新时期下如何做好医院人事档案管理工作

2020-12-23 04:56殷显英
神州·下旬刊 2020年11期
关键词:医院措施

殷显英

摘要:本文主要针对医院人事档案管理工作展开研究,先提出其必要性,然后结合医院人事档案管理工作中存在的问题,如缺少完善的管理制度、信息化程度有待提升、管理人员的档案管理理念比较薄弱化等,重点提出了几点完善对策,主要包括加强人事档案的信息化建设、加强制度建设、提高人事档案管理人员的职业素养、加强人事档案资料的收集和更新、积极渗透服务理念,旨在为医院人事档案管理工作提供动力和支持,确保医院获取全新的发展空间和发展动力。

关键词:医院;人事档案管理工作;措施

现阶段,在科学技术不断发展的强大推动下,大大提高了医疗技术的更新效率,而且也进一步完善了医院经营管理模式。对于医院而言,在改革创新方面,人才发挥着重要作用,由于当前人才竞争局面愈演愈烈,所以明确提出了对医院人力资源管理的要求,尤其针对于人事档案管理工作。但是在实际上,一些医院对于人事档案管理工作的重视程度不足,所以必须要严格对待人事档案管理工作,做到及时发现问题并解决问题,有效落实和改善医院人事档案管理工作,推动档案管理人员综合素质的提升,从而不断确保良好的规范性和科学性实施成效。

一、医院人事档案管理工作的必要性分析

在企业和事业单位相关制度变革的影响下,相关单位的人才变动越来越明显,尤其对于医院。所以对当前医院人事档案工作进行分析,一些档案管理人员对人事档案管理工作的重视程度不足,甚至认为仅仅需要简单保管即可。同时当前医院档案管理人员的专业性不足,这对于医院人事档案管理工作进度造成一定的影响。在人事管理过程中,信息得到了充分体现[1],尤其针对于医院相关人员的信息资源,所以医院高层领导应对人事档案管理工作予以正确了解和认知。其中,借助于信息化技术的应用,可以大大提高人事档案信息的利用率,有效预防丢失、损坏等不良情况的出现,而且检索效率较高,从而在整体上确保良好的医院人事档案管理水平。

二、医院人事档案管理工作中存在的问题

(一)缺少完善的管理制度

目前,人事调动越来越普遍化,而且在人才流动方面,其频繁性特点较为突出,再加上经济体制改革进度大大增强[2],对于医院来说,必须要与时代发展速度保持高度一致,加强专业人才的聘请,并加强先进设备的引进和应用,但是一些医院尚未落实到位,所以一定程度上不利于医院人事档案管理制度的顺利构建,与当前经济变化趋势也并不相符。特别一些医院对人事档案管理工作的重视程度不足,其随意性行为比较严重,同时也尚未密切联系人事档案、员工岗位以及薪水之间的联系,所以对医院人事档案管理工作产生了很大的影响[3]。

(二)信息化程度有待提升

在信息时代出现以后,对于医院人事档案管理工作来说,应加强先进信息化技术的应用,为提高人事档案管理水平创造有力条件,但是在实际上,一些医院人事档案管理工作的信息化水平并不高,所以很难将信息共享效率提升上来[4],而且也无法对医院全部人事档案予以了解和掌握。此外,在人事档案的分类管理信息方面,其完善性和规范性也严重缺失。

(三)管理人员的档案管理理念比较薄弱化

对当前各类管理型人才进行分析,供不应求趋势比较严重,但是相关人事档案管理的人才并不多,虽然管理人才具有一定的专业经验,但是在庞大数量的工作压力下,并不利于實际工作的开展。基于此,医院领导应积极引进信息化管理技术,弥补传统手工管理方式存在的薄弱点和空白点[5],这不仅可以对工作人员的工作量予以控制,而且还可以将该岗位的工作难度性降至最低。但是由于诸多管理人员的专业性有待提升,再加上很难实现对信息化技术的灵活运用,所以尚未将信息化管理技术的优势充分发挥出来。

