高校学籍学历电子注册工作的管理与完善对策研究

房丽华 尹晶华

（长春工业大学 a.学生工作处；b.档案馆，吉林 长春 130012）

高校学籍管理是一个多方面、多角度的动态过程，它包括对学生入学资格复查、学籍电子注册、学籍异动处理、毕业资格审核、学历证书电子注册等，它是对学生学习资格、学习状态及学习结果的认定。是适应高等教育改革，保证高等教育质量，规范高等学校招生办学行为，更是维护学历证书严肃性的需要。教育部自2001年始实行高等教育学历证书电子注册，并逐步完善学历证书电子注册制度，于2002年实行学历注册图像采集，毕业生信息连同照片一同上网。在此基础上，又逐步实施了新生学籍电子注册和在校生学年电子注册，建立起高等教育学生从入学到毕业全程动态的学籍学历电子网络管理体系，规范了高等学校的学籍管理，促进了高等教育的健康发展。部分高校对新生入学资格复查不透彻，导致在新生学籍电子注册时发生了重名重身份证号现象或毕业资格审核时找不到学籍信息等问题，这给在校生学习、毕业生就业等带来许多麻烦。所以，抓好关键环节，充分发挥电子注册在高校管理中的作用，具有较强的现实意义。

一、高校电子注册中的关键环节

（一）新生学籍电子注册

教育部从2007年开始实行新生学籍电子注册，这是完善高等教育学历证书电子注册制度，从源头上治理违规招生，规范办学行为的重要举措。学籍电子注册与学历证书电子注册相衔接，经过学籍注册的学生获得的毕业证书才能进行学历证书电子注册。新生学籍电子注册，即当年高考录取结束，教育部在网上公布各高校新生名单，新生报到入学后，各高校上网下载核对录取名单及录取照片，将对其进行入学资格复查。学校通过学籍学历信息管理平台将复查合格，取得学籍的新生名单进行学籍注册，教育部接受备案，转为在校生，最后成为毕业生学历证书电子注册和就业派遣的基础数据。针对部分高校未按国家规定招收的学生不予以注册。［1］各省级行政部门将新生学籍电子注册信息在教育厅网站公布注册结果，并要求新生上网查询本人学籍信息。

（二）在校生学年电子注册

学年注册是继2001年学历证书电子注册和2007年新生学籍电子注册后，电子注册工作内容的进一步延伸和扩展。介于两大注册之间的重要环节，学年注册的主要目标是确保平台中的在校生基本信息与实际情况一致，确保每个在校生都有学籍资格。每年8月1日，所有“注册学籍”的在校生状态都会变成“待注册”，此时注册状态为：注册学籍、暂缓注册、保留学籍、休学，这需要重新进行学籍注册认定；对于所有待注册的学生，都必须在规定时间内重新注册学籍，并且对复学、转专业、留级等学生学籍信息及时进行修改、处理，注册使所有在校生到离校前都能在学信网上找到自己的真实学籍信息。

（三）毕业生学历证书电子注册

从2001年开始，教育部实行高等教育学历证书电子注册，即接受高等教育获得的毕（结）业证书，上网提供社会查询。高等教育学历证书注册工作实行三级管理，即：国家、省（自治区、直辖市）、学校或其它教育机构。高等学校或其它教育机构负责印制、填写、颁发毕（结）业证书，于每年6月底前按规定的学历证书注册内容要求报所在省（自治区、直辖市）教育行政部门，省（自治区、直辖市）教育行政部门进行审核并予以注册；［2］于每年7月底前将经注册的毕（结）业证书按规定的注册内容要求汇总报教育部备案，经教育部审核后进入全国高等教育学历证书档案库，供社会网上查询。

学历注册首先学校要进入平台提前下载预计毕业生数据，进行自查，做好预计毕业生的资格审核工作；其次，准备学历注册数据，按标准表结构制作包括：考生号、姓名、性别、证书编号等17项学历信息；再次，报送数据；最后，学历信息查询，从学校填写的发证之日起，学历证书在学信息网上即可查询。

二、进一步完善高校学籍学历电子注册工作管理的几点思考

（一）加强管理，建立制度保障

2005年，教育部出台新的《普通高等学校学生管理规定》，各高校应根据新规定的具体内容，结合本校实际情况，对学籍管理细则进行修定，做到学籍管理有章可循、有据可查。随着时代的发展，学校自身的变革和改进，学籍管理制度也要适应时代发展不断改进和创新：一方面，国家会有新的政策出台，比如2008年教育部为进一步完善学籍管理制度，实行学年注册。［3］参军入伍的学生在教育部网站报名，并有一定的学费代偿等一系列优惠政策；另一方面，学校也在不断探索和改革由学年制向学分制逐步转变，选修课、升（留）级的政策的更新等。为此，学籍管理工作就要不断更新和转变，以适应新形势的需要。另外，可以利用新生入学军训的大好时机，通过各种形式集中对新生进行入学教育；还可以充分利用校园网建立信息交流平台，点击教务处（学生处）网页学生可以查询到学籍管理的各项制度、工作流程等。

（二）争取高校领导对学籍管理工作的重视

1.引起各部门领导关注。学籍学历电子注册工作是一项政策性强、准确性高、业务素质要求高的工作，既繁重又要细致。注册工作体现为：时间有规定、操作程序有规定、上报内容有规定。虽然学籍学历电子注册工作在学校教务处或者学生处，但学籍管理内容还涉及财务处、各院（系）、保卫处等学校很多部门。［4］如学生缴费注册由学校财务处提供依据；学生奖惩由学生工作处提供信息；学生信息校对、照片核对需要各院系组织配合；入学报到名单及新生照片需要招生部门提供；一些特殊委托培养学习的学生，调整专业的学生，信息来源于教务处或招生部门等。这部分学生学籍注册容易被漏掉，注册前更要核实准确，因此，需要校领导及高校各级部门主管的重视和支持，才能保障学籍学历电子注册工作顺利完成。同时，各部门要各司其职，责任明确，需要协作的工作，各部门之间要通力协作。

