研究所数字档案室建设的探索

马 岭

（中国科学院上海微系统与信息技术研究所，上海 200050）

研究所档案记录了研究所的历史沿革，在研究所发展中发挥越来越重要的作用，是研究所宝贵的财富之一。随着社会的发展，信息技术在各领域被广泛应用，档案工作涉及的领域更广阔、内容更丰富、需求更多样。2014 年9 月，中国科学院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》指出：“数字档案馆（室）建设包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设，由档案部门、信息化部门、业务部门和保密部门共同参与实施。根据国家《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》，遵循‘资源为先、标准规范、整体推进、确保安全’的原则，统筹规划全院数字档案馆（室）建设，将数字档案馆（室）建设纳入本级信息化建设规划，与院、所信息化建设统一部署、同步实施。”在新时代的背景之下，传统档案管理显然已经无法适应社会发展的需要，从传统档案室向数字档案室进行过渡是必然选择。同时，数字档案室建设工作不是一蹴而就，而是一项长期的、需要系统规划才能更好开展数字档案室的建设。

1 数字档案室建设的必要性

从传统纸质档案管理过渡到数字档案室的建设工作，将推进数字档案室的建立作为研究所档案管理工作的重要目标，推进电子文件归档，档案数字转型，提升研究所档案管理水平，有利于档案资源开发和利用服务。

1.1 研究所档案工作发展的内在要求

研究所档案室作为服务科研、支持创新的支撑部门，需要实现与现代化技术的结合，数字档案室承担研究所档案的收集、整理、保管与利用，是研究所信息化建设的重要组成部分，可更好地为研究所档案管理工作做出新贡献。

一方面，研究所室藏档案主要包括文书档案、科研课题档案、仪器设备档案、基本建设档案、声像档案、会计档案、著名人物档案、人事档案和研究生档案等门类众多的档案，此外综合档案室每年还要接收大量的包括电子文件在内的文件资料，这些电子文件目前无法及时归档，部分已归档的电子文件，基本没有利用。

另一方面，档案利用的需求也发生了转变，现在更多的利用者是基于文件内容的关键词来查找档案，然而部分专题档案信息可能未在标题中体现且年度跨越较大，这对档案管理工作提出了非常大的挑战。此时，及时更新档案管理技术，对档案进行数字化管理，积极进行数字档案室建设，才能适应当前档案查询工作快速、精准的查找需求。

1.2 电子文件前端控制的必要途径

在互联网飞速发展的背景之下，社会的发展节奏都在发生着巨大的变化。研究所档案室为更好地实现服务的职能，与研究所发展相匹配，需要实现档案的电子化管理。电子档案的法律效力和单套制管理在《档案法》当中予以了非常明确的体现，《档案法》中明确提出了电子档案应当“来源可靠、程序规范、要素合规”。由此可见，不是所有的电子文件都能称为档案，只有符合以上十二个字的要求，电子档案与传统载体档案才具有同等法律效力，能够以电子形式作为凭证使用，这是研究所开展数字档案室建设尤其是电子文件归档和电子档案管理需要对照的核心要求。

数字档案室承担了各项电子文件前端最重要的各项要求与指标，积极进行数字档案室的建设工作，可以非常有效地实现前端控制和全程管理，电子文件的前端控制，是以文件生命周期为基础，把电子文件从形成到销毁或者永久保存看作一个完整过程，在这个过程中，文件形成就属于前端，要求把电子文件的控制措施提前到文件生命过程的最前端。前端控制同时可以保障电子文件的“四性”，即真实性、完整性、可用性和安全性。

1.3 实现电子文件有效管理

电子文件是以电子设备来传递和维护的，实现档案的电子管理是档案管理工作的重要环节。电子文件的管理涉及到电子文件的档案管理部门、形成部门及部门兼职档案员，首先，档案管理部门应会同业务部门共同参与研究所电子文件归档与电子档案管理办法的制定，明确相关业务部门和人员的职责。其次，研究所各部门应将电子文件归档与电子档案管理工作纳入本部门相关制度规范，并确保电子文件齐全完整、来源可靠、未被非法篡改且关联关系持久有效。最后，各部门兼职档案员是电子文件的收集者，通过档案管理系统，完成文件的预立卷和档案目录的著录工作，保证电子文件的有效管理。

电子文件可以采取逻辑归档或物理归档的方式，逻辑归档可以实时归档，是指不改变原存储方式和位置将电子文件的管理权限向档案部门移交，物理归档包括在线归档和离线归档，是指将电子文件存储到脱机载体上向档案部门移交，从而实现了不同来源的电子文件的集中归档。

2 数字档案室建设的内容

数字档案室建设要依据国家档案局《企业数字档案馆（室）建设指南》（档办发〔2017〕2 号）标准，在中国科学院档案馆的指导下落实数字档案室建设，建设内容包括建设框架构建、数字档案资源建设、保障体系建设三个方面来展开。

2.1 建设框架构建

为促进档案管理工作的更好开展，国家档案局制定了与档案信息化工作相关的标准规范共60 余个，这些标准规范是进行数字档案室建设工作有效的开展的前提与保障。不论是基础设施的建设、系统的建设以及数字资源都需要在遵循规范标准的原则，以保障建设的科学性和规范性。

