对高职院校档案管理工作的几点认识

徐 懿

(长江工程职业技术学院,武汉 430212)

档案作为一种存史留凭的重要载体,对国家、单位和个人都起到相当重要的作用。档案管理是一项政治性和专业性非常强的工作,随着国家对档案事业越来越重视,这也给档案管理工作提出了更高要求,档案管理工作人员需要有坚定的政治信念、有较高的职业素养和较强的专业能力,只有具备以上几点才能做好档案管理工作,为国家、单位守好历史。

1 档案管理人员必须具备过硬的思想政治素质和良好的职业道德

1.1 爱岗敬业

档案工作是对一些有价值的文件、实物等进行收集、鉴定、分类、整理等的工作,在完成这一系列过程是很枯燥乏味的,如果不是真正热爱这项工作,很难沉下心来把这项工作做好。这就要求我们有爱岗敬业的精神,要树立干一行、爱一行的精神。

1.2 服务意识

档案工作的最终落脚点还是体现在利用方面,高校档案工作是为校内外广大师生提供服务的,为职称评定、干部晋级、教学评估、学历学籍证明、补办毕业证、校友联络、学校更名、合并工作查找、查考各种凭证提供了大量的重要依据。所以,档案工作者要提高自己的服务意识,不能采取等着档案需求者来寻求帮助态度,而要将被动的查档服务转变为主动服务。

1.3 保密意识

档案工作具有一定的政治性和保密性,它记录着国家、单位的一些机密,因此,档案工作人员应该提高自身的保密意识,必须严格遵守《档案法》《保密法》,应有一套完整、科学的档案管理保密工作制度,平时工作中严格按照国家、单位的相关法律法规进行管理,严格遵守保密纪律和原则,做到依法管档、治档。

2 档案管理人员必须具有较强的专业能力和相关素质

2.1 要有较强的专业能力

(1)熟练掌握计算机操作技术

随着档案事业的发展,档案的管理不单单停留在纸质文件的管理,国家对档案管理提出了更高要求,要开展档案信息化建设。档案的信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。档案信息化建设主要包括基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、保障体系建设等四个方面。其中档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心,主要包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集与接收[1]。档案的数字化建设主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。这一系列操作都是通过电脑、扫描仪、档案管理软件和Photoshop等软件来处理,这就要求档案工作者有较高的计算机操作能力和学习新技能的能力。

(2)具有推进档案信息化建设的素养

随着社会不断进步,科技不断进步,电子档案已经逐步取代了传统的纸质档案成为新的档案载体,档案信息化使得档案管理和查询利用发生了质的变化,摆脱了传统纸质档目录手工查询的方式,通过扫描将纸质档案进行数字化加工变成电子档案,通过计算机搜索查询,大大提高了查档效率。对纸质档案进行数字化加工能够更好地对档案进行保管和保护,只有将传统的档案管理经验与现代化的手段相结合,才能更好适应当前档案信息化管理的基本要求。

(3)具有编研能力

现代化的档案管理不仅仅只要求做好管理工作,同时要有一定的编研能力。编研工作在档案业务中占有十分重要的地位。档案的编研工作是根据社会的需要,满足社会的利用目的,在深入研究档案的内容的基础上,按专题对档案文件进行收集、筛选、加工、编撰成完整系统的材料,主动提供给利用者使用的一项档案业务工作。做好档案的编研工作是开发利用档案信息资源的有效方式、是提高工作水平的一个重要途径,有利于提高档案人员业务水平。

2.2 其他方面的素质要求

(1)较强的沟通能力

五月的上海像个蒸笼，街上匆匆来往的行人脸上都带着烦躁的表情。梳着油光可鉴大背头穿着大花裤衩的上海男人，化着精致淡妆的白领小资，脸上都有一种不易察觉的傲慢。上海人自有上海人的骄傲，与生俱来的骄傲，那是这所城市的位置，历史，甚至是名字赋予他们的理所应当的骄傲。暧昧这个东西真是无孔不入。你看到那个卖水果的20岁出头涂着浓黑眼影戴着又长又翘假睫毛的女孩了吗？她在给顾客挑水果的当儿还不忘和旁边走过的帅哥眉目传情。

由于档案的工作性质,档案部门与其他部门沟通交流的较少。高校的档案工作不可能靠档案室一个部门来完成的,首先要做好档案的收集工作,档案的收集是档案业务工作的基础。档案收集工作同时也是档案工作的起点,没有这个起点,其他环节的工作就无法进行。只有通过收集才能把一些原始材料集中到档案部门。这就需要档案工作人员平时与各个部门的兼职档案员建立良好的联系,平时多沟通交流,指导他们工作,督促他们按时按要求向档案室移交文件材料。

(2)扎实的文字功底

档案管理人员除了要管好、用好档案,还要再档案管理工作中完成一些文字资料的撰写。例如:大事记、组织沿革、全宗介绍等,这就需要档案管理人员有一定的文字功底,否则这些工作很难完成。

(3)创新能力

随着社会的进步,档案事业的发展也在不断进步,从事档案管理的工作人员如果在工作中不去创新,就很难跟上档案事业发展的步伐。所以在工作中不能墨守成规,而是应该主动去适应新时期的变化,要从传统的档案管理模式中走出来,档案管理人员要在档案管理的过程中大胆创新,通过调研、学习交流等手段掌握新的科学技术,形成新的档案管理理念。

