农业科研单位年鉴框架结构浅析

鲍立新，何 艳

（安徽省农业科学院农业经济与信息研究所，安徽 合肥 230031）

农业科研单位年鉴是企事业单位年鉴的一种，根据肖东发《年鉴学》一书的划分，企事业单位年鉴属于地方专业性年鉴中一个比较特殊的门类，是我国年鉴事业发展过程中的新事物，其中企业和学校年鉴的发展尤其引人注目。据2013年底国家图书馆统计，企业年鉴出版量达367种、学校年鉴225种［1］。在全国年鉴事业转型升级大发展的背景下，农业科研单位年鉴也要紧跟时代步伐，积极探索融入新发展格局的路径。质量是年鉴的生命，关乎年鉴事业发展的根本，年鉴框架即年鉴结构与内容的总体布局，对年鉴编纂质量至关重要。处理好框架结构的规范与创新，年鉴编纂才能与时俱进、常编常新。

一、农业科研单位年鉴的编纂现状

农业科研单位年鉴作为单位年鉴的一种，是系统记载本单位基本发展情况的年度资料性文献。根据对图书馆网站、中国知网及各农业科学院官网等的检索情况，目前大概有12个农业科研单位编纂年鉴，仅有4个单位公开编纂出版年鉴，其中《中国农业科学院年鉴》于2002年公开出版，《中国热带农业科学院年鉴》和《山东省农业科学院年鉴》于2013年正式公开出版，《甘肃省农业科学院年鉴》于2019年公开出版，其他均为内部编印，主要供单位内部使用。农业科研单位年鉴的编纂起步较晚，与国内综合年鉴相比，事业单位年鉴的编纂机制尚不成熟，通常由本单位主办，单位主要领导和各部门、所属各单位负责人组成编委会，统筹和协调编纂各项事宜；单位各部门、所属各单位指定人员组成编纂队伍（提供稿件素材）；综合办公室或档案部门负责统稿和编校工作；编辑部负责编校工作。随着年鉴事业的蓬勃发展，农业科研单位年鉴编纂从内部编印、内部使用开始转向公开出版发行。农业科研单位年鉴如何进一步提高质量，是年鉴工作者需要探索的重要课题。为此，我们结合农业科研单位年鉴编纂实际，比较分析8部农业科研单位年鉴框架结构存在的问题，探讨提高年鉴框架质量的策略，希冀对农业科研单位年鉴编纂工作提供有益的经验。

二、农业科研单位年鉴框架结构存在的常见问题及原因

年鉴的编纂质量与年鉴的框架结构密切相关，精品年鉴的框架结构具有内容完备、归类科学、结构合理、特点鲜明及检索方便的特点。年鉴的内容依据其具体作用，一般分为四个部分：一是综合情况，如概况、概貌，或者总述、综述；二是动态信息，即分门别类记述年度大事要闻；三是附属资料，包括领导讲话、工作报告、法规文件、综合性统计资料、书目、文摘、大事记、附录等便览性、参考性的资料；四是检索系统，一般由书前分类目录和书后的主题索引构成。上述四大部分资料构成年鉴内容的整体，缺一不可，并且各部分内容占比应当恰当合理［2］。通过分析8种农业科学院年鉴样本的框架结构（表1），可以看出农业科学院年鉴框架结构基本保持稳定，以类目、分目、条目三级层次为主，个别年鉴采用篇目、类目、分目、条目四级层次，三级分类体系框定了年鉴的记述范围，也决定了年鉴记述的深度。农业科学院年鉴框架结构设置中存在的常见问题有以下五个方面。

