浅谈数字化时代企业档案信息化建设

刘 霞

(华能日照电厂，山东 日照 276826)

浅谈数字化时代企业档案信息化建设

刘 霞

(华能日照电厂，山东 日照 276826)

企业档案信息化建设是目前我国档案事业面临的一项战略任务。从企业档案信息化的核心内涵着手，分析了我国企业档案信息化建设的必然趋势、发展模式及存在的问题，探讨了企业档案信息化建设的对策措施。

数字化；企业档案信息化；大数据

随着新技术的发展企业档案信息化建设越来越引起全国各级档案部门的重视。其中，档案数字化建设和数字档案馆成为当前国家企业档案信息化发展的重点和必然趋势。而随着当今大数据时代的到来，企业档案信息化建设更有了新机遇、新挑战和新使命。在这个背景下，对企业档案信息化进行总结并准确界定就显得尤为重要。

一、企业档案信息化辨析

新世纪初，国家档案局颁布了《全国企业档案信息化建设实施纲要》，在《纲要》的指导下，随着档案建设资金、设备、人力等方面的大力投入，企业档案信息化建设成为一个热点。在这个发展过程中，逐步暴露出一些问题。在这些问题中，“技术统治论”成为最显著的一个问题，也是最容易误导档案信息建设的一种观点。所谓“技术统治论”，即崇拜信息技术手段，对其威力深信不疑。为此，国家档案局曾在文件中称其是“典型的技术至上主义”。显然，这就远离了企业档案信息化建设的道路。为了正本清源，需要在理论上对“企业档案信息化”做一番辨析。

在人类社会信息资源中，档案信息资源是一个重要组成部分。档案信息资源包括各种各样的档案原件、复制件及针对档案信息的开发成果，比如档案的文献汇编、档案目录、档案综合参考资料等。企业档案信息化是一个高度涵盖性的概念，其中的“信息”即如前所述的“档案信息资源”。所以，对企业档案信息化可以做这样一个定义：企业档案信息化即以档案信息资源为指向目标，并通过技术手段达到使用“信息资源”和实现信息利用的社会化。

在对企业档案信息化的理解中，难免存在对技术的崇拜，而忽视对“信息”及“信息资源”等本体的认识。所以这需要从根本上进行梳理。“信息”一词出现的历史很长，但其高频次地出现在人们的生活中也只是在计算机发明以后。何谓信息？《中国大百科全书》(简明版)对“信息”做了一个解释：关于事物运动的状态和规律的表征，也是关于事物运动的知识。信息就是用符号、信号或消息所包含的内容来消除对客观事物认识的不确定性。从这个定义中可以看出，信息作为物质的一种固有属性，可谓存在久远，但它又不是物质，所以需要借助物质载体而存在。

企业档案信息化中的“档案”正是“信息”的物质载体。何谓档案？在国家发布的《档案工作基本术语》中对档案的定义是：“国家机构、社会组织或个人，在社会活动中直接形成的、有价值的，各种形式的历史记录。”这些形式包括文字、图像、录音及其他各种形式的原始记录。档案是一笔人类社会的宝贵财富，是无价的原始资源和历史资源。通过“信息”和“档案”各自内涵的分析，档案的本质即信息，档案和信息在内在性、联系性上都是很紧密的。这也是企业档案信息化建设中值得注意的一个特点。

据上所述，在谈论企业档案信息化时，对于“档案信息”就可以从两个方面去理解：其一是指来自于档案的、档案所承载的信息；其二是指关于档案本身的信息，也即档案作为物质的信息属性。在一般情况下，人们所说的“档案信息”更多指的是档案所承载的信息。因此，从这个意义上说，将“档案信息”和“档案”这两个词混淆使用，显然是错误的。“档案信息”和“档案”二者之间既有联系也有区别。在外在表现上，档案是档案信息的壳，档案信息是档案的核。在实质利用上，档案固有物质属性，是需要开发的原料；而档案信息则可以突破档案的限制，能与档案以外的其他社会信息相融合。

