网络化背景下档案管理中数字化技术分析

魏立国

摘要：网络化背景下档案管理中数字化技术的应用可以降低管理成本、提高管理效率、保证管理安全性。在网络化背景下应用数字化技术为档案管理提供服务，需要对档案管理中信息数据的特点进行研究，综合分析档案管理的需求，更好地发挥数字化技术的作用。应该做好档案管理中档案数字化业务模型建立、系统架构设计，合理地应用数据库技术、数据共享技术、网络安全技术为档案管理提供保障，提升其管理效率。

关键词：网络化；档案管理；数字化技术

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2024.03.025

中图分类号：F 299.23，G 270.7           文献标志码：A           文章编码：1672-7274（2024）03-00-03

在信息技术不断发展的条件下，现代生活与工作的网络化水平不断提高，连接性、去中心化等网络环境的特点也为各行业发展带来了新的挑战。档案管理工作在这一背景下也需要关注新技术的应用，在网络化背景下科学地应用数字化技术提高档案管理数字化水平尤为重要。在档案管理中应用数字化技术，不仅可以帮助工作人员更高效地完成档案的管理，而且还可以提高对档案的利用率，有利于发挥档案的作用与价值，改善档案管理工作质量。在应用数字化技术时，需要对目前档案管理数字化中常见困难与问题进行分析，寻求解决问题的方法，不断提升档案管理数字化水平。

1   网络化背景下的数字化技术

1.1 数字化技术概述

数字化技术是在计算机全面应用背景下衍生的新技术，能够将各类数据数字化，用虚拟化的载体进行高效率储存。数字化技术具有应用领域广泛、推广价值较高等特点，对于各行业的发展都具有重要意义。网络化背景下产生了各类复杂的数据信息，数字化技术能够对数据进行加工、传输、储存，便于发挥数据的作用与价值。通过虚拟化的数字技术能够将大量综合性数据储存至相应存储器中，便于分享、查阅，并且可以利用特定的处理软件或系统对数据进行处理，进而从数据中提取出有效信息，为后续工作提供良好的指导[1]。

1.2 网络化背景下档案数字化技术

网络化背景下档案管理数字化是用数字形态取代传统纸质档案的过程，能够将纸质档案资料通过扫描、录入等方式储存至计算机数据库中。档案数字化能够将海量数据储存到数据库中，具有需要储存空间小、维护方便、安全性高、备份简单等特点。借助数据库的检索查询功能，可以方便快捷地完成档案信息的检索，从而进行档案资料利用。数字化是信息时代背景下档案管理的重要趋势，在进行档案管理数字化时，需要结合档案的实际特点，合理选择管理系统，应用优质的档案管理软件，实现对档案的高效率储存与应用，从而更好地完成档案保存。档案管理数字化不仅可以节约储存空间，提高经济效益，也有利于提高档案管理办公效率，对档案管理发展具有重要意义[2]。

2   档案管理中数字化技术的应用价值

2.1 降低管理成本

档案管理中数字化技术的应用能够减少储存空间、提高办事效率，有利于降低管理成本。传统的档案管理工作需要消耗大量人力物力资源，依靠大量的档案管理人员进行档案登记、分类储存以及定期维护，实体的纸质档案资料需要占用较大的存储空间，储存成本较高。而数字化技术能够将纸质档案资料转化为数字化资料，用虚拟化技术将档案内容录入到计算机数据库中，可以用较少的空间储存大量的档案资料。档案管理的数字化可以减少对档案管理中人员的需求，能够节约档案管理的人力成本；数字化极大地降低了储存空间的需求，减少储存成本；数字化技术的应用能够更快速、稳定地进行数据维护，降低维护成本。因此，应用数字化技术有利于提高档案管理的经济效益，降低管理成本。

2.2 提高管理效率

相较于传统档案管理而言，数字化技术支持下的档案管理工作可以用更简便、高效的方式完成各项任务，极大的提升了档案管理的效率。数字化技术将传统档案管理中依靠人工分辨、录入的管理内容，转化为数字化的自动扫描、智能分析，档案管理人员借助计算机、扫描仪等设备，可以完成档案资料的录入与分类，工作效率得到了提升。档案管理工作中，数字化系统能够为档案资料的归类与检索提供更便捷的条件，工作人员借助档案管理软件系统可以在数据库内快速搜索到所需信息，能够高效、快捷的处理各项资料，在保证档案管理安全与可靠的同时，也进一步提升了档案管理工作的效率。

