信息化背景下高校人事纸质档案数字化管理的创新路径

许 俏

（湖南工程职业技术学院，湖南 长沙 410151）

引言

在互联网时代下，高校人事纸质档案管理工作不仅仅是传统的档案材料收集、鉴别、整理、归档这些实体档案管理模式，更加着眼于实体档案的数字化、工作场景的网络化、查阅信息的便捷化［1］，需要更加发掘具有重大潜在使用价值的档案信息资源，从而推动人事纸质档案信息资源建设向更高水平发展，发挥人事纸质档案的多元化价值［2］。人事纸质档案管理归根结底还是对于人才的管理，高校在发展过程中，通过对人事纸质档案进行有效管理，可充分发挥优秀人才的人力资源开发利用，不仅为高校也为自身的持续发展奠定良好的基础［3］。而在互联网时代下，如何通过数字化为高校有序高效开展人事纸质档案管理及优化配置仍是目前急需解决的问题［4］。然而，转型过程中也暴露出了若干问题［5］，在一定程度上制约了高校纸质人事档案数字化管理工作的效率和效果，亟需通过创新路径加以解决。

1 数字化纸质档案的基础构建

1.1 数字化纸质档案的定义及特点

数字化纸质档案指将传统纸质档案通过扫描、录入等方式转化为数字格式的信息资源，包括文本资料，还涵盖了图像、音频、视频等多种类型。纸质档案数字化便可在网络环境下进行存储、检索、传播和利用，极大提高了档案的可用性和管理效率。纸质数字化档案的核心特点是易于长期保存与快速检索，同时减少了物理空间的占用和纸质材料的损耗。纸质数字化档案通过备份和加密等技术手段，可以有效防止资料的遗失和篡改，保障档案的安全与完整性。在高校人事管理中，数字化档案的应用有助于加速人才信息的流通和决策过程，提升管理的透明度和公平性。

1.2 必要技术支持系统

实现高效的数字化纸质档案管理，离不开一套完善的技术支持系统。系统需要有高效的纸质档案数字化工具，如高清扫描设备和OCR 文字识别软件，将纸质档案快速准确地转化为电子文档。强大的数据库管理系统（DBMS），支持复杂的数据结构和大量数据的高效管理，确保档案数据的组织、存储和访问高度效率化和标准化。为了实现档案的远程访问和共享，还需要依托云计算平台提供的存储和计算服务，这不仅可以减少机构的硬件投资，还可以提高数据的安全性和可靠性。为了保障数字化纸质档案的长期保存和利用，还需采用数据备份和灾难恢复技术，防止数据因意外情况而丢失或损坏。

1.3 法律法规与标准化建设

随着数字化纸质档案管理实践的深入，法律法规和标准化建设成为确保其顺利进行的基石。法律法规为数字化档案管理提供了法律框架和遵循的原则，包括个人信息保护、数据安全以及知识产权等方面。高校在进行人事纸质档案数字化管理时，必须确保所有操作都在法律法规的允许范围内，特别是在处理教职工的个人敏感信息时，应严格遵守相关法律法规的要求，防止泄露个人隐私。标准化建设涵盖了纸质档案数字化的全过程，包括档案的采集、处理、存储、访问和利用等各个环节。

2 当前高校人事纸质档案数字化管理存在的问题

2.1 数据安全与隐私保护的挑战

随着数字化进程的加速，大量敏感的个人信息和人事纸质档案被转化为数字格式，信息的存储、处理和传输过程中暴露出众多安全风险。随着网络技术的发展，网络攻击手段不断升级，给高校人事纸质档案的数字化管理带来了前所未有的安全威胁。面对这些挑战，高校在推进人事纸质档案数字化过程中必须采取有效措施保护数据安全和隐私。然而，实践中存在的问题包括缺乏成熟的数据加密和安全防护机制、安全意识薄弱、相关人员的隐私保护和数据安全培训不足等。这些问题的存在不仅增加了敏感数据泄露的风险，还可能因为管理不善导致对高校声誉的严重损害。更为复杂的是，隐私保护法规和标准在不断变化，要求高校在人事纸质档案数字化管理中不断适应新的法律法规要求，确保所有操作符合最新的数据保护标准。

2.2 技术更新与系统兼容性问题

现有的数字化纸质档案管理系统很难与新技术无缝对接，影响管理系统的效能，也增加系统维护和升级的复杂度及成本。不同厂商的技术产品往往存在标准不一致的问题。高校在进行纸质档案数字化管理时，可能需要集成扫描软件、OCR 识别工具、数据库系统、安全防护软件等多个系统。系统若是来自不同的技术提供商，其数据格式、接口协议等可能各不相同，导致整合过程中出现兼容性问题，影响整个数字化纸质档案管理系统的稳定性和可用性。进而，技术和标准的不一致性，不仅使得系统集成和后期维护成本增加，还可能限制了系统的功能扩展和技术更新。由于高校通常具有较为复杂的信息系统环境，技术更新与系统兼容性问题尤其凸显。一方面，高校需要不断探索和采纳新技术以提升管理效率和服务质量；另一方面，却也必须面对旧有系统的改造和升级问题，以及新旧系统之间的兼容性挑战。