2.成立单独的科室。各高校应该成立学籍管理科，设立科级岗位，由政治素质高、责任心强、能吃苦耐劳并且有一定计算机操作技能的人员专门负责此项工作，较大学校2～3人，设立单独的办公室，给学生及家长办理业务提供方便。

3.保持人员稳定。由于学籍管理工作本身具有一定的连续性、周期性、程序性，不宜频繁更换学籍学历管理人员，否则会导致在学籍学历管理中因为业务不熟、经验不足而出现错误，使信息出错的可能性增大。因此，搞好学籍学历电子注册工作的重要保障是保持学籍管理人员的相对稳定。

（三）对学籍管理人员的要求

新的《普通高等学校学生管理规定》实施学籍管理信息化，使我国高等学校的学籍管理工作进入一个崭新时代。在这一时期，高等学校学籍管理工作面临许多新情况、新问题，表现出灵活性、繁杂性、人性化、数字化的特点。这对学籍管理人员的素质提出了新的更高要求，主要体现在以下几方面：

1.较强的服务意识。学籍管理工作的对象是全校师生，为了给师生提供优质的服务就应该从以下几方面入手：首先，学籍管理工作者必须确立以教学为中心，以学生为根本，以服务为宗旨的工作理念，树立坐得住、耐得烦、不怕苦、不怕累的工作作风，最大限度发挥自已的潜能，出色地完成繁杂的学籍管理任务；［5］其次，工作中强化自身的服务意识、管理观念，由一个管理者变成服务者，在工作中强调工作的服务性，具备极大的耐心和责任心，多为学生着想。来办事的学生及家长，都以礼相待、以笑迎人，不轻视、不责难、不冷落。

2.过硬的业务能力。要熟悉学籍学历管理每一个时间段的各项工作，如新生学籍注册新生资格复查和老生学年注册时间，普通高等学校“专升本”教育报名、考试时间，学籍档案材料存档时间，毕业生毕业资格审核时间，毕业证书打印、验印、学历证书电子注册时间；熟悉学校的办学模式，［4］如合作办学、联合办学，学制模式，所有专业名称；熟悉学籍学历注册、学籍异动工作操作流程；熟悉学籍学历管理平台的操作，遇到刺手的问题能及时妥善地处理。

3.无私的敬业精神。学籍管理工作压力大，涉及面广，注册数据庞大，数据要求准确度高，不能出现丝毫差错；而且，工作经常有交叉，如每年教务处毕业生学位数据审核、就业部门毕业生派遣，毕业生数据都由学籍管理部门提供，为确保数据信息完整、准确，不出现遗漏，不影响毕业生及时拿到学位证和报到证，学籍管理部门必须提前做准备，尤其对变更名字、转学、专业调整的学生资料做到了如指掌。

作为一名学籍管理人员，时刻要以工作为重，换位思考，克服一切困难满足学生需要，做学生的贴心人。对于不能在校安心学习，想休学、退学的学生要进行积极引导和教育，及时与学生家长联系沟通，必要时与主管领导汇报，有效缓解学生辍学问题。

4.高度的法律意识。学籍管理政策性强，必须按照国家有关政策法规进行管理。［6］高校学籍管理法制化是依法治国、依法治校的具体体现。作为学籍管理人员，法律意识、政策意识必须要强，掌握并能熟练运用到学籍管理工作中，把法律、制度适用于具体人、具体事，提高依法办事的自觉性，使学籍管理工作健康有序。

（四）使用配套的计算机管理软件作为技术平台

电子注册所包含的信息量庞大，一般学校一次注册数据达上百至数千条，较大学校一次注册数据多达上万条，必须使用配套的学籍管理软件来管理。传统的手工式的学籍档案管理手段，难以准确地掌握学籍异动信息，难以快速、准确地完成学生数据的各种统计报表等；手工式管理，不仅效率低、错误频出，而且根本无法进行学籍管理和电子注册工作。针对教育部全程网络化信息化的学籍管理方式，必须积极引进校外专业软件公司开发或者高校本身自我开发的适合本校实际的成套学籍档案管理软件，采用计算机进行学籍管理，是完成学籍管理各项工作的有利保障。

高校学籍学历电子注册实现了全程网络化学籍管理方式，实现了管理手段现代化，管理制度规范化，管理人员专业化，管理工作信息化。正逐步达到规范化、科学化、信息化、网络化，已适应了高校教育教学改革健康发展的需要。根据教育部学籍学历管理工作的改革需求，高校应采取积极有效的措施，进一步探索新的方法，保证及时、准确地完成学籍学历电子注册工作，有效地为高校和社会需求提供优质服务。

［1］教育部关于印发《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》的通知［Z］.2007－03－19.

［2］教育部关于印发《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》的通知［Z］.2001－02－05.

［3］牒玉萍.试论新形势下如何进一步做好学籍管理工作［J］.时代教育，2012，（9）.

［4］陈海燕，周长顺.试论电子注册对高校学籍管理的挑战及应对措施［J］.知识经济，2009，（7）.

［5］辛红，姜超颖.电子注册制度在高校学籍管理工作中的重要性［J］.吉林省教育学院学报，2011，（3）.

［6］李萍.新时期高校学籍管理人员素质的探讨［J］.当代教育理论与实践，2009，（8）.