2.3 提升管理安全性

在档案管理中应用数字化技术同样有利于提升管理安全性。采用数字化管理方式，档案资料的管理形式发生了变化，档案资料以虚拟化数字化形式储存至数据库中。数字化储存模式相较于传统纸质储存来说具有稳定安全的效果，更能抵御外界因素（如火災、水害、鼠害等）影响，能够保证资料安全。另外，随着信息安全技术的不断发展，档案管理数字化的信息安全水平也得以提升，工作人员可以通过构建防火墙、设置权限等方式对档案资料进行安全防护，保证数据信息的安全与稳定。

3   网络化背景下档案管理面临的问题

3.1 系统架构问题

网络化背景下，数字化技术水平不断提升，传统的档案管理已经无法适应当前工作要求，因此档案管理需要引入更加专业的系统架构。目前很多单位的档案管理数字化水平较低，档案数字化系统的架构不够合理，功能不够完善，无法适应新时期网络化发展的工作需求，档案管理工作效率低下，需要引起重视。

3.2 信息储存问题

信息储存问题也是网络化背景下档案管理必须考虑的内容。目前档案管理工作对储存条件的要求在不断提高，落后的存储器与数据库技术无法适应当前工作需求，很多档案管理系统的数据库录入、查询、储存等功能滞后，无法高效率地进行数据存储与调取，不利于档案资料的有效应用，影响了档案管理工作质量。

3.3 资料共享问题

网络化背景下档案资料管理应该重视资料共享要求，借助共享技术发挥档案资料的价值。相当一部分单位的档案管理工作并没有建立完善的资料共享机制，档案资料共享效率低下，数据共享中数据传输、接收与利用的安全性不足，难以满足档案管理的实际需求，不仅无法发挥档案共享的作用，还可能增加档案管理的风险。

3.4 信息安全问题

网络化背景下信息安全问题是需重点关注的问题，档案管理工作中更需要重视网络安全风险。在进行档案管理时，档案管理人员的信息安全意识不足，档案管理数字化系统的抗风险能力不够等，都很容易造成档案资料的信息安全问题，不利于档案管理稳定发展。

4   数字化技术在档案管理中应用

4.1 档案数字化业务模型

在档案管理中应用数字化技术，需要建立档案数字化业务模型。档案管理人员应该针对当前档案管理的要求，对数字化管理系统的业务逻辑进行梳理，形成规范化、完整性的业务模型，保证档案管理的可靠性。对档案管理关键业务流程进行统计，包括提卷、查卷、编写页号、数据录入、数据校对、文件扫描、图像处理、装订、换卷等[3]。在档案数字化进程中，对档案管理业务流程内容进行分析和研究，围绕实际情况制定相应的业务模型，保证管理的效率。档案管理数字化业务模型能够为后续的数字化管理工作提供系统指导，确保系统架构的科学性与适配度，使数字化技术应用能够与档案管理相适应，更好地满足管理工作的要求，提升管理效率。

4.2 系统架构设计

网络化背景下档案管理数字化技术应用需要重视系统架构设计，根据档案管理工作实际要求，划分架构等级，确保档案管理的合理性。档案管理系统架构分为客户价值层、服务体系层、专业体系层三个层级，在搭建系统架构时，管理人员应该根据档案管理的要求，完成每个层级的细节设计[4]。比如服务体系层主要负责提供核心的服务功能，因此在设计该体系内容时，需要注意模块的组成与档案管理工作的适配度，管理人员可以在本层级设计服务行业模块、档案类型模块、数字化加工模块以及整理服务模块等功能模块，从而更好地完成档案管理服务，让档案管理工作得以高效率开展。专业体系模块主要负责档案管理运营工作，在进行这一层级的模块设计中，应该注意专业团队、设备、系统以及管理的工作要求，通过运营模块的设计帮助提升管理工作质量。客户价值层则一般用于对资料数据进行利用，因此在进行这一层级设计时，可以更多考虑档案原件保护、数字化档案的网络化利用、内部数字化流水线等内容，确保档案资料能够得到有效利用，有效地发挥档案的价值与作用。

