大数据下高职院校档案数字化管理创新策略

魏婕

（淮安市高级职业技术学校，江苏淮安 223005）

为了迎接大数据时代到来，国家提出了构建一体化大数据中心新格局。在这样的时代背景下，对纸质档案进行数字化处理，将其转化为数字化档案势在必行。在大数据技术的支持下，档案管理工作将迎来巨大的变化，档案信息和资源将被存储在透明的空间内，管理人员可以通过网络系统和工具关注档案信息的变化。学校档案的管理、应用能够为高职院校科研服务、师生活动提供资料、档案管理，不仅是学术管理的重要部分，更对学校学术水平、持续发展具有重要影响。在以往的档案管理方式下，档案信息存档、查阅面临一定困难，而大数据的运用恰好能够解决这一问题，为各类档案查阅、整理、扩充和存储提供便利[1]。然而，目前高校档案数字化管理仍面临着管理模式陈旧、管理技术单一和管理人员意识淡薄等挑战。为推动大数据下高校档案管理工作转型升级的顺利进行，需坚定信心，有针对性地解决困难，积极探索数字化管理的有效途径。

一、大数据下高职档案管理面临的挑战

（一）管理模式面临挑战

在原有的档案管理工作中，高职管理人员更多围绕纸质档案展开工作，这样的情况下，部分人员已经形成了专门管理纸质档案的模式和方法。然而在大数据时代下，以往的档案管理模式、方法难以适应时代需求。若学校仍沿用原有的档案管理方式，则会限制档案管理工作效率的提高，甚至会影响档案资料的准确性、完整性、时效性。所以，学校应根据大数据时代的发展特征，结合学校实际进行探索，构建更加高效、完善的档案管理模式，保证档案管理工作向科学化、现代化发展[2]。

（二）管理技术面临挑战

大数据时代给档案管理工作带来了新的变化。其一，具备数字特征的信息内容都可以归入档案范畴。在将数据信息收集到计算机系统后，成为电子档案。其二，档案服务向多元化发展。要求管理人员根据用户需求，针对性地提供多样化、先进的档案服务，这就对档案管理技术提出了更高的要求，诸多高职学校仍以纸质档案管理方式为主，对网络和计算机的使用率不高。部分学校已经通过计算机和网络手段进行档案管理，但在管理上局限于档案电子化，仅支持用户进行信息查询，未能满足大数据时代下用户的多元化需求，导致学校档案管理工作受到影响。

（三）管理人员面临挑战

大数据技术给档案管理人员的工作理念、方式和方法带来了冲击，要求管理人员向智能化、自动化角色转变。在这样的要求下，高职档案管理人员需要结合时代要求定位自身工作角色，转变固有的档案保管理念，树立现代化的服务意识，满足用户多元化的服务需求[3]。同时，大数据时代对管理人员的职业素养、技能提出了更高要求，管理人员需要掌握多种信息技术的运用方式，具备较高的信息素养，能够利用大数据平台关注用户需求，为全校师生提供个性化服务，提高档案信息资源的潜在价值。

二、大数据下高职档案数字化管理的问题分析

（一）档案管理意识薄弱

随着大数据时代的到来，将纸质档案转为电子档案进行管理的模式为大势所趋，数字化管理是高校档案管理的发展方向。然而，在学校的档案管理工作中，仍然保留了以往的管理风格和模式，影响了新型管理模式的实施。部分档案管理人员停留在对纸质档案的信息记录、装订等进行归档，即使改为数字化管理仍难以改变工作重心，没有意识到管理才是重点建设内容，从而导致工作进展缓慢。

（二）缺乏数字资源的支持

作为负责档案管理的人员，需要认清数字档案资源欠缺的情况。即便大数据时代已经到来，但是管理人员未能及时更新数字档案资源，未能体现学校档案管理工作的创新性。同时，受限于档案管理内容，管理人员对数字资源的开发、整合力度不足，导致数字资源缺乏。

