《纸质档案数字化规范》下事业单位档案管理的创新策略

王丽倩

（故城县人力资源和社会保障局，河北 故城 253800）

引言

在信息化快速发展的时代背景下，事业单位档案管理正面临着从传统模式向数字化、信息化模式转型的重要时期。特别是随着《纸质档案数字化规范》等档案行业标准的发布实施，事业单位档案管理工作迎来了新的挑战和机遇。数字化档案不仅具有存储方便、查询快捷、易于共享等优势，还能有效保护原始档案免受损坏。因此，如何结合《纸质档案数字化规范》，创新事业单位档案管理策略，提升档案管理效率和服务质量，已成为当前事业单位档案管理工作的重要课题。

1 信息化背景下事业单位档案的重要意义

在信息化的大背景下，事业单位档案管理正面临着从传统向现代化的转变。《纸质档案数字化规范》的发布与实施，为这一转变提供了明确的指导。事业单位档案不仅记录了单位的发展历程和重大事件，更是单位研究发展的重要依据。随着信息技术的快速发展和普及，数字化已成为档案管理的必然趋势。数字化档案管理不仅可以极大地提高档案管理效率，还可以更好地保护和利用档案资源，促进单位各项工作的顺利开展［1］。

对于事业单位来说，实现档案管理的信息化和数字化，不仅是对《纸质档案数字化规范》的积极响应，也是推动自身信息化建设、提高工作效率、降低管理成本的重要举措。数字化档案具有易存储、易检索、易传输等优点，可以极大地提高档案的利用效率和价值，为单位的各项工作提供更加全面、准确、及时的信息支持。同时，数字化档案管理还可以加强档案的安全性和保密性，有效防止档案的丢失、损坏和泄密等问题，保障单位的合法权益和信息安全。

2 事业单位档案管理工作存在的主要问题

尽管《纸质档案数字化规范》已经为事业单位档案管理提供了明确的指导，但在实际工作中，仍存在许多问题和挑战。以下是几个主要问题：

2.1 档案管理队伍的整体素养有待提高

档案信息化建设的推进，离不开专业人才的支撑。然而，当前事业单位在档案管理方面的人才储备情况，显然未能满足信息化发展的需求［2］。新时代的档案管理人员，不仅需要具备扎实的档案管理理论基础，还需熟练掌握网络信息技术和计算机操作技能。然而，现实中许多单位对档案管理的认知仍停留在简单的“纸张管理”层面，认为只需确保档案的物理安全即可。这种观念不仅无法保证档案信息的安全性，更在很大程度上制约了档案管理信息化的进程。档案管理人员的专业素养不足，已成为制约档案管理信息化发展的关键因素。若无法有效提升档案管理人员的专业水平，将难以发挥档案管理信息化的应有优势，甚至可能对信息化进程造成严重的阻碍。

2.2 缺乏建设档案管理信息化观念

受传统档案管理理念与实践的长期影响，事业单位在档案管理领域普遍缺乏前瞻性的信息化思维及相应的高效管理模式。这导致档案管理信息化的推进往往仅停留在口号和表面层面，未能真正落地实施。事业单位的领导层对于档案信息化建设的重要性未能给予足够重视，缺乏持续学习的动力和创新思维，未能对档案信息化建设进行全面系统的规划，更未能设计出具有针对性和实效性的信息化管理策略。在档案管理从业人员方面，存在着观念陈旧和综合素质参差不齐的问题。

满足新时代的发展需求。

2.3 档案数字化建设存在安全隐患

档案数字化建设作为当前信息化发展的重要组成部分，其推进过程中不可避免地伴随着一系列安全隐患。这主要源于信息技术和互联网技术的广泛应用，特别是网络技术的普及，使得档案信息安全面临严峻挑战。在实际应用中，数字化、信息化技术容易受到黑客攻击、网络病毒等威胁，这些问题可能导致系统崩溃、信息丢失甚至信息泄露等严重后果。在事业单位推进档案数字化建设的过程中，信息转化是一个关键环节。将纸质档案转化为电子档案需要借助数字化扫描等技术手段，而扫描设备和录入设备对档案信息转录的完整性和准确性具有重要影响［3］。然而，在实际操作中，由于设备性能、操作人员的技能水平等因素，很容易出现信息录入不全或信息录入偏差等问题。此外，当前事业单位档案数字化建设尚处于初级阶段，档案管理工作人员面临着繁重的工作任务和较大的工作难度。在录入信息时，如果未能及时对录入信息的完整性和准确性进行核对和检查，就可能导致录入信息错误。这些问题都是档案数字化建设过程中必须正视和解决的安全隐患。

3 数字信息化背景下事业单位档案管理模式的创新路径

3.1 建设档案管理信息化人才队伍

档案管理信息化的推进离不开专业人才的支持。《纸质档案数字化规范》要求档案管理人员不仅具备档案管理的基础知识，还需要掌握信息化技术和相关设备的操作技能。为此，单位应定期组织计算机信息技术培训，以提高管理人员及从业人员的专业知识和业务水平。在档案管理信息化人才队伍的建设过程中，构建相应的知识结构系统至关重要。这需要结合单位档案管理工作的实际情况，转变传统观念，积极掌握先进的网络知识，并强化服务意识，发挥个人主观能动性，以凸显自身优势。此外，通过岗位培训、业余学习等方式，不断提升自己，以适应新时代的发展需求。事业单位在完善人才制度建设方面也应加大力度。以档案管理工作的实际情况为出发点，制定符合人才培养的制度和考核指标。