(四)人事档案的真实性和完整性欠缺

对医院人事档案的信息来源渠道进行分析,其宽度性比较明显,再加上受到时间跨度的影响,所以人事档案的真实性和完整性难以保证。同时,诸多人事档案的填写,都需要医院高层领导来进行,所以操作的规范性难以保证,从而不利于将医院人事档案信息的全面性和客观性反映出来,且针对于记录的相关人员资料,其真实性也难以保证,所以不利于发挥出人事档案的作用。

三、医院人事档案管理工作的完善对策

在经济社会发展的强大推动下,各项制度改革速度较快,对于我国医院人事档案管理制度来说,也要做好与时俱进,加大改革力度。当前,我国医院人事档案管理的外部环境和内部环境的变化性显著,所以明确提出了对医院人事档案管理的要求,要想与当前经济发展趋势相一致,医院人事档案管理制度的改革势在必行,具体来说:

(一)加强制度建设

在人事档案管理工作中,管理制度属于重要的制度性保障之一,这对人事档案管理工作产生了很大的影响,可以有效实施管理工作。在制度建设过程中,应注重完善监督机制和考核激励机制,对工作中的信息收集进行了解,并做好信息存档总结工作,进一步落实好档案管理制度[6]。其中,针对于考核激励机制,如果工作人员的表现良好且突出,应给予一定的物质奖励和精神奖励,反之,应给予相应的处罚,从而最大程度地激发出工作人员的工作积极性、主动性。

对于制度建设,对档案工作依法管理也产生了很大的影响,并给予人事档案信息化管理工作一定的保障,确保良好的规范性和安全性,通过法律体系,有效保护人事档案管理资料,确保依法管理水平的稳步提升。在档案管理制度方面,应注重立卷归档、档案保管以及档案保密等制度内容的融合,这些制度对档案收集、归档以及保密措施等要求较高,必须要对各项制度进行分析,为档案管理提供制度性保证,从而不断提高人事档案管理的规范性和有序性。

(二)加强人事档案的信息化建设

要想不断提高现代档案管理水平,信息化发挥着重要作用,当前一些档案管理工作的信息化趋势比较显著,而且基于信息化视角,档案管理工作的优势已经得到共识,其传输效率和计算能力较强,可以对管理人员的工作量予以有效控制,而且也可以确保管理工作效率的稳步提升[7]。同时,也要提高对人事档案管理信息安全的高度重视,既要对防病毒的杀毒软件进行安装,也要不定期备份信息数据,对于上机规程则要严格规定。医院应注重对专业信息技术人才进行聘请,确保医院信息软件设计更具科学性和合理性,不断提高检索系统的完善性,并使档案管理的私密性体现出来,从而不断提高信息资源利用效率,给予个人信息的保护一定的保障。

需要注意的一点是,在人事档案管理信息化建设过程中,应积极构建软硬件设施,加强计算机与软件系统的配置,为人事档案管理工作提供一定的扶持。由于一些医院人事档案管理的信息量比较少,所以在配件配置方面,应从实际情况出发,确保高度的合理性和适用性,以免浪费不必要的资源。然后积极构建网络体系,借助网络实时性更新和收集人事档案管理信息。

(三)提高人事档案管理人员的职业素养

对于档案管理人员来说,在医院人事档案管理工作中扮演着重要角色,其综合素质和职业素养,对人事档案管理水平的提升产生了很大的影响。所以当前诸多人事档案管理人员与实际工作需求并不相符,所以医院必须要将人事档案管理人员素质培养视为一项重要工作。医院应对当前人事档案管理现状进行深入分析,由于一些醫院的人事档案管理人员出自于其他科室,其兼任特点显著,而科室人员的人事档案专业素质并不高,所以医院应实现兼职向专职的顺利转化,并将人员数量增加上来[8],从而将档案管理工作水平提升上来,从而进一步规范医院人事档案管理工作。

