基于共词聚类的我国档案信息化结构、趋势分析

杨冰冰

摘要：信息化档案管理是由传统档案管理进行转变的，信息化技术、工作人员素质、档案信息化等都是其主要研究结构。现如今在档案信息化研究进程中还存在一定的问题，缺少成功档案信息化研究的信息情况，在理论方面研究过于多，而在实践应用上的研究就相对比较少一些，文章对基于共词聚类的我国档案信息化研究结构、趋势进行了分析。

关键词：档案信息化；研究结构；趋势分析

在如今信息化背景之下，档案利用的方式也在被进行转变，把传统档案转变成信息化档案，满足现在群众增加的需求。近几年，我国档案信息化的研究在不断加大，已经成为现在相关研究学家所研究的热点情况。采取对共词分析、聚类分析，查找相关旗杆等数据资源，对现在档案信息化为主题的文献进行定量分析，找出我国档案信息化研究结构与趋势分析，以此来显示我国档案信息化研究的真实状况。

一、研究方法与工具

通过查找大量的期刊、文献等进行探究，本文采用了共词分析、聚类分析、多维尺度分析等方法进行研究，把相同共词之间的关系情况进行分析记录；聚类分析是把两个个体之间的联系程度进行分析，这种方法可以有效描述两者之间对应程度；多维尺度分析是可以在分析过程中得到关键词之间的位置，从文献的反映程度找出研究结构。

二、数据处理

（一）高频词统计

在对应系统软件中进行词频的统计，得出不重复的关键词，把关键词所占用的比例进行分析，并进行相应记录，和文献、关键词等条件进行结合，得出最后高频词的统计数据。

（二）共词矩阵

在共词矩阵中可以把高频关键词直接统计出来，并把出现频率高的文献进行显示，词频值锁定在8的范围内，运用25x25的共词矩阵，进行工具箱指数结合处理，进行相应关系数据转换，利用指数把各个高频率词之间法关联度进行减少。

三、数据分析

（一）聚类分析

聚类分析，主要是以一种多元化统计方式进行体现的，针对研究的样本进行细致分类，并且要按照变量中的不同特征进行研究，以及数据的个体案例，把关系的疏密程度作出详细的分类。运用聚类的方法进行类与类之间的计算方式，把出现次数较多的关键词进行聚类分析。

（二）多维尺度分析

这是一种多元统计方法的一种，通过在低维空间的坐标来进行多个研究样本的体现，把他们之间的相似程度进行找出，两点之间存在的距离远近作为判断的依据，相似度导入多维尺度进行分析，并且也对高频率的关键词进行导入分析，得出最后想要得到的结论。得出的结论结合聚类分析，进行区域性的比较，这些区域都可以表现出档案信息化研究结构的不同。

四、结果与讨论

目前已经有这方面很多相关文献资料，很多研究学者进行了深入的探究，从上述可以看出，档案信息化研究方向主要包含学校学生档案、企业档案、管理档案人员素质、信息技术等方面。同时在档案信息化方面还会涉及计算机、档案学、管理学等多个领域状况，在信息化档案研究发展过程中，档案信息化研究进程主要表现为以下阶段。

1. 萌芽阶段：处于萌芽阶段是进行初步的可行性研究，有相关学家对档案信息化可行性进行了深入研究，表示出档案信息化是当下发展的需求，对档案事业发展有着推动性作用，在如今计算机技术不断快速发展下，也为档案信息化提供了很多途径进行转变，因此这个阶段被称之为萌芽阶段，也是档案信息化的基本起始点。

2. 起步及快速发展阶段：近几年我国档案信息化在快速进行发展，在信息技术进行提升的基础上，档案信息化体系也在不断快速提升，在相关研究结果上有了很大突破，信息化研究热点主要包含档案信息化技术、人员素质、医院、高校、企业、电子政务、档案信息安全等等方面。