数字档案建设进行过程中，基础设施的建设是首要条件，要有相应的机房、网络设施和硬件设备，如硬件应配备相应的服务器、计算机、扫描仪等。同时需要具备操作系统，数据库等技术软件，该系统软件必须功能齐全，具有档案收集、整理、鉴定、统计、检索和借阅等工作的信息化，便于电子档案的存储和利用。此外还需要建设多个理想的接口，同研究所其他各类管理系统如办公自动化管理系统、财务管理系统等相互兼容。利用计算机网络和数据库技术优势，提升档案管理效率。

2.2 数字档案资源建设

数字档案资源建设是数字档案室建设的重要内容。研究所档案资源包括文书、科技、名人、声像（照片、音频和视频）等各类档案，是研究所的重要的数字资源，他的价值发挥通过内容挖掘和深度揭示来体现。

2.2.1 档案目录数据库

档案目录数据库是数字档案资源建设的基础，包含研究所案卷级目录和文件级目录数据库。同时，文件级电子目录是挂接电子文件和全文数据库的构建前提条件。档案目录在著录过程中应仔细核查和校对，确保著录的质量，保证目录信息与档案信息的统一性，保证档案资源查全率和查准率。

2.2.2 存量档案数字化和增量档案电子化

存量档案数字化和增量档案电子化是数字档案资源建设的主要方式，存量档案数字化是指对研究所室藏的纸质档案通过扫描方式转化为数字资源。存量档案数字化不仅提高档案检索效率，而且更有效地保护了档案实体。增量档案电子化是针对现阶段形成的档案，在移交纸质文件的同时需要提供电子版文件归档。在档案资源建设过程中，要优先考虑对重要的保管期限为永久的档案以及利用率较高的档案优先数字化，如专利、各类奖项等档案应首先数字化，实现自动化检索，提升档案管理水平，有利于实现档案资源共享。

2.2.3 文件格式

文件格式与所保存电子文件能够进行长期的可读、可分析，是保障数字档案资源真实性以及完整性的重要指标，业务部门归档时对电子文件进行了统一的格式转换，以统一的标准提高利用。目前常见的文件格式主要有板式文件PDF、OFD；照片文件JPG、TIF；数据库文件XLS、XML；音视频文件MAV、MP3、MP4 等，将需要挂接的电子全文进行上传，系统进行匹配把电子文件与条目数据进行挂接，通过电子全文数据OCR 识别，可实现电子档案的检索和利用。

2.2.4 元数据

所谓元数据指的是对所保存文件背景、内容以及结构等方面的具体数据，是目前常用的保障电子文件真实性与完整性最有效的手段之一。如科技档案以“卷”为单位整理，案卷层级元数据是描述每一卷档案的内容、背景及其结构等信息；文件层级元数据，描述卷内每一件档案的内容、背景及其结构等信息。元数据配置，应适应档案双套制和单套制兼容管理模式。案卷级档号、文件级档号均为档案的唯一代码，档案号成为查询文件、构建文件之间逻辑关系的纽带，不论电子档案身在何处，均能够凭借档案号将其找到，并通过参见号来明确其与其他档案之间的关联关系。

目前电子档案的归档范围以及保管期限，均在沿袭传统档案的管理方式，如科技文件材料归档时应当根据科研项目的性质、规模、创新性等确定保管期限。保管期限分为永久和定期（30 年、10 年）。元数据对于数字档案建设的意义重大，研究所业务部门应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。此外，根据实际的业务需求可以对元数据进行修改和完善，提升电子文件的规范性管理，便于档案的利用分析。

图1 文件格式转换

2.3 保障体系建设

任何工作的顺利开展均离不开相关的安全保障工作，数字档案室的建设同样如此。数字档案室的保障体系建设必须要从安全保密、经费、人员等全方位给予保障，才能保障数字档案室建成以后顺利运行。研究所在推进档案管理系统的前提下，首先要保证档案工作信息和系统安全，安全保密是档案工作的底线。完善的安全系统是应用系统成功实现的保障，系统安全保障体系包括网络安全、系统安全、数据库安全、信息安全、设备安全、信息介质安全和计算机病毒防治等各个方面。综合档案室根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管，集中存放涉密载体的库房纳入保密要害部位管理，确保档案实体安全和信息安全。

数字档案室建设是一个长期的工程，研究所需要投入大量的经费，保障研究所数字档案室建设顺利开展。保障体系的建设需有理有据、循序渐进，充分保障其计划性及步骤性，实现经费投入的最优化。此外也可以通过申请上海市、中国科学院相关的档案管理课题来增加经费，如申请档案信息化建设方面的专项课题，保障数字档案室建设的深入开展。

以档案管理人员的素质要求为例，在开展数字档案室建设过程中档案人员的知识结构和沟通协调能力较为关键。首先档案人员要熟悉掌握研究所各类档案业务流程，档案的分类及档案号的释义等，协助信息科技公司实现研究所档案管理系统各个模块的搭建。其次要加强对相关业务知识的学习，特别是计算机网络知识，以便更好地推进数字档案室建设。最后要加强与研究所内部的沟通协调，在档案管理系统的测试阶段，需要不同角色参与，如兼职档案员著录，部门负责人进行审核测试等，这就需要档案人员与相关部门做好沟通工作，保证数字档案室建设顺利推进。

3 结论

科学技术的发展和档案管理的需求，迫切需要档案数字转型，数字档案室建设是一个漫长的过程，需要根据研究所的实际情况不断升级完善档案管理系统，和其他业务系统相互衔接，保证核心档案数据资源的留存，便于档案的利用开发，研究所档案工作管理以数字档案室建设为抓手，提升档案管理现代化水平，实现研究所档案数字资源的现代化管理。