过程记录管理对工程质量管理的重要性

代茂节(西南化工研究设计院有限公司，四川 成都 610225)

0 引言

组织(企业)要想不断地发展壮大，与具备一套先进的管理制度以及一群优秀的工作团队分不开的。在以工程项目为主要服务产品的组织(企业)中，工程质量的优劣是考核组织(企业)是否能立足于行业先锋的主要依据，而过程记录控制也是影响工程质量管理效率高与低的关键。本文结合化工工程EPC总承包，探析工程质量管理过程中，过程记录管理的重要性。

1 化工工程EPC总承包项目管理中过程记录的管控对工程质量的影响

1.1 工程质量的概念

在化工工程EPC总承包项目中，工程质量需能满足国家相关法律、法规、标准规范以及设计图要求。工程质量包括工程的实体质量以及工程过程的质量，通常，在工程实施前会制定相关的质量目标、计划等，对工程质量的考核可以把是否实现质量目标，按照实施计划执行作为依据之一，当然在很多工程项目上对质量目标的制定，会围绕项目的实际情况，分阶段地制定不同的目标[1]。

1.2 过程记录的概念

过程记录强调的是“记录”二字，所谓“过程记录”也是本文重点强调的工程实施过程的记录，“记录”也可称为“成文信息”，在工程总承包项目质量管理中，成文信息主要包括“组织所确定的、为确保质量管理体系有效性所需的成文信息”，在工程实施过程中的记录要求，包括：记录文件、记录表、电子邮件等形式。

1.3 过程记录文件的形成

组织(企业)在工作中，根据相关要求都会制定一定的管理文件及工作流程，通过文件的执行以及流程的指导，才能更好地开展工作，在一些关键节点上，就会形成一些记录；对于工程EPC总承包项目，项目合同签订后，项目就正式启动，EPC总承包项目主要包括：设计、采购、施工，在这三个大关键环节的工作开展中就会形成很多的记录文件。

1.3.1 设计过程中的记录文件

工程项目的启动，组织会根据其规模大小以及组织的环境、人员的能力成立项目部，项目部负责人将对项目进行总体策划；在设计阶段，设计经理应根据项目总策划制定设计的策划，在策划的过程中应该包括设计有关的过程记录文件，其中包括：设计输入、设计过程控制、设计输出、设计变更等，设计过程记录的控制，需要各专业设计人员对校核、审核、审定进行签字；设计评审阶段必须进行记录，并留下痕迹，包括设计输入、输出、成品的评审；设计出现变更时，应记录变更的依据，确定变更的内容留下相关记录；设计完成后必须进行设计交底，通常可采取会议方式进行，设计交底的所有资料信息必须做好记录并存档。

1.3.2 采购过程中的记录文件

在化工工程EPC总承包项目管理中，工程物资的采购需要满足设计要求进行。采购活动启动时，采购经理应该首先了解市场供应情况，选择合格的供应商，签订采购合同。对供应商选择和确定的过程、采购物资的验收、存库或发货过程都应该形成相关记录。但是当采购合同有所变更，应形成变更的说明，经相关管理人员审批通过后重新签订合同。针对采购物资存在问题的处理意见，也应做好记录，并存档。

1.3.3 施工过程中的记录文件

对于化工工程EPC总承包项目，最关键的记录管理就在施工过程中，往往会出现很多细节上的缺失，可能会造成影响整体工程质量，严重的将会产生一定的经济风险。在文章最后，将会阐述过程记录的缺失对工程质量存在的影响。

化工工程EPC总包项目的施工阶段期限较长，涉及范围大，专业技术含量高，组织(企业)所需投入的人力相对会更多一些，对人员的能力要求也很高，组织(企业)应制定施工过程管理的制度或流程，明确施工各阶段需填写和保存的记录。在施工过程中，现场服务人员需掌握相关施工管理的知识，具备相关的法律方面的风险意识，对过程中出现无法取得关键资料的情况时，需向组织(企业)的管理层提出，通过组织(企业)与业主方/监理/施工单位沟通，并做好有关记录。

施工启动时，项目部经理必须在施工队伍入场前召开开工会，落实并确定施工要求及施工所需注意的事项，开工启动会必须形成会议记录和签到表，作为施工前期准备的重点记录文件。施工各阶段的记录文件要做好交接记录，包括施工材料的验收及报审记录、施工设备的出入场记录、施工人员的上岗作业记录、施工过程中出现各项问题的整改记录等。在交接前，必须保证所有过程记录的完整性和有效性，必要时可通过会议形式交接。

