论事业单位档案管理工作的优化方法

张晶

摘 要：档案管理是事业单位管理工作及业务工作的实施基础，是事业单位管理现状及档案管理能力的重要体现。通过分析事业单位档案管理工作面临的问题，探寻问题诱发的深层原因，可为问题化解提供思路，进而有效展现事业单位的公益服务职能。新时代背景下，事业单位的档案管理工作面临着新的挑战。基于此，本文按照提出问题、分析问题、解决问题的思路，对事业单位档案管理工作存在的问题、问题产生的原因展开了分析与探讨，并围绕问题表现及总结出的原因，立足档案管理体系健全、档案管理能力提升、档案管理信息化建设、档案管理服务水平提升四个方面提出了档案管理工作优化的有效方法，旨在为其他事业单位的档案管理工作改革创新提供思路。

關键词：事业单位；档案管理；信息化建设

中图分类号：G271文献标识码：Ａ 文章编号：１００９ — ２２３４（２０23）05 — ０147 — ０4

事业单位档案资料可作为社会经济发展、民生改善方面的重要服务资源。然而当前我国事业单位档案管理情况差强人意，而管理体制是影响档案管理工作成效的重要原因。主要体现在档案管理重视度不足、档案管理技术不高等方面，由于档案管理信息化建设相对滞后，未能将事业单位档案资料的价值充分展现出来，从而限制了市场经济背景下事业单位的快速发展。为此，事业单位需要积极调整现有体制机制，优化档案管理工作模式，发挥事业单位档案资料价值，从而提升社会公益服务质量。

一、事业单位档案管理工作存在的问题

（一）组织管理不完善

通过调查分析发现，许多事业单位的年度工作规划当中未纳入档案管理工作，重要决策制定时未考虑到档案管理因素，在档案管理方面所给予的支持不足，导致档案管理顺畅推进的动力不足。同时，档案管理职责划分不够清晰。部分事业单位由综合办公室统一收集与管理档案，会对档案管理部门的职责履行产生限制，或是由于各部门及岗位的岗位职责中未纳入档案管理职责，无法引起工作人员重视，出现了档案管理职责履行不到位的现象。最后，档案管理的监督考核未能全面开展，缺乏完善的档案管理工作考核制度，未将所有人员的档案管理工作职责履行情况作为工作考核指标，存在重要文件资料未及时归档的现象，会影响档案资料的完整性与真实性。

（二）基础业务成效欠佳

事业单位档案管理中存在所收集的档案资料类别不全的问题，统计报表、工作总结等相关资料的归纳则不够及时与完整，或是缺乏项目过程性材料。完成归档的资料主要以项目申报、经费预算材料为主，一些具有研究价值的原始记录、计算数据等资料未能收集与保留。其次，档案资料的载体不够丰富，仍以纸质载体为主，原生电子文件、声像档案文件、模型或样本等实物档案未能全面收集。再次，事业单位的档案资料收集主要采用的是被动性、临时性接收方式，档案资料总体收集质量不高。此外，由于事业单位档案培训开展不到位，专职人员自身业务能力不强，加之兼职档案人员的培训机制未完善建立，档案归档意识未能科学树立，或是未针对性开展特殊需求的档案管理培训，导致专兼职员工对新的政策及新业务知识了解不足，归档业务操作能力不高，无法实现档案资料的及时性、完整性归档。

（三）信息化建设滞后

事业单位未将信息化建设作为本单位信息化建设的重点内容，且信息化与电子化文件管理标准及办法未建立完善，或是不具备较强的可操作性。在信息化建设方面所给予的资金资源扶持也有所不足。没有充足的资金引进档案信息化所必需的软硬件设施及配套设备，电子档案、档案信息管理无法科学、高效开展。事业单位档案管理中还存在应用系统未及时构建的问题。为防止重要信息资源泄露，仍采用传统人工方式管理档案资料，有的单位虽引进了档案管理操作系统，但与其他管理系统的兼容性不强。档案信息资源未得到有效开发，主要体现为数字档案室建设速度慢、未实现档案资源信息共享、信息资源安全保障措施不完善几个方面。

