事业单位档案数字化建设面临的问题与措施研究

李雅琳

摘 要：开展档案管理有助于一个组织更好地在各项业务和工作中妥善保管具有保存价值的历史记录，如何科学开展档案管理是衡量一个组织管理能力的重要标准。21世纪初，中共中央办公厅、国务院及相关部门陆续发布了一批企事业单位开展档案管理的规章制度，为我国机关、行政事业单位以及企业开展档案管理指明了方向。在信息化的浪潮中，我国事业单位档案类型愈发复杂，管理难度不断增加，越来越多的地方事业单位提出了建设数字档案馆的目标。以湖北省十堰数字档案馆为例，在《十堰市档案史志事业发展“十四五”规划》的指导下，十堰市在数字化档案馆的建设进入了新的阶段，但受限于技术和管理条件，在实际建设中依然面临一系列现实问题。文章围绕十堰档案馆在数字化建设中存在的问题展开分析，并结合地方实际情况和现有文献给十堰档案馆建设提出合理建议，助力我国事业单位档案数字化建设。

关键词：事业单位；档案管理；数字化建设；问题及措施

中图分类号：G273文献标识码：A

自《“十四五”全國档案事业发展规划》提出以来，我国档案管理事业进入新的阶段，全国的档案管理工作有了新的要求，尤其是为档案信息化建设指明了新方向。我国党政机关、行政事业单位作为档案管理事业的主体，在档案信息化建设方面理应走在最前面，不断提高自身档案管理的水平和效率。在党中央、国务院的号召下，十堰市委、市政府联合印发《十堰市档案史志事业发展“十四五”规划》，对全市档案事业的发展具有重大指导意义。十堰档案馆作为十堰档案事业的主体单位，从档案资源整合的角度分析其现有资源优势和建设现状。探讨十堰档案馆建设面临的困境与挑战，有助于其他事业单位借鉴，推动我国档案事业建设新高度。

一、十堰数字档案馆建设面临的问题

1．资金所限，基础配套建设不健全

充足的资金是档案馆开展数字化建设的基本保障，与大多数事业单位一样，十堰档案馆即便已经过多年的发展和积累，在信息化建设中依然暴露出一些基础性问题，如硬件条件太差、资源共享程度低等，整体建设和管理水平与东部发达城市市级档案馆依然有差距。分析原因主要有以下两点：一是保障数字化建设的基础条件不到位，十堰全市档案资料近200万卷，经数字化处理的资料只有不到80万卷，还有60%左右的档案资料未展开数字化加工，工作量和难度之大是十堰档案馆现阶段的基础设施难以完成的；二是受限于地方财政拨款，十堰档案馆在项目开展和人才培养方面资金不足，投入不足，产出也不如人意。

2.观念所困，数字化档案架构不合理

目前，十堰档案馆对实体档案的处置手段依然相对传统，缺乏对新文件和新载体的研究与应用。档案的数字化处理仅限于纸质资料的扫描手段，其他类型的档案极少上传和共享。东部发达城市，如上海等地档案馆早已实现全媒体档案储存和展示，十堰档案馆对于电子文件的使用还不太娴熟，数字化档案架构不合理影响其后续发展。

3.研究不足，缺乏理论指导

全国事业单位数字化建设还处于探索阶段，尚缺乏完善的理论展开指导，且现有的数字档案研究大多集中在中外架构的对比和模型建设上，缺乏实践指导意义。十堰档案馆在数字化建设和发展中，除了《电子文件管理暂行办法》等相关规范性文件以外再无理论展开指导。即便在党中央和国务院的号召下，近几年全国的数字图书馆、博物馆和史料馆如雨后春笋般出现，但其建设和管理模式大都存在差异，各自为政，难以模仿和复制。

4.统筹不足，信息共享困难

十堰档案馆在建设时理论上应当涵盖十堰市所有方面的信息和资料，但是，由于部门之间的沟通和协调不到位，在档案和信息共享时因缺乏权限而获取失败。一方面，有的部门未意识到数字档案馆建设的重要性；另一方面，在于十堰档案馆现阶段无法有效分类所有档案，部分归属模糊、有敏感度的档案无法上架，数字馆依然处于“建设中”和“闭馆”状态。