根据对“信息资源”、“信息”、“档案”、“档案信息”这样几个相关联但又有本质区别的概念的区分，我们可以对“企业档案信息化”做一个全面概括。企业档案信息化是以档案现代信息技术为基础和手段，开发档案信息资源，使档案信息成为可与其他社会信息想融合的档案信息资源化、公共化的过程。企业档案信息化是人们处理和利用档案信息资源一种便捷而又先进的方式，是档案信息建设的现代化。

二、企业档案信息化的历程和必然趋势

计算机和网络技术的发展催生了信息时代的到来，政府及各级部门对信息化建设的重视为信息化建设提供了实际支持，在这样的背景下，企业信息化也迎来的良好的发展机遇。

企业信息化做的先进，企业的发展必然有足够的动力。而在企业信息化过程中，必不可缺的一环即是推动企业档案信息化。企业档案信息化的发展是随着新技术的发展起步并逐步完善的，这个过程大致可分为三个阶段。

第一阶段，上世纪90年代初步信息化。在这个阶段，我国的计算机技术经过上世纪80年代的突破，计算机初步得到应用。在企业，档案的管理也从计算机文档目录信息一体化的管理阶段逐步发展到电子档案与电子文件一体化管理阶段。随着计算机硬件的发展，各种软件系统也不断开发，在档案管理上，各种信息管理系统不断被研发出来，并被用在企业的日常管理中。但这个阶段没有解决的难题是，随着电子文件的海量巨增，电子文件的管理成为企业档案信息化的难题。也就是说，这个阶段还难以完全实现企业档案信息化。

第二阶段，新世纪初期信息化的飞跃。新世纪初期，互联网迅速发展，各种新技术更是带来了计算机软硬件的快速发展，计算机的存储和处理功能已经非上世纪90年代的计算机所能比。新技术解决了各种档案室收藏档案的数字化问题，办公自动化和文档一体化管理系统让数字档案的批量引入成为可能。随着软件系统的升级和应用软件的推广，档案信息的全文检索、用户查询情况自动实时统计分析、跨平台的模糊检索及全文浏览等都成为可能，这大大方便了档案信息的管理，企业档案信息化得到进一步加强。

第三阶段，最近五年大数据时代中的广义数字档案馆。最近几年，在互联网和计算机信息处理方面，体现出了新技术不可比拟的优越性。在云计算、大数据等信息化的大环境下，企业档案信息处理已经今非昔比。如今，作为企业信息的核心之一——企业档案信息，它与整个企业的信息系统已经实现了无缝链接、相互融合，并能相互促进，从而达到共建共享。但应该看到的是，受到企业自身发展需求的限制，企业档案信息化的进程并没有随着新技术达到理想状态。这是企业档案信息化建设需要突破的一个方面。

在当今数字时代的背景下，企业档案信息化建设应当以数字化为主，档案信息的收集和传递亦应当实现网络化。实现企业档案信息化是企业档案工作发展的必然趋势。如果固守原有的模式，或者忽视企业档案信息化建设，将会阻碍企业档案管理的进步，影响档案信息的处理，从而让企业在信息搜集、工作决策，各方面事业的发展上受到影响。

企业档案信息化，从小处看是企业档案工作的目标和根本追求，是实现企业档案价值，发挥其作用的重要方式；从大处着眼，则会对企业的发展发挥重要作用，对企业管理思路和管理模式的更新都有着不可估量的影响。

我们国家的社会主义市场经济，讲求企业的效率和发展动力。而市场经济的信息千变万化，这也就要求企业在处理信息方面要做到快速、灵活。企业内部信息与外部信息能相互融合和吸纳。在这个背景下，企业档案信息化就成为企业信息建设尤其重视的环节。档案信息处理包含着大量的人工劳动和价值，这里面包含的不仅是企业的经营状况和发展前景和从企业的某个角度对信息资源的筛选，还有档案管理者、研究者对企业的独特思考。企业要充分利用企业档案信息化，掌握自身内部建设的丰富数据，从而在信息化浪潮下，提高企业自身的竞争力和生存力，更好地服务社会。

