从传统到现代 水利档案管理新方式

张青

档案管理作为水利部门管理工作中的重要组成部分，对水利部门的运营与发展具有非常重要的作用。水利部门为了挖掘与利用档案的价值，应加强水利档案管理建设，转变档案管理工作方式，提高档案管理水平。基于此，现针对水利档案管理方式的转变进行研究，首先概述水利档案的相关内容，其次分析水利档案管理现代化的特点，再次探讨水利档案管理从传统方式向现代化方式转变的意义，最后提出水利档案管理方式转变的策略，以期为其他水利单位提供参考。

在水利部门运行过程中会产生大量的数据资料，这些资料能够反映水利活动情况，是水利单位中最重要的内容。随着水利行业的高速发展，水利档案资料逐渐增多，如果在管理水利档案时依然采用传统的管理方式，那么就无法满足当下水利部门的发展需求，因此需要转变档案管理方式。在信息技术普遍应用的今天，电子档案成为信息时代档案资料的新形式，水利部门在进行档案管理时应转变管理方式，不断提升档案管理人员的档案管理水平。

水利档案概述

档案是对组织、个人等方面的情况进行记录的文件，是人类社会发展中的重要组成部分。在时代发展的过程中，水利单位对档案管理的需求越来越高，档案的地位明显提升，因此需要加强档案管理工作。水利档案管理需要建立完善的制度体系，对水利单位中的相关信息资源进行整合，同时以特定的形式进行传播。在此过程中，需要充分考虑实际情况，根据水利单位的职能与工作性质，采取有效的管理方法，保证档案管理的质量。随着时代的发展，水利档案资料越来越丰富，从档案资料中不仅能够了解水利单位的历史与文化内涵，还能促进水利单位的发展。在对档案资料进行管理时，应重视对相关资料的收集，同时根据具体情况采取有效措施，做好资料的收集和保存工作。由于传统的管理方式效率较低，无法满足信息时代水利单位的需求，水利单位应根据自身情况转变档案管理方式，充分利用信息技术进行档案管理，发挥出水利档案资料的价值。

水利档案管理现代化的特点

现代化的水利档案管理方式相较于传统的管理方式而言具有鲜明特点，主要表现为以下几点。一是强调服务意识。在水利档案管理现代化过程中，最重要的是为水利单位提供全面服务，这需要档案管理人员具有良好的服务意识，利用现代化方式与手段开展档案管理工作，提高档案归类整合工作的科学性，促进水利单位得到更好的发展。此外，还应从用户角度出发，不断拓宽服务领域，对档案管理工作给予高度重视，使其重心由以往的保存相关数据资料逐渐转变成为水利事业发展提供更加优良的服务。二是挖掘档案资料价值。水利工程属于民生工程，是为广大人民群众谋福利的重要工程项目，深入挖掘水利档案资料价值，公开水利档案信息，可以引起人们对水利工程的关注与重视，让更多的人积极参与到水利事业的发展中，加强水利工程监督，推动水利事业的发展。三是要求档案管理人员具备更高的综合素养。转变水利档案管理方式，要求档案管理人员具备更高的综合素养。档案管理人员应该转变思想，提升社会责任感，不断更新与完善自身知识结构，以满足档案管理现代化的要求。

转变水利档案管理方式的意义

信息时代下传统档案管理方式的局限性逐渐显现出来。由于传统纸质档案信息容量有限，在查阅与使用时往往需要翻阅大量文献资料，大大降低了档案资料的利用效率以及水利工作效率，因此加强档案管理方式的转变具有一定的现实意义。