5.安全考虑，信息安全亟待加强

网络安全是信息化时代的热点问题，对于档案资料庞杂的市级档案馆而言，信息安全尤为重要。就目前而言，十堰档案数字馆的客观环境并不理想，数字馆中不少关乎国家和公民安全的信息，一旦被泄露或滥用极容易造成恶劣的社会影响。近年来，我国一些重要的单位和机构频频遭受境外网络攻击，十堰档案馆的网络攻击应对能力并不强，一旦遭遇非法入侵可能遭受巨大损失。网络安全是阻碍十堰档案馆数字化建设的重要因素。

二、十堰档案馆建设的现有条件

1.领导重视支持

自《十堰市档案史志事业发展“十四五”规划》发布以来，湖北省及十堰市党政领导将十堰档案馆数字化建设作为一项重要的市政建设项目。2022年以来，湖北省委省政府、十堰市委市政府、湖北省档案局、湖北省档案馆等领导先后考察十堰数字档案馆建设情况，地方政府累计拨款近2000万元用于馆内各项建设。十堰市委市政府也曾多次就十堰档案馆建设问题在党组会议上展开专项讨论。南水北调中线水源公司、湖北医学院等十堰市首批省级数字档案馆（室）试点单位先后将数字档案馆建设纳入各自单位的长期建设规划中。

2.稳步推进实施

就十堰档案馆及全市档案管理事业发展对数字化建设的需求，湖北省、十堰市先后投入专项经费用于馆内软硬件设备设施建设，推动馆内基础设备设施提档升级。例如，十堰档案馆机房服务器升级工程以及馆藏档案数字化格式统一工作（根据相关要求将文本、图像及其他媒体形式以规范形式实施管理和存储）、数字档案管理系统全面升级工程等。

3.赋能利用开发

基于发展需要，十堰档案馆在市委市政府支持下逐步引进新技术、新手段对馆藏资料开展数字化管理。市政府办引进QCR文字识别功能，能够实现跨门类档案检索，极大地优化了馆藏档案的查找和检索流程。另外，十堰档案馆数字档案馆建设项目已经处于实施阶段，系统建设分为配套软硬件部分、工具软件部分以及应用系统部分，十堰数字档案馆应用系统建设，如图1所示。

三、十堰档案馆数字化建设措施

1.强化档案基础建设

加强十堰档案馆基础建设的关键在于争取上级政府领导的支持，关键路径是将开发利用档案资源以促进经济社会发展作为十堰档案馆数字化建设的目标，只有使上级领导意识到该项目的重要性及其对经济社会发展的促进作用，才可能最大程度地解决现阶段的基础建设滞后问题。高标准、高要求的建设目标势必需要更加丰富的资金和人才资源，在此基础上升级档案馆的配套设备设施。在政府拨款的支持下，十堰档案馆先后升级了馆内软硬件设备设施，市委市政府要求各部门积极协作，提供资源用于馆内建设。各党政机关、事业单位充分重视自身的基础建设，档案室必须配置防磁柜、监控系统等基础设备设施。同时，根据档案管理的相关规定结合自身内部管理条件制定本单位档案管理规章，保障档案的可流动性和安全性。

2.优化数字化档案管理模式

相对于传统的档案管理模式，数字档案馆服务的范围更加广泛，服务的对象也更加多元化。因此，用户对档案资源的使用倾向也更加具有差异性。以大学生为例，他们需要从大量繁杂的档案资源中发掘有价值的信息，并重组这些碎片化的信息，以解决其在学习中遇到的问题。在此背景下，十堰档案馆数字化建设过程中应考虑数字化档案应具有多种形式和载体，而不仅仅是文字和图片，为数字化馆藏的建设提供更多的方案，在构架上应当依托内容管理和大数据挖掘技术满足用户的使用需求，从而为受众提供更加个性化的体验。随着科学技术的进步与发展，人们的日常工作和生活越来越依赖电子技术，这一社会现状将成为指引十堰及其他地区数字档案馆建设的重要方向。