表1 农业科学院年鉴框架结构及出版情况

（一）综合情况篇幅太小甚至缺失

综合情况承担宏观反映年鉴对应领域全面情况的任务，内容设计上要求“概而全”，应该让读者通过综合情况就能够从宏观上了解和把握对应领域年度基本情况及相关基础信息［2］。笔者选取的8种年鉴样本，只有《中国热带农业科学院年鉴2014》《江苏省农业科学院年鉴2018》《甘肃省农业科学院年鉴2019》《安徽省农业科学院年鉴2019》等少数年鉴在卷首设置了“概况/概览”分目或类目，其他年鉴样本综合情况缺失的问题较为严重；一些年鉴虽然设置了“概况”，但基础信息不全，缺漏项较多，形同虚设，例如《安徽省农业科学院年鉴2019》卷首设置了“院简介”，内容反映了院机构组成、科研平台、人员队伍结构以及一段时期内取得的科研成果等基本情况，但并未反映该院年内的基本工作情况；也有部分年鉴样本未设置概况类目，或分目下未设置“概况”条目，直接列出专题性条目或单一性条目，缺少整体情况，很难反映本单位、本研究领域、本部门的总体发展脉络。

（二）动态信息不完备、归类不合理

动态信息即分门别类记述的年度大事要闻，是年鉴记述的重点，其篇幅一般占全书总篇幅的50%以上［2］。农业科学院年鉴的动态信息较全面，内容基本涵盖了农业科学院组织机构、人员队伍、科学研究、管理运行、服务保障等方面，但仍然存在内容不完备、分类不尽合理等问题。比如《中国农业科学院年鉴2015》《山东省农业科学院年鉴2013》《北京市农林科学院年鉴2019》类目设置未包括院属各研究所工作情况，导致内容不够全面系统。有些年鉴样本资料归类不尽合理，各部类比例不当，结构失衡，例如《安徽省农业科学院年鉴2019》正文百科部分按“管理”和“研究所”划分篇目，“管理”篇目基于全院工作，内容高度概括，“研究所”篇目基于各研究所工作，内容相对详细，篇幅较大，造成结构失衡，并且这种层次划分容易造成前后内容出现过多的交叉重复。对于年鉴信息资料，要坚持以资料的性质而非资料涉及的单位或部门来进行分类。

（三）附属资料不规范

年鉴附属资料可有效地增大年鉴信息容量，强化年鉴的实用性。农业科学院年鉴附属资料主要包含领导讲话、工作报告、文件规章、统计资料、大事记、附录等资料形式，数量不菲且切实有用，但仍然存在很多问题。突出的问题是“附录”收录不规范，例如《安徽省农业科学院年鉴2019》附录中收录了本应归类于正文的大量科研成果统计资料。附录因其具有实用性、便览性、超时空性的特点，读者检索频率较高，排在书后较方便翻阅、查考［3］。但是纳入附录的内容需要进行必要的选择，通常正文能够容纳的资料一般不收入附录，例如领导讲话、工作报告、文件规章、综合性统计资料、大事记等，年鉴正文完全能够容纳也必须容纳，就没有必要收入附录；已经收入附录的，应当将其剥离，分别归入相关部类或另设相应部类刊载。正文不便收录但又很有必要收录的资料才是附录收录的重点［3］，例如《中国农业科学院年鉴2015》附录中的“中国农业科学院科技期刊及报纸一览表”方便读者了解相应领域期刊和投稿。此外，“大事记”的排列位置不当，除了《河北省农林科学院年鉴2011》将“大事记”放在卷首，其他大多数年鉴样本将“大事记”放在正文之后，个别年鉴甚至放在附录中。“大事记”作为年鉴中的一种特殊载体，用纪事本末体的写法将年度的大事、要事、新事按时间顺序记述，在年鉴中起到提示性和便览性的作用。“大事记”是最能让读者了解某一区域、某一行业或某一单位年度动态的内容，因此应将“大事记”置于特载之后、正文之前［4-5］。

（四）检索系统不完备

年鉴作为资料性工具书，其用途在于为读者学习、研究等提供各类信息、资料。易于检索、查询是年鉴作为工具书的重要特征，完备的检索系统是年鉴必不可少的组成部分。检索系统在宏观层面要求年鉴的框架设计合理、要素齐全、分类科学，在微观层面要求合理设置目录、索引等各类检索工具［6］。年鉴目录是年鉴篇目设置与框架结构设计的体现，要体现出信息量和利用价值。我国的年鉴几乎都在开篇设置详细目录，一般细化到条目层次。年鉴索引可以起到深度挖掘年鉴内容、提升年鉴使用价值、检验年鉴质量等方面的作用。据统计，8种年鉴样本在书前均设置有分类目录，而书后均未编制主题索引。年鉴不编索引的问题比较普遍，究其原因，主要是年鉴编制书后索引起步较晚，其地位和作用均未受到重视，编制规范与方法尚不够成熟。