可以说，企业档案信息化建设有丰富的内容和深刻的内涵，企业档案信息化不是简单的计算机技术的运用，不是唯“技术至上主义”，同时，也并非简单的电子文件的收集与管理，或实现纸质档案的数字化。这些观念和工作都是企业档案信息化表面和肤浅的表现。企业档案信息化最终要实现的是档案信息资源的高度公共性和网络化，从而服务企业的生产和发展。

三、企业档案信息化的问题与对策

总体上看，我国企业档案信息化建设随着新技术的革新在最近几年取得了很大的发展。但需要看到的是，除了前面提到的一些需要档案界继续深入研究的学术观点和问题外，当下企业信息化建设还存在很多的问题需要解决。

企业档案信息化建设需要有标准化的保障、技术的支持以及数据的支撑。而在这些方面，我国的企业档案信息化建设还有待提高。比如，现在在很多传统企业的档案管理部门，手工操作还是一种重要方式。这种作坊式的操作严重制约了企业效率的提高，相对于现代企业的经营管理方式是落后的，同时也阻碍了企业长期的健康发展。

企业档案信息化是一套规范系统。可以说，档案信息标准化使企业档案集成性有了依据和保障。但在现实中，企业档案信息化的相应标准规范是缺乏的，是当下企业档案信息化的一大阻碍。企业档案信息化建设和发展离不开一套相关的制度保驾护航。只有规范化的制度制定出来、推广开来，才能使得档案行业的发展有规可循、有法可依。标准的规范化还意味着实际操作中的具体落实要规范。此前，我国相关部门已出台国家标准的《电子文件归档与电子档案管理规范》，但是现实中却屡有没严格按照国家标准进行操作的现象。这是应该避免的，企业档案信息化建设应该在统一的规范标准下进行，以实现档案信息管理有序化、标准化和规范化，要避免出现互不兼容、各自为政、重复建设等现象的发生。

此外，企业档案信息的安全也有待提高。档案信息安全是非常重要的，也是企业档案信息化过程中一个非常重要的环节。在这个环节中，档案信息管理者要注意和防范病毒入侵、黑客入侵，防止它们对档案信息造成损毁或泄密，并制定出相应的预防和应对措施。在安全措施的防备中，除了硬件设备方面的周全检查和考虑，网络环境的复杂性应当引起充分的重视。这个方面比设备安全更加重要，当然技术要求也更高。

在当今数字化时代，对于一个现代企业来说，只要企业的高层管理人员和决策人员充分意识到企业经济效益以及工作效率需要企业档案信息化的支持，企业信息化必将得到发展和发挥重要作用。对于企业档案部门来说，应该紧扣档案信息的核心价值，在企业档案信息化建设的基础上，将档案信息资源转化成企业所需要的结构化数据，为企业乃至社会提供参考。企业档案管理者要让企业决策者从观念上发生改变，让管理层认识到企业档案信息化建设的重要潜在价值。而企业管理层也要意识到这一点，并深入挖掘企业档案的信息资源，推动档案信息数字化的发展，同时，培养一批高素质的信息数字化人才队伍。这样企业才能在信息社会和数字化浪潮中得到企业发展所需要的最有价值的信息，企业才能取得更长久地进步和发展。

[1]国家档案局.全国档案信息建设实施纲要[G] .2002，( 11).

[2]吴丽珊.企业档案信息化的几个阶段[J].中国档案，2005，(3).

[3]卫婷.论企业档案信息化建设[J].云南档案，2009，(7).

[4]胡生龙.如何加快企业企业档案信息化建设进程[J].北京档案，2003，(10).

[5]阎建平.企业企业档案信息化建设的现状与对策[J].山西科技，2006，(6) .

[6]向立文.馆藏企业档案信息化建设应坚持的几个基本原则[J] .档案学通讯，2004，(1) .

2014-12-03

刘霞(1969-)，女，华能日照电厂档案馆员。

G270.7

A

1008—3340(2015)03—0087—03