（四）档案服务质量不高

第一，事业单位的档案利用方式相对陈旧，主要以线下档案查询与借阅为主，在此基础上提供复制、咨询等其他基础性服务内容，用户的网络电子档案信息在线查询利用需求未能得到满足，导致档案服务效率偏低。第二，档案资料利用率偏低且利用效果欠佳。档案利用方式相对单一，无法根据用户需求的不同提供多元化、差异化的档案服务方式，或是由于未能深度开发档案信息资源，无法最大化展现档案资料的应用价值。第三，档案编研能力不足。部分事业单位的档案编研主要是以年鉴、简介等类型为主，在专题文件汇编等高品质档案编码方面有所欠缺，导致档案资料未得到多元化利用。第四，档案宣传不到位。目前事业单位主要以线下宣传展板展示作为主要宣传方式，网络宣传利用不足，未开设档案宣传网站，未能借助微信、微博等多种宣传途径扩大档案宣传范围，宣传内容侧重于知识、规则等方面，缺少科学精神、历史文化发展等方面的宣传内容，导致事业单位档案信息资源的科学价值及文化价值未能有效展现。

二、事业单位档案管理问题出现的原因

（一）档案管理重视度有所不足

部分事业单位负责人对于档案管理质量与单位发展之间的关联认识不清，顶层设计时未将档案管理工作规划纳入其中，未立足事业单位发展全局制定档案工作规划及指导方案，致使档案管理工作中面临的问题无法及时研讨与有效解决。与此同时，部分档案管理人员甚至不了解档案管理相关律法，未能建立起正确的档案管理工作认知。再者，档案管理人员创新观念缺失，侧重于档案资料的收集与管理，未结合应用现代化信息技术手段展开档案信息资源内在价值的挖掘与分析，因此档案管理服务无法高效化、多元化开展。除此之外，部分档案管理人员因工作付出未及时得到回馈，产生了消极懈怠思想，部分业务部门职工未及时向档案管理部门移交需要归档的材料。

（二）专业化档案管理人才欠缺

由于事业单位采取的是定编定岗制，因而专职档案管理人员配备不足，需要聘用部分兼职档案管理人员辅助专职档案管理者完成管理任务。然而兼职档案管理人员的档案业务知识基础相对薄弱，不具备较高的档案管理水平，加之兼职档案管理人员不够稳定，会经常更换，导致事业单位存在档案资料收集完整性不足、档案资料保管期限划分不正确、档案资料整理与规定要求不相符等问题。一些档案管理人员只能完成基础性的档案收集、存储与管理职责，档案管理工作开展过程形式化较为严重，未能将档案管理工作的真正作用有效展现出来。主要体现在部分档案管理人员对于档案工作流程了解不到位，或是应用的档案管理方式不够先进，缺乏数字化档案整理、利用的能力，对档案信息不够敏感，或是不具备良好的编研能力，从而导致事业单位档案管理工作低效开展。

（三）档案管理经费投入过少

完善的档案管理软件及硬件设施是档案管理信息化落实的重要保障。一些事业单位在档案信息化建设方面所投入的经费有所不足，没有充足的资金及时更新档案管理技术及软硬件设备，会由于档案管理设施不完善而影响档案管理工作开展质量及效率。一些事业单位未能根据规定要求分别设立档案库房、阅卷室及档案管理办会室，会影响档案资料的管理及利用成效。同时，档案资料存储库房的条件不佳，因受到经费不足的限制，未能引进温湿度控制设备，导致部分原始纸质资料文件因受潮霉变而无法使用。由于事业单位的经济来源主要是政府财政拨款，缺乏档案管理专项基金、资金投入量相对较少、社会资本引入不足是导致档案管理软硬件设施及配套设备无法齐全配备的主要原因。

（四）档案服务考核管理不到位

部分事业单位未建立科学系统的档案管理服务考核评价机制，未给出清晰的档案管理工作监督方式方法，也未在年度考核或季度考核中针对性开展档案服务考核。没有采取可行性的外部监督方式，内部监督措施落实也不到位，导致档案管理面临较高的风险。另一方面，事业单位缺乏健全的档案管理监督制度。事业单位所在地的档案管理部门无法对其展开高频次的监督检查，或是检查工作未深入性与全面性开展，检查后未根据结果对管理服务不到位的责任人进行追责，造成档案管理人员思想懈怠、档案资料审查不严格、档案资料服务价值挖掘不深入等问题。

