高校学籍档案服务于教学管理研究与实践

李晓艳 汪莉 蒋其祥

[摘 要]学籍档案是高校在招生录取、教学活动、学籍管理、学位授予、学生毕业就业等过程中形成的，对国家、社会、学校有保存价值的文字、图像、声像等原始记录，全面记载学生在大学阶段的学习、实习、社会实践及毕业就业等活动。在整理所在学校学籍档案基础上，基于潜在问题设计调查问卷，并通过对学籍档案和问卷调查的分析，深入了解学生学习状态，探讨影响学生学业成绩的主要因素，针对性地提出在学分制教学管理的背景下完善相关教学管理办法和措施，同时对实施效果进行跟踪，实现学籍档案服务于学校教学管理的新路径。

[关键词]高校；学籍档案；教学管理

[中图分类号] G647 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2018）06-0187-03

高等教育大众化的深入和推进，使在校生数量剧增。主动、自由、独立和灵活的学习生活方式对学生的能力和自我管理提出更高要求，也挑战着高校管理与服务水平。高校档案馆应适应新形势，研究学籍档案，分析学生困惑所在，适时向学校教学管理部门建言献策，预防和減少学生因能力不足与要求较高的矛盾导致的困难和危机。

一、问题提出

《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》将“全面提高高等教育质量”和“提高人才培养质量”确定为21世纪第二个十年高等教育的发展议题之首。全新质量观要求高校要从学生的视角出发，凸显人才培养作为大学中心职能的地位，将人才培养质量作为衡量高等教育质量最重要的指标[1]。深入教育过程和学生学习经历，强调教学及管理过程中的服务职能，促进学生成长，是“双一流”高校建设的重点任务之一，也是高校应尽的责任。

近年来，各高校相应制订出符合学校实情的教学管理制度，如导师制、督导制、学业预警等，但往往执行效果有限，其根本原因在于管理部门局限于对学习成绩的整体把握，无法对导致学生困惑的内在因素深入分析，更无法对学生学习过程及质量的相关信息深入挖掘。

高校档案是高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的，对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是支撑高等教育持续健康发展的基石。随着网络的普及和大数据、云计算技术应用，档案管理的理念已发生革命性变化，由传统的保管利用向多元化开发利用发展。学校档案馆依托历年来档案数据和学校多学科人才优势，多渠道开发档案资源，建立模型进行定性和定量分析，实时找出影响学生学习的因素，提供给学校相关管理部门，促进学校落实立德树人根本任务。

二、档案查阅及统计

1.学籍档案查阅

对2010年至2015年合肥工业大学档案馆存档的本科学生学籍档案进行查阅和筛选，共有596位学生因各种原因产生学籍异动情况。档案直观地呈现了当事人对自身学习情况的反省和剖析，从中不难发现困扰学生学习的一些具体原因。相关典型实例如下：

“对专业缺乏兴趣，专业思想导致学生学习兴趣和动力不足，甚至对学习怀有强烈的抵触情绪，不愿学习相关专业知识，逐渐不参加学校组织的各类教学活动，无故不参加各科考试，出现习惯性旷考” [2]。“学习态度不够认真，对学校规章制度不够了解，对未来可能出现的后果预测不够”[3]。“大三学年的任务过重，自己来自于偏远山区，基础不是很好，没有按时完成学习任务”[4]。“对学习大意轻心，学习态度不甚端正，自主学习意识不强，导致一、二年级多门基础性学科没有过关，进入三年级学习时，由于基础薄弱，无法进行正常学习” [5]。“相对宽松的学习模式，对学习造成了一定影响，不善于处理时间，没有生活规划，来自农村，家庭条件差，养成自闭习惯，学习出现问题就不知所措，学习越来越差，自信心也越来越不足” [6]。“入学以来由于自我约束能力差，学习压力大，适应不过来，学习信心受到严重影响，造成多门课程没有通过” [7]。“过分迷恋游戏，没有认真学习，短缺学分过多，编入下一年级”[8]。

2.成绩统计

对其中234份因成绩退学的档案进行统计，学生短缺学分中基础课程比例占75%以上，大学英语和数学类课程不及格现象较为普遍。234名退学学生进校时的大学英语分级考试中，196名学生成绩为一级（最低级），占83.76%，高于学校73.42%的平均值。一、二年级阶段有141名学生出现英语课程不及格，占60.26%；157名学生高等数学考试不及格，占67.09%。这表明高考数学成绩、高考英语成绩显著影响学生在校期间学习，高考英语对公共基础课的影响最大。

