《企业档案工作规范》解读

第七章  企业档案工作业务建设

九、企业档案利用工作要求

7.9.4  可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。

直接查阅、电话调阅、网上查阅都是档案提供利用的基本途径，可以更加迅速、准确、全面、及时地满足利用者的需要。

直接查阅，就是在档案部门开辟档案阅览室，直接提供档案原件为利用者服务。电话调阅，就是利用者通过电话等通讯手段，咨询有关档案内容或预约调送档案的利用方式。电话调阅的内容一般限于国家或本企业有关已公开的政策性的档案内容，涉及公民隐私的或者按照利用制度应该经企业领导审批的档案内容不采取电话调阅的方式。网上查阅，就是通过互联网或者内部局域网直接查阅已公开档案或在授权范围内的档案内容的档案利用方法。

无论采取哪一种利用方式，都要严格执行档案利用制度的规定，并做好相关的利用登记。

7.9.5  企业宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编等。

专题汇编是指根据企业各方面的需要，选择某一方面的档案信息汇编成册，提供利用者查阅的一种编研材料。

如荣誉证书集，就是将荣誉证书拍成图片形式，加以必要的文字说明，按照时间或专题顺序汇集成册的一种编研材料。

7.9.6  企业宜对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。

专题材料是根据企业的需要或专项工作的需要，通过摘录、缩编、剪辑重新组织整理档案中的有关内容，简要说明和反映某一方面工作、生产、科研等发展、变化情况的档案参考资料。

比如科研成果简介：成果名称、完成单位、任务来源、组织鉴定单位、鉴定日期、完成人、成果登记号、成果简介。

7.9.7  企业宜对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。

深层次加工材料是企业档案编研的最高形式。深层次加工的编研材料是针对某一问题、某一事件或某一项目，集中库藏档案的相关信息并参照有关的资料，在系统、深入分析研究的基础上，编写形成的一种新的参考材料。

深层次加工的编研材料的特点是以档案为素材，应用档案中记载和反映的观点、方法、规程、原理、结果和结论，参照有关资料，进行深入的分析、研究和归纳等加工处理，不同程度地产生其他材料所没有的知识和内容，形成新的知识产品。特别是针对有关技术开发等工作和活动的深层加工的编研材料，带有明显的技术调研报告特点，更具有参考价值。

比如：历年生产经营指标统计分析，是将连续数年的各项生产经营数据采用直接对比分析法进行分析，以便分析观察其变动趋势和原因，进一步掌握生产经营活动规律的方法。

7.9.8  企业可利用档案举办档案陈列或展览。

档案陈列与展览，是指档案部门围绕特定的主题，用各种形式的档案实体或档案复制件布置成的档案展览。档案展览能够充分利用档案库藏，强化观众的亲身参与感，信息传播效果十分突出。企業档案部门还应该积极配合企业举办各种展览和陈列的需要，提供有关档案复制品。

举办陈列或展览的工作程序，确定展览或陈列的主题;确定服务对象;选择合适的展出方式;确定展品;展览艺术设计;确定展览与陈列的组织方式;设制陈列原件的安全保护措施;记录、分析展览与陈列的实际效果。