高校专题档案管理实践中的思考

夏宇飞 张园园 杜鹏 李亚楠

【摘要】高校专题档案作为高校档案的重要门类，对于保存和再现高校重大活动的历史过程，以及传承高校的历史文化，具有十分重要的作用。专题档案概念的界定，以及专题档案的整理与征集、归档范围、管理原则，对于实现高校专题档案的规范化、制度化管理，具有重要意义。高校专题档案管理面临诸多的现实问题，亟待通过研究专题档案的新特点，按照时代的要求进行新思考，不断从管理实践中汲取新经验，继而破解高校专题档案管理中的难题。

【关键词】高校;专题档案;思考

高校征集与管理的专题档案，主要是通过文字、图像、声像、影像等多种载体形式，对高校大型活动的整体过程进行及时记录，并有序管理、保存的文件材料的统称。高校专题档案作为高校文化的一种存在与输出形式，承载着高校历史的点滴过往与集体记忆，是高校形象与价值建设的宝贵的真实记录，不仅能直观地展现学校的发展历程，而且能间接地推动学校的发展，全方位衍射某一主题的背景及影响趋势，因此高校档案人员有必要深入优化专题档案的管理与研究，积极对高校大型活动或重大事件中各个参与环节形成的复杂的信息资源进行归档与整理，使事件中往往跨度较大的主体、客体、时间、地域等多重要素，以遵循历史主义的原则，进行编研整合，形成信息关联紧密、脉络清晰明、具备一定结构顺序的专题档案，促进档案资源的增值，满足特定的主题需求，发挥最大的历史利用价值，进而推动高校档案事业不断向前发展。

一、专题档案的界定

目前“專题档案”的概述尚无完全统一的界定，对“专题档案”这一定义的表述也应从不同的角度去分析理解[1]。首先我国档案行业标准《档案工作基本术语》中，对“档案”这一专有名词给出的定义为：国家机构、社会组织或个人在社会活动中，直接形成的有价值的各种形式的历史记录。该定义直接反映了档案的价值体现在对历史的保留，绝非单纯地归纳为实践过程中产生的全部记录，其之所以作为档案而存世，历史利用价值必然存在于档案所反映的社会实践活动的重要性程度，以及利用主体对档案的现实、长远在的利用需求。因此，对“专题”档案的界定，笔者认为要在突出主题的前提下，划分出具有历史价值的社会实践过程中产生的、遵循原则的、关联有序的档案整体。特别要强调的是专题档案的整体性，是符合特定的历史秩序的，这种整体性是客观存在的，并非人为的简单相加或编撰组合。其次要明确“专题”档案，并非“专门”档案，其在管理与保存上有鲜明的主题特征，可以指某一历史事件，或某一具体实践，因此其绝非简单的档案汇集，其主题类聚的逻辑主义特征不容忽视。

二、专题档案征集与整理的重要价值

档案作为国家治理与公共服务中的重要媒介，围绕历史的脉络，形成并延续，承载着记录与保存并传世的过往历程。专题档案在构建集体记忆、保留历史原貌的作用中不可或缺且无法替代，因此及时征集与整理大事件中的专题档案，开发构建专题档案资源有很现实的社会意义，也将成为历史关注的热点[2]。例如2020年新冠肺炎疫情背景之下，对抗击疫情的专题档案的征集与整理是对我国防控工作的真实记录，间接引导预警今后的工作研究的重点与方向，凸显出重要的参考与借鉴价值，因此要抓住专题档案管理工作中的关键点，即在活动或事件结束后，立即及时地对相关数据、图像、文案等各类资料进行征集、汇拢与整理，为今后各项工作中的决策与考查等提供依据。由于专题档案的主题鲜明，内容针对性强，尤其是对于高校而言，重复性事件如校庆等大型活动，专题档案全面的记录了大事件中的各个环节，其指导价值则更加重要，不仅体现在帮助决策、映射信息、宣传推广等功能方面，更是体现在作为大型活动鲜活的标本存世，起到见证大事记的历史价值而弥足珍贵，这是社会发展的需要，也是时代进步的需要。