（三）宣传力度有待提高

从高职档案管理方式和历史发展的角度来看，在进行档案管理工作时，高职学校较少围绕档案管理的重要性展开宣传，导致学校诸多群体对档案管理缺乏重视。此外，在高职管理体系中，未能专门构建师生宣传系统[4]，影响了全校师生对档案资源的搜集、获取和使用，这样的情况下，高职档案管理工作质量难以得到有效提高。

（四）管理方式有待优化

诸多高职学校在开展档案管理工作时，容易出现忽视教育环境、社会因素等问题。从更深层角度看，这恰恰反映了学校档案管理方式与大数据时代发展要求的不匹配。在网络互联网、大数据的支持下，未能构建起基于大数据技术的资源平台和信息库，也就难以保证档案数字化管理的效果，导致档案的潜在价值得不到发挥。

（五）管理队伍素质有待加强

档案管理队伍的素质和能力决定了管理工作的效率和服务水平。在高职档案管理人员构成中，传统的档案管理人员具有较高的档案管理能力，但信息技术工作能力不够，难以达到科技发展和大数据技能的要求，而具备先进信息技术知识的工作人员，其档案管理能力却又不足。同时具备档案管理能力和信息技术知识的人才较少，工作能力的欠缺导致高职档案管理工作的质量无法得到有力保障。因此，急需具有大数据操作技能、较强档案管理能力的人才。这就限制了档案管理服务形式的优化和发展。出现这一现象的原因是，档案管理智能化、信息化水平不高，缺乏智能系统、设备的支持。

三、大数据下高职档案数字化管理的创新策略

（一）注重数据容量扩充，提高管理成效

大数据时代的核心要素是数据，数据也可以被视为资源。学校档案资源的数字化需要管理人员具备先进的资源观念，将数据积累、应用放在重要地位。为了实现数据容量的扩充，档案管理人员应积极加入数字资源建设中，不断增加数字档案资源的存量。在这方面，我国诸多学校仍处于摸索阶段，在缺乏规范管理文件的情况下，管理工作存在一定随意性，数字资源的开发力度不足，也就导致最终成效不佳。因此，管理人员应对数字资源引起思想层面的重视，通过拓宽数据搜集、信息获取的渠道，加大数据容量的扩充力度，从多种社交平台、媒体频道中筛选和搜集资源，扩大数字档案资源的容量。在加强数字档案资源扩充时，档案管理人员应从以下两方面着手：其一，对电子档案进行征集。基于物联网、现代信息技术的支持，高职管理工作要向办公自动化的方向发展，这就会出现大批电子文档、文件，管理人员要对这些文件资源进行电子归档处理。所以，档案管理人员应正确认知这一形势，注重各个部门的工作协调，对产生于工作环节的电子文件要按规范流程进行移交，汇集到建立的电子档案库中。其二，搭建不同类型的档案信息资源数据库。在档案资源数据化建设中，需要管理人员配合建设人员进行数据库建设，围绕光盘数据、媒体数据、档案全文和目录等展开。

（二）加大档案管理宣传力度，提高师生参与度

要想确保高职档案管理工作效率得到提高，学校和管理人员应立足大数据视角，对多方面资源、信息进行系统化、深层次加工，通过大数据技术宣传档案管理工作的重要性，使得更多师生认识到大数据技术的价值，这样才能真正发挥档案资源的价值。首先，宣传工作要从管理、决策层入手，使他们对档案管理工作的作用、大数据对档案数字化管理的价值有一个全面的认知，以确保后期的宣传工作顺利实施。其次，宣传工作要覆盖全体师生，根据学生学习活动、实习实训和教师教学，构建全方位、多角度的宣传教育体系，使得师生自觉成为档案管理工作的一员[5]。最后，及时对宣传效果进行收集和分析，发现宣传工作中的不足，及时进行信息更新。持续性、有质量地进行宣传，保证师生的参与度。