2 组织(企业)获取过程记录相关信息的途径

在各行业发展过程中，国家及行业都制定了相关的法律、法规及标准规范，部分组织(企业)也根据自身情况，制定了相关的制度，对国家及行业的相关要求进行了细化。

2.1 关注国家法律法规

组织(企业)需设置专人收集并整理最新的与化工工程EPC总承包项目有关的国家、地方的法律法规，专门组织具有丰富经验的项目工作人员对法律法规进行学习，掌握国家第一手政策信息，修改并确认组织(企业)内部的制度或管理办法，规范过程记录的要求。

2.2 优化更新行业标准规范

组织(企业)应投入适当的物力和人力，通过网络查询或线下采购一些行业有关的标准规范，特别在设计及施工阶段的标准规范，组织(企业)在工作执行过程中，必须依据最新的标准规范要求开展工作，并填写好工作过程的记录。必要时，可直接引用标准规范中的记录表单。

组织(企业)也可根据自身技术要求，制定本企业内部的企业标准，向当地相关部门报备后并在内部展开学习并执行。

2.3 关注顾客要求

在很多化工工程项目开展过程中，顾客(业主)会对整体工程的实施过程进行一定的控制，包括工程项目进度、工程项目质量、工程项目费用等，顾客(业主)为了将整体工程质量掌握在手里，会要求分包单位按照本单位的制度要求填写记录文件，作为分包单位的组织(企业)应该以顾客(业主)为中心，在不违背国家法规政策的情况下，根据要求填写，做好存档工作。

3 过程记录直接影响工程管理中所实现的经济效益

3.1 发生质量事故时，过程记录则是证据

在工程过程管理中，需要在每一个关键工程节点根据要求填写一些记录表单，甚至是一句话的记录或者电话记录等。当工程实施过程中出现安全事故或者质量事故时，首先查找造成事故的原因，需要一定的记录文件作为支持，如果一旦是人为原因，也留下违规操作的痕迹时，就可以作为证据之一。

3.2 过程记录的管理是工程验收完成后核算经济利润的关键

由于化工工程EPC总承包项目实施时间周期长，涉及范围广，所需人员多，投入的财力、物力也相比普通项目要多，大多数组织(企业)都会针对化工工程EPC总承包项目完工后做一个后期的总结和评价，主要依据总承包合同条款，针对实际完成情况进行最终经济利润的计算，而其中就可以依据各阶段实施过程中资金的投入，人工时的投入等，在这一过程中，需要参照各阶段的记录文件；项目完成后，组织(企业)会将所有工程实施过程中的记录文件，整理后交给顾客(企业)作为后期结算的依据，这里，记录文件就是关键。一旦过程记录文件有缺失，就很有可能造成经济损失，影响前期预算的经济利润。

在化工工程EPC总承包项目中，大多数项目进度都未按照原定合同的进度计划开展，而影响进度的原因很多，可能是地方政府部门的要求、物资提供不及时造成工期延后或者顾客(业主)的总体进度有所调整等，工程项目进度的调整，不管原因出自何处，都应做好相关记录并存档，避免后期因工期调整而产生不必要的经济纠纷。

4 增强企业管理层及员工责任意识，强化过程记录控制的有效性

4.1 增强组织(企业)管理层的重视程度

很多组织(企业)的管理层单纯地认为制定体系，制定程序文件和做好相关记录，是为了取得相关认证资质，没有意识到整体体系建设对组织(企业)的意义所在；管理层应该具有法律风险意识和管理风险意识，从而带动员工提高制度管理、体系管理水平，加强过程记录管理意识、风险意识和法律意识，充分利用过程记录控制管理，提高组织(企业)整体形象及产品质量。

4.2 有效运用过程记录文件

组织(企业)可根据本单位工程项目的执行力，结合年度工程项目实施开展的工作量，制定一定的考核办法，奖罚得当，以督促员工在工程质量管理过程中加强过程记录的控制，将风险意识深入员工血液里，不轻视，不懈怠，积极完成工程质量管理过程中记录文件的填写与存档。

5 结语

当今社会，组织(企业)想要在工程管理中超越其他企业勇当领头羊，必须强大自己，加强管理，抓小事、抓细节、抓意识、抓管理、抓质量、抓效益，逐步提高工作人员责任意识，强化过程记录管理，保证工程管理的质量，才能为组织(企业)取得更好的经济效益，使之立足于行业的领先地位。