企业人力资源外包及其风险防范

郑方兵

(广东海洋大学经济管理学院,广东 湛江 524088)

企业人力资源外包及其风险防范

郑方兵

(广东海洋大学经济管理学院,广东 湛江 524088)

随着知识经济与信息化时代的到来,企业的经营模式正在经历深刻的变革,人力资源外包作为一种新型的管理模式受到越来越多企业的认识和接受,这种新型的管理模式能够降低企业经营成本、提高企业效率、增强企业核心竞争力,但在人力资源外包过程中各种风险的存在是企业不得不面对的问题;介绍人力资源外包优势的基础上,分析了在外包过程中存在的各种风险,最后对如何防范风险提出了具体的建议。

人力资源外包;风险;防范

“外包”这一概念首次见于 1990年 G·Hamel和 C·K·prahaoad在《哈佛商业评论》中发表的题为《企业核心竞争力》一文。其核心思想是组织在内部资源有限的情况下,将组织的部分或全部业务流程委托给外部专业的供应商来完成,而自己仅保留其最具竞争优势的业务。人力资源外包作为众多外包业务中的一种,正受到越来越多企业的青睐和接受。它是指企业根据自身的需要将部分或全部的人力资源管理职能委托给外部专业的人力资源管理服务机构来完成,从而使管理者能集中精力于战略性人力资源管理工作和企业的核心业务。人力资源外包这种新型的管理方式不仅能够有效降低企业的运营成本、提高企业效率,同时能够增强企业的核心竞争力。

1 人力资源外包的优势

1.1 增强企业核心竞争力

在激烈的市场竞争环境下,受到企业内部资源有限性的限制,企业不大可能有过多的精力去关注企业价值链的各个环节。根据管理学中的“二∕八原则,企业 80%的利润是由 20%的核心工作创造的。将人力资源管理中的非核心工作外包出去能够使人力资源管理人员从日常的事务性、程序性工作中解脱出来,把时间和精力集中在企业 20%的核心工作上、用于战略人力资源职能的思考与建设上,从而保持和增强企业的核心竞争力。另外,人力资源管理部门可以集中企业有限的资源,专注于发展自身核心能力,满足企业的发展对于人力资源的需求。

1.2 降低企业经营成本,改善经营绩效

在企业的人力资源管理活动中,诸如人员的招聘、录用、培训以及福利管理等行政性、事务性的工作往往占据人力资源管理的大部分时间和成本。如果将企业的这些非核心业务外包给外部专业的人力资源服务公司来完成,通过人力资源的外包,企业不仅可以精简内部人力资源的职能人员,从专业咨询机构获取人力资源方面的信息和高质量的服务,以更好的成本效益为员工提供更满意的人力资源服务;而且可以减少企业人力资源管理所必须的信息支持平台等大量的技术投资、以及办公费、培训费等日常办公预算。企业经营成本因此会全面下降,经营绩效相对得到改善和提高。

1.3 获取先进的管理程序与服务,降低员工流失率

通常专业的人力资源外包服务公司比企业本身拥有更全面、经验更丰富的人力资源专家;拥有更专业的知识、技能和丰富的人力资源管理经验。从而能够在人员招聘、培训与开发、薪酬福利管理等方面为企业设计出更为合理的人力资源策略,向企业提供快速、专业、高质量的人力资源服务。而且外包服务商还会将先进的人力资源管理思想和理念引入企业,提升企业自身的人力资源管理水平,从而增强员工满意度、帮助企业吸引和留住优秀的员工,降低员工流失率。

1.4 降低企业经营风险,增强应变能力

企业由于受到所处环境的限制,它对人力资源市场的了解远不如外包服务公司。同时,劳动人事法规的不断修订,以及跨区域政策法规的差异。使得企业不但要为掌握和遵守复杂的政策法规花费大量的时间与精力,还面临违法或管理失误给企业带来的风险。通过人力资源的外包,企业可以有效规避政策、法规、财务、公司治理等各个环节的风险,增强企业经营活动的灵活性和对外部环境多变的适应性。

