档案数字化工作带来的优势与劣势

祁瑞峰

摘 要：随着我国社会经济的快速发展，人民对档案质量的要求也在不断提高。长期以来，档案一直被视作重要的信息资源载体，具有极大的利用价值。随着社会的不断发展，在新形势下档案管理部门对静态存放的档案加以动态利用，为社会公众提供服务的同时，最大限度地提升了档案的社会效益与经济效益。档案数字化在档案利用中有十分重要地位。本文就档案数字化工作带来的优势与劣势展开探讨。

关键词：档案数字化;优势;劣势

引言

当前为了适应新时代的变化，提升工作效率，逐步使用数字化管理的方式，但这种数字化管理模式在为档案工作带来便利的同时，一些负面影响也随之显现出来。

1 档案实施数字化管理的优势

1.1 实现信息资源共享

档案数字化管理使档案管理从传统的重实体向重内容转变，由纸质型向电子型资料管理转变，从到档案室查询利用向借助互联网平台检索转变。在此大背景或模式下，档案数字化管理成为实现信息资源共享的必然举措和现实要求。

1.2 提高工作效率和档案管理质量

档案数字化管理能够有效减少人工劳动，确保数字化档案管理更加精确。传统档案管理必须要通过人工对历史资料进行编撰，才能整理成册，而通过利用计算机系统，能够快速地对档案信息进行查找和翻阅，能够将各种文献资料分门别类地存储，提高了资料检索的效率。将档案资料数字化之后，能够上传到互联网，方便用户对数据资料进行查找，不仅省时省力，而且不受时间和空间的限制，能够提高数据资料的利用价值，提高档案管理的服务水平。

1.3 利于档案自身保护

实体档案的保护对外在环境有着严格要求，每一次的查询、复印都会对档案原件产生不可逆的影响。档案数字化管理后，利用查询的档案不受查阅次数影响，有利于档案自身的安全。此外，档案数字化管理也是适应办公自动化和电子政务建设的需要，能够满足用户的个性化需求。

2 档案实施数字化管理的劣势

（1）档案载体的存储存在着一定的安全问题。随着信息技术的快速发展，网络安全问题也是非常担心的一个重要因素，由于计算机病毒和黑客入侵对计算机系统的危害较大，当档案存储设备出现安全问题后，其存储的档案信息也会受到较大的影响，给数字化档案的真实性和完整性产生了极大的威胁和安全隐患。此外，计算机软件、硬件频繁升级换代，为保证电子档案继续兼容和使用，就必须对电子档案转换，这个转换过程中可能会造成档案信息的丢失。（2）没有发挥出档案数字化管理的优势。多数单位的档案管理人员为兼职人员，档案人员专业知识水平低下，对数字化和电子化档案管理认识不透彻，在档案数字化管理时，把它作为了一种存储工具，并没有发挥出档案数字化管理的优势。在后期的档案利用时，还是采用原有传统的方式去手工检索，没有真正体会到数字化档案带来的便捷，这使得档案数字化管理受到较大的影响。此外，还有部分單位，将重点放在档案管理上，对于档案的利用价值则忽略，使得档案资源的利用率较低。

3 对档案数字化劣势的管理策略

3.1 加强基层档案室数字化管理，确保基层档案室信息共享

基层档案室建设，必须要积极加强数字化管理的宣传与推广，让广大基层档案室管理人员能够正确认识数字化建设的必要性;同时，还要提高基层档案室数字化建设的标准，确保实现基层档案室的共享机制，提高基层档案室数字化利用的整体效率。

3.2 信息安全

认真做好档案安全意识，充分认识档案安全工作的重要性，不断增强忧患意识和戒惧之心，落实档案安全主体责任，加强隐患排查，做到工作日每天例行检查无缺漏，节假日安全检查无隐患，确保档案信息安全与实体安全万无一失。在做好档案实体安全工作的同时，更重视档案信息安全工作。档案数字化工作特别是外包工作，严格按照有关安全管理规范的要求，严审资质、全程掌握、在外包服务前，做好涉密和内容敏感档案的鉴定工作，绝不能使数据掌握在外包者手中，造成数据流失。强化红线意识，树立底线思维，确保档案安全万无一失。

3.3  统一管理软件，加强软件的维护与管理

为了尽可能减少软件包容性不足问题的出现，基层档案室数字化建设必须要建立统一的管理软件，确保资料能够实现共享;在软件维护和数据备份的过程中，也要对软件进行定期维护，确保管理软件安全稳定运行。

3.4 档案人员加快专业知识更新

我们正处于信息爆炸的信息时代，一定要彻底转变传统档案管理工作方式，将数字化管理与网络化建设作为档案管理工作重心，进而使档案管理工作有利于信息技术的快速发展。因此，对档案管理人员学习理论技术产生十分积极的作用，为提高档案数字化工作水平创造有利条件，随着信息化管理的深入实施，档案管理人员应进一步提高整体工作水平，通过深入学习并领会有关知识使视野不断拓展，知识结构更加丰富和进一步优化，对于提高专业能力也具有重要促进作用，使自己逐渐成为对档案管理业务和信息技术比较熟悉的高水平技术人才。有关部门应在资金方面进一步加大支持力度，为高层次人才的培养创造有利环境，并对教育培训活动定期组织开展，建设一支专业化的档案管理队伍。

3.5 技术上，积极应用档案数字化技术

一方面，要结合部门工作职能，加快档案数字化管理的总体设计、软件开发、扫描录入、光盘备份、设备选型和查询管理等系统工程建设，为档案数字化提供先进的平台支持。另一方面，要完善信息技术支撑系统搭建。利用光纤、磁盘阵列等，确保系统具有良好的可扩展性，确保档案存储容量需求。此外，要运用各类PAID保护级别，满足不同用户需要，从阵列控制、链路控制、双口光纤硬盘等方面，保障系统的可靠性。总之，要从硬件、软件和系统等方面为档案数字化管理提供技术支持和保障。

3.6 加强档案信息资源的服务整合和利用

为了更好地提升档案信息资源的利用效能，可以构建主题档案数据库。要基于公共服务的视角进行主题档案的采集、分类、整理和存储，并构建联机检索数据库，完成档案信息资源的联机检索，成立主题档案数据库，并通过档案信息资源整合共享平台进行档案信息资源的在线访问。

结语

随着信息网络化的发展，我国已经进入了一个电子化、信息化、网络化、数字化的新时代。在数字化背景下，档案管理工作也要顺应潮流发生巨大改变，传统的档案管理模式已经不再适应新时代档案发展的要求，对存在的弊端，要扬长避短、克服弊端，确保档案数字化管理工作做好做实。

参考文献

[1]周青扬.数字化档案馆建设的挑战与实践[J].南方论刊，2016（S1）：262

[2]李青.数字档案信息安全保障体系[J].办公室业务，2018（7）：62.