“学生类”档案作为“一级类目”管理存疑

王静++荆秀琴

摘 要：教育部和国家档案局发布的《高等学校档案管理办法》以27号令的形式于2008年9月1日起施行。其中一级类目中增加了“学生类”，使得高校档案管理更加规范。但在实际操作过程中，笔者发现把“学生档案”作为一个一级类目（学生类）来设类，与党群、行政、教学等其他类目档案在管理中存在很大差异。笔者认为，可以将学生档案归入学校档案馆（室），参照干部人事档案的管理模式统一管理，不要与其他类目的档案同样设立一级类目，更具有科学性。

关键词：《高等学校档案管理办法》；“学生类”；档案管理

Abstract： The ministry of education and the national archives bureau issued the measures for “the administration of archives of institutions of higher learning ”in the form of 27 order and it came into force on September 1， in 2008. “Student class” was increased in the category， which makes the archives management of colleges and universities more specified. But in practice， the author finds that the “student records ” ，as a primary category ，with class （students）， the masses， administration， teaching and other category files have significant differences in the management. The author thinks that students archives can be classified as school archives （room）， referring to the management mode of unified management of the cadre and personnel files， rather than with other class file categories and this will be more scientific.

Key words： “the measures for the administration of archives of institutions of higher learning”； “Class of students”； Fle managemen

《高等学校档案管理办法》第十五条，将“学生类”与“党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类”，共计十一大类，都作为一级类目列入文件材料的归档范围中，并且明确表述“学生类”主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。[1]而这些材料是学生在校期间学习、工作、生活的真实记录，是其自身发展过程中形成的，并且在毕业时随学生离校而转出，所以笔者认为“学生类”也就是学生的个人档案。《高等学校档案管理办法》把“学生档案”作为档案管理的一大类（学生类）来设类，与其他类目档案在管理上存在较大差异。主要体现在：

1 定义的差异

“高等学校档案”是指高等学校在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。[2]而“学生档案”是学生个人自身在学习、生活、社会实践、校园活动、知识竞赛等活动中形成的，是反映学生自身能力的真实记录，并不是“学校”在从事各项活动中形成的历史记录，“学生档案”和“高等学校档案”是两个不同的个体，而将“学生档案”划入高等学校档案管理体系之中显得格格不入。

2 形成及归档的差异

“学生类”作为档案管理中的一个一级类目存在于档案管理中，与档案形成的概念不符，档案的形成一般由以下三点构成。①处理完毕的文件材料才能成为档案，档案是文件材料有条件地转化而来的，只有当文件处理完毕以后，不需要在单位的现行工作中运行了，才可以作为档案保存。而由于学生从入学到毕业要经过3到4年的时间不断地形成，“学生类”档案的形成显然不能归为档案。②对今后工作具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。在现实工作中产生和使用的所有文件对人们今后的活动未必都有查考利用价值，其中一部分文件自工作任务结束后，自身的利用价值随之完结。在文件向档案的转化过程中，查考利用价值是档案形成的关键因素和条件。而“学生类”档案在学生毕业之后，学生档案随学生本人带走，对学校今后的工作没有任何的查考利用价值。③经过立卷归档集中保存起来的文件，才能最后成为档案

文件是伴随着完成各项工作任务的过程而逐渐生成的，这就使文件分散在各承办部门或承办人手中。为此，我们需要将具有保存价值的文件集中起来，按照一定的规律对其进行系统化整理，这就是立卷归档。而“学生类”的整理不能按照档案的管理办法来完成整理、立卷、归档、编制检索。

3 整理的差异

“学生类”作为档案管理中的一个一级类目存在于档案管理中，与其他类目档案在整理过程中存在较大差异，具体表现在：①档号的确定。档号是使用数字、字母表示档案来源、类别、排列次序及其相互关系的一组符号。是存取档案的代号，排架的依据。我们在档案立卷中，常常要给档案文件编号，是标识归档文件归档后在全宗中位置的符号。档号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、确定这些系统化工作的成果。通过编号，把归档文件在全宗中的位置固定下来，为后续的编目工作及将来查找利用时的实体存取提供了条件。档号由“年度—类别号—案卷号”组成。而在“学生类”档案的整理中，我们发现学生类不能够按照档案的管理办法来给予档号。但在工作中我们可以摸索出一条适合学生档案管理的方法。②保管期限的确定。《高校档案管理办法》中规定文书档案的保管期限分为“永久”和“定期（30年、10年）”两大类，但对于“学生类”档案来说，毕业生每年7月份毕业后根据自己的需要将档案转至单位、原籍、人才市场等地方，显然保管期限设定为“永久”是不合适的。也有一部分学生将档案办理成留档留户，但由于工作不需要也一直没有找到合适的地方，迟迟不来办理，一直留存在学校档案馆，给学生档案一个保管期限也是不合适的。所以说档案管理中“学生类”没有办法确定保管期限。③档案的装订。归档文件通常以“卷”或“件”为单位进行整理、装订。归档文件装订一般用线装，并根据具体情况选用恰当的方式。对于页数不多的文件可使用缝纫机在文件左侧轧边，但针脚不能太密；文件相对较厚不宜用缝纫机装订时，应采用“三孔一线”装订法。[2]装订时考虑到方便保管与保护的要求，文件内的各页要按照一定方式对齐，并去除金属物。而“学生类”只是将学生个人形成的档案资料装入档案袋内，不能按照档案装订办法来整理。

4 保护的差异

档案的保护要求对档案库房、温湿度、采光、照明、防盗等都具有很高的要求，而学生档案是学生在毕业时档随人走，对档案保护的要求不是很严格。如果按照其他类档案来管理的话，必然会产生以下几点矛盾：

①如果同样按照其他类档案的保护要求对学生档案进行保护，则必然会导致人力、物力、财力的浪费。②由于学生档案进馆后不是固定不变的，学生个人每学期乃至随时都会产生新的资料要装入学生档案袋内，对于将学生档案和其他类档案放在一起管理的综合档案室，每次装入档案时难免会给库房带入一些灰尘、霉菌，对其他档案产生一定的负面影响。

③学生档案转递利用比较频繁，进出库房次数较多，将其他类档案和学生档案放在一起保管必然会影响其他类档案的安全。

5 统计、利用的差异

档案统计是档案工作的重要环节之一，它以数字为表现形式，通过对档案数量的统计，可以反映出档案馆（室）发展的规模、水平、质量。总体来说，除定期要鉴定销毁的档案外，高校档案的案卷数量呈逐年递增的趋势，通过对增长情况进行研究分析，能够全面指导工作，促进档案工作的良好发展。而学生档案的数量统计，是依据学校当年招生、毕业的情况，来统计进馆的学生档案数量和毕业生档案的发放数量，学生档案的数量统计仅是一种有依据性的变化。

档案利用是档案工作的根本目的和中心任务，并且档案利用的途径和方式有很多种，例如，档案外借、举办陈列展览、制发档案复制本、开具档案证明、档案咨询服务，等等。而学生档案的利用，仅是在学生毕业后，档随人走，通过机要途径，为用人单位的用人提供参考依据。

综上所述，笔者认为《高等学校档案管理办法》中表述的“学生类”档案其实是学生的个人档案。学生档案的归档、管理、利用可参照中组部关于干部人事档案的有关规定执行，不要与其他类目档案并列为一个“一级类目”更加合理科学。

参考文献：

[1] 教育部，国家档案局.高等学校档案管理办法[Z].教育部，2008.

[2] 冯强.档案管理[M].北京：中国农业出版社，2006.

（作者单位：王静，山西工商学院；荆秀琴，山西大学 来稿日期： 2014-12-10）