“互联网+”时代数字档案管理的途径

摘 要：档案管理工作在企业运行过程中占据极为重要的地位，其管理水平将会直接决定企业是否能够正常运行。如今我国科学技术发展良好，信息化技术得到前所未有的提升，各企业生产、管理模式也发生了巨大改变，在此背景下，企业在进行日常工作时会面临大量数据，传统档案管理工作已经无法满足其发展所需，因此相关工作人员需要对传统档案管理模式进行优化创新，将信息技术融入其中，建立档案管理信息化模式，顺应时代发展，满足企业发展要求。

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随着社会信息化迅猛发展，我国已经全面进入信息化时代，互联网技术也逐渐向着“互联网+”方向发展，这对于档案管理工作是一项机遇也是一项挑战。档案管理工作人员可在进行日常管理时将互联网+技术融入其中，有效提高档案管理的质量与效率，同时也意味着档案管理人员必须要具备较高综合素质，不仅能够拥有档案管理理论知识，还应具备一定的信息技术能力。档案管理人员需要以“互联网+”时代为背景，对自身综合素质进行全方位提高，从而适应数字档案管理模式，促进企业的稳定长远发展。

一、建立数字档案管理模式的必要性

在“互联网+”背景下，档案管理工作模式发生巨大改变，如今越来越多的企业在进行档案管理时逐渐融入计算机技术，将传统纸质材料档案管理工作转化为电子文件管理，数字档案管理能够对档案管理、储存、检索进行统一，并且利用先进科学网络技术能够提高档案信息资源共享率，全方位提高档案管理工作的质量与效率。目前，数字档案管理工作主要是对档案设备、资源进行网络信息建设，以及培养高素质档案管理专业人员。数字档案管理与传统档案管理模式相比具有较大优势，能够将各种海量信息进行储存，通过文字、图片、音频等资料进行传播，大幅提升数据利用率，并且数字档案还可以在一定程度上避免档案出现丢失情况，提高档案储存的安全性。

二、“互联网+”时代档案管理工作存在的问题

1.对信息化管理工作认知不到位

档案管理工作对企业的运行具有极为重要的作用，其管理水平将会直接决定其运行的整体进程，但是由于各企业在进行日常管理时没有对档案管理工作有充分认知，部分领导人员对档案管理工作重视程度不高，主要是因为档案管理工作不会直接创造经济收益，因此其价值会很容易被领导人员忽视，加上档案管理工作与财政补贴的公共档案管理部门存在不同，大部分企业档案管理工作需要投入大量资金，当档案管理工作利益没有被体现时，领导会觉得档案管理工作并没有实际价值，还会加大企业的管理成本，因此会对档案管理工作投入资金进行严格控制，导致档案管理工作缺乏相应资金支撑，无法招聘到专业人员进行管理，并且其设备软件都较为落后，管理模式仍处于传统管理状态，无法顺应时代发展需求。

2.相关政府部门没有发挥引领作用

根据我国档案管理工作历史可见，我国档案管理工作一直处于进步阶段，但是由于受到多种因素限制，我国档案管理的软件更新速度较慢，开发不及时，主要是因为缺乏相应管理规范标准，这对于在“互联网+”时代下档案管理工作而言存在一定阻碍，导致档案数据无法实现真正意义上的共享。由于受到市场经济影响，人们大多数对企业经济效益过分关注，而对公共服务整体质量却没有引起重视，导致档案管理人员对自身工作认知不全面，并且缺乏相应监督管理体系，造成管理工作不规范。尤其在“互联网+”背景下，对于档案管理工作人员综合素养要求较高，不仅需要档案管理人员拥有相应的管理理论知识及实践经验，还需要拥有一定信息化技术水平。

3.公众对于档案的关心程度不足

政府与各行业对于档案管理工作的重视程度都有所不同，且都存在一定忽视，没有对档案管理工作引起重视，导致档案管理价值宣传工作处于空白阶段，公众对于档案管理工作内容及重要性并没有明确认知，部分公众认为档案价值只在于记录，没有对档案信息保护以及机密性进行全方位了解。同时，由于档案管理工作的特殊性，其使用范围以及特点对于大多数人而言都较为陌生，公众在进行档案使用和筛选时会存在一定困难，导致人们对档案管理价值存在错误认知。此外，由于档案管理工作关注度以及价值感较低，学生不会主动选择相关专业，导致档案管理人才出现断层，这对档案管理工作长远发展具有极大危害。

4.信息化技术开发不到位

如今我国已经全面进入信息化时代，但是部分企业在进行档案资源管理时对其信息化开发以及利用工作存在严重问题，导致档案信息化资源整体开发程度较低，在档案信息化管理过程中如果其数据采集效率过低，重复劳动力过多会导致信息整体质量出现严重不足，影响档案信息管理工作整体水平。我国档案信息化技术发展较为缓慢，与国际相比存在着较大差距，由此可见，在我国档案信息化建设过程中档案数据库资源利用率较低，并没有将信息化技术作用充分发挥出来，严重阻碍了档案信息化建设工作的进程。

