智能时代高校档案意识培育与档案管理现代化

赵菁菁

（长沙学院综合档案室， 湖南 长沙 410022）

高校档案管理是一项为高校人才培养、学科建设、服务社会等核心职能服务的基础性工作。随着现代网络技术、智能技术的迅猛发展，人们越来越认识到档案信息对人类生产、工作、生活、学习等活动的重要作用，对档案信息资源的需求也随之不断增长，档案管理工作的重要性也体现出来。现代信息技术和智能技术条件下，档案管理面临新的机遇和挑战，不断推动高校档案管理的信息化、数字化、网络化建设，既是高校管理中信息资源需求爆炸式增长的需要，也是实现高校管理体系和管理能力现代化的重要内容之一。虽然如此，受传统观念等多种因素的影响，现实中档案工作仍面临社会需求与管理相对滞后的矛盾：一方面，信息技术的快速发展与现代生活方式的不断变革，使公众对信息资源的需求指数级增长；另一方面，档案管理中落后的理念和管理方式所带来的滞后性服务难以满足人们对信息资源爆炸式增长的需求。这一矛盾直接造成了“档案事业与社会各项事业的融合度较低”［1］的局面。高校的档案管理工作更是如此。高校虽然设有专门的档案管理机构，但因思想观念落后、档案意识淡薄、领导重视不够等诸多因素影响，多数高校档案管理在整个高校管理中基本上被边缘化，高校档案工作对其核心职能的支撑性、服务性作用并没有得到充分发挥，甚至成了摆设。深入分析发现，除现有的体制机制性因素外，档案意识的缺失及其培育的缺位是导致这一现象重要的原因之一。

1 智能时代高校档案管理面临的挑战

智能技术和互联网技术的突飞猛进，档案信息环境完全被改变，其形式和内容变得丰富，信息记录、传播、利用的手段和方式发生了根本性变化，这些变化对高校档案管理及其专职人员提出了新要求，高校档案管理面临管理理念、模式、手段、创新发展和新需求的挑战。

1.1 新技术条件下高校档案管理理念、模式和手段变革带来的挑战

智能技术和互联网技术给高校档案管理带来的重要变革之一是管理环境的改变。首先，高校各类纸质档案库会逐步转向以数字信息为主的电子档案库，导致高校档案管理工作的新主体、新客体和新平台等管理环境的出现。传统的档案管理工作基本上是保存纸质的文件、文档，形成海量文档库，供用户查阅使用，不仅容量有限，而且查阅、使用和管理的效率低下。而随着电子文档和智能技术的出现，以电子文件为标志的新型档案，以数字档案馆、信息管理系统为代表的新平台为档案管理工作提供了新的工作环境，使档案管理能够迅速面向用户、面向社会，档案管理模式的深度和广度发生了实质性变化。

在这一变化下，档案管理新理念、新模式和新手段应运而生。由于长期的边缘化地位，高校档案管理队伍的知识结构和认知水平都难以适应新理念、新模式和新手段的需要，多数专职人员的管理理念仍停留在传统档案管理时代，对智能技术和互联网技术并不能完全驾驭。在新的工作环境下，原来的管理理念、管理方式和手段已经不能应对新环境的需要，他们需要彻底改变原有的管理理念，重新学习新的知识和技术，掌握新的管理工具，才能适应新的工作环境。

1.2 管理体系现代化背景下档案管理创新发展带来的挑战

新技术手段的出现，引发了档案管理职能的创新发展。传统的高校档案管理往往只具有记录和查找部分过往工作历史的职能。但新技术手段的出现，使高校档案管理正经历着从接收保管学校重要纸质档案到接收保管各类电子信息档案的转变，从管理档案资料实体到管理虚拟档案信息和资源数据的转变，从以人工操作为主、计算机操作为辅到以信息化和智能化操作为主、人工操作为辅的转变，从档案信息资源碎片化利用到系统化联网共享的转变［2］。档案管理不能只是反映更全面、更真实的原始记录，还要充分发挥这些原始记录的信息资源在高校管理体系现代化建设中的价值和力量。例如，过往的课堂教学过程或影像资料可作为现行高校教学改革或培训新进教师的素材和依据；过往科研工作可以作为新兴科研课题申报或研究的原材料支撑。这就要求高校创新性地构建档案信息生态系统［3］。完成这一创新发展目标，显然对高校档案管理及其专职人员提出了技术、管理和服务方面综合性的新要求。也就是说，高校档案管理不再是墨守成规式的管理，而是创新发展式的管理。

