电大档案工作浅论

吕红春

(济南广播电视大学，山东 济南 250014)

电大档案工作浅论

吕红春

(济南广播电视大学，山东 济南 250014)

电大的办学与其他高校有较大的差异，电大的档案有自己的特点，档案工作有自己的规律。电大档案具有门类多、周期性长、管理难度大、利用率高等特点。新时期电大档案也发生了变化，档案材料更加多样化，档案管理手段更加多样化，档案利用更加社会化。

电大；档案；浅论

电大的办学与其他高校有较大的差异，电大的档案有自己的特点，档案工作有自己的规律。了解和把握这些特点和规律，才能有针对性地做好电大的档案工作。

一、电大档案的特点

电大是改革开放的产物。1978年2月6日，邓小平同志亲自批准建立了广播电视大学，这是中国教育史上一场划时代意义的革命。建校初期，电大以卫星、电视为主，综合利用多种媒体：电视、录像、图像技术、声光技术、通讯技术等为一体，覆盖面几乎可以达到中国的每一个地方，与国际广播电视教育接轨，面向世界，面向未来。完全可以说电大教育是现代化的、与科学结合的、全民受益的教育，为国家培养了大批大专以上层次的各类人才，显示出了强有力的生命力。电大教育作为新兴事物，打破了原有的办学格式，新的内容层出不穷，快速发展与基础工作的薄弱形成了很大反差。因此，电大的档案工作属于开拓与建设性的新建单位的档案工作，基础条件差，档案类目体系不稳定，档案基础建设亟待规范化。

1.电大的办学系统为分级管理模式，即中央电大、省级电大、地市级电大、县级电大。电大的统筹规划，分级办学，分级管理体制，使地方电大具有较重的管理任务，产生的文件材料多，信息量大。由于具有多形式、多功能、多层次、多规模的办学层次，因此电大档案具有门类多的特点。

2.电大学历教育实行学分制，根据成人教育的特点，学籍年限保留时间长，学籍管理工作复杂，学籍档案变动和运转环节多，传递较频繁，档案形成了周期性长管理难度大的特点。

3.中央电大宏观管理和地方政府直接管理的需要，地方电大需经常提供所需档案信息；电大的“五统一”(教学计划、教材、主讲教师、考试命题、评分标准)制度，电大学生的多层次、多需求经常需要提供学历方面的证明，诸多因素形成了电大档案利用率高的特点。

二、新时期电大档案的变化

当今世界，教育正在发生深刻变革，从局限于封闭的校园向融入社会转变，从只关注学龄阶段的教育向重视终身教育、终身学习和发展服务转变，从只关心少数人的教育向重视全民教育转变，从只关注专业教育向重视多样化教育转变。开放教育已经发展成为世界性的趋势和潮流。经教育部批准，在中央广播电视大学和地方广播电视大学的基础上组建国家开放大学，2012年7月31日，国家开放大学在人民大会堂正式揭牌成立。开放大学是一所以现代信息技术为支撑，办学网络立体覆盖全国城乡，学历与非学历教育并重，面向全体社会成员，没有围墙的新型大学。广播电视大学系统在新的历史起点上踏上了新的征途。电大的档案工作又面临着新的挑战。

1.档案材料更加多样化。开放大学是一所以现代信息技术为支撑，学历教育与非学历教育并举，实施远程开放教育的新型高等学校。国家开放大学在广播电视大学基础上组建，稳步发展学历继续教育，大力发展非学历继续教育，满足人们多样化、个性化的受教育需求；为不同教育水平、不同年龄、不同职业的人提供更好的教育服务和机会。对国家“学分银行”制度进行全面的探索与实践，从而实现学历与非学历继续教育之间的学分互认与转换，不同类型学习成果之间的沟通与衔接，搭建终身教育的“立交桥”。为顺应这种办学体制的改革，办学模式的创新，地方电大也面临着新的机遇与变革。以济南电大为例，远程学院负责学历教育，以开放教育、网络教育为主，搭建远程教育学习平台，让有这方面需求的学生有多方面的选择。继续教育、全民终身教育的拓展，我们增设了继续教育学院、网络教育学院。建立了济南市教师教育中心，负责济南市教师的各项培训；建立了济南全民学习服务中心，建设线上的网络学习平台和终身学习资源库，供市民进行免费的终身网络学习。向市民发放泉城学习卡，此卡可以详细记录个人的学习经历，并计入“学分银行”，通过学习成果认证转换机制，学分积累达到规定的标准，就可以获得学习证明、职业资格证书、专业技能等级证书甚至学历文凭等。招生学校的增加，办学形式的变化，以及各类培训项目的开展，给我们带来较大的管理任务，档案材料也随之增多，门类也更加多样化，信息量也加大，形成了档案材料的多样化。