4.3 数据库技术

数据库技术是进行数据储存和应用的重要技术条件，在网络化背景下，档案管理数字化需要合理应用数据库技术，保证档案数据资料的可靠性。数据库主要是对档案数据信息进行组织、存储、管理的系统，能够对数据进行集中控制，保证数据的一致性。数据庫技术是档案管理数字化中必不可少的技术条件，可以储存至计算机内部，对数据集合进行增加、删减、查询、更改等操作，从而实现数据的有效管理。在档案管理过程中，需要根据档案管理需求选择合适的数据库技术，管理人员应该根据档案管理业务的需求，对数据访问、数据储存等内容进行详细分析，选择关系型数据库或非关系型数据库进行档案数据的储存，并考虑到档案管理的工作效率需求，对数据库进行科学设计，避免过度冗余，节约资源。此外，在档案管理中需要格外重视数据库工作流程，设置严格的数据库管理规章制度，确保档案资料数字化管理的规范性，避免数据资源滥用。

4.4 数据共享技术

数据共享技术可以帮助档案管理更好的利用数据资源，能够提升档案管理工作的质量，发挥档案的价值与作用。网络化背景下数据共享技术一般是依托统一的数据平台实现的，通过对档案数字化业务模型、系统架构、数据库的有效建设，档案管理得以构建起一个完整的数据中心，能够储存和管理各部门的档案数据，而数据共享技术则可以建立高效的数据传输通道，利用合适的实时数据同步工具，帮助各部门人员利用档案数据资料，从而提升档案信息的利用率。随着数字化技术的不断进步，依托于FTP、API、数据库同步等技术的档案共享技术也在不断发展，相关技术的进步能够提升档案数据加密传输质量，有利于保障档案数据共享的安全性。在实际进行档案管理时，管理人员可以利用数字化技术进行权限管理、数据监控以及数据备份，保证共享数据的安全，及时发现数据共享中的问题，并防止共享数据丢失或损坏。

4.5 网络安全技术

网络安全技术是网络化背景下数字化技术应用的重要条件，在档案管理中更需要关注档案信息的安全性，做好信息安全防护。网络安全技术与网络安全风险相伴而生，在推进档案管理数字化过程中，需要对现有的网络安全问题进行研究，掌握网络病毒、黑客攻击等各类常见风险的特点，提升档案管理数据库系统的安全防护等级，保证管理效率。档案管理人员可以应用安全漏洞扫描技术对档案数字化系统进行扫描检查，及时发现当前管理中的漏洞并进行修复，避免不法分子利用漏洞进行攻击或窃取档案资料。数据加密技术也是档案管理中应格外重视的内容，在档案管理时需要结合实际情况对关键档案进行加密，利用重新编码等方式隐藏信息内容，保证档案安全性。访问控制技术也可以提高档案管理的安全性，在数字化技术应用中应该设置口令、入网限制等条件，配合CA认证、数字签名等技术对访问档案人员的身份进行验证和确认，保证档案资料的安全性。

5   结束语

数字化技术的应用为档案管理带来了更多便利，在网络化背景下发挥数字化技术的优势不仅要考虑档案数字化的技术要求，还要理性分析网络发展所面临的挑战。档案管理工作应该顺应网络化背景的要求，在数据高效储存、档案安全储存、数据资源共享等方面进行优化，借助数字化技术的优势搭建更加科学、高效率的管理系统，档案管理人员帮助更好地完成档案管理工作，加快档案管理数字化进程。

参考文献

[1] 汪海英．数字化技术背景下企业档案管理创新路径探讨[J]．中国管理信息化，2021（24）：124-125.

[2] 贾江洚．数字化技术在档案管理工作中的应用[J]．信息记录材料，2021（9）：189-190.

[3] 刘迪．数字化技术在档案管理工作中的运用研究[J]．信息记录材料，2021（8）：193-195.

[4] 邵继仁．数字化技术在档案管理工作中的应用研究[J]．办公室业务，2021（2）：189-190.