1.3 高校快速发展背景下信息资源需求变革带来的挑战

高校的主要职能是人才培养、科学研究和服务社会，要实现这些目标，信息的获取、加工、整理和开发利用十分重要。随着全球化和学术资源竞争的不断加剧［4］，我国高校间的竞争也日渐残酷，各高校为了适应这一竞争环境，纷纷加快了发展的步伐。在这一背景下，我国高校档案管理现状已经不适应这种快速发展背景下信息资源需求爆炸式增长的需要。

随着档案管理中电子信息档案和新技术手段的出现，档案查阅和利用变得非常快捷、方便。在社会迅猛发展的当下，人们对档案信息资源的利用率会越来越高，在高校尤其如此。如申报课题和各类科研平台、申报各种教学成果奖励和科研成果奖励、教师教学、学生就业、包括后勤管理等在内的各种事务性工作，都离不开对各类档案信息资源的查阅、利用和借鉴。高校档案管理中对信息资源的需求面越来越广、需求量越来越大。但当今高校档案管理库系统中十分有限的信息资源难以满足这种对海量信息的需求。这就需要高校档案管理部门改变传统落后的档案管理方式，充分发挥智能技术和高校全体成员的力量，形成全方位的、立体化的档案资源库系统。

2 档案意识与档案管理的辩证关系

现有的文献大多从纯认知角度来对档案意识进行定义，认为档案意识是指人们对档案和档案工作的主观印象，或者说是人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作的性质、地位和作用的认识［5-7］。个别学者从更深层次进行了分析，认为档案意识具有具体和抽象两种形态，具体形态以社会个体的档案意识为核心，抽象形态以全社会的档案观为结晶。两种形态在多层多因的矛盾运动中相互作用，构成完整的与档案存在相对应的精神系统［8］。

在这些定义中，无论是哪个层面，实际上都只是把档案意识看成一种主观认知，仅仅将其作为一种价值观形态来理解，这种认知极大地制约着现行档案管理的效率和发展水平，也直接导致了许多高校档案管理工作的边缘化。本质上，档案意识不能仅仅被理解为一种认知，更重要的是要将其理解为在对档案重要功能价值认识基础上的一种自觉的、日常化的、主动的档案行为意识，即人们在生产、工作、学习、生活过程中随时随地把自己的活动轨迹记录在案和充分利用这些档案的行动意识。有了这种行动意识，几乎任何机构的档案管理效率都能得到大幅度提升，现有的边缘化局面也会得到根本性改善。从提升档案管理水平和智慧时代开创档案工作新局面的视角看，对档案意识的理解更应强调行动意识层面的定义，而不能仅理解为一种价值观层面的认知。正是这样的一种认知导致了档案管理工作中众多被动局面和高校档案管理被弱化局面的出现。

从认知和行为意识这两个角度来理解，档案意识和档案管理具有相互作用、相互推进的关系。第一，档案意识的形成不仅会提升人们对档案管理工作的重视程度，而且能够让人们具有档案记录和保存的自觉行动，可极大地丰富档案管理的内容，拓展档案管理的领域；第二，档案管理机构在人们这种自觉的档案行为鼓动或压力下，自然会强化内部的档案管理意识，并通过引进新技术手段从各个方面为人们提供各种各样的档案信息服务，从而进一步推动人们这种档案意识行动的完善和发展。总的来说，档案意识能够促进高校档案管理能力和水平的提高，可使档案信息资源范围最大限度地得到扩展、档案管理和服务范围最大限度地得到拓展、档案资源利用率最大限度地得到提高、档案管理工作认可度最大限度地得以提升。同时，档案管理水平的提升又会反过来推进人们档案意识的提高。档案管理水平提升的一个重要标志就是人们档案意识的形成及其自觉参与档案管理。档案管理中通过档案意识的培育来提升人们的档案意识，可促进整个档案管理能力和水平的提升与发展。

3 档案意识培育在高校档案管理中的重要意义

张培在调查研究中发现，对高校师生来说，很少有人在日常学习、生活中能感知到档案的存在，更不要说主动参与档案的建立［9］。智能技术下自动生成功能与档案信息资源重要地位的建立，要求人们具有强烈的档案意识，也就是具有自觉留存、整理和利用档案信息资源的行动意识，这对应对智能时代个人发展、机构发展和档案管理面临的各种挑战，提升自身素养、机构管理水平和高校档案管理水平具有重要的意义。

要发挥档案管理在高校管理中的重要功能，必须加大力度对全体成员进行档案意识的培育，使全体高校成员都具备较强的档案意识，这对高校管理体系和管理能力的现代化具有重要意义。