5.相关设施不完善

通常情況下，企业在进行档案信息化建设时需要做好档案信息化基础设施建设工作，目前我国大多数企业由于受到多种因素影响，其设施建设并不完善，对档案信息化建设工作有着极大阻碍，档案信息化建设与硬件设施关系较为密切，硬件设施建设水平将会直接决定档案信息化建设整体进度。因此，企业需要在硬件设施上下足功夫，需要投入大量资金来保证硬件设施的完整性、可靠性，从而促进档案信息化建设工作整体质量水平，保证档案各项工作能够协调发展。但是，由于建设初期需要投入大量资金，部分企业由于受到资金限制，所以其建设并不全面，在进行档案管理时仍采用传统模式，传统档案管理工作不仅不适合时代发展需求，还会严重降低档案管理人员整体工作质量与效率，对企业长远发展极为不利。

6.存在安全隐患问题

由于档案信息化建设主要依靠信息化技术，虽然能够在一定程度上提高其管理工作水平与质量，但是由于信息化技术存在一定安全隐患，档案管理人员利用信息技术进行数据收集、分析、处理时很容易被不法分子盗取信息，导致数据丢失，影响企业正常运行。因此，我国大多数企业在进行档案信息化建设时对其安全性都存在一定质疑，加上部分管理人员缺乏网络安全意识，导致档案安全管理工作较为落后，存在大量安全隐患。

7.缺乏标准化、规范化

由于我国档案信息化建设工作起步较晚，其发展水平较为落后，因此目前虽然大部分企业逐渐开始对档案进行信息化建设工作，但是缺乏统一管理规范和标准，多数都是由企业内部自行制定相应管理措施，这样不仅会加大企业档案管理成本，还会增加其管理难度，并且由于档案信息管理缺乏规范性、标准性，进行档案信息查阅时也会出现无从下手的情况，这对档案信息化建设工作极为不利。

三、提高数字档案管理水平的有效措施

1.树立正确的管理理念

在“互联网+”时代下，档案管理工作面临极大挑战，相关工作人员在进行日常工作时必须将网络信息技术进行结合，这就需要其拥有数字档案管理模式理念，能够根据信息技术发展对档案管理工作进行优化，尤其是政府、行业、公众，只有三方同时树立起正确的管理理念，才能保证数字档案管理理念深入人心，推动我国档案信息化建设进程，相关工作人员可以根据实际工作安排对数字档案管理工作进行宣传，使其明白数字档案管理的重要性及其价值，对其特点有着全方位的掌握，通过潜移默化的方式来提高大众对数字档案管理认知，让大众能够对档案管理工作引起重视，为档案信息化建设奠定基础，并且通过相应宣传还可以让相关工作人员认识到其工作的重要性，对自身责任及义务有全方位了解，管理人员则可以在日常工作时更加主动积极地去学习相应知识，提高信息技术水平，将数字档案管理工作模式进行优化创新。

2.增加设备投入力度

在档案数字化建设过程中基础硬件设备占据着极为重要的地位，是数字档案管理模式建立的基础也是前提，因此企业单位领导人员要想提高数字档案管理建设进程就必须做好基础设施建设工作，从而保证档案信息及时、安全，提高档案工作人员信息处理能力及质量。档案管理人员进行资金分配时必须对档案现有基础设备进行维护、改进，将互联网技术与档案管理工作进行结合，实现档案数字化建设工作，对其档案信息设施进行科学、合理建设，从而保证数字档案管理工作能够顺应时代发展潮流。

3.建立并完善管理平台

档案管理工作涉及的信息量较大，并且内容较为烦琐，因此要想促进数字档案管理工作进程就必须对其制定相应的标准，让其管理工作能够更加规范化，相关领导人员可以根据单位档案具体工作特性建立管理平台，让档案工作人员能够应用管理平台对档案信息进行统计分析处理，提高档案工作质量与效率。领导人员可以将档案管理平台分为内部平台和外部平台，内部平台主要是用于档案管理工作人员进行内部数据统计分析，提高企业内部管理工作质量与效率，外部管理平台则可以将能够公开的档案资料进行统计、开放，让公众能够自行查阅，满足公众档案查询需求。

当管理人员建立相应的档案管理平台后，需要根据实际工作内容对平台进行管控，根据平台特性建立并完善相应管理标准，从而保证档案管理平台使用的规范性、合理性。另外，工作人员需要保证公开档案信息平台的数据安全、可靠，避免不法分子对公共信息进行篡改，影响档案数据的准确性。通过内部与外部平台建设能够有效促进档案信息化建设工作的进展，全面落实素质档案管理工作理念，促进我国档案管理工作稳定和长远发展。