档案信息化技术上面，集中了很多方面的技术处理。在赵静对基于共词聚类的我国档案信息化研究结构分析中，指出相关问题的存在情况与优势，并在电子档案信息管理安全性质上也存在一些瑕疵。云计算对档案信息化也有一定的影响，根据相关依据可以进行云计算平台的建设，档案管理部门可以通过云计算平台进行信息数字化提供，让档案信息化有了新的进展方向。

对于人员素质来说，档案管理人员首先要有正确的意识，在信息化发展空间下，对人员素质要求也在不断改变，管理人员的自身素质修养需要进行提升，定期组织档案管理人员进行教育培训，不断提高理论知识的深入了解，还要提高在计算机上对档案录入熟练程度，并且在查询档案过程中要进行登记，避免档案在查询过程中出现遗失现象，提高人员素质来适应当前发展的需求。在高校管理信息化的发展现状上来看，要注重双向性的服务形式，其手段一定要具备现代化，明确服务中的重点内容，建立有效的评估服务系统，以此来监督检查档案信息化服务的成效。电子档案已经成为电子政务上的重要形式之一，是政务信息重要体现手段，保证了电子档案信息的真实性、安全性以及完整性，在信息化答案建设中要把电子档案放在重点工作之一，加快数字化建设的脚步，让档案应用信息化建设更加顺利。

在医院档案资料中，信息化的建设也为其带去了新的挑战，医院档案信息化是适应现在社会发展的必要性，让医院呈现可持续发展状态。同时在人才、设备、安全上还存在少许问题，在档案信息管理上没有专业的人员进行管理，在设备上没有引进新的设备，并对设备进行定期维修，在信息管理上不是专业人员进行管理，因此在查阅等方面没有做好登记，导致档案信息出现遗失的现象。有研究学家利用网络结构建立管理平台，加强对人才综合素质建设，制定合理制度等，让医院档案管理信息化建设发展更加快速。

企业档案信息化管理建设中，在信息化发展下企业档案信息化建设已经有了一定呈现，但是在基础设施上还不够完善。根据我国现有档案管理标准与企业中档案标准进行结合，制定出一个适合自身企业发展的准则，另外还要把其它影响信息化建设的原因进行考虑，如安全性、资金、应用等方面。需要让信息化建设的重点贯彻到企业会计档案管理中。

档案信息安全上，在进行档案信息共享的情况下，有时会遇到权限控制问题，要保证档案信息的安全性也要保证其完整性，针对不同档案的安全进行不同访问权限的设置，有效保证信息共享的隐私性与安全性能。一些相关人员提出了隐私信息制定方案：在信息访问上进行控制，和知识信息上匿名保护，不同的档案信息资源可以有不同衡量标准。在组织方法与技术保护上可以进行适当调整改进，让档案信息可以得到安全保护。

目前我国档案信息化研究处于快速发展阶段，让档案信息化、人员素质提升、档案信息安全、企业档案中形成结构体系。从研究内容上查看有理论上的研究，也有信息技术上的实践研究；在学习、医院、企业等多方面建设信息档案研究，寻找出其中存在的问题：一是研究国内行业档案信息化建设研究，缺乏与相关档案信息化分析研究成果进行比较；二是在理论研究方面过多，在实践应用上的研究过少；三是研究的方法都是定性的模式为主，多使用历史事件作为研究基础，缺少了定量统计上的分析进程；四是对档案信息化评估上的研究过少，档案信息化建设想要做到什么样的程度，怎么样进行构建评估上的指标，以及在进行评估研究上的缺乏。需要相关专业人员进行深层次挖掘，让我国档案信息化建设可以顺利进行，并具备技术条件上的支持。

参考文献：

[1]刘春年，陈通.基于共词聚类的我国档案信息化研究结构、趋势分析[J].档案管理，2015（06）.

[2]汤男楠.企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].安徽大学，2017（11）.

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[4]葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯，2011（01）.

[5]朱丽梅.档案信息化建设的绩效评价研究[D].华南理工大学，2014（06）.

[6]刘娜，孔青青.档案信息化研究综述[J].山西档案，2013（03）.

（作者单位：嘉祥县人力資源和社会保障局）