第一，档案意识培育是实现高校档案管理现代化的前提和基础。在传统观念约束下，人们普遍认为，档案管理只是记录和保存过往的历史，只是对过去所做工作或生活的一种记忆，对现实和未来的管理并没有过多的意义。因而在很多人的思想意识中，档案管理并不是一件重要的工作，甚至可有可无。这直接导致了档案管理工作的边缘化。纵观当今我国的高校档案管理机构及其管理现状，其普遍存在队伍人员少、力量薄弱等问题。例如，我们根据对湖南长沙高校的调查，发现大部分高校综合档案管理部门的专职人员不超过3人，传统的收集、整理、分类等工作量相当大，一些兼职档案员流动性大，档案意识不强，档案管理仍处于传统的保存文档资料的状态，高校基本上忽略了其存在的价值。这与现代化技术条件下高校快速发展的要求极不相称。要改变这一局面，真正实现高校档案管理的现代化，单纯只靠现有的档案管理机构的力量显然是非常有限的，而加大对其投入，构建一支强大的专业化队伍也不现实，可靠的途径是通过对全体高校成员档案意识的培育，形成全员化的、自觉的档案意识，让全体成员通过现代化技术手段，特别是利用智能技术参与到档案管理工作中来。没有档案意识的培育，高校就很难形成全体成员参与档案管理的局面，高校的档案管理就会因力量的有限而受到极大的约束。智能技术背景下档案意识的培育是增强高校档案管理力量的现实途径，也是高校实现档案管理现代化目标的前提和基础。

第二，档案意识培育是高校档案管理能力的重要组成部分。对档案管理能力的认知，人们常常局限于档案管理机构及其管理员的常态化管理水平上，如管理机构的规章制度完善与否、档案内容的完善程度、档案查找的规范及其难易程度、管理员的素质及其责任感、常态化管理是否存在缺陷等。实际上，在现代化技术条件下，因档案管理外延的拓展，档案管理能力不能仅局限于档案管理机构及其队伍的常态化管理上，再强大的管理机构也较难实现对一个单位所有档案信息资源的全盘管理，只有发动所有成员利用新技术手段参与档案信息资源库的建设、管理及其服务，才是真正意义上的档案信息管理现代化。也就是说，高校档案管理机构对全体成员档案意识培育的实施及其培育的能力和水平是高校档案管理能力的重要组成部分。如果能让高校全体成员形成好的档案意识，全体成员都能参与到档案信息资源的保存、建设、管理和服务中来，就可以说明这个学校的档案管理工作真正做到了位，这种全员化的档案管理是高校档案管理现代化最重要的体现。

第三，通过档案意识培育形成的全员档案意识能为高校提供全面、丰富和充分的档案信息资源。在高校的各项管理工作中，要提升效率和工作水平，借鉴或吸取以往的或其他高校的经验，可取得事半功倍的效果。做到这一点，显然需要有一个完整的、全面的档案信息资源库。但现有高校档案管理还很难做到这一点，因而需要让全体成员都参与到档案信息资源的搜集、保存、建设、上传和服务等档案管理工作中来。这不仅可极大地增强档案管理的人力资源，也极大地扩展了档案管理的信息资源，是高校档案管理最理想的状态。实现这一状态就能为高质量、高速度完成高校各项工作提供便捷和服务，使档案管理在高校发挥出应有尽有的职能，实现信息时代档案管理和服务效率的极大化。只有在全体成员都具备档案意识的条件下，高校才能构建起一个全面、丰富和充分的档案信息资源数据库系统。

4 档案意识培育视角下实现高校档案管理的现代化策略

4.1 档案管理的全员化策略

互联网技术特别是移动互联网技术的出现使人们能够利用智能手机、平板电脑等移动终端设备随时、随地连接互联网，高校全体成员的信息传递与档案管理服务可突破时空局限。如果高校成员通过档案意识培育形成较高的档案意识，高校档案管理完全可构建起开放共享、全员参与和共同建设的全员化模式，将互联网平台建设成留存工作、学习和生活轨迹，服务教学、科研和各项事务性工作，分享各项信息资源的新型档案管理平台。

4.1.1 构建全员参与式高校档案管理新模式

第一，通过对高校档案职业队伍的档案意识特别是全员参与档案管理意识的培训，进一步强化其档案意识和档案管理的责任，通过职业队伍的主观能动性推动全员参与模式的构建进程。高校档案管理员要强化学习和培训，有意识地在管理过程中将档案管理边界扩大到高校的每个成员身上，积极发动高校全体成员以真实、高质量的信息资源参与到新型档案管理模式的建构中来。同时，要积极寻求高校各部门的支持配合，形成各部门一体化的信息网络系统，合力完成各类档案信息的管理任务。

