全面数字化的电子发票报销管理探讨

苏辉

【摘要】随着全面数字化的电子发票试点地区不断扩大，未来全面数字化的电子发票必定全面推行。全面数字化的电子发票相对传统的纸质发票有很多优势，但由于属于新兴事物，各企业间的财务管理和信息化水平参差不齐，在使用过程中存在诸多问题，尤其在财务报销审核环节，问题更加凸显，存在一定财税风险。企业可结合自身实际情况，通过优化报销管理规定、自制EXCEL查重表格、提升财务信息化水平等手段，应对策略有效规避风险。

【关键词】全面数字化的电子发票 财务报销 财税风险 应对策略

全面数字化的电子发票（以下简称数电票）是与纸质发票具有同等法律效力的全新发票，不以纸质形式存在、不用介质支撑、无须申请领用、发票验旧及申请增版增量，实现纸质发票的票面信息全面数字化，将多个票种集成归并为电子发票单一票种，数电票实行全国统一赋码、自动流转交付。

2021年12月1日起，广东省（不含深圳）、上海市和内蒙古自治区3地率先开展数电发票试点工作，此后逐步扩大试点范围，预计不久的将来会全面铺开。数电票与传统的纸质发票相比，具有环保、便捷、高效等优点，受到越来越多企业和消费者的青睐。但在信息化水平发展不均衡的当下，数电票在报销、存档等环节存在一定风险，需要企业根据自身情况制定科学合理的应对策略。本文从介绍数电票的优势出发，重点分析在报销环节存在的财税风险，探讨可采取哪些应对措施来规避风险。

一、数电票的优势

数电票的诞生，实现了发票全领域、全环节、全要素电子化，有效提高了企业的工作效率，节约公司管理成本。主要体现在以下几方面。

（一）发票认领环节。数电票可以在线认领，无须财务人员去税务大厅购买纸质发票，提高财务人员的工作效率，也节约了交通费和发票工本费。

（二）发票开具环节。数电票开票零前置，无须税控设备，无须票种票量核定，确定开票总额度即可开票，开票额度可动态调整，网页、客户端或手机APP均可开票，并通过信息化手段实现自动生成发票并汇总、整理发票信息，降低人工开发票时因操作失误引起的错误，提高财务工作效率，节约人力成本。

（三）发票传递环节。数电票可通过电子发票服务平台数字账户、电子邮件、二维码等方式传递，节约邮寄成本，还能有效避免因保管不善而遗失的风险。

（四）纳税申报环节。数电票模式下，开票信息能同步到税务局报账系统，企业在纳税申报时，能和申报数据进行自动比对，及时发现错误并纠正，提高了报税的准确性，减少税务风险。

二、数电票报销环节存在的风险及应对策略

数电票属于新生事物，对财务信息化水平要求较高，但有的企业仍处于传统的手工报销阶段，有的企业虽有报销系统但未和税务系統对接，给企业财务报销规范管理带来了一定挑战。企业应根据自身情况，采取措施降低有可能产生的财税风险，适应财务数智化时代的来临。

（一）数电票格式不统一

目前，数电发票的取得共有3种格式，包括PDF、OFD和XML格式。报销人往往不知道选择哪一种格式的发票，导致交到财务报销的发票格式五花八门，有些发票格式不满足发票查验和存档的需要。

PDF和传统的纸质发票样式比较类似，可以打印，但PDF不是源文件，不支持对发票章和电子签名有效性的查验；OFD样式和PDF基本没有区别，区别在于OFD能在“增值税电子发票版式文件阅读器”中查验发票监制章和电子签名的有效性；XML不同于PDF和OFD，形式上只是一串代码，记录发票的全部元数据。

在报销环节，企业应该要求报销人取得何种发票格式呢？2023年5月17日财政部公布的《电子凭证会计数据标准-全面数字化的电子发票（试行版）》的通知中，涉及到接收方取得数电票报销的有关要求有两点：

第一，接收方可以根据《通知》第三条、第五条的规定，仅使用数电票含有数字签名的XML文件进行报销入账归档，可不再另以纸质形式保存。

第二，接收方如果需要以数电票的PDF、OFD格式文件的纸质打印件作为报销入账归档依据的，应当根据《通知》第四条的规定，同时保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件。

根据以上要求，企业应结合自身情况，可在以下两种方式中选择其中之一，要求经办人在报销时提供相应的发票格式。

1.财务信息化程度较高，具备会计资料全电子化报销并存档的企业，可以要求报销人只需取得XML文件，上传报销系统自动识别信息。

2.财务信息化程度不高，仍需保留纸质会计资料的企业，应要求报销人取得PDF或OFD格式（建议采用OFD格式）发票并打印作为报销附件，同时将XML文件传给财务人员以备归档所需。