推动水利事业的现代化发展

在水利事业的发展过程中，水利档案是非常重要的资料，水利档案资料记录了水利事业在建设与发展过程中遇到的各种水利问题、处理措施及水利研究成果等，通过挖掘水利档案的价值，能够为水利事业的发展作出重要贡献。此外，实现水利档案管理方式现代化还能形成档案共享管理模式，提高档案资料的利用率，充分發挥档案资料的价值，让档案管理方式呈现出多元化发展趋势。在当今社会，经济高速发展，人们的生活水平得到了明显改善，对生活品质的要求越来越高，而水利工程作为一项重要的民生工程，会对人们的生活产生重要的影响，因此应进一步提升水利档案管理质量。采用现代化方式进行档案管理，既能够提高水利部门的档案资料存储能力，拓展存储空间，又能提升档案管理效率，促进水利活动的顺利开展和水利事业的现代化发展。

满足档案工作发展需求

传统档案管理方式下，相关档案管理人员在对档案资料进行检索时，需要逐页翻阅查找资料，耗费大量的时间；但信息化管理方式下，只需要输入关键词，就能够检索出相关的全部档案资料，减轻了档案资料查阅的工作量，提高了档案资料查阅效率。由此看出，水利档案管理方式的现代化转变，不仅能够满足水利单位的发展需要，而且契合了水利档案的发展要求。因此，加快水利档案管理方式转变成为水利部门重要的工作内容，应利用信息技术开展档案管理工作，促进档案管理方式的转变，提升水利单位档案管理能力，满足新时代水利单位发展的需求，促进档案管理工作的发展。

优化升级水利工程项目

要想实现水利工程的优化升级，应全面考虑水利工程自身的优势与特点，对水利档案进行科学整理，提升水利档案的管理水平。在水利工程的投入与运行过程中会产生大量的资料，水利单位需要对其进行存储与管理，而水利档案资料对水利工程的运行至关重要。例如，水利工程在运行过程中出现故障，需要及时进行维修，并对维修记录进行整理，同时分析维修中产生的数据，并依托数据制订科学的维修方案。此外，水利工程在运行过程中还会形成很多原始资料，通过对这些资料进行科学整理，能够显著提升水利工程的效率。因此，加强水利档案管理工作，转变其档案管理方式，能够提高档案资料管理的质量，为水利工程优化升级提供数据支持。

水利档案管理方式转变的策略

随着时代的发展，国家和社会也对水利档案管理工作提出了更高的要求，传统的档案管理方式已经无法满足时代的需求，阻碍了水利事业的进一步发展，所以水利部门应当加强档案管理改革工作，推动水利档案管理向现代方式转变。

加强档案管理队伍建设

档案管理队伍的整体素质与档案管理工作质量密切相关。在水利档案管理工作向现代化方式转变时，要加强档案管理队伍建设。员工是一切管理工作的执行者，因此，在转变档案管理方式时要加强对档案管理人员的培训，提升其职业素养。档案管理人员在工作之余应积极了解现代化档案管理理论，掌握信息技术、网络技术等先进技术以及电子档案管理方法，使其满足现代化水利档案管理工作的要求，并对现代化档案管理工作给予高度重视，不断提升自身档案管理水平。此外，水利管理部门在进行档案管理队伍建设时，应改善落后的管理方法，将自身的实际情况与市场发展方向相结合，并加强与相关部门的合作，使水利档案管理工作得到有效落实。

优化水利档案管理制度

由于水利档案管理工作较为复杂，要想实现档案管理从传统方式向现代化方式的转变，不仅要采用先进的管理理念与管理方法，而且还要对档案管理制度进行优化，使档案管理制度与档案管理工作相契合。水利管理部门在优化档案管理制度时，需要充分结合市场与水利部门的发展情况，提高档案管理制度的有效性。在对水利档案管理制度进行优化时，主要从以下两个方面入手。第一，健全档案保密制度。档案管理人员在记录与保存水利档案资料时，需要加强保密管理，避免发生保密档案资料泄漏等情况，给水利部门带来严重的损失，特别是要做好水利科研成果的保密管理工作。要根据现代化水利档案管理工作情况，不断完善档案保密制度，提高档案管理的安全性，这不仅能够使水利档案管理工作更好地开展，而且还能保障个人的工作成果。第二，构建完善的问责制度。构建问责制度，明确档案管理人员的工作职责，使其树立正确的工作态度，在出现错误时第一时间落实到相应责任人，并对其进行问责。问责制度能够避免在工作中出现相互推诿责任的情况，促使档案管理人员明确自身职责，从而更加认真负责地开展档案管理工作，推动水利档案管理方式实现现代化转变。