第二，通过对高校全体成员的档案意识培育形成全员主动参与档案管理的氛围。智能时代，通过电子邮件、QQ、微信、微博等媒介，高校档案信息在全体成员之间的传递变得十分方便、快捷，高校档案管理不再是档案管理员的独角戏，领导、教师、员工、全体学生，甚至是校外教师或相关机构成员都能成为档案信息资源的生产者、管理者、利用者、建构者［10］。

4.1.2 构建移动化、交互化档案信息服务新模式

我们可利用现代互联网技术和智能技术构建移动化、交互化档案信息服务新模式奠定坚实的人力资源基础。由于大数据技术的普及，人们活动、学习和工作的轨迹都会自动留下痕迹。只要当事人具备档案意识，随时随地都可利用手机客户端有意识地保留和整理自己的行为轨迹，形成系统化的档案资源信息，同时也可利用档案信息管理平台系统查找需要的档案信息。当然，其前提是高校必须构建移动化、交互化的档案信息服务系统。

第一，构建移动化的高校档案服务新模式。高校全员档案意识的形成，会极大地增加档案服务的需要，即上传个人或单位档案信息的需要和查寻档案信息的需要。高校通过在手机客户端建立移动化的档案信息服务平台，可以满足这两方面的需要。这一新模式的优势体现在：地域和空间上，档案信息资源利用的服务范围能够变得无限广阔，不再局限于原来高校中设立的档案管理或存储室，通过移动互联网可快速地将档案信息资源传递到需求者手上；时间上，移动化档案服务新模式能够为用户提供边走边用的服务，满足用户利用碎片时间完成对档案信息自助查找的需求，可实现高校全员手中都有档案馆，真正做到随身携带，随时查询，实现即时、全天候24小时的连续档案信息服务［10］。例如，用户可通过高校开发的档案应用或建立的档案微信公众号等互联网平台和移动终端能随时随地获取自己需要的相关信息资源［11］。这一服务新模式将使档案管理成为高校成员学习、工作和生活的常态，可极大地拓展档案信息资源利用服务的广度与深度，也会进一步强化人们的档案意识。

第二，构建交互化的高校档案服务新模式。抖音、微博、微信、爱奇艺、优酷等移动新媒体极大地拓展了人们的信息交互能力，借鉴这些移动终端构建起交互化的高校档案服务新模式，可确保高校档案服务的多媒体性、技术性和互动性。高校成员通过这一服务模式可浏览最新的档案资讯、编研信息产品，并进行转发、分享、发表评论实现互动交流，档案机构可借助视频直播、网络游戏等方式实时吸引公众参与，运用多媒体、虚拟现实技术，设置形式多样的虚拟展厅、虚拟课堂，开展在线讲座、网上培训等活动［10］。例如，通过服务平台推出众多历史题材方面的3D虚拟影像，为思政课教师开展爱国主义教育或学生了解众多历史真相提供生动、情景化的题材；通过服务平台推出众多理工科技术理论方面的知识分解影像或实验分解进程影像，为理工科教师进行高难度的、枯燥的理论知识教学提供动态化、趣味化、场景化的教学素材。

4.2 档案信息资源库建设的立体化策略

通过档案意识的培育，高校各层次员工和学生都可利用智能技术和互联网技术建立起个人的档案资源库，而且可把个人或单位活动所涉及的有形物（如文件）和场景清晰地记录在案，还能与涉及个人发展或学校发展所需要的外界资源相链接，形成一个立体化的高校档案资源型新体系。

第一，个人或部门构建起自己的线上档案库。如教师可把每一学期的课堂教学活动通过视频、文档等形式有意识地存入个人档案库中；学生可把每一学期的学习过程、学习成绩或奖惩等情况以文档或视频方式记录在个人档案中；各部门把每一学期的工作过程，特别是重大活动有意识地记录在部门档案库中。这些个人或部门的档案信息都可在网络中长期保存，形成全员化的网络档案信息库，每个人是个体档案管理员，学校专职的档案管理员则承担起“教练员”“统领员”和“整合员”的角色。

