大数据视野下档案信息化建设的新思考分析

摘要：随着信息技术影响力的扩大，档案信息化建设势在必行，是顺应新时代发展的象征，对满足整个社会档案服务需要意义重大，是实现档案服务高效性与便捷性的根本途径。本文基于大数据视野，分析了大数据时代带给档案信息化建设的机遇与挑战，探讨了大数据视野下，加快档案信息化建设的策略，以期推动新时期档案事业的健康、稳定与长远发展。

关键词：大数据;档案信息化建设;应用;思考

档案信息化建设是大数据时代背景下档案服务的必经之路，一方面建设档案信息化可以节省相关工作人员的时间和精力，减少繁琐的档案查找时间，在大数据视野下，各行业之间的信息资源交换也愈发频繁，为档案信息化建设提供了条件;另一方面因为大数据时代下的保密工作更加完善，档案信息化不仅能够减轻档案整理人员的工作负担，还能保证档案的安全，符合大数据时代的特点。

一、大数据视野下档案信息化建设的重要性

档案作为我国重要信息的记录载体，它的保存和管理问题一直是人们比较关注的问题。一方面传统的纸质档案的管理和保存方式比较麻烦，需要管理人员定期进行整理和检查;另一方面传统的档案管理方式需要更多的人力和物力来确保档案保存完整，如果处理不当就会影响到我国的整体发展。除此之外，档案管理人员在整理档案的过程中也容易因为个人的主观因素造成部分档案损坏甚至丢失的问题，为信息资源的互换埋下隐患，甚至造成一些十分严重的后果，最终影响到相关单位的信息交流和资源调度。从这一方面我们可以看出档案信息化建设是十分重要的，它可以说是档案管理模式的一种重要变更，符合大数据时代的发展特点。

（一）档案信息化建设满足大数据时代的发展要求

随着大数据时代的到来，我国的数据处理和信息互换发展到了一个全新的水平，传统的档案记录和管理方式逐渐显露出弊端，例如，在信息互换方面，随着数据的不断增加，档案的数量也大幅上升，增加了档案管理人员的工作负担，也降低了档案记录的准确性，容易为后期信息资源的互换带来问题;在档案管理方面，由于档案数量呈现不断上升的趋势，管理人员对于已有档案的管理难免出现疏忽，很容易影响到已有档案的正常调动和使用。由此可见，传统的档案管理模式已经不适合大数据时代，为了确保档案管理工作的质量和水平，我们需要努力完成档案信息化建设工作，从而确保我国的档案管理工作处于良好的运行状态，为社会的发展打下坚实的基础。

（二）档案信息化建设能够有效提高档案管理效率

因为档案是信息资源的主要载体，管理人员在整理档案时难免会遇到一些问题，例如档案分类不明确、档案的信息内容不全面、档案存放位置混乱等问题。这些问题不仅影响了相关单位的工作效率，还给档案管理工作人员增加了工作难度。除此之外，档案管理效率低的问题也影响到了我国在档案服务方面的发展，使我国的信息资源互换速度和次数受到限制。档案信息化建设可以很好地解决上述问题，档案信息化建设主要是将档案中的信息录入电脑，从而实现档案信息化的目标，管理人员可以直接从电脑中调出相关档案的内容，节省了档案查询的时间，不仅为档案管理人员提供了方便，还提高了工作效率，有助于推动我国的档案信息化建设工作的发展进程。

二、大数据视野下的档案信息化建设现状

随着大数据时代的到来，我国的档案管理部门对档案信息化建设工作格外关注，一是传统的档案管理过程十分繁琐，需要有众多档案管理人员来进行管理，浪费了众多物力财力;二是因为档案管理在一定程度上与国家的发展息息相关，如果档案管理工作不到位，很容易影响到国家的发展进程。就目前的发展现状来看，我国的档案信息化建设仍然存在着一些问题，档案信息化建设不完善，工作人员不熟悉建设流程，服务水平较低，档案信息化建设的基础不太牢固以及档案管理人员的整体素质有待提高等，这些问题都制约着档案信息化建设的完成速度，影响着我国档案服务工作质量和水平的提升。