3 目前高职院校档案管理工作中存在的主要问题

3.1 档案管理人员存在的主要问题

(1)整体素质偏低

目前高职院校的档案管理人员普遍学历层次偏低,大部分专职教师学历要求都是硕士研究生以上,但档案管理人员本科和大专学历居多,从职称方面来看,一般都只是初级或中级职称,拥有高级职称的较少,还存在管理人员的年龄普遍偏大,甚至有部分是待退休人员,让他们重新去学习一些档案相关的新技术确实比较困难,造成了档案管理人员不能满足新形势下高校档案管理工作的发展需求,严重影响着高校档案管理队伍整体素质的提高。

(2)缺乏专业人才

很多高职院校的档案管理人员自身并不专业,队伍中真正档案专业科班出身的非常少,大部分人员只是接受过岗前培训,通常是一周的时间,想在一周的时间掌握档案管理的全部技术肯定是不可能的。有的单位档案工作甚至没有固定的档案工作人员,采取兼职的形式,他们的本职工作已经耗费了大量精力,这样兼职档案人员就不可能再全身心投入到档案工作中,只是在档案收集的时候催收一下 ,这样造成档案工作管理比较滞后,运用在档案管理的新技术手段比较贫乏,因此提高档案管理人员的专业技能是一项刻不容缓的工作。

(3)编研能力不足

由于档案专业人员和经费不足,目前绝大多数高校档案编研工作主要是通过汇编的形式完成,在档案编研方面还处于初级阶段,档案工作处于比较低下的水平,没有更加深入的挖掘档案价值,编研能力无法满足新时代档案工作提出的新要求。

3.2 档案管理情况存在的主要问题

(1)管理模式比较传统

目前绝大多数高职院校档案管理信息化工作还处于初级阶段,档案管理模式还停留在收集、整理、利用层面,还有少数院校存在资金投入不足,目前还没有进行档案信息化管理,还停留在纸质档案管理阶段,档案的查询利用只能通过手动方式对纸质档目录进行查询,这样档案利用工作效率较低,跟不上新时代档案管理发展的要求。档案的利用者也相对固定,主要是校内少数部门、在校学生转户口、查成绩,其他人员对档案的利用率不高,直接导致档案的收集不够全面。

(2)对档案工作重视程度不够

由于对档案管理工作不够重视,所以在人员编制上配置不足,这样很难吸引档案专业人才。另一方面大多数高职院校档案管理机构不是独立设立的部门,只是设立综合档案室,一般纳入行政办公室或图书馆,并由办公室或者图书馆负责人兼管,这样对档案人员的晋升有很大局限性。在人员配备方面,大部分都是兼职人员,专职人员较少,造成档案管理很难系统化、规范化。随着对档案工作提出的要求也越来越高,长期这样对档案工作发展不利。

(3)缺乏档案宣传意识

在很多人眼里档案工作就是将需存档的文件收集齐,进行简单的整理,只要能够满足查询利用就行了。档案人员也习惯了长期默默工作的模式,认为只要把自己的本职工作做好就行了,宣传工作与自己无关,这是一种错误的观念。档案人员应不断强化档案意识,学习档案知识,在工作中提高档案的查询质量同时对查档人员甚至全体师生广泛的进行档案宣传,只有大多数人深入了解档案,才能积极配合做好档案工作。

4 提高档案管理工作的几点建议

4.1 完善档案管理制度

任何工作的开展都需要有制度的支撑,完善档案工作的相关管理制度,是做好档案管理工作的前提。国家已经出台了《档案法》,档案管理人员要根据《档案法》结合学校实际情况制定相应的档案管理规章制度,再结合档案管理的实际情况制定相应的档案查借阅流程,使档案管理工作制度化、流程化、规范化。

4.2 树立终身学习的理念

随着社会的进步,档案事业也随之发展,档案相关的新知识、新技术也不断的推陈出新,档案人员只有不断加强自身的学习,掌握档案相关的最新的知识和技术才能更好的胜任这份工作,所以一定要树立终身学习的理念,通过不断学习档案相关的知识和技术,提高自己的职业素养和业务水平。

4.3 加强培训和交流

加强培训是档案管理人员提高自身素质的最直接的途径,档案管理人员要经常性的参加档案相关的培训,拓宽自己的知识面,让培训能够经常化、制度化,可以将档案人员的培训像教师培训一样纳入每年的教师发展计划或年度工作计划中。培训的方式可以多样化,以往都是请一些档案局或高校的相关领导、专家进行理论授课,这种方式只是在听的过程中有所收获,指导实际工作效果不佳,需结合参观学习,经验交流等多种形式。可以到做的好的高校档案部门进行学习交流,甚至可以去开展实践。虚心向同行学习他们的管理经验和先进的技术,将这些好的经验和方法运用到实际的档案管理中去,促进自身和工作上的提高。

4.4 加强档案工作宣传

可以通过网络的形式对档案工作进行宣传。如将档案工作的相关资料或者图片在校园网上以展览的形式展出,让更多人能够直观的了解档案工作。也可以通过校园微信公众号、校园广播进行宣传,通过宣传加强他们对档案的了解,让他们体会到档案与他们息息相关,他们才会真正开始关注档案。