3.2 完善体制机制，强化顶层设计

事业单位应依据《纸质档案数字化规范》的要求，完善档案管理的体制机制，确保档案管理工作的规范化、制度化。首先，应成立一个专门的档案管理创新策略领导小组，该小组由相关部门的核心成员组成，负责全面规划和协调档案管理创新策略的制定及其实施过程。为确保工作的高效推进，该小组需定期召集会议，深入研讨并解决在档案管理创新中遇到的关键性难题［4］。其次，必须精心制定档案管理创新策略的具体实施方案。此方案需清晰界定创新策略的目标方向、核心内容、实施步骤、时间节点、责任分配以及考核方式等要素，确保每一项工作都有明确的指导依据，形成一份具备高度操作性的工作手册。再者，应着重完善档案管理的法规和政策框架。结合当前信息化背景下事业单位档案管理的实际特点和迫切需求，对现有法律法规、规章制度以及技术标准进行全面梳理，及时修订或新增相关内容，为档案管理创新策略提供坚实的法律支撑和政策指引。最后，必须加大档案管理创新策略的宣传和培训工作力度。通过多元化媒体和平台，广泛传播档案管理创新策略的重要性、主要内容和取得的成效，以增强社会对这一创新策略的认同感和参与热情。同时，组织开展多层次、宽领域的档案管理培训活动，帮助档案管理人员和用户更深入地理解和掌握创新策略的核心要义，为策略的顺利实施奠定坚实的基础。

3.3 健全电子档案管理机制，明确档案管理标准

在档案管理信息化的过程中，事业单位应依据《纸质档案数字化规范》的标准和要求，建立健全的电子档案管理机制。事业单位不仅可以完善其管理制度，还能进一步优化管理模式，从而在科学规范的管理框架下推动单位的改革与进步。因此，档案管理人员必须高度重视档案管理工作，树立正确的档案管理理念，并积极参与其中。在管理实践中，明确电子档案的制作流程和管理方法是至关重要的。这需要将管理工作细化到每一个环节，确保电子档案在完善和制作过程中得到认真仔细的录入和分类。档案管理主管应对电子档案的录入和留存进行严格把关，推动档案管理工作向专业化和标准化迈进。为实现这一目标，职工在录入电子档案时应遵循统一的格式标准，以避免格式不一导致的检索困难。此外，事业单位应制定规范的电子档案政策，为职工提供明确的指导方针［5］。在电子档案的制作、录入、移交、接收以及暂办等各个环节中，都应遵循标准的管理要求，从而促使职工在日常工作中形成良好的档案管理习惯和规范准确的管理行为。在档案管理工作部门内部，管理者应充分发挥激励作用，将职工的绩效考核与档案管理政策以及安全知识紧密结合。这样一来，职工将在积极的工作氛围中不断提升自身的安全管理水平，并深入学习档案管理的标准。随着职工对档案管理规范性的认识加深，他们将在工作中更加自觉地遵循电子档案管理标准，从而推动事业单位电子档案管理机制的持续完善和优化。这将有助于机关单位实现资源配置的最优化，确保职工档案的安全，并推动档案管理工作的创新发展。

3.4 强化技术应用，推进服务创新

（1）借助大数据技术，可以打造一个全面的档案管理大数据平台，该平台能够全方位地收集、整合、深度分析和可视化展示各类档案信息资源。同时，结合人工智能技术的运用，可以进一步构建一个智能化的档案管理平台，该平台具备自动识别、智能分类、系统归纳以及个性化推荐等高级功能。同时通过云计算技术的引入，还可以搭建一个档案管理云平台，该平台将提供灵活的存储方案、高效的数据传输机制以及安全可靠的备份服务。

（2）在档案服务模式和内容方面，应积极推动创新，根据多元化的用户需求，设计并提供差异化的档案服务产品和解决方案。例如，针对政府部门，可以定制政策研究、绩效评估等专业化的档案服务；对于科研机构，可以提供知识产权保护、科研成果转化等支持性档案服务；而面向广大公众，则可以推出文化传承、教育普及等普及型档案服务。

（3）在档案服务的流程和方式上，应致力于优化和简化，通过减少不必要的申请、审批环节，以及提供及时有效的反馈机制，来显著提升档案服务的响应速度和用户满意度。同时，利用移动互联网技术开发的档案服务移动应用，将使用户能够随时随地在线申请、查询和下载所需档案。此外，借助虚拟现实技术打造的档案服务虚拟展厅，将为用户带来沉浸式的在线浏览和体验。。

3.5 优化设备配置，提升信息化建设水平

为了满足事业单位档案信息化建设的设备配置需求，单位应按照《纸质档案数字化规范》的要求和标准进行设备的配置和更新。确保档案管理的信息化进程得以顺利推进。在规划设备配置时，政府部门应根据信息技术的特点和应用需求，为各事业单位精心策划并配备适当的硬件设备。在采购环节，应优先选择具有良好信誉、规模较大且资质完备的供应商，以确保设备的质量符合标准。此外，领导者需根据硬件设备的运行特性和档案管理工作的实际需求，制定一套科学合理的检修维护方案。对于设备运行中可能出现的故障，应提前制定应对策略，以便能在最短时间内完成维修，保障信息化管理系统的持续稳定运行。对于已经陈旧老化的设备，事业单位应及时进行淘汰和更新，同时充分挖掘和利用这些设备的剩余价值，避免资源浪费。通过这些措施，不仅可以解决设备配置问题，还能为事业单位档案信息化建设奠定坚实的基础，推动其向更高水平发展。在整个过程中，政府部门和事业单位应密切协作，共同确保信息化建设的顺利进行，以提升档案管理的效率和质量。

结束语

信息化背景下的事业单位档案管理工作是一项系统工程，需要多方面的共同努力和配合。通过实施上述创新策略，可以有效提升事业单位档案管理的信息化水平和服务能力，为事业单位的发展贡献更大的力量。