在培养方式中,医院应灵活运用人员自学、集中培训等方式,既要加强档案管理人员专业素质的培养,也要引导档案管理人员树立高度的法制意识,所以应将法制方面的教育纳入到培训活动中去,使管理人员的人事档案管理思想更具规范性,从而有效推动医院档案管理工作。同时应将引进来、走出去原则践行到位,将培训方式予以多元化,将法律法规、专业知识以及业务技能等内容纳入其中,严格考核培训结果,确保培训的有效落实,防止出现形同虚设现象。然后借助人事档案管理知识大赛,在绩效考核中,密切联系考核结果和比赛结果,从而将档案管理人员的主动学习能力提升上来。

(四)加强人事档案资料的收集和更新

在员工职称考评等方面,人事档案属于不可或缺的评价依据之一,但是从我国医院人事档案现状出发,人事档案的作用尚未完全得到体现。基于此,在医院考核工作中,必须要体现出人事档案资料数据的主体性地位,由于当前人事档案内容的片面性明显,而且员工个人综合素质和能力不足[9],所以医院应综合化评估个人情况,尤其对于员工个人素质和能力等,贯彻落实好公正性和全面性原则,从而赋予人事档案资料全新的效能和价值。

(五)积极渗透服务理念

基于服务理念视角,要求人事档案管理人员应对传统机械化工作方式予以创新,将人事化和动态化特点凸显出来,比如应加强逻辑性分析方法的应用,以此来保证领导层了解相关档案信息,并凭借自身不断积累的工作经验,正确认识未来人事档案管理工作的发展走势,从而为医院经营发展贡献出自己的一份力量。在服务理念方面,时效理念和价值理念不容忽视,对于时效理念来说,主要是指对于人事档案管理部门来说,应对人事档案需求进行实时性关注,促进医院正常经营与发展,而价值理念主要是指对于档案管理部门,应对人事档案与医院之间的关系予以明确化,赋予较强的重视程度。

四、结束语

总而言之,对于医院来说,要想在同行业竞争中占有有利地位,获得良好的发展空间,必须要提高对人事档案管理的高度重视,这在医院内部结构中占据着重要的地位。所以医院应对传统人事档案管理理念予以创新和优化,高度重视人事档案管理工作,加强信息化技术的应用,赋予人事档案管理工作全新的生命力。同时,还要加强人事档案管理人员的培养,致力于人才综合素质和专业能力的提升,从而使医院享有较高的影响力和凝聚力。

参考文献:

[1]禹梁娟.信息化背景下医院人事档案管理的改革和创新策略[J].办公室业务,2020(13):137-138.

[2]潘翠芬,胡明兴.医院档案目标管理工作对人事档案管理的促进作用分析[J].兰台内外,2020(16):28-30.

[3]冯峰.大数据时代下实现医院人事档案电子信息化管理的思考[J].中国卫生产业,2020,17(04):78-80.

[4]姚瑶,张秀玲,吴倩.数字信息化在医院人事档案管理中应用研究[J].全科口腔医学电子杂志,2019,6(21):157+159.

[5]陈文烽.试论如何发挥人事档案工作在医院人力资源管理中的应用价值[J].办公室业务,2019(11):139.

[6]严金瑜.新《干部人事档案工作条例》背景下医院人事档案管理新模式探讨[J].兰台内外,2019(14):13-14+20.

[7]何晓薇.浅谈医院档案的目标管理工作对人事档案管理的促进作用[J].中国卫生产业,2019,16(08):194-195.

[8]林洁珩.探讨医院人事档案管理工作如何适应新形势的需要[J].中国卫生产业,2018,15(21):15-17.

[9]刘波.分析如何更好地做好新时期医院人事档案管理工作的措施[J].世界最新医学信息文摘,2017,17(32):176.

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