做好资料采集整理工作

在水利档案管理过程中，需要做好相关资料的采集与整理工作。从目前的水利档案资料的管理现状来看，这项工作有一定的难度，主要原因在于水利材料文件数量较多，所以在对水利资料进行采集时，应根据水利工程的具体情况采取合适的资料采集方法。一般情况下，水利资料采集法主要包括追踪采集法和分阶段采集法。追踪采集法主要应用于周期较短且档案资料整理方便快捷的水利工程，具有采集速度快、目标性强等特点，追踪采集法能够有效避免由于时间拖延而产生缺漏，在一定程度上保证了档案资料质量。分阶段采集法则主要应用于周期较长的水利工程，采集水利资料信息时应做好采集内容、时间等方面的划分，确保初始资料的完整性。为了提高水利资料采集的有效性与时效性，还可以借助信息技术，当水利资料形成后的第一时间利用信息技术完成资料的采集与整理工作，为后续管理工作的开展奠定良好基础。完成采集工作以后，要做好信息整合工作，按照上级部门的要求以及相关规章制度做好水利资料分类、归档工作，同时对每个水利资料进行编号，以便后续工作人员检索、查阅和使用。

实现水利档案资料共享

根据水利工程的发展情况来看，在传统的水利档案资料档案管理工作中并没有实现资源共享，各地区很少交流水利资料信息，这导致各个地区的水利发展存在不平衡现象，严重阻碍了水利事业的发展。事实上，水利档案管理是否能够从传统方式转变为现代化方式，与档案资料共享有着密切的联系。实现水利档案的资料共享能够加强各地区之间的交流，不断积累水利工程领域的工作经验，促进水利档案管理的现代化发展。此外，实现水利档案管理的现代化，可以加强各地区之间的交流，有利于解决水利事业在发展中遇到的问题，从而提升档案管理的质量与水平。档案管理人员还可以通过网络信息技术随时随地对水利资料信息进行检索，为档案管理人员的工作提供便利，这也体现出了档案管理现代化的优势，能够推动水利单位更好地发展。

规范水利档案管理工作

对水利档案管理工作进行规范时，需要考虑时代发展要求，做好电子资料与和纸质资料的统筹工作。目前，很多水利单位在档案管理现代化建设中存在明显不足，管理人员在硬件与软件方面难以获得很好的支持，这在一定程度上限制了檔案管理的现代化。为了充分发挥数字化的优势，应对纸质档案进行数字化转存，健全档案资料分类制度，实现对电子资料的存储。从实践来看，水利单位应当根据自身的具体情况与档案管理现代化特点，拓宽档案服务范围，并向档案管理人员介绍档案管理特点和成果，使档案管理人员都能对档案管理工作形成正确的认识，并在工作过程中相互配合，以便完成对档案管理的有效宣传，从而提高档案管理工作的影响力。

总之，随着社会的高速发展，水利档案管理方式也需要进行相应的变革，实现水利档案管理的现代化发展。为了实现水利档案管理从传统方式向现代化方式的转变，应加强档案管理队伍建设，为档案管理方式的转变提供相应的人才支持，优化水利档案管理制度，做好资料采集整理工作，实现水利档案资料共享，规范水利档案管理工作，为水利档案管理方式的转变奠定坚实的基础。这样不仅能够提升水利档案管理水平，而且还能够提升水利档案管理工作的科学性、合理性，从而促进水利单位更好地发展。

（作者单位：滨州市城乡水务发展服务中心）