2 企业人力资源外包风险分析

人力资源外包业务在我国起步较晚,但发展迅速,现在越来越多的企业开始运用这种新型的人力资源管理模式。但它并不是所有企业都适用的灵丹妙药,在外包过程中各种潜在风险的存在是企业不得不考虑的问题。具体来讲,企业人力资源在外包过程中的风险包括以下几个方面:

2.1 政治法律风险

我国目前尚无相应的、完善的法律法规去规范外包行业的运作,对于人力资源外包这一新兴的外包业务来说,更是无章可循。在行业规则缺失的环境下,一些从业人员素质参差不齐、专业化程度不高的外包机构也混杂在外包行业中,加上一些非法经营的中介机构的违法经营,使外包服务商的诚信度大打折扣,增加了企业人力资源外包的风险。

2.2 外包商选择与监控风险

在人力资源外包中,企业与服务外包商之间形成了“委托—代理”关系,由于企业受自身资金的限制以及信息的不对称。企业无法全面准确的了解外包服务商的社会声誉、经营业绩、发展状况、客户构成等与自身利益息息相关的资质信息,以至于外包前无法筛选合适的外包服务商。外包后,外包服务商也可能发生未尽力执行受托工作的道德风险,它们有可能通过降低服务质量等方法来降低管理成本,如果企业没能对外包服务商进行有效监控,很容易使得服务商的工作偏离正常的方向,从而使企业的外包活动未能达到预期的效果。

2.3 文化冲突风险

企业文化是企业全体员工在长期的发展过程中所培育形成的并被全体员工共同遵守的最高目标、价值体系、基本信念及行为规范,每个企业都有其独特的文化,并且企业文化一旦形成就具有长期的稳定性。由于企业实施人力资源外包存在空间、语言、文化上的交叉与碰撞。若外包服务商没有深刻了解企业的文化,就难免在外包过程中造成沟通障碍,造成服务质量与效率的下降,甚至是外包项目的失败。当然,企业现有规章制度、组织架构、相关人力资源流程是否适应外包服务;企业的执行力能否证明外包服务的效果,都将关系到外包活动的成效,因为外包的成果最终是要通过企业自身的应用和实施发挥效用的。

2.4 商业机密泄露风险

企业在实施人力资源外包时不可避免的要向外包服务商提供大量的企业内部信息,如企业发展战略、经营指标、财务状况等极具敏感性的信息,其中相当一部分属于本企业的商业机密。一旦这些机密不慎泄露给了竞争对手,就会使企业丧失对某些人力资源关键技能和优势资源的独占性,对企业造成极其不利的影响。而在我国目前尚无完善的法律和法规去约束外包服务商的这些行为,因此,在企业采用人力资源外包前,必须进行全面深入的思考,先界定清楚哪些职能适宜外包,哪些不适宜外包。

2.5 来自内部员工的风险

人力资源外包对企业和员工来说是一种变革,变革势必会影响到企业内部部分员工的切身利益。因而,企业员工对于人力资源外包的敏感性极高,如一些机构精简后,部分员工可能被换岗,也可能被取消或减少培训机会,甚至是被辞退。这必然会使员工产生抵触甚至反对情绪。所以在进行外包时,如果没有通过广泛的宣传和公关活动告知全体员工,很容易在员工中产生恐慌,直接或间接地影响员工的工作情绪,从而加剧企业内部人员的流动,造成企业运营效率下降。另外,一些企业将人力资源管理关键流程和职能外包后,忽视了内部人力资源管理人员的作用,将其边缘化,挫伤了他们的工作热情,核心员工的流失率增加,人力资源管理的作用得不到有效发挥,丧失了对企业目标实现的贡献。

2.6 潜在成本的风险

企业人力资源外包后确实因为减少人员、精简结构等而降低了企业的运营成本,但同时可能在许多方面增加企业的额外成本支出:如企业需要通过特定的评估程序来选择合适的外包服务商,这有可能增加企业的成本;目前我国外包服务业没有统一的服务收费标准,外包机构都是自行制定价格,价格差别较大,风险也大。此外,企业需要花大量的时间和外包商进行信息的沟通,以确保外包商熟悉企业内部状况;需要建立外包项目的实施平台、调整企业的组织结构等,这些都可能导致成本的增加。