（三）优化管理服务模式，强化服务能力

基于大数据时代背景，在推进档案向数字化管理方向发展时，管理人员要重点关注管理和服务模式的转变。在进行归档工作时，要保证档案的数据化，对于未能数据化的纸质档案，管理人员要推进数据化工作。在全面实现档案数据化后，除了涉密档案资源外，其他档案不再需要专门建立索引。在证据服务提供方面，可以通过发挥大数据优势对业务流程进行优化和精简，为用户提供简化的查询流程，促使档案查询效率得到提高。此外，大数据技术可以支持人员进行档案服务方式的转变。在大数据背景下，尤为重要的一点是档案附加机制，这就需要管理人员从海量数据信息中分析其价值，确保档案服务能力得到提升。

（四）建设智能管理系统，提高档案管理水平

在大数据时代下，以往的数据处理技术已经难以适应时代要求，这就需要学校推进档案智能化、信息化的建设，将智能系统、现代信息技术平台引入管理工作中，以更好地发掘档案数据的潜在价值，提高数字资源的开发、利用率。首先，学校应加强基础设备建设和加大档案信息化设施的投入，如购置齐全采集信息所需的照相机、扫描仪、条码机、大容量硬盘等，还要引入智能化管理系统、网络化管理设备，为档案资源的快速搜集、传输、整理和利用提供保障。其次，管理人员要将大数据技术融入到档案管理工作的各个环节，形成大数据支持的档案信息中心数据库、专门数据库，确保档案数据数字化管理的安全性、规范性和完整性。在智能管理系统中，管理人员可以根据权限登录系统，完成添加、修改等工作，档案的分类可以在大数据引擎的支持下自动完成。对于难以形成电子版的档案，管理人员可以通过运用智能管理系统，对纸质档案的存放位置进行检索[6]。最后，学校还能运用大数据建立学术搜索、用户搜索引擎，让用户享受到便捷化、开放化的查询服务，促进档案管理水平进一步提高。

（五）完善档案安全管理制度，保障档案工作有序进行

数字化管理档案需要计算机等设备，注重全流程中的物理环境、网络运行和信息安全是保障档案数字化管理的关键。其一，注重计算机设备和其所处物理环境的安全。在日常管理中，管理人员需要按时对档案数字化设备所处环境进行通风和清理，重点排查所处环境的电路、防火系统等，对设备进行及时维护和换新处理，确保档案数字化管理能按计划有序进行。其二，注重维护数字化管理网络的运行安全。计算机的介入使档案管理工作更加便捷的同时，信息安全指数也有所下降，所以应该定期对电脑进行病毒查杀，防止不法分子利用网络漏洞盗取信息，导致档案信息泄露。此外，应根据档案的重要程度进行分级管理和授权，进一步保证档案信息安全。其三，设置访问和操作日志。管理人员要定期、及时地记录档案管理操作，防止误操作导致信息丢失。通过以上方法，可以有效避免一些外界和人为因素导致的信息泄露、丢失等问题，确保档案数字化管理工作正常进行。

（六）注重人员培训，提高大数据运用能力

加强数字化管理重在提高人员的大数据运用能力。为此，学校可以加强专业化数字档案管理人员的选拔、培训，对现有的档案管理人员结构进行优化，促使整体管理人员的大数据应用技能得到提高。例如，在引入和招聘环节，可以优先选择计算机、大数据相关专业的人才，要求其具备一定的操作技能。同时，要关注档案管理人员的继续发展，定期开展大数据专题的培训活动，围绕大数据功能、计算机操作、网络化技术等方面进行培训，建立对应的人员培训、奖惩和考核机制，让管理人员主动树立大数据意识[7]。为促进档案管理向现代化、数字化方向发展，管理人员必须具备大数据相关技术，学校也可以为人员提供集中培训的机会，让管理人员掌握更多大数据知识，促使其大数据运用和工作能力得到提高。

四、结束语

综上所述，高职院校档案向数字化管理方向发展是大数据、人工智能时代的要求，更是促进档案管理和服务向现代化、专业化发展的必经之路。因此，学校和管理人员要重视大数据给档案管理带来的挑战，结合本校档案管理工作实际进行优化和创新。具体而言，要通过扩充数据容量、加大宣传力度、改进服务管理模式、引入智能管理系统、完善档案安全管理制度和加强人员培训等措施切实推动档案向数字化管理发展，发挥档案在高职建设中的作用。