浅谈机关文书档案管理的信息化建设

文/陈实

机关文书档案是机关人事、政策法规、财务、采购的真实记录，是机关治理的工具，是协调机关各项事务和各方面利益的凭据，是领导决策、工作查证、绩效考核、单位和职工维权的依据，是国家档案资源体系建设的主体内容之一。

新形势下，机关文书档案管理工作处在新的重要节点，随着管理工作中新理念、新技术的逐步推广和普及，文书档案成为综合档案里的重要组成部分，它的管理模式和方法也将进一步发生变化。因此，在实际工作中，要严格实行公文处理工作的规范化、标准化，树立“对历史负责、为当前服务、替未来着想”的档案意识，尤其是要推动文书档案工作的电子化进程，呈现档案事业不断发展的前景。

文书档案工作的现状及存在的问题

单位重视程度不够。当前的文书档案管理工作因为不能给事业单位带来直观的经济效益，就导致了很多事业单位对文书档案管理工作不够重视。

一方面是上级领导不够重视，部分领导对文书档案工作没有足够的关注，认为文书档案的管理工作只要保存和分类文件资料就可以了，也没有制定本单位正规的管理及改进计划。另一方面是单位的员工不够重视，个别档案管理员认为文书档案管理工作没有什么技术含量，而且工作枯燥乏味，没有什么乐趣，导致了文书档案的工作效率缓慢和工作质量偏低。

档案管理人员水平参差不齐。档案综合管理人员对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案的管理，绝不是仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的，这就对文书档案管理人员的技术和素质水平提出了更高的要求。

但在实际工作中，从目前人员现状来看，一是许多机关、企业、事业单位的文书档案管理人员大多数还停留在收发、查找的阶段，缺少现代化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能。二是档案管理人员配备比例不够，有的甚至没有明确的文书档案管理人员，或者有的人身兼数职，这就会导致兼职人员的主要精力不在档案管理上，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，更谈不上档案信息电子化了。

文书档案形成不规范。在日常的文书档案归档管理中，会出现不同程度的影响文书规范立卷和规范归档的情况。例如，归档时出现原稿或修改稿的缺失现象；不经过复印就直接用原件归档，导致字迹容易变得模糊不清，影响了档案的质量和存档价值；文件偶尔用铅笔撰写或标注；纸张规格不达标；文件大小不一致，造成装订中发生掉页、漏页等问题，使档案的美观性和完整性都受到一定影响。还有文件归档不及时、弃档问题也相对严重，而相近公文重复与立卷组合没有顺序也是一大问题。

文书档案归档技术陈旧。随着科技的进步和时代的发展，办公设备在不断更新提高，办公的自动化水平也在不断提升，计算机网络技术在一定程度上提高了文件档案管理人员的工作效率。但是手工文件处理方式已经运行多年，并且有一套完善的制度和方法，加之很多传统的纸质文件没有电子版的备份，存在计算机中的文件资料没有打印出来就进行整理和保存，就导致了档案的保存不完整、不规范、不统一，给后面档案工作的调用、查找带来了不便。

文书档案工作的改进措施

构建档案管理信息化，这让文书档案的管理将面临新的挑战和发展机遇，文书档案工作也将从传统时代逐步过渡到一个信息时代。推动档案工作实现新发展，实现文书档案管理现代化，势在必行。所以，要加大力度，创造条件，改革现行的文书档案管理工作。

提高文书档案管理意识，争取领导支持。领导对文书档案工作不够重视，绝大部分是因为缺乏档案管理意识，没有意识到其重要性，对文书管理工作缺乏关注，而要实现文档一体化必须要上下达成共识。因此，要采取积极有效的措施，通过各种宣传方式大力宣传文书档案工作的重要性，转变领导及办公人员的观念。文书档案工作人员要积极向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；为领导提供档案信息，努力做好档案服务工作，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。只有这样，档案信息化管理工作才能得到领导的关注和支持，从而给予更多的经费投入，配置与档案管理现代化相适应的软硬件，为文书档案信息化创造条件，使档案信息管理工作顺利进行。

积极引进和培养专业性人才，提高文书档案管理工作的质量。文书档案管理是一项专业性很强的工作，文书档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，它要求管理人员不但要有高度的工作责任感、良好的职业道德、踏实认真的工作态度、乐于奉献的工作精神，还要有丰富的专业理论知识，尤其是要有现代科技手段和先进的管理方法。所以，要加强对文书档案管理工作人才的引进和培养。

在引进人才的过程中，要注意选择那些有一定文书档案管理基础知识，并且具备了与单位要求相关的知识和技术的高素质人才。对于那些有专门文书档案管理人员的单位来讲，要通过定期培训和考核制度来提高档案管理人员的专业素质和工作能力。同时，还应要求本单位文书档案管理工作者要严格遵守工作规范，对文件资料要严格按照标准化流程处理。只有这样，才能做好新时期的文件档案管理工作。

规范档案管理的基础工作，确保档案的美观性和完整性。在文书档案管理的实际工作中，要对文件资料的美观性进行严格把关，严格按照国标，规范文件资料档案的收集和整理。同时，要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，做到具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度卷，提高档案利用的效率和效果。

在归档工作中，既要注意掌握重点，分清主次，严守全卷宗的关口，不该归档的文件不能混入；又要注意防止应归档文件的散失，特别是在立卷中，要把同类并具有联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，从而提高档案利用价值。建立好全宗卷的案卷目录，按照档案管理要求进行科学的分类、整理、编目，对到期的档案及时进行鉴定和销毁。

促进档案信息化建设，提高工作效率。纸质档案的分类和整理工作繁琐、强度大，如果利用计算机来整理文件，则可以收到事半功倍的效果。

档案管理数字化、信息化是现代社会对文档工作的必然要求，因而要促使档案信息化建设加快发展，在实现了办公自动化的同时，也要积极促进文书档案信息化的建设，将文书档案通过现代网络技术、信息化操作融合为一体，实现真正意义上的信息资源共享。曾经查阅档案必须到档案室，而档案信息化、网络化建设完成后，就可以在自己的办公室对档案数据库进行浏览和访问，将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室阅览，从而提高了档案检索利用的服务质量。

如今，新的文书档案数量快速增多，档案信息化管理迫在眉睫，所以应该抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。在管理手段上，要积极参与单位办公自动化系统的设计与建设，密切结合本单位办公系统与信息管理工作的实际，提出档案管理方面的要求和建设，科学推动电子文件归档工作；在人员管理上，要积极提高档案管理人员的档案信息化素质和档案管理工作者的知识水平，文书档案管理人员要结合本职岗位，边学习边操作，努力使自己成为综合型文书档案管理人才。

文书档案管理是衡量单位管理水平的重要标准，是档案存在的基础，其管理水平的高低直接关系和影响档案的真实性与完整性。所以还要积极运用先进技术和手段，进一步提高工作的技术含量和水平，使文书档案管理手段由旧变新，将文书档案管理从手工劳动中解脱出来，实现档案管理人员对文件档案资料的自动管理，提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。