三、事业单位档案管理工作优化的有效方法

（一）强化档案组织管理、建立健全档案工作管理体系

1.加强组织领导、细化管理职责

事业单位需要加强组织领导，在单位年度工作规划、总体发展规划当中，将档案管理工作列为重点，并将之引入领导议事日程及工作考核范畴，立足顶层完成档案管理工作的宏观部署。同时，要加强职能定位，构建规范化、科学性的工作责任体系，主管领导要承担起档案管理职责，做好工作规划，发挥出自身的协调、指导作用，对档案管理工作问题展开及时的分析与处理。综合档案室要履行对各部门建档工作指导的职责，确保档案资料全面、及时收集。各部门及项目组还应配备充足的兼职档案人员，从而构建一个覆盖全面、各部门各司其职的档案管理工作模式。

2.开展全过程管控、提高档案收集覆盖面

事业单位应加强业务管理优化，引入全过程质量控制措施，以提升档案收集覆盖面。应在管理制度当中纳入档案管理要求，在各岗位工作职责当中明确档案管理职责，并针对性实施工作成效考核，以便推动档案管理工作在各项管理活动中的深度融合。还要进一步细化档案资料归档范围，合理设定不同类型档案资料的保存期限，完善现有档案收集制度，要求所有部门按照规定要求、在规定时间内完成需归档资料向综合档案室的移交工作。事业单位要对重要项目、重点工作的相关资料收集归档给予充分指导，并实施全过程的监督检查，科学建立并严格落实重大项目档案验收制度。

3.构建考核评价机制、强化档案意识

事业单位需要建立与实施档案工作追究制，通过制度约束提高档案管理人员及各部门职工对档案管理工作的重视，进而主动性履行自身的档案收集、归档责任，推动档案管理工作的规范化、有序性开展。同时，要出台档案管理奖惩激励及责任追究制度。激发档案管理人员的档案管理积极性，提升事业单位职工的责任意识，督促其严谨、认真履行自身的档案管理职责。此外，还要制定档案工作定期评估检查机制，上级管理部门要提高档案工作检查频次，引入互查方式，提升评估检查的全面性，通过以查促改引起事业单位领导层、档案管理人员的重视，从而有效落实档案管理考評工作。

（二）组建专业化档案管理团队、整体提高档案管理水平

1.打造稳定档案管理团队

事业单位应结合档案管理工作量酌情增加档案管理人员编制，为档案管理人员提供专业技术职称，引导档案管理人员积极参与任职资格评审工作，合理调整档案管理人员的薪酬待遇，贯通档案管理人员的职业发展通道，从而增强档案管理团队的稳定性。同时，需要根据事业单位实际情况，合理设置专兼职档案管理岗位，并构建完善、科学的工作评价及考核机制，在奖罚激励、薪酬激励作用下，激发出档案管理人员的工作热情，以增强其责任意识，提高档案管理工作动力。

2.提升专业水平及管理能力

事业单位应加强档案管理团队专业建设，筛选档案管理专业、具备本科以上学历、具有执业资格证的人员作为档案管理人员，还要加快档案业务培训体系建设，构建完善的人才培养机制，并制定在职人员再教育规划，举办业务交流会、学术研讨会等不同形式的能力提升活动，从而提升档案管理团队的整体水平。事业单位还要致力于档案管理人员综合管理能力的强化，重点增强档案管理人员对档案业务的了解，并要掌握其他管理业务及项目实施流程、组织形式，加强与其他业务部门的有效沟通，把控好档案资料生成源头，从而提升档案资料收集、管理及利用质量。

3.组织多层次知识技能培训

事业单位应构建完善的档案业务培训体系，做好培训规划设计工作，对档案业务培训资源进行整合。应定期召开主管及业务骨干档案业务能力培训，并举办新进员工、兼职人员的档案基础业务培训活动，还要针对社会公众组织定期开展档案法律法规及相关知识普及性培训，或是举办面向数字化档案室建设及电子文件归档负责人的专题业务培训活动。通过多层次知识技能培训，帮助事业单位内部成员树立良好的档案意识，并提升档案管理的业务水平。培训过程中，事业单位要遵循实用性、易操作性原则编制培训教材，并采取办讲座、开交流会或研讨会的形式展开培训活动。

（三）推进档案管理信息化建设进程、实现档案管理信息化

1.建立数字档案室

事业单位应从顶层设计层面入手，将数字档案室建设作为档案信息化建设的重点，详细划分主管及执行部门的职责，构建沟通交流与协同互助机制。同时，要制定数字档案室建设规范及体系，在全面论证与分析基础上，结合数字档案室的功能需求合理制定分期建设方案，出台档案元数据规范制度、档案资料安全管理制度，并需建立数字档案室技术标准。事业单位还要分析自身业务流程及业务特点，科学制定档案存储保管、安全防护、移交接收等流程，并做好数字档案管理系统与业务系统的对接，实现数字档案在线归档与信息资源全面共享。