（五）框架设计缺少特色

特色是年鉴框架质量评估的重要指标之一，年鉴的特色主要体现在年度性和地域性两个方面。总体上，农业科学院年鉴样本的框架结构设置模式化痕迹较明显，特色不鲜明。少数年鉴样本的框架设计凸显出了年度和地域特色，例如《江苏省农业科学院年鉴2018》在卷首开设专记类目，记述改革开放四十周年该院大事和科技发展情况，突出年度特色；《甘肃省农业科学院年鉴2019》在正文百科部分设置了“脱贫攻坚与成果转化”“对外宣传”特色类目。农业科研单位年鉴的框架相对统一，但因其撰稿主体单位的区域性，定位不同、研究各有特色，年鉴的框架设计应当有所差异，这就需要年鉴编纂者全面了解本单位的基本情况，深入挖掘特色。

由上可见，农业科学院年鉴的框架设计存在诸多问题，主要表现在两个方面：一是年鉴框架设计不规范，二是年鉴框架缺乏创新、实用性不强。问题形成的原因是多方面的：一是年鉴定位模糊。年鉴具有服务现实、积累资料的功能，服务现实应当是首位的。农业科学院年鉴编纂中普遍存在“官书”观念，片面强调存史价值，不考虑读者需求，未从读者的角度出发精心设计框架，导致年鉴的实用性不强。二是对院情把握不全面、不深入，框架设计粗放。院情是年鉴的根基，编纂者往往忽略对院情的深入研究，年鉴框架设计缺乏系统性，特点不鲜明。从横向来看，年鉴框架没有涵盖组织机构、科学研究、科技服务、人事组织、管理运行、服务保障等方面的基本情况，部分重要的基础性信息资料缺失；从纵向来看，年鉴框架没有清晰地反映组织机构、科学研究、科技服务、人事组织、管理运行、服务保障等方面的内在结构关系，归类不当，层次不清。个别年鉴的分目划分直接按供稿部门简单归类，组稿人员未从单位全局出发进行内容的调整和科学归类，所编年鉴更像是各部门的工作资料汇编。三是编纂年鉴的专业人才缺乏。年鉴框架的设计是一项高屋建瓴的工作，涉及知识面较广，技术性强，既要了解年鉴的体例特征，又要熟悉本单位机构设置及相关行业、专业领域发展等情况［7］。据了解，目前农业科研单位年鉴编纂工作没有设立专门性机构负责，一般由综合办公室统筹负责年鉴编纂工作，年鉴框架的设计通常由本单位年鉴编纂委员会人员设计完成。框架设计人员忙于本职工作，往往缺乏对年鉴体例框架的深入了解，导致年鉴框架设计不规范，质量不高。

三、提升农业科研单位年鉴质量的几点建议

（一）准确把握年鉴定位

年鉴编纂者必须首先明确本年鉴的编纂宗旨和读者的范围，也就是明确年鉴“为谁而编，编给谁用”的问题。年鉴出版的时效性、内容的全面真实性、数据的准确性、资料的权威性等，都是围绕年鉴作为工具书为现实服务这一主要功能的，而年鉴的资政、存史、教化等功能是由年鉴为现实服务这一主要功能衍生出来的附属功能［8］。年鉴首先应该是以记录特定领域的内容来为社会服务，为读者服务，这一编纂思想指导着框架设计［9］。农业科学院年鉴除了保存史料，应当主要服务于当前本单位科研和管理工作，从读者的角度出发，科学设计年鉴框架，框定资料信息内容和选材方向。设计者不仅要充分了解不同读者群体的信息需求，而且还要考虑他们的阅读利用习惯，如对综述、文件、专记、大事记、条目、图、表等信息资料形态的需求；还需要把握读者对信息资料的深度要求［10］。深入研究年鉴的功能定位和读者对象，围绕其定位和读者进行年鉴框架设计，使年鉴框架能够系统反映本单位事业发展的基本情况，以及发展新成果、新动向和新问题。