第二，构建起万物互联的全景立体式档案库。利用现代物联网技术和智能技术，全面走向人机融合、万物互联，可实现高校档案管理的万物互联化和立体化。智慧办公室、智慧教室、智慧校园等智能场景产生的记录将成为高校重要的档案信息资源，档案管理的多主体、动态性与立体性成为可能，所记录的管理活动、教学活动、科研活动的密度、真实性与完整性将空前提升，更加细微具体的数据反映更为真实、精细、全面、完整的学校活动风貌，这种全方位、立体化网络信息资源的存档，不仅能为高校各项活动在网络空间中保存数字记忆，也能为高校未来的创新发展提供十分宝贵的信息资源库。

第三，构建起跨界融合的全面完整的高校档案库。依据“互联网+”时代“跨界融合、连接一切”的特点，高校档案专职部门或职能部门可与其他高校和相关政府机构进行合作，通过相关链接让本高校进入一切可以进入的其他高校和其他领域或行业、机构和场所，形成一个跨界融合的全面完整的高校档案库系统。如构建高校档案部门与其他高校或政府部门在具体办公事务、科研事务或教学事务上的合作，通过整合各类信息资源提升高校各项工作的管理能力和水平。

4.3 档案利用和服务的新功能开发策略

5G、大数据、区块链等新技术的不断发展，为高校档案管理提供了现代化的管理手段和工具，高校要不断利用这些新技术开发档案利用和服务的新功能，让档案在高校发展中发挥更加重要的作用。

第一，开发定制化服务功能。高校是一个集合了教学、科研和社会服务多种功能的智力实体。无论是哪一方面的服务功能，高校运行过程中经常需要相关的档案信息来支撑其现实管理，以提升管理效率，如教师申报各类课题，需要自身和团队成员的学术简历、科研基础、已有研究现状等方面的过往信息。只要教师有强烈的档案意识，在日常科研工作中注意整理、记录这些信息并整合到学校的档案信息库中，高校档案管理机构就可以利用现代信息技术为教师提供这样的个性化服务，让教师在申报课题中节约大量的时间，提升申报的效率。实际上每个部门的管理都需要这样的信息，现代技术手段完全可让这一功能得以实现。

第二，开发现实与虚拟融合的场景化服务功能。教师在实施课堂教学、团队科研讨论和部门工作思路设计过程中，常常需要借鉴以往或其他优质相关信息资源（如优秀教师的现场课堂教学场景、某个科学问题的图像化演示、某个优秀管理的案例场景等），如果高校档案库中保存有这些相关的信息资源或可与外部机构链接的资源，则可利用新技术手段或工具为用户提供现实与虚拟融合的场景化服务功能，这将大大提升高校课堂教学、科学研究、部门管理的质量和效率。如对常规性的学生实习，可通过参与式档案管理，为学生提供VR社交，复原真实空间场景服务，实现学生实习的零延时和逼真的现场感，让学生在虚拟世界中体验现实中的工作岗位，这会大大提升实习效果。

第三，开发前端控制、全员协同、资源充分利用的档案化管理模式。高校的档案信息资源浩如烟海、千差万别，纯粹靠高校全体成员通过智能技术手段留下活动轨迹，显然会造成档案信息的碎片化、浅层化与非结构化，针对那些有保存价值的各种档案信息，一方面要维护其形成背景的原始关联，全面连贯地反映档案事件的经过、结果及各方关系，另一方面还要对这些信息进行体系化、结构化和固化保存，目的是维护这些档案信息的真实性、完整性、可用性和安全性，真正实现高校管理的“档案化”模式。具体来说，首先，要做到前端控制、全过程管理。高校档案管理员应从信息生成的前端开始介入，明确事件活动的背景和具体可利用的资源；然后根据相关技术要求做到全过程管理，如积极提出元数据标准以支持数字连续性，包括归档范围、数据格式、数据结构等，保证那些应当成为档案的信息能够满足档案属性的要求，及时按照归档要求进行保存［10］。其次，做到全员协同和资源的充分利用。档案意识培育的一个重要目的是在“互联网+档案”背景下实现高校全体成员的交互式协作与协同。教师、学生、部门管理者和学校领导等主体各自按照标准化和技术化要求贡献各自的档案信息资源，并通过档案管理机构的协同化管理，对不同成员进行不同的定位和分工，满足档案化管理的技术要求和信息充分利用要求。如对提供档案数据库的第三方平台，应要求其在提供信息服务的同时，积极迎合档案化管理需求，开放接口、提供归档工具等。高校全体成员应在合法合规的框架内积极参与到档案化管理中，成为档案资源的提供者、管理者和受益者，真正构建起全员化的高校档案管理队伍。