4.提高资源开发利用率

如今我国信息化技术发展势态较为良好，档案管理人员在进行日常管理时可以结合信息化技术提高资源利用率，对信息化技术进行开发与利用，只有提高信息资源开发与利用水平才能有效保证档案管理工作顺应时代潮流，提高工作人员的工作质量与效率，促进数字档案管理建设工作进程的发展。相关工作人员进行档案信息资源开发时需要对档案信息进行综合分析，根据不同档案类型进行分配，能够更加系统化、集成化，实现统一管理目标，避免信息过于分散，加大工作人员的工作难度，让档案管理工作能够更加便捷，进一步提高档案信息流通率，从而全方位提高数字档案管理整体质量水平。

5.提高数字档案管理的安全性

在“互联网+”背景下，我国大多信息都处于公开透明化，但是档案管理中信息较为私密，因此相关工作人员在进行数字档案管理建设时必须要提高信息技术的安全性，避免出现不法分子对档案进行篡改或者非法获取，导致档案出现丢失、信息不准确，影响企业发展进程。相关工作人员可以根据企业档案管理制度建立相应安全管理体系，对档案管理人员以及使用人员行为进行约束，从而保证档案信息在收集和应用过程中能够拥有足够的安全性和保密性，避免档案信息出现泄露。此外，无论是档案管理人员还是社会大众都必须具备档案安全意识，充分了解信息安全的重要性，避免出现盗用档案信息的情况，导致企业、大众财产受到损失。相关工作人员还可以根据档案信息化技术特性对档案进行网络安全管理，从用户、网络、数据库等方面建立安全保护层，并且在日后应用过程中对其安全保护系统进行检验，从不同方面提高档案整体管理质量与效率，让档案信息能够更加安全、有效、可靠。

6.对现有管理体制进行优化、创新

档案管理工作归根结底仍属于企业内部管理工作的一部分，因此相关工作人员在进行数字档案建设时必须对档案管理现有体系进行优化、创新，让数字档案建设工作能够更加科学化、规范化。在新时代背景下，档案管理工作人员要想提高整体工作质量与效率，促进数字档案工作落实，就需要对档案管理体制进行优化，档案管理工作涉及的方面较多，因此管理人员在对档案工作体制建设时需要将各类分工进行明确，从而全方位提高档案服务质量水平。另外，由于档案管理工作在以往并没有受到领导人员重视，导致档案管理工作发展较为缓慢，为了能够保障档案管理工作顺应时代发展，满足社会大众需求，档案管理部门需要对自身工作内容进行分析，明确发展目标，避免受到其他部门牵引，从而更好地服务企业。

7.提高工作人员的综合素养

在“互联网+”背景下，我国档案管理工作模式发生了巨大改变，这对档案管理工作人员综合素质的要求较高，因此要想全面落实我国数字档案管理工作模式就必须提高相关工作人员的综合素养，保障其能够在拥有相应管理理论基础上还具备一定的信息技术能力。首先，相关领导人员可以根据档案管理工作进程定期对工作人员进行信息技术培训，使其能够熟练掌握信息技术，全方位提高工作人员数字档案管理工作水平。例如，当企业引入先进管理设备时可以先派遣专业人员对员工进行培训，让员工能够熟练操作相应设备，在日常应用过程中发现问题能够及时解决，从而全方位提高数字档案建设进度。其次，企业领导也可以利用鼓励竞争方法来提高档案工作人员的工作热情，让其能够了解到自身工作的重要性，从而积极进行数字档案建设的相应学习，将互联网技术与档案工作进行结合。

四、结语

总而言之，在我国网络技术不断发展背景下，各行各业生产模式都发生了巨大改变，档案管理工作作为企业内部管理中重要的一项工作，必须将传统的档案管理模式进行优化、创新，形成数字档案管理模式，从而满足时代发展及企业发展的要求。管理人员可以从档案管理模式、行业标准、服务质量以及人员培训等方面入手，增加档案管理与信息技术的融合度，提高数字档案建设水平，让档案管理工作能够跟随时代发展迈入新进程。

参考文献：

[1]梁红玉.“互联网+”时代数字档案资源安全风险管理研究[J].兰台内外，2021

[2]臧 利.“互联网+”环境下档案数字化建设研究[J].黑龙江档案，2021

[3]邓耀梅.“互联网+”背景下档案数字资源共享问题分析[J].城建档案，2021

[4]张炎培.“互联网+”环境下档案管理服务模式转型策略[J].新西部，2021

（作者单位：滕州市墨子研究中心）

作者简介：鞠文周（1985—），男，漢族，山东枣庄人，本科，馆员，研究方向：博物馆档案管理。