2.完善数字档案资源

数字档案资源建设要以提升资源种类、突出资源特色为重点。一方面要将新增档案制成电子文档，做好现有档案的数字转化，并实现档案管理全面信息化。需要构建长效性档案数字化工作机制，做好各类型现有档案数字化转换的规划设计，设置电子化目标，建立专题性数据库。另一方面，综合档案室要做好档案信息资源整合，构建文件级档案目录数据库，打造档案大数据平台，集中化、统一化管理各种档案及档案目录资源。此外，还要加强档案信息资源保护力度，构建档案资源保存制度，通过异地备份、增量备份保障档案信息资源应用的安全性。

3.加大信息化建设经费投入

事业单位应设置档案管理专项基金，根据预算编制，结合管理要求，精准测算档案管理信息化建设所需费用，并将之列入到事业单位年度总预算之中。还应构建档案投入保障机制，以增强专项经费投入的稳定性与持久性。同时，事业单位要开拓经费获取途径，引入社会资本，确保档案信息化建设经费的充足性。事业单位需要在档案信息化建设方面提高经费投入，完善建设基础设施，分开设置库房、阅览室及办公区，引进先进的档案服务软硬件设备，并为档案应用系统开发提供充足经费，研发出具有高兼容性、功能完善性特征的数字档案管理信息系统，为档案数据在线管理、在线查阅提供支持。

（四）创新优化档案利用体系、提升档案管理服务能力

1.调整档案资料利用服务方式

事业单位要突破思维限制，梳理现有档案利用服务流程，降低服务手续繁琐度，提升信息利用者获取档案信息的便利性与精准性。应对现有档案信息资源进行深入开发，依托事业单位官网、数据库推出在线服务业务，运用互联网、新媒体等媒介增强档案服务多元性，通过主动办展、拍摄宣传视频等方式增强档案利用服务的主动性。同时，事业单位要摒弃传统档案利用模式，采用数字化档案资源利用服务模式，应构建完善性数字档案资源在线服务制度，以共享服务平台为基础，结合专题数据库，面向公众推出个性化定制服务，以此提高档案资源利用率。

2.加快档案资源开发与共享

为满足社会公众的档案利用需求，事业单位首先要实现档案资源的开放共享。应打造档案资源共享服务平台，并详细鉴定数字档案资源的类别及保密等级，开放部分符合要求的档案资源。还需联合其他信息平台构建协同机制，共享利用各平台的信息资源。事业单位还要深入挖掘档案资源价值，提升档案信息产品的质量层次。应结合用户需求展开档案信息开发工作，通过举办档案展览、推送档案信息等方式扩大档案资料宣传面，还可组织多种类型的档案宣传活动，利用开设档案网站、创建档案网上展厅等形式，立足不同方面展示事业单位的档案服务成果。

3.深入挖掘档案文化价值效能

事业单位要秉持为人民服务的工作原则，提升现有档案资源利用率，结合社会公众的实际需求，不断调整与优化档案服务范围及方式。需对档案信息资源的现实价值、历史价值展开分别分析，并运用新的宣传方式及手段，推出特色鲜明、影响效应较高的档案宣传作品。同时，还需要发挥现代化技术手段的优势，利用新媒体扩大优秀档案文化的宣传范围，提升档案管理工作的影响效应，深入挖掘档案文化的价值效能，发挥出档案管理在社会经济发展驱动、民众生活改善方面的重要作用。

四、结语

作为事业单位重要管理环节的档案管理工作，在新时代背景下的管理要求进一步提升，事业单位需要高度重视此项工作，立足多个维度实施档案管理工作改革与优化。应立足顶层设立的层面，加强组织领导，构建完善的檔案工作管理体系，还需要打造一支稳定性、专业化的档案管理团队，通过多层次知识技能培训，提高事业单位档案管理的整体水平。并且要从数字档案室建设、数字档案资源建设、信息化建设投入增加几个方面推进档案管理信息化建设进程，还要推动档案资料利用服务向主动性、数字化的方向转变，在档案资源全面共享、档案文化价值深入挖掘的基础上，增强事业单位的档案管理服务水平。

〔参 考 文 献〕

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〔责任编辑：杨 赫〕