谈YK集团应收账款管理

梁爱华

（益海（广州）粮油工业有限公司，广东 广州 510730）

应收账款实际是企业为扩大市场份额，给予其合作的客户在一定期限内、一定额度内的赊销信用额度。但实际销售经营过程中，可以对哪些客户进行赊销，赊销形成的应收账款具体信用额度控制在多少，具体的期限又是如何确定等等问题，稍有决策不慎，都将给企业带来风险。为了控制应收账款带来的风险，健全风险防范体系，企业应当建立事前防范、事中监督、事后处置、全程控制的机制，对应收账款管理工作进行全方位部署。

一、YK集团应收账款管理存在的问题

（一）企业赊销占比较高，客户信用程度难以把握

首先，随着国内粮油制造业的发展，行业产能日益过剩，在当前激烈的市场环境下，为了扩大销售，抢占市场份额，除了通过提供优质的产品、培育优秀的品牌、良好的服务和性价比优势等手段外，赊销也是扩大销售的手段之一，销售收入中的赊销占比日益提高。其次，粮油是民生产品，行业内客户复杂，超市、卖场、经销商、食品厂等等，经营规模大小各异，渠道众多，对市场风险的抵抗能力强弱不一，信用背景调查和评估可能不充分，企业对资信程度难以及时准确把握，增加了资信考察难度。

（二）信用管理政策制度及审批策略需完善

一是对赊销管理的部门职责划分不明确，可能导致都在管又都没管的局面。二是信用政策中对赊销额度和账期测算口径不明晰，加上销售计划预测准确率较低，致使赊销额度和账期过大过长。三是审批策略及考核措施不当。企业在制定审批策略及考核指标时，仅考核销量增长因素，对赊销客户的收款率未纳入考核。

（三）合同条款不完善，隐形的应收款导致损失

在市场价格下行较大期间，合同约定的定金难以覆盖价格下降带来的差价，合同未约定价格下降时需追加的履约保证金的比例或者比例不足。另外合同条款对账期的界定不清楚，导致应收账款的回收期拉长。

（四）应收账款风险管控效率低下

应收账款需要在制作订单/提单环节、发货环节、过磅环节加以控制，因信息系统管理不能完全覆盖，人工控制容易出错，时常出现超额度发货等现象，无形中增加了客户应收款额度。应收账款的后期跟踪管理，靠手工报表，各个环节的信息传输有时间差，报表数据不及时和不准确，导致财务对后续应账款的分析、跟踪、管理不到位，不利于应收款的管理。

二、YK集团加强应收账款管理应采取的对策措施

（一）调整销售策略，减少赊销金额，建立完善的客户评价体系

首先，调整销售策略，使用现金折扣政策，提高现销收入，降低赊销比例，加强对赊销客户的跟踪管理，收缩应收账款账期，减少应收账款的占用。其次，完善客户评价体系，对信用赊销客户进行分类管理，加强对客户的现场考察。根据集团不同业务线对客户的评估，按全国重点、区域重点、公司重点将客户分类，从客户的生产经营情财务指标、与公司的合作年限、前期合作情况等方面，制定严格的考核标准。严格控制针对经销商的赊销，对于确需要赊销的，需提供不动产抵押，且申请单赊销额度不超过抵押物评估价的70%。对合作过程中产生过不良行为的客户，取消享受赊销资格。业务负责提供赊销客户的资信材料，实地考察客户生产经营情况。财务负责对客户资料进行审查，实时通过社会公用资信查询系统，核查相关资料及客户经营过程中有无法务纠纷，并随机抽查部分客户的现场。

（二）建立完善的信用政策和审批策略，事前防范

1.明确各部门在信用政策执行中的管理职责

业务部门负责选择销售客户及提出赊销金额，同时负有安全回款和开拓市场责任。财务部根据业务提供的客户资料初审，严格管理赊销额度，并妥善保存资料，负有保证公司财产安全及业务行为规范合法的责任。公司管理层审核赊销额度及账期是否与客户实际业务匹配，审核赊销额度的合理性。集团的业务线领导和管理层，从全局性审察客户是否发生过不合规行为。

2.完善信用政策，准确测算客户赊销账期类型和赊销额度的授信标准

第一，明确账期类型计算标准，不同类型的账期包括不同的时间段。计算账期的类型包括货出、货到、票到、月结。时间段包括合同账期、在途时间、客户收货处理时间、开票和寄票时间、客户收到发票的时间。第二，赊销额度合理测算。根据赊销账期、预计销量以过去12个月平均提货量测算、当期价格以集团统一制定的指导销价计算，测算出可给予的赊销额度。第三，申请流程归类管理，审批节点根据实际管理者配置。额度的申请流程，按时间分类为首次申请额度流程、增加额度流程、减少额度流程，按使用范围分类为共享额度申请流程、跨企业借调额度申请流程、集团客户额度申请流程，按使用期限分类为临时额度申请流程、年度额度申请流程、超期欠款再发货申请流程。审批节点根据各业务线实际管理情况分别制定，归口管理，避免人不对事的情况发生。