三、专题档案的归档范围

因专题档案为重大事件记录的直接映射及大型活动成果的真实反映，档案人员在征集时应在健全严格的收集管理制度下，秉持端正的工作态度，充分重视专题档案的重要性，全面提升档案意识，并在突出重点的前提下，扩大征集范围，尽可能跟踪到大型活动中的每个环节，在确保及时性与准确性的同时，确保其连续性与完整性。在归档范围方面通常按照文书类、图像类、音频视频类及实物类进行征集，文书类主要涵盖大型活动中的各种文件通知、方案报告、会议纪要、制度手册等。图形、视频及音频统称为多媒体资料，主要包括活动前期的宣传资料及活动全过程中形成的具有宝贵价值的照片、录音及摄像等资料。其次，大型活动中保存的宣传册、工作证件、纪念品等实物资料也是专题档案中不可或缺的重要资源，也在专题档案的征集范围之内。如某高校在校庆大型活动完成后，在全校范围内对专题档案进行统一征集，在归档内容上强调完善过程材料管理，确保归档材料的完整与准确。在归档范围方面，涵盖了纸质、电子、声像、实物等各类载体形式的档案，而在形成的专题档案内容方面，则具体包括校庆活动的计划方案总结、请示批复、领导致辞、大会发言材料、合同协定及协议书、录音录像、照片、电子文件、各界媒体对校庆活动的相关报道、贺信贺电、往来函件、签名册、校史画册出版物、校庆文化产品及捐赠实物等多种资料。此外，需要注意的是，所有多媒体资料及实物材料在征集时，均要求附上详细文字说明，包括事由、时间、地点、人物、内容及拍摄者。实际上，对该大型校庆活动专题档案的及时征集，能够真实、客观地反映校庆中一系列庆典活动的开展情况，全面记录并保存校庆中校友活动、学术活动、学生活动等各项内容开展的全部过程，真实反映了学校的发展，体现了大学精神和文化传承，及时总结活动中积累获得的经验，并为今后的工作开辟更好的思路。

四、专题档案的整理方法

专题档案的整理是档案管理中一项基础性工作，高校针对某一专题征集的档案中，不仅涵盖纸质文件，也包括照片、视频、音频等电子类文件，同时还有专题下的各类实物档案，在对专题档案进行整合时，首先要注重传统档案与电子及实物档案的有机融合，在对纸版文书档案进行编号时，应与电子档案及实物档案在时间上形成连贯性，规范档案编目，完善每一案卷题名，卷内目录逐条编排，使档案的排列形成完整的系统，为后续工作实现使用价值，针对影像、声像、视频、音频等电子文档的整理，要确保资料的原貌，秉持档案真实性的原则，以原件的形式妥善保存。其次，在对专题档案进行整理时，要做好专题材料的相关鉴定工作，突出重点，对征集上来的档案严格审核，对专题中的关键要素严格把控，关键要素的缺失将直接导致主题的偏离，无法真实、完整地还原历史原貌，难以发挥专题档案的特殊价值和应有的作用。此外，高校专题档案的整理需要在某一专栏之下，对各个机关部处、二级院系等部门进行分类整理，严格编排分类号、档号，对档案的归档日期、归档单位，依照既定规则逐件编目，归档的专题档案目录设置件号、题名、页数、备注等条目，编目尽可能全面反映出专题信息，便于后期高校、便捷地检索利用。同时，在做专题档案整理时，应坚持利于长远的原则，并且能够正确理解并把握原则，在整理时要充分挖掘、发现各类文件之间的历时联系，组合、建立专题的结构体系，全面、深刻地反映历史记录属性。具体整理专题档案的顺序可按照分类、组卷、编号、编目依次进行，在分类上首先可依据时间形成的过程，检查归档内容是否完备，根据档案载体的分类，进一步鉴别归档内容是否齐全，分类是专题档案整理的第一步，也是制约后续整理工作规范化的重要一步，然后在充分考量各类档案内在联系的前提下，进行组卷，使之形成符合逻辑、遵循历史的有机体系。第三对专题档案进行合理编号，编排过程中谨防错编、漏编而导致的后续连锁反应，认真、细致地按照统一规定填写档案号，档号一经确定，不宜修改，最后为专题档案编目，这样才能为后期的工作提供便利的查找方式。对于专题档案中具有珍藏价值的实物档案，在整理上也同样要规范制度管理，一般包括字画、贺信、礼品等，对实物档案也需要进行分类、编号、制作标签，最后编目、拍照，并拟写文字说明，包含实物档案名称、赠送单位、赠送事由、时间地点等历史信息，如某高校在校庆期间形成的大量专题实物档案，在条件允许的情况下，可在规范整理后集中陈列于专题实物展厅，以展现实物档案的价值。专题档案的整理工作对档案的管理与利用同样具有重要的影响作用，针对不同类别的专题档案，采取行之有效的整理方法，为今后的工作与高校长远的发展打下坚实的根基，从而提升专题档案的特有价值，以及资源管理的整体效果。总之，专题档案的有效整理是档案管理的一项重要内容，严格的标准化将推动档案管理工作的现代化。