（二）数电票打印不规范

对于仍需保管纸质会计资料的企业，存在报销人打印的发票纸张大小、格式、颜色不统一的情况，影响会计凭证装订质量，造成会计基础工作质量不高。

应对策略：在公司报销制度中明确数电票打印纸张的大小、格式、颜色等要求，并严格执行，不符合要求的不予报销。

（三）数电票重复报销风险

数电票无论是PDF还是OFD格式都能重复打印，存在重复使用数电票报销的可能，容易引起税务稽查风险，不仅给企业带来经济损失，并在一定程度上影响企业形象。

企业应结合自身情况，制定合适的应对策略来降低风险，可以从以下几方面加强风险管控。

1.完善报销制度

可根据企业自身情况，在报销规定中明确相关要求，比如：明确报销人是报销事项真实性的第一责任人，发现弄虚作假行为，将予以相应的处罚措施；若取得数电票，必须在一个月内完成报销，否则不予报销等。在规范报销行为的同时降低重复报销风险。

2.建立发票查重机制

企业可根据自身财务信息化水平和投入费用预算，可以在以下方案中进行选择来规避重复报销的风险。

（1）自制excel表进行数电票查重登记

用excel设计《数电票登记表》，要求报销人用数电票报销时，将发票信息填入登记表，同时发到指定财务人员邮箱，财务人员审核报销单的同时，将登记表信息复制粘贴到《数电票登记表》的汇总表中，并在汇总表中设置发票号查重公式，重复出现的发票给出提示。《数电票登记表》格式和内容示例如下：

此方法无须额外费用，但增加了报销人工作量，财务人员操作也较为繁琐，且容易因误操作修改已填写信息或遗漏发票登记，信息准确性保障不高。适用于手工报销且报销量不大、无预算的企业。

（2）购买外部软件或查重小程序

使用单独购买的数电票查重软件或小程序，由财务人员在审核纸质报销单的同时将发票信息手工（或扫描）录入软件，出现重复发票号时自动提示，且不能修改之前已填入的发票信息。

此方法费用较低，信息准确度相对较高，但存在不能第一时间发现问题、增加财务人员工作量，存在遗漏查询风险等弊端，不利于工作效率的提高。适用于手工报销、报销量不大、预算不高的企业。

（3）将发票查重功能嵌入报账平台

在已有报账平台的基础上，开发自动查重功能。发票上传后，系统自动检测，如发现发票号重复的票据，发出错误提示，并不能提交单据。

此方法能及时发现问题，有效规避重复报销风险，提高了工作效率。适用于财务信息化程度较高、预算充足的企业。

（四）数电票真伪鉴别风险

传统的纸质发票，财务人员可通过观察发票纸张、水印、监制章等来判断发票真伪。而数电票不管是XML还是PDF（OFD）格式都难以用肉眼去判断，自行打印的发票还存在被PS的可能性，传统的鉴别方式已不再适用，给财务人员在报销审核工作中带来一定困扰。可通过以下应对策略进行管理，有效鉴别数电票真伪。

1.完善报销制度

在报销管理制度中要求：数电票报销时，需提供OFD格式打印的纸质版发票并将XML文件发到财务指定邮箱，同时需自行在全国增值税发票查验平台（https：// inv-veri.chinatax.gov.cn）进行查验，并将发票查验无误的结果打印出来，报销时一并提交，否则不予报销。既让经办人意识到本人是报销事项真实性的第一责任人，也有效规避了税务风险。

此方法增加了报销人的工作量，适用于财务信息化水平较低，仍采用手工报销和审核的企业。

2.通过电子发票服务平台查验

如果企业是税务数字账户试点纳税人，可以通过电子发票服务平台进行查验。登录电子税务局，选择“企业业务”-“我要办税”-“税务数字账户”-“发票查验”菜单，进入查验界面，进行数电票真伪查验，可以根据需要选择“单张查验”或“批量查验”功能。

由于“税务数字账户”是财务人员使用，一般不会给全体员工放开使用权限，如果需要使用此功能进行发票查验，需要财务人员在报销审核环节进行逐一查验，工作效率较低，建议手工记账的小规模企业可以采用。

3.将查验数电票真伪功能嵌入报账平台

在已有报账平台的基础上，开发和税务系统的接口，实现自动查验发票真伪功能。OFD格式发票和XML文件上传后（实现会计资料全电子存档的，可仅上传XML文件），系统进行自动检测。信息无误的发票会显示“查验通过”等字样，如发票信息有误，及时发出错误提示，且无法提交单据。

此方法效率高，适用于财务信息化水平较高、已采用或准备采用线上报销功能的企业。

以上分析了财务信息化还未普及、数电票迅速发展的现在，在财务报销环节可采取的防范财税风险的几种方式。但笔者认为，针对因无信息化技术做支撑所采取的方式只能作为权宜之计，因为数电票的诞生是财务管理数字化转型的重要标志，只有大力推进企业信息化建设和更新才是顺应数电票时代的最优方式。

结束语

在电子信息化时代，传统的人工报销审核方式不仅效率较低，且审核环节容易失误引成财税风险。要想改变现状，企业首先应规范报销行为，与时俱进修订报销制度，适应新环境的變化；其次要不断提升企业财务信息化水平，借助信息化手段，在报销环节实现实时鉴别发票真伪和查重功能，有效规避财税风险，提升企业形象。

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