（一）我国的档案信息化程度有待提高

随着时代的发展，档案信息化建设工作发展的也越来越好。但是在档案信息化建设的过程中还存在着一些小问题，其中主要限制档案信息化建设速度的就是档案信息化程度不高的问题。这一问题主要表现在档案调动时，当相关单位需要某一档案时，不能很快得到该档案的全部信息内容，有些内容仍然需要档案管理人员亲自查阅才能给出结果。出现这一现象的原因是，档案管理工作人员在档案录入过程中出现了失误，没有将档案信息全部录入，或者是录入信息出现了差错，最终导致档案的信息化程度不高，影响到档案信息化建设工作的发展和落实。

（二）档案管理人员的整体素质也需要提高

部分档案管理工作人员并不是相关专业的，所以档案管理人员的整体素质参差不齐，部分素质较低的管理人员可能对传统的档案管理工作没有很大的影响，但是会降低整个档案信息化建设的水平和效率，会对整体的档案管理团队造成影响，如果档案管理人员的整体素质不合格，那么对于档案信息化建设的态度也会不一致，很多工作人员认识不到档案信息化建设的重要性，那么最终就有可能影响到档案信息化建设的落实，甚至影响到后期档案的正常使用。由此可见，档案管理人员对档案信息化建设的看法和态度对档案信息化建设存在着一定的影响，为了避免负面影响的出现，相关单位最好定期对档案管理人员进行培训。3.档案服务的水平有待提高档案服务的水平主要由档案信息化程度决定，档案信息化建设程度会在一定程度上影响档案服务水平，并且档案管理人员的整体素质也会影响到档案服务水平。此可见，要想提高档案服务的水平和力度，相关单位需要重视档案信息化程度以及档案管理人员的服务态度，从而确保档案信息化建设的高效落实。但就目前的档案服务水平而言，我国的档案服务水平和力度还有很大的提升空间，相关单位需要加强档案信息化建设速度，不斷加强对档案管理人员的培训力度，提高档案服务的水平和力度，为我国的档案服务发展做贡献。

三、基于大数据视野如何加快档案信息化建设

（一）以用户需求为准则，构建数字档案知识服务系统

为了健康档案数字化建设，首先，要积极开展档案收集工作，构建完整的档案管理体系，强化与办公系统的结合，合理扩大收集范畴，尊重用户需求，强化重点信息的优化与处理。其次，做好数据整理与检索工作，提升检索速度，增强便捷性。再次，合理进行知识整合与加工。具体讲，要做好编研工作，融入创新思想。

（二）加快档案管理制度创新，为档案信息化建设提供制度保障

为了促使新时期档案管理工作满足大数据要求，档案信息化建设要注重思维创新，构建完善的信息化规章制度，强化对业务环节与流程的优化，提升管理规范性，维护电子文件的安全性与可靠性。另外，以国家标准为基础，构建档案信息标准体系，统一相关标准，实现对档案数字加工的优化。

四、结束语

综上，基于大数据视角，档案管理工作要与时俱进，以信息化为方向，强化观念更新与创新，构建全新的档案管理模式，实现与大数据时代的共同进步。掌握大数据档案管理中的新技术、新理念与新模式，加快档案管理信息化建设速度，切实提升档案管理效率，更好地发挥档案服务社会的价值。

参考文献：

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[2]叶丹丽.大数据时代企业档案信息化建设[J].黑龙江科技信息，2017（01）：193.

[3]王春丽.“互联网+”时代下干部档案信息化管理的思考[J].民营科技，2018（09）：176.

作者简介：

邵艳玲，哈尔滨市城市内河建设发展有限公司。