五、专题档案的管理原则

针对专题档案的管理，档案人员首先在征集时应遵循及时、尽快归档的原则提前干预，在大型活动开始之前以及进行过程中，应密切关注活动事态的动向，细致深入了解活动发展的情况，以便在活动完成或结束时进行统一的征集，进而及时有效地开展专题档案的归档管理等工作[3]。在征集过程中，应强调专题档案的全面性、系统性、完整性与准确性，使专题档案能够成为大型活动的真实留存记录。在对专题档案的管理过程中，应遵循专人负责、专人管理的原则，档案部门应指派专门的业务人员，做到专题专管。总之，专题档案的管理原则可概括为：“快、全、细、专”，在保证专题档案时效性的前提下，全面完整记录活动中的各个细节，通过专人管理，体现专题档案工作的最大价值。

六、高校专题档案管理工作中面临的问题

首先，高校专题档案种类较多，如高校举办的大型竞赛活动、校庆等各类专项活动，同时作为拥有附属医院的高等医学类院校，在抗击疫情期间形成的真实记录，涌现出的先进人物事迹等，均应囊括在专题档案的征集管理范围内，并且很多材料具有交叉性，因此在管理中应做好分门别类，对专题档案中各种报道、宣传、音频视频、书画及实物等要进行细致且系统地整理，充分掌握好档案数据资料信息间的相互联系，表现其内在的关系，挖掘资料信息背后的真实历史[4]。而如此大量的征集存在较大的难度，对高校档案人员还原历史全貌的工作标准提出了更高的要求。其次，专题档案形成的材料往往时间跨度较长，在规定的征集时间范围内完成材料的归档具有一定的难度，因此，应在高校专题活动开始时提出归档要求，明确归档范围，在高校专题活动开展过程中，随时整理相关材料，而不宜在专题活动结束时开展，以此规避各类档案材料大量积压，对于专题档案整理造成的不良影响。

七、高校专题档案新思考

首先，鉴于高校专题档案的工作特点，在开展工作时，高校档案人员应作出及时的部署，将归档事宜明确化、规范化、精细化，在“应归尽归”的总原则下，指明“归什么”和“怎么归”两个问题，最大限度地避免“漏归”和“乱归”的情况。其次，由于专题档案数量庞大，内容繁多，在完成收集后应及时进行整理分类，充分运用信息化技术，建立专题档案目录，以便于日后的档案查询与利用。最后在专题档案的管理中，工作制度规范的持续优化，专职档案人员业务能力的持续提升，将为提高专题档案管理质量与效率提供有力的支撑。

八、结束语

综上所述，当今的高校档案管理工作不断与时俱进，其中专题档案对于高校工作的重要性更是不容忽视，因此对高校专题档案的管理要在日常工作中不断查漏补缺、总结经验，从实践探索中寻求更有效的管理方式，并逐渐形成制度化、规范化的新方法，实现高校档案管理工作模式的变革，充分发挥专题档案的典藏价值，并以此为突破点，推动高校档案管理工作总体水平的提升，最终实现高校档案事业与高校的总体建设同脚步、共发展。

参考文献：

[1]王上铭，蔡亚萍，吳建华.专题档案概念辨析与界定[J].档案学通讯，2015（05）：36-41.

[2]王强，胡爱真.浅谈专题档案收集整理的重要价值[J].高原地震，2017，29（02）：65-68.

[3]周晓芸.高校专题档案管理策略与价值研究[J].兰台世界，2021（08）：82-84.

[4]张倩.高校热点事件专题档案潜能挖掘[J].中国档案，2017（04）：42-43.

作者简介：夏宇飞，女，汉族，籍贯：吉林，生于：1984-11，职称：实验师，硕士研究生学历，研究方向：高校档案管理。