信息时代办公室档案管理工作的改革和创新思考研究

李 鑫

（河北省承德市围场满族蒙古族自治县交通运输局，河北 承德 068450）

办公室档案管理的实施目标宗旨就是严格保证办公室的数据资料安全，依靠档案资源系统来分类保存办公室的基础业务数据信息，促进办公室业务数据资料在不同办公岗位人员之间的传递与共享。与人工实施办公室档案资源数据采集的传统实施方法相比，信息时代的档案数据管理与共享模式将会呈现全新特征。为了促进办公室的档案管理模式在根本上实现创新与转变，那么档案管理人员目前应当有效利用信息化平台，创新档案资源的管理实施方法。

1 信息时代办公室档案管理工作的基本特征

办公室的档案资源管理工作，基本含义就是办公室的相关岗位负责人员定期收集办公室的各个环节业务数据内容，并且对于办公室业务流程中的人事档案资料、业务开展档案资料以及会计财务档案资料等实施全面的汇总操作，分类存储办公室的各个业务环节数据资源信息[1]。在此基础上，办公室的具体负责人员对于档案数据库予以建立，确保分类保存的办公室电子档案资源达到安全程度标准，以便办公室的业务管理人员查看与参考档案数据信息。

近些年以来，办公室的档案资源管理业务模式已经得到转变与创新，办公室的电子档案对于原有纸质档案资料进行了全面的取代。由于受到以上情况影响，客观上导致办公室的档案数据采集方法、档案数据管理方法以及档案资源共享方法必须得到转变，确保办公室的档案业务人员能在短时间里适应办公室的信息化档案管理需求，创新与改革办公室的档案业务开展实施模式[2]。

2 信息时代办公室档案管理工作改革的重要实践意义

2.1 档案管理流程得到简化

档案管理流程是否达到明确与简单的实施效果，根本上决定了档案管理业务的总体实施成效。办公室目前在全面推广信息化与智能化平台的前提下，应当能够充分确保办公室档案得到安全的存储，降低办公室电子档案的存储与共享操作难度。同时，引进信息化平台的重要实践举措将会帮助档案业务人员准确界定自身岗位职责，有助于明晰档案管理流程。

2.2 档案管理资源得到科学分配与使用

办公室的信息化档案管理基础物质资源以及人力资源能否得到最优化的分配使用，直接关系到办公室实施与开展各个层面业务的资源消耗总量。在目前的情况下，办公室的档案业务管理负责人员已经能够运用办公室数据库来保存电子档案数据，有效促进了办公室各个业务运行环节的资源合理节约，督促档案管理业务人员致力于信息化管理素养的提升[3]。

2.3 档案管理人员素养得到全面提高

档案管理人员属于办公室岗位业务人员中的重要组成部分，上述办公室人员的基本职责就是妥善管理办公室档案，运用档案保密措施来维护办公室数据资源的安全。办公室的档案业务人员目前在信息时代的总体背景影响下，自身的信息化岗位业务素质也会得到显著提高，增强了对于档案业务人员的督促约束力度。

3 信息时代办公室档案管理工作的具体创新思路要点

3.1 办公室档案资料的收集工作创新

收集办公室档案数据资料的全过程将会消耗较多时间成本与人力资源成本，而且运用人工收集档案资料基础信息数据的做法还会导致档案数据统计误差产生[4]。在此基础上，办公室目前针对档案数据收集的模式与流程应当致力于全面创新，依靠人工智能以及大数据的信息化方式来获取档案业务资料，确保档案数据内容达到完整与准确的标准。

3.2 办公室档案资料的安全管理工作创新

对于当前时期的企事业单位办公室来讲，创新档案管理实施模式的最关键前提就是确保档案资料安全。因此，办公室的档案业务人员针对档案数据资料必须要实施严格的数据加密处理，限制无关人员随意进入办公室数据库来查阅档案资料。办公室在拥有档案数据库的基础上，档案数据资源就能得到严格的加密处理，有助于降低办公室档案资源与数据内容丢失的安全风险。

3.3 办公室档案资料的共享工作创新

办公室业务的开展运行方式目前亟待得到调整，依靠信息化平台来促进办公室各个业务领域的档案数据实现全面共享，增强办公室内部不同岗位人员的协作互动效应。办公室管理者只有充分关注了档案管理领域的新型业务人员培训与引进，才能有效确保办公室档案达到最为完善与准确的程度。对于收集与分析办公室档案数据资料过程来讲，档案业务人员必须要学会正确实施大数据的办公室档案数据解析，从而在根本上转变办公室档案的人工收集方法。档案业务人员目前必须要充分认识信息化业务素养提升的重要保障意义，尽快适应办公室档案的智能化管理需求。管理人员针对办公室档案信息化管理的新型业务人才应当着眼于展开业务培训，并且还要投入相应的人才培训资源用于督促档案业务人才实现自身综合素养的提高。

办公室的管理人员目前对于基础性的档案资源保存与资源共享设施体系应当着眼于完善建设，确保办公室档案管理平台具备充足的物质资源作为基础。办公室的相关管理负责人员应当准确认识信息化档案管理的必要性，依靠信息化的基础管理设施支撑作用来确保档案数据安全。办公室的各个层面与领域业务如果要得以顺利推进，那么最根本的保障支撑因素就是电子档案信息管理。现阶段的办公室档案管理体系正在不断达到健全的程度，相关管理人员针对信息化建设举措已经深入到档案管理的各个运行实施环节。信息化的档案管理模式如果要在办公室的各个业务领域得到广泛推行，则不能缺少档案信息化管理全过程中的物质资源支撑。

4 结束语

经过分析可见，办公室档案管理在信息时代将会表现出全新趋势，客观上增加了档案管理业务人员目前面临的业务模式转型挑战。办公室的档案管理领域业务开展方法必须要得到转变，办公室的具体负责人员应当合理运用创新档案管理的路径渠道，提升档案管理业务人员的综合信息化素养，转变办公室档案管理领域的思路认识。