文件能够以用户可以理解的方式进行输出。可用性以可读性为前提，同时还提出了便于查询利用的更高要求。为了保证电子文件的可用性和可读性，除了做好可读性的必要的维护之外，还应该准确地理解和把握和预见各个方面的信息需求，对电子文件及相关的信息内容进行有序的组织，深入挖掘潜力，提供多种形式检索途径和多样化的信息产品，及时回应利用申请。此外，还要求保护电子文件的信息安全，避免在利用的过程中遭到破坏，避免非法用户的访问。