3.地域统计

退学学生中有51名集中于11个西部省、区、市及经济欠发达省份，占招生数的0.92%，远高于其他省份平均值0.53%。

三、问卷调查及原因分析

基于档案反映的问题进行问卷调查，旨在深入了解学习状态，探讨影响学业成绩的主要因素。问卷采用非结构型问题（主观题）的问卷形式，从自我认知和教学管理两个方面设计问题，保证问卷设计的合理性。调查采取抽样调查的形式，以记名的方式进行，共发放调查问卷119份，收回有效问卷109份，未答问卷10份。

有效问卷的学生为在校大学二年级至五年级（五年制专业）短缺学分达到退学警告及编入下一年级的学生，比例分别为45%、35%、14%、6%。问卷调查典型问题统计为：

1.对学校教学管理方面（课程设置、教学安排等）有何意见或建议？

学生回答：无意见（59人，54.1%）。在提出建议的50名学生中，分别指出课程设置不合理，多而不精（20人，40.0%），增加公选课（7人，14.0%），课程较为宽松，老师对课堂和作业不够重视（6人，12.0%），PPT教学效果不太理想（6人，12.0%），大班教学效果差（8人，16.0%），加强实践教学（3人，6.0%）。

2.成绩不理想的原因是什么？

学生回答：学习态度不端正（64人，58.7%），自控力差，玩游戏，看视频（17人，15.6%），缺乏学习计划（8人，7.3%），基础不好（7人，6.4%），不适应大学学习（6人，5.5%），缺乏兴趣（3人，2.8%），其他（4人，3.7%）。

3.最困扰学习的课程是什么？

学生回答：选择专业课51人（46.8%），选择基础课58人（53.2%）。

学生回答：在基础课部分，选择高等数学（36人，39.5%），大学英语（15人，16.5%），大学物理（11人，12.1%），高级语言程序设计（11人，12.1%），线性代数（7人，7.7%），工程图学（7人，7.7%），概率论与数理统计（3人，3.3%），电工技术（1人，1.1%）。

4.是否经常自习？如果不自习一般会做些什么？

学生回答：自习（32人，29.4%），不自习（77人，70.6%）。

不自习时业余时间活动内容：上网看电影、打游戏（51人，66.2%），打球（9人，11.7%），外出游玩（7人，9.1%），兼职（7人，9.1%），体育专业训练（3人，3.9%）。

5.是否旷课？如果有，旷课的原因有哪些？

学生回答：旷课（92人，84.4%），不旷课（17人，15.6%）。

曠课原因：懒散、毅力不足（41人，44.5%），对上课无兴趣，沉迷游戏（32人，34.8%），听不懂讲授（9人，9.8%），重修冲突（5人，5.4%），兼职（2人，2.2%），其他（3人，3.3%）。

根据学籍档案以及调查问卷典型问题回答显示，学生学业问题是由多种因素综合影响而形成的，内部因素主要是学习动机、学习态度、学习兴趣和学习自觉性问题，外部因素主要是学习环境、学习能力、学习压力和困难、教师辅导缺乏等。此外，网络疑惑和高校相对于中学而言的粗放管理造成督促不到位，来自边远贫困地区及教育不发达地区学生产生学习压力、心理负担也是影响学习的因素。

四、改进措施及成效

在尊重教育规律和学生身心发展规律，为学生提供适合的教育的原则下，基于学籍档案研究与调查分析基础上，向学校教学管理部门提出“把好关口、提高热情、加强帮扶、注重过程”的管理思路，并最终通过各项具体措施予以实现，最大化地解决学生在学业过程中遇到的各项负面因素，具体做法如下：

1.强调基础课程不仅是后期专业学习的保障，也是提高学生综合素质和能力全面发展的需要。新修订的学籍管理办法将之前一、二年级学生只要分别获得25学分和65学分及以上的学分就可以进入高年级学习的学分标准分别提高至35学分和70学分，低于此要求的学生必须通过课程重修打好基础方可进行下一阶段学习。对一年级获得学分少于25学分的学生，采取劝退的制度，提高学生进入高年级专业课学习的基础课程要求。

学生毕业前一年进行学分清理，提前把住毕业关，欠缺学分的学生由学院督促选修相应课程。对超出学习年限滞留学校的学生学籍要及时清理，营造校园学习氛围，增强学生学习的内在驱动力。