3.完善赊销审批策略和考核体系

第一，审批策略包含多层审核节点，根据不同业务线的管理需求，按照赊销金额和账期，设定公司层和集团层相应的审批权限。从一线业务员到公司管理层，从集团相应业务线到集团财务，再到集团管理层，多途径了解客户信息，审核赊销账期和赊销额度的合理性，层层把控风险。第二，考核体系：改变业务员考核办法，考核业务量增长量的同时，回款率和坏账率也成为最重要的考核指标，与个人业绩考核挂钩，提高销售人员对应收账款的重视度。

（三）制定集团格式合同，规范赊销合同的条款描述

第一，合同账期与公司信用政策相符，充分考虑所有客户的账期计算的一致性问题。对账期的描述清晰无歧义，如对提货/发货/开具发票/收到发票/验收/尾款等环节的具体时间点界定，客观可控，并与客户沟通达成一致意见。第二，增加和完善定金或者履约保证金追加条款，一是避免行情波动太大客户不履约，二是追加比例需足以弥补价格下跌幅度。

（四）运用信息化系统，建立完善的全程跟踪管理机制

1.运用信息化系统，对应收账款的管理进行全流程管控

运用多个信息系统从额度申请、提单环节和发货环节的额度管控、数据传递、超期预警、报表制作及发送等环节进行全流程控制，各应用系统之间均有数据传输接口，提高了数据及时性和准确性，增强风险管控能力。申请环节运用K系统，完成赊销额度的审批流程，包括赊销额度的测算、赊销申请的提交、客户所有资信资料。额度管控环节运用SAP系统，K系统中审批完成赊销额度自动传输至SAP信贷控制系统进行业务过程管控，在提单环节既控额度又控账期，由系统自动计算，一旦客户的超额度或者超账期，将无法打印出该客户的提单，待客户将超期款支付且财务清账完成后，才可以进行正常开提单。提货超信贷时运用一卡通系统，客户提货后过磅环节，若提货金额超信贷系统会自动提示且无法过磅，需经重新审批或者卸下多装货物才能放行。应收账款的监管环节运用OUTLOOK，从SAP信贷控制系统中抓取客户信息和应收账款变化情况，每周自动发送超期账款提醒，提醒对象是负责该客户的业务同事，且需业务同事回复超期原因及预计回款时间。赊销报表自动触发运用EPM系统，每周/每月定期自动取数、自动发送赊销报表，包含应收账款总金额以及客户明细，提醒报表使用人采取相应措施管理应收账款。

2.超期应收账款实行级次管理

超期应收款分为五个级次管理，级次越高，赊销超期程度越严重，实施的管理措施也就越严厉。一级，赊销超期天数在1-15天内，为黄色超期，财务发出警示，贸易积极组织催收。二级，赊销超期天数在16-30天内，为灰色超期，财务每天反馈超期信息，贸易派专人催收。三级，赊销超期天数在31-60天内，为蓝色超期，财务向指定人员发送超期信息，贸易需取得客户承诺限期回款函，并跟踪调查客户生产经营情况。四级，赊销超期天数在61-90天内，为红色超期，贸易再次向客户发送催款函，警告将从法律层面主张权利。公司同时研讨方案，准备法律程序资料。五级，赊销超期天数在90天以上，为黑色超期，法务部门介入，视情况付诸实施法律行动。

3.对应收账款全面分析，对需重点关注和有重大事项的客户和事件及时通报

首先，对应收账款进行全方位分析，一是按业务线分析应收账款的变化情况，赊销额度申请状况，以及赊销额度的使用率，避免赊销额度过大，对不合理的赊销额度实时调整。二是对应收账款进行环比和同比，根据业务开展情况，分析应收账款增加金额的合理性。三是分析销售业务中现销和赊销占比情况，以便管理层及时调整销售策略。四是分析应收账款占用天数的合理性，梳理业务流程，提升周转效率。五是超期欠款的原因进行分析，分为已开票超期和未开票超期，及时了解客户的业务现状，也解决未开票超期业务中存在的管理问题。

其次，超期严重，风险大，回款困难的业务和客户特别提示业务关注，并督促制定回款措施。对应收账款管理中发生的重大事项，定期通报，除了在账面计提减值以外，督促业务部门继续跟进解决方案，直至事务处理完毕。

三、结语

综上所述，通过对YK集团应收账款的管理解析，应收账款的管理水平是企业管理水平的重要体现。为了降低应收账款带来的风险，粮油企业应该规范赊销行为，加强销售控制，加快资金流转，明确各部门的职责，运用更多的现代化信息系统技术，采取切实可行的措施，从而把赊销风险控制到最低，确保公司资产安全的基础上，实现企业利益最大化，实现企业健康可持续的发展。