（二）深入分析院情

年鉴框架是以门类为组合单位分门别类布局的，一个好的年鉴框架，必须统筹全局，不缺要项，全面完整地记述地情，同时要鲜明地反映地情特点。全面深入了解地情，其目的是为了编好年鉴。农业科研单位年鉴编纂人员虽然对院情比较了解、熟悉，仅仅满足这样的认识还远远不够，编纂者要全面了解单位应具备的所有要素，包括主营业务和中心工作、组织架构和人员队伍、管理机制和服务保障等［11］，深入研究单位年度中心工作，以事业内在逻辑结构关系进行谋篇布局。只有这样，年鉴的框架设计才能做到全面系统、有重点，归类科学、合理。在系统完整反映院情的基础上，特点是否突出是衡量年鉴质量高低的重要标准。各农业科研单位所处地域、发展定位、研究特色都不尽相同，年鉴的框架设计应当有所体现，这就需要编纂者全面系统地了解本单位基本情况，深入挖掘特色，才能避免年鉴框架设计一般化、表面化，避免框架“千鉴一面”式的雷同［12］。

（三）加强内容顶层设计

年鉴框架是承载各种资料信息的主体架构，也是全书整体内容的浓缩，一部年鉴的宏观结构、重点、特色、所涉及的范围、所使用的方式方法几乎都从框架中体现出来［9］。设计完善、细化的框架结构便于资料的搜集、选择和组织，以及指导作者撰稿。年鉴框架的设计是一项高屋建瓴的工作，涉及知识面较广，技术性强，既要了解年鉴的体例特征，又要熟悉本单位机构设置及相关行业、专业领域发展等情况［7］。农业科研单位年鉴的框架设计需要编辑人员、组稿人员和撰稿人员通力协作，制订出科学合理、可操作性强的年鉴框架和详尽完整的编写大纲；年鉴框架具有相对稳定性，细化年鉴编写大纲，采取依次推进的办法，按照其重要程度在两三年内将大纲分批细化，规范到条目，为各供稿单位提供详细的年鉴编纂指南，减少供稿人员资料收集和条目编写的盲目性。同时做好出版后读者意见的收集工作，每年都应通过随书发放征求意见表、召开年鉴读者座谈会等办法，听取读者意见，汲取调整和充实入鉴信息的意见和建议。此外邀请年鉴专家、学者、同行评议年鉴编纂大纲及框架结构，也是有效提高框架质量的渠道。

（四）重视编纂队伍建设

农业科研单位年鉴编纂队伍的组成人员基本都为兼职，时间和精力有限，同时缺乏对年鉴编纂基础理论知识的了解。因此，建立一支高素质的年鉴编纂队伍是年鉴质量的保障。就目前来看，农业科研单位在每一个部门都设一个专职的年鉴编纂人员并不符合实际，因此，稳定兼职编纂队伍，加强队伍业务指导和培训是最有效的手段。一是稳定兼职编纂队伍。吸纳热心年鉴工作并具有一定文字功底的人员承担撰稿工作，并长期固定下来；若供稿人员岗位发生变动，及时确定接替人员，保证工作的连续性。二是加强业务指导和培训。首先加强内部对编纂人员的指导和培训，完善、细化编纂大纲和编辑规范；其次邀请年鉴专家、同行开展座谈或评议，鼓励编纂人员积极参与业务研讨和学术交流，提高编纂人员业务水平。三是探索长效激励机制，调动编纂人员的积极性，增强队伍凝聚力。

总之，要提高农业科研单位年鉴的编纂质量，首要是在规范年鉴框架上下功夫，然后在规范的基础上进行年鉴框架创新实践。俗话说：“他山之石，可以攻玉。”年鉴工作者既要善于学习和借鉴优秀年鉴的框架设计理念、思路和方法，又需要深入把握本单位实际情况，规范和创新年鉴框架设计。