3.建立档案数字化转型指导标准

国家档案局先后发布《数字档案馆建设指南》《数字档案馆系统测试办法》，为我国数字档案馆的建设和发展提供了模板，根据各地经济、档案管理实际情况的差异，需要在标准的指导下细化实际工作。十堰档案馆数字化建设早在2009年便已启动，已经走过14年历程。在最初的起步阶段，相关负责人想将该项目与十堰电子政务相结合。现在看来该方向是可行的且已初见成效。在探索过程中，十堰数字档案馆进一步依托电子政务系统向市民推送信息，并积极拓宽资源渠道开发利用现有资源。通过访问相关网站可以发现，十堰数字档案馆在十堰市工商服务网站、农业信息资源网站和便民服务网站中均有进入渠道，通过多种方式与十堰市企事业单位及市民实现交互。在尚无完善、科学理论指导的基础下，十堰完全可以自行摸索出一条数字档案馆建设的指南和标准，即在电子政务系统的支持下开展“三网一库”，即市局域网、档案系统广域网、社会公众网以及档案数字资源库建设。在现有条件下，十堰档案馆还可以与图书馆、高校、工会等单位展开合作，在部分单位试点，选择性开放部分权限，建立基于不同渠道、载体的档案接收平台，为服务对象提供“一站式”档案资料查阅服务，提升服务质量。

4.建立电子档案共享应用平台

受限于技术、管理和政策因素，事业单位档案的接收和归档往往会因为信息差而在业务开展过程中出现一系列问题，不但是数字档案馆面临的问题，而且是档案馆长期以来的共性问题。对于十堰数字档案馆而言，可以从两个方面优化，提高归档和档案接收的效率。一是从政策层面入手。根据不同档案资料的类目和数据标准展开规范，档案在接收后不需要专门的转码操作即可直接入库和使用。基于《湖北省归档文件整理实施细则》制定适合十堰档案接收和归档的执行标准，对立卷改革工作分类指导；二是从技术方面入手。基于全市档案管理和事业单位档案管理工作特点构建一套电子政务数据平台，以此平台设计和引进办公软件，减少不同软件之间的壁垒，统一技术标准，提高档案接收、传输和管理效率，并减少传输过程中造成的数据损坏和数据漏传问题。

5.加强档案数据保护

档案数据安全责任重大，必须由专人负责，对此上级主管部门可专门成立一个安全管理领导机构。首先，要严格落实和完善安全管理制度，在数字化系统维护、网络实时安全监测等关键领域实行严格审查。十堰档案馆可以与公安机关密切配合，严厉打击针对数字档案破坏、窃取的行为；其次，加强有关人员的安全培训和审查，对涉及档案数字化处理、加工、传输和存储等环节的工作人员开展保密培训并签订保密协议，增强其责任意识和安全意识，并根据当前及下一阶段的建设需求在技术上设置保密权限，减少安全访问过程中的技术漏洞。同时，还需要制定严格的档案数据容灾备份制度，既要加强档案馆机房、库房等重要场所的防灾减灾能力，还要根据不同类目档案的重要性展开多重备份。十堰市早在数字档案馆筹划初期就提出了档案数据多重备份的目标，现在更是將其作为档案数据保护的重要措施，未来也将投入更多的资源和资金。

近年来，我国多地数字博物馆、展览馆开始提倡数据异地备份，将本单位重要档案资料以签订协议的方式在其他地区存储备份。十堰数字档案馆与陕西省汉中档案馆签订战略合作协议，两馆分别通过异地备份的方式开展档案保护，在一定程度上推动了档案资源的保护和交流。

6.加强档案人才培训

人力资源是档案事业的重要资源，尤其是十堰档案馆数字化建设的关键时期，人才队伍建设极为重要。档案人才的培养和吸纳应当围绕专业性、职业操守、安全意识、协作能力以及网络技术等方面深入探索。可供选择的方式包括但不限于政企合作、校企合作、组织档案业务培训班以及组织开展档案论文研讨等方式，目的在于激发档案从业人员研究的积极性和专业性，推动全市乃至全国档案事业人才队伍综合素质全面提升。

四、结语

基于事业单位档案资料保密性较强、类目繁多、数量庞杂的特点，数字化是此类单位档案管理发展的未来方向。本文以十堰档案馆数字化建设为切入点，分析了其数字化发展过程中在基础设备设施建设、构架、理论等方面存在的问题和弊端，结合其现阶段的优势提出可行的解决措施。通过分析可以发现，以十堰档案馆为代表的事业单位档案管理工作面临很多共性问题，是当前我国档案事业发展存在的现实问题。以十堰档案馆数字化建设为突破口，分析现状、探讨对策，在理论指导、网络安全、技术支撑等方面，为政府机关、企事业单位档案管理和改革工作提供借鉴，推动我国档案管理工作迈向新阶段。

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作者单位：临沂市园林环卫保障服务中心