2.实现本科生校内转专业常态化，提高学生学习兴趣与所学专业的匹配度。扩大按照学生成绩转专业人数比例，从第一学年学生成绩排名前5%调整到前30%。除根据学生成绩转专业之外，对于一些学有特长的学生（如在全国或国际学科竞赛中取得优异成绩者）可视具体情况转入相关专业；对于一些在本专业学习的确有困难的学生，学校可规定一定的专业范围允许学生转专业；对于部分群体组合，互相之间自愿调整专业的，本着“以人为本、培养为先”原则，实现一对一之间或多人之间一对一互相交换循环转专业。

3.鉴于学校多校区办学，任课教师无法充分辅导答疑的实际困难，实施基础课程研究生助教制度，并将助教纳入研究生培养过程的必修环节。要求博士研究生助教累计学时不少于96学时，硕士研究生助教累计学时不少于48学时，且至少助完一门完整课程，随班听课课时数不低于所助课程总学时数的30%。研究生助教主要承担相关课程的辅导答疑、作业批改、教学实践辅导以及随班听课等工作，配合任课教师现场开展基于互联网络的远程在线辅导答疑，实现对学习困难学生进行针对性帮扶。

4.以教学过程为抓手，构建以能力为导向的一体化教学体系[9]。每门课程各教学环节对应具体的目标、教学方式和考核方式，便于教师了解学生对课程各环节知识或技能的掌握程度，及时调整教学进程和教学方法。实行课堂测试、讲演、报告等多种方式考核，规定期末考试成绩在课程考核成绩中占比不超过50%，促使学生把学习注意力集中在平时教学各环节，避免了以往的教学模式中，课程结束一考定成绩的做法，督促学生对课程保持持续性的关注与投入，提升了学习效果，并相应减少了作弊等风险行为。

学业过程管理做到对边远地区学习基础相对较差的学生及外语或数学困难学生的重点帮扶。档案馆以学生高考成绩与选课数量的关联，生源地域、应届与往届、农村与城镇、个人能力等因素对学习的困扰，调剂录取与专业思想等为重点整理历年录取、学籍、成绩、毕业去向等档案，会同相关部门建立信息平台辅助教学管理。

五、总结

档案中一些反映行政和业务管理的原始记录，如果及时加以整理研究，可以从中总结出不少经验教训，作为现实工作的借鉴。而等到几十年后再去研究它，档案的资治作用已基本消失，剩下的主要是史料作用了[10]。挖掘档案背后的价值，实现档案信息资源最大程度的开放，满足使用者信息需求，是档案利用的最终目的。

高校档案馆掌握了学生从入学到毕业的学籍档案，掌握了个人详细信息的个人档案，掌握了整个教学过程从专业计划制订、课程教学安排到教学效果评价的教学档案，也掌握了教学和学生管理部门促进教学与学生能力培养的公文档案。上述基于学籍档案的整理、统计、分析和配套开展的问卷调查，以及在此基础上提出的教学管理改进措施，将顶层设计和实践探索有机结合，是高校档案服务于学校建设发展的积极案例。开发利用各类档案，围绕核心能力，动态地对学生学习进行多因素、多方位、多指标的综合监控与评价，达到通过对学生学习成绩的动态跟踪，最终服务于学校教学管理，提高学校人才培养质量和水平的目的，促进学校落实立德树人根本任务。

[ 参 考 文 献 ]

[1] 赵琳，王文，李一飞，纪洪超，史静寰.大学前教育经历对高等教育质量的影响机制研究——兼议教育领域综合改革[J].清华大学教育研究，2014（6）：35-44.

[2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] 分别为合肥工业大学档案馆档案，档号分别为：HFUT-2013-Y-JX-3286、HFUT01-2011-Y-JX-3934、HFUT01-2015-Y-JX-9358、HFUT01-2013-Y-JX-3277、HFUT01-2012-Y-JX-3152、HFUT01-2013-Y-JX-3288、HFUT01-2015-Y-JX-9356.

[9] 教育部.合肥工业大学构建以能力为导向的一体化教学体系[EB/OL].[2017-05-18].http：//www.moe.gov.cn/jyb_xwfb/s6192/s133/s190/201510/t20151014_213216.html

[10] 冯惠玲.张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006：61-62.

[责任编辑：钟 岚]