3 企业人力资源外包风险防范

人力资源外包中各种风险存在的原因是多方面的,既有政策、法律方面的原因;也有外包服务行业,甚至是企业自身的原因。这就要求我们在实施外包前或外包实施过程中采取有效的措施防范风险的发生。从而实现人力资源外包的有效运行,保持并增加企业的核心竞争力。

3.1 以法律、法规规范外包服务业

为了降低企业人力资源外包风险,规范人力资源外包服务市场,政府尽快制定并完善相关的法律法规就显得尤为重要。用法律、法规来明确企业、外包服务商、企业员工之间的权利与义务,从而为外包服务业这一新兴产业的健康、有序发展提供规范化的法律基础。同时,企业应懂得通过法律措施来防范可能发生的风险,重视与外包服务商之间制定外包合同,合同内容应包括:外包的具体业务、双方的责任与义务、外包项目的进度、预期效果、信息安全、损失赔偿等项目。

3.2 审慎选择外包项目

一般来讲,在实施人力资源外包前应对外包的成本效益进行科学的分析,然后决定是否实施外包。一旦决定实施人力资源外包后,应对外包什么、选择谁外包、怎么外包等问题进行审慎的决策。外包项目的选择往往关系到外包活动的成败,企业可依据企业规模、发展战略、发展阶段、组织形式、外部环境等分析本企业人力资源管理的哪些活动适宜外包、哪些活动不适宜外包。一般情况下,企业的员工招聘、发放薪酬、劳动关系管理等一般性的人力资源管理活动可以考虑外包,但要坚持不能把关系企业核心发展能力的工作外包出去的原则。

3.3 选择合适的外包服务商

当确定了具体的人力资源外包项目后,就应该选择合适的外包服务商。外包服务商的选择要遵循一定的考察评估流程,重点对外包公司的服务质量、专业背景、服务经验、客户口碑等方面进行综合考察,针对所要外包的项目,选择合适的外包服务商。此外,企业还需建立内部人力资源信息系统。在外包合作中,通过系统载体把与企业相关的信息整理记录下来,转化成企业自己的知识,这样就可以防范因外包商的变动而造成企业知识的流失。

3.4 加强与企业内部员工的沟通

企业内部员工的理解与支持关系到人力资源外包活动的成败。因而,在外包业务实施前,要针对员工的疑问及顾虑与员工进行充分有效的沟通,让员工认识到实施人力资源外包是一种双赢的选择。以利于企业与外包商尽快融合,进而推动外包活动的顺利进行。在外包过程中,企业应从员工的利益出发,及时听取内部员工的意见和建议。并及时向外包商反应员工的意见和建议,并协助他们改进工作,这样就既高了外包的服务质量,又提高内部人员对外包活动的积极性。另外,企业还需做好因人力资源外包而面临转岗、辞退人员的安置工作。

3.5 建立风险预警管理机制

风险预警机制的建立对于有效防范人力资源外包中可能发生的风险是十分必要的,建立风险预警机制,企业就能够时刻关注外包过程的变化。跟踪、检查外包商的行动与企业计划目标的偏离程度,并及时进行调整,减少企业的损失。从信息的采集到风险的检测、状态分析、判断、工具技术的选择、管理的实施与评价等一系列的程序为企业的经营者提供合理的决策依据。

企业人力资源外包作为降低企业运营成本、增强企业核心竞争力的一种新型管理方式,日益受到企业的欢迎和接受。但目前我国相关法律的缺失以及外包服务市场的复杂性,使得企业在实施人力资源外包过程中面临各种可能发生的风险。企业经营者只有根据自身状况和外界环境变化的要求,科学的进行决策、及时采取有效措施、才可能防范外包中可能发生的各种风险,从而达到真正发挥外包优势的目的。

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1671-4733(2010)03-0025-03

10.3969/j.issn.1671-4733.2010.03.09

2010-09-16

郑方兵(1985-),男,安徽肥西人,硕士,研究方向为管理学,电话:15875936963。