2.3 管理人员的专业能力与培训需求

随着数字化管理技术的不断进步，对管理人员的技术知识、操作技能以及应对复杂问题的能力提出了更高的要求。然而，当前许多高校在这方面存在明显短板。一方面，部分管理人员的信息技术知识相对落后，对新兴的数字化管理工具和平台不够熟悉，难以充分发挥这些工具和平台的潜力，影响了纸质档案数字化工作的效率和质量。另一方面，由于缺乏系统的培训机制，管理人员往往难以及时更新其专业知识和技能，导致在实际工作中面对技术问题时显得手足无措，无法有效解决问题。随着数字化管理范畴的不断拓宽，对管理人员的跨领域能力也提出了更高要求，包括项目管理能力、数据分析能力和创新解决问题的能力等。这些能力的缺乏，不仅限制了个人的职业发展，也成为了制约高校人事档案数字化管理水平提升的瓶颈。比如，在数字化档案管理系统的规划和实施过程中，需要管理人员具备一定的项目管理能力，以协调各方资源，确保项目按期完成。同样，数据分析能力的缺失也会影响到管理决策的质量，因为数字化管理的一个重要优势就是能够通过数据分析支持更精准的决策。

3 信息化背景下高校人事纸质档案数字化管理的创新路径

3.1 构建动态适应的数据安全与隐私保护策略，增强数字化纸质档案管理的信任基础

构建一个动态适应的数据安全与隐私保护就是建立一个多层次、全方位的安全防护体系，从技术、管理和法律三个层面确保档案数据的安全和个人隐私的保护。技术层面上，采用先进的加密技术来保护数据传输和存储过程中的安全，同时利用防火墙、入侵检测系统等技术手段防止未授权访问和网络攻击。在管理层面，制定严格的数据访问和使用政策，明确不同级别的数据访问权限，确保只有授权人员才能访问特定的档案信息，从而最大限度地减少数据泄露的风险。同时，建立完善的数据备份和灾难恢复计划，以应对可能发生的数据丢失或损坏情况。此外，对于处理个人敏感信息的工作人员，进行定期的数据安全和隐私保护培训，提高他们的安全意识和操作规范，是避免人为失误造成安全事件的有效措施。法律层面上，高校需要严格遵守国家和地区关于数据保护的法律法规，如《个人信息保护法》等，确保数字化档案管理过程中的各项操作都合法合规。针对数字化环境下特有的隐私保护挑战，高校应主动与法律专家合作，不断更新和完善隐私保护政策，保障学校管理活动的合法性和正当性。

3.2 推动标准化与模块化的技术更新机制，确保系统兼容性与未来可扩展性

标准化意味着对系统中的技术组件和数据格式等制定一套统一的规范，确保不同来源、不同版本的技术产品和服务可以无缝集成和协同工作。有助于降低系统维护和升级的复杂度，还可以促进不同系统间的数据交换和共享，提高整体的管理效率。模块化设计则是将系统拆分为多个独立、功能单一的模块，每个模块都可以单独开发、测试、部署和更新，而不会影响到整个系统的稳定运行。这种设计方式提高了系统的灵活性和可扩展性，使得针对特定需求的技术更新或功能扩展可以更快速、更低成本地实现。同时，模块化还便于采用最新的技术解决方案来替换或升级系统中的老旧部分，从而持续提升系统的性能和安全性。为了实施这一机制，高校需要在系统规划和设计初期就充分考虑标准化与模块化的原则，选择开放标准和支持模块化设计的技术平台。同时，应建立一套科学的技术更新流程和评估体系，定期检视现有系统的技术架构和性能指标，根据最新的技术发展趋势和学校的实际需求，制定合理的技术更新计划。

3.3 实施全面的管理人员专业能力提升计划，配合数字化管理需求的变化

通过系统性的培训和持续的学习，增强管理人员对数字化技术的理解和应用能力，同时提升其项目管理、数据分析以及创新解决问题的能力。实现这一目标需要高校从顶层设计出发，建立一个覆盖所有管理人员的、多维度的能力提升体系，体系应当包括但不限于定期的技术培训、工作坊、在线课程、以及参与实际数字化项目的机会。高校还应该充分利用外部资源，比如邀请行业内的专家和顾问来分享最新的数字化管理知识和实践经验，或者与其他高校及研究机构合作，共同开发专业培训课程，以便管理人员能够及时了解和学习最前沿的技术和管理方法。同时，高校还需要建立一种鼓励创新和自我提升的文化氛围，通过设置职业发展路径、绩效评估以及奖励机制等措施，激发管理人员的学习动力和创新意识。管理人员的专业能力提升计划还应当注重实践与应用，鼓励管理人员将所学知识和技能应用到实际工作中，通过解决实际问题来巩固学习成果。这不仅可以提高培训的效果，还能促进数字化管理实践的创新和优化。为此，高校可以设立特定的项目或挑战，鼓励管理人员团队合作，应用新技术和方法解决实际管理问题，同时提供必要的支持和资源，如技术支持、资金支持等。

4 结语

综上所述，高校人事纸质档案数字化管理的创新路径要求高校在确保数据安全的基础上，不断探索技术更新与系统兼容性的解决方案，并通过提升管理人员的专业能力，推动人事管理工作的信息化、智能化发展。通过这些努力，高校不仅能够提高管理效率和服务质量，还能为师生创造一个更加安全、便捷、高效的工作和学习环境。未来的研究应当进一步深入探讨高校人事纸质档案数字化管理的具体实施策略和效果评估，以促进理论与实践的相互促进和发展。