2.档案管理手段更加多样化。信息化社会的到来，使得作为信息主要承载形式的档案存储介质发生了巨大变化，除了传统的纸质档案、实物、照片档案外，还出现了多种电子档案。电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，与纸质档案相比，电子档案具有其独特的特点及优越性。其特点之一是文件记录载体发生了变化。文件材料的拟稿、修改、定稿一般都是通过计算机来完成，存储归档更加快捷方便。 其二，电子档案信息查找通过计算机查找功能，比人工查找更加方便、迅速准确，从而提高了档案的利用率。其三，电子档案整理通过计算机建立目录、文件夹，方法简便、快捷，简化了档案整理过程中的程序，减轻工作人员的劳动强度，提高了工作效率。其四，解决了后续文件的增补问题。纸质档案立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，需要拆卷重做，各类目录都要被变动，增加工作量。但电子档案按“件”整理归档，可随时增补，文档也不易形成存积。档案管理进行电子化管理，有利于档案编研和二次信息开发利用，能更好的提高档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了档案能够发挥出更好的时效价值。

开放教育、网络教育也出现了电子档案，学籍档案电子化已经逐步完善，充分显示了其明显的信息化、规模化、系统化的特点，同时又具备复杂性、动态性、周期性和分散性的特点。各类培训从初期的策划、统筹到实施都离不开网络、计算机等先进的媒体技术，正是这一现代化的手段，提高了工作效率，完善了工作流程，同时形成了大量的电子文档。电子档案与纸质档案并存成为电大档案管理工作的又一新课题。我们在做好纸质档案管理工作的同时，要加强对电子档案的管理，根据档案材料的不同，制定不同的归档要求，确保电子档案不丢失、不遗漏；确保电子档案完整、准确；确保电子档案的查找利用。充分利用电子档案的信息、图像进行编研，提供准确可靠的资料数据，为学校的发展做出贡献。

3.档案利用更加社会化。档案管理的目的是提供利用，电大档案的信息化更加有效的提高了其服务社会的功能。首先由被动服务转向主动服务，原来是学生个体找我们查找各类信息及资料，现在变成档案信息如教学课件、教学成果、各类政策、规定等主动公开，联入计算机网络，学生不用登门就可以登录网站，浏览、查阅、下载所需要的内容，共享教育教学资源，方便了学生学习。其次服务的群体也发生了变化，在学生管理过程中，采用网络化管理，面向全体学生，甚至是学生家长服务，通过网络平台，建立相关的管理系统，把学生的各项信息纳入系统管理，学生注册登录就可以在网上完成考试报名、成绩查询、作业提交等环节，从而节约学习时间，简化管理程序。学生家长也可以通过网络平台远程了解孩子在校的学习情况。充分体现了远程网络化教育的优势。

作为一名电大档案管理工作者，首先要从思想上认识档案管理工作的重要性，要有忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，其次从技术上确保档案管理工作的安全性，达到电子档案信息最大限度的被利用，确保档案得到可靠、安全、有效的保护。面对社会的发展，电大档案工作的变化，我们要有紧迫感，要不断的学习，努力学习，掌握现代科学知识，拓宽知识领域，提高业务水平。把档案管理工作提升到一个全新的水平。

[1]邹伟玲.浅谈如何做好电子档案管理工作 [J].科技情报开发与经济，2011，(12).

[2]余慧玲.试论电子档案的归档保管与利用 [J].韶关学院学报,2009，(07).

[3]王更青.试论电大档案信息服务工作的特点与对策 [J].湖南广播电视大学学报,2001，(01).

2014-11-20

吕红春(1970-)，女，济南广播电视大学档案副研究馆员。

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