国外声音档案的管理及其启示

周文泓

摘 要：随着记录技术和形式的演进，声音档案作为重要的非文本档案之一已有一定的历史，并且在数字时代受到更多的关注。尤其在国外，无论是在实践经验还是理论研究上都有一定的成果。文章将以澳大利亚国家电影与声音档案馆为主，辅之以美国与加拿大的案例对声音档案的概况、管理的情况进行介绍。最后，基于案例总结对我国声音档案管理的启示。

关键词：外国声音档案管理；声音档案；启示

Abstract： with the evolution of recording technology and form， sound and archives as one of the important kind of non-text archives has certain history， and received more attention in the digital age. Especially in foreign countries， they have gained some achievements in both practice and theory research. The article will give introduction of sound archives and how management are implemented on them by the way of case study of national film and sound archives of Australia while supplementing examples of preservation institution of the United States and Canada. Finally， the article will present the implications to our country base on the conclusion of the cases.

Key words： foreign sound archives management；Sound archives；Implications

1 引言

书写式的文本材料一直是档案馆的重要组成部分，包括官方机构的文件、手稿、个人的书信日记等。但随着记录方式的多样化，声音、图像、视频等格式资料也逐渐成为馆藏的一部分。[1]随着视听越来越成为社会活动记录的重要组成部分，对于这类档案，例如声音、电影、照片与地图等档案的关注也日益提升。声音文件从19世纪末开始产生，其保存也有百余年的历史，随着技术的不断演变而变化着。但是，由于档案机构、图书馆等对声音档案的保存相对于文本材料而言资源投入有限，加之技术上的特点给予管理上更多的难题与挑战，声音档案的管理并不那么系统。[2]

但随着技术的变迁与社会的变化，声音文件无处不在，对声音档案管理的研究是必要且迫切的。相比我国，澳大利亚、美国等国家的档案机构、图书馆、专业组织对声音档案的管理有着更强的意识，也有更多的经验。因而，本文将对声音档案进行概况性的介绍，然后主要以澳大利亚为例，以美国和加拿大的案例作为补充，从收集、保存等环节对国外的声音档案管理进行介绍，最后总结对我国的启示，并作展望。

2 声音档案概况

随着声音记录技术的出现和生产式应用，声音档案已经有着百余年的管理历史，以下将对声音档案进行介绍。

2.1 声音档案管理是档案管理的重要组成部分。声音档案是社会活动记录的重要组成部分，涉及了各行各业的各类活动。例如，娱乐活动中的音乐，社会研究的访谈资料，历史研究中的口述档案，电台的音频等。以美国为例，其国会图书馆保存了53万多份的声音档案，涉及的主体包括美国历史、乡村音乐、墨西哥、拉美、访谈等，2000年，美国出台了国家录音保护的法令，规定国家录音保护部门和国家录音登记处在国会图书馆的监督下要维护和保存好具有重要的文化、历史和艺术价值的录音记录。[3]在管理主体中，既有综合档案机构的管理，又有声音档案协会的指导，例如国际的声音与视听档案工作者协会即为如何管理声音档案制定了一系列原则。[4]

2.2 声音档案的主要类型。随着声音录制技术的发展，依据载体类型，声音档案可以分为：

（1）圆柱录音的声音档案。这是最早的商业生产的记录声音的载体，出现在19世纪末，是利用软蜡、硬化的蜡或是硝化纤维制作的圆柱体的一种记录载体，一般是2分钟～4.5分钟的长度。最初的声音档案由于载体的脆弱性已经没有保存，这类声音档案的保存也面临着很大的挑战，现在正进行着数字化保存。例如，加利福尼亚大学的图书馆特殊馆藏部门开展了针对圆柱声音档案的保存与数字化项目，已经对2000多份的圆柱的声音档案进行数字化，并且在网络上分享。

（2）圆盘声音档案，它的工作原理在于锌的圆盘覆盖上蜡，在圆盘浸入酸时，录音被刻进蜡里，这样就形成凹槽，录音进入锌的表面。

（3）磁带的磁性录音。是一种以可磁化的材料为媒质记录声音的方法，声波经传声器转换成相应的仿真电压信号，再经前级放大器进入录音放大器，被记录的信号得到补偿﹑放大后进入录音磁头，记录于匀速通过磁头的磁带（或磁盘）的涂磁层上。

（4）光学媒体的录音。用激光来写进与读出在录音材料表面编码的数据，像是索尼1983年发布的CD和1996发布的DVD。

（5）数字录音。数字音频计算机数据的存储是以0、1的形式存取的，那么数字音频就是首先将音频文件转化，接着再将这些电平信号转化成二进制数据保存，播放的时候就把这些数据转换为模拟的电平信号再送到喇叭播出。有着DAT 、MP3、WAV、AIFF 等格式。

3 外国声音档案的管理概况

对声音档案的管理，澳大利亚的国家电影与声音档案馆、加拿大的档案委员会等都从管理的角度发布了政策与指南，对声音档案的管理进行指导，主要涉及收集、整理与著录、保存、利用等环节。

3.1 收集。档案机构保存的文本档案主要是档案机构相对应的形成部门在履行职能的业务活动中自然形成与积累的，声音档案主要是档案机构特殊馆藏的一部分，很大一部分是以社会收集的方式来形成与丰富馆藏。因而，收集是重要的环节。这个环节主要从收集政策上体现，主要包括设定目标、原则、成立项目。以澳大利亚国家电影与声音档案馆的收集政策为例：[5]

第一，设定目标。主要是基于2008年国家电影与声音档案法令的授权，目标是要形成能够反映澳大利亚视听媒体历史、技术和文化的整体的收藏。第二，树立原则。（1）优先收藏澳大利亚人形成的，在澳大利亚形成的，反映澳大利亚人主要贡献的，有着重要的文化影响的那些澳大利亚国家遗产。（2）反映澳大利亚的多样性，关注不同种族和社区。（3）通过和其他档案机构的合作，我们收集澳大利亚原住民的现行与历史的资料，要考虑关于原住民文化财产的所有权和展示的种族事宜和文化权利。（4）为确保文化遗产被合理对待，要形成和维护管理实践。例如应用来源原则来识别来源有问题收藏。（5）只要可能，就要收集以原始载体、格式和媒体呈现的视听材料。（6）收藏那些用于补充或完善以帮助理解和研究澳大利亚视听遗产的支持性文件和实物。（7）在寄送至档案馆的材料中，我们有权选择不要那些不适于保存在档案馆的材料。（8）保管者对获取资料负主要责任。（9）我们可以不用对材料进行选择。第三，要通过实施项目来保证收藏能够落于实践层面，以实现目标。第四，运用不同的方法来收藏视听资料。（1）通过所有者付款来帮助保存所有者的资料，并从其他地方获取一定的资助。这主要适用于想通过国家档案馆来保存资料却依旧保存对资料的权利的所有者的资料。（2）捐赠。通过捐赠与接收的手续，将资料作为礼物进入国家档案馆进行保存。（3）购买。通过评估来提出和确认需要的资料，以此为目标寻找并购买相关资料。（4）复制。对于那些不愿捐赠或卖出的所有者的资料，可以通过复制的方式获得复件。

3.2 整理与著录。对声音档案的整理与著录是对收藏的资料的内部与外部结构进行分析与呈现的过程，以便管理者和用户可以更好地理解、获取和利用收藏的声音档案。通过应用主题、来源或是专题、项目等原则，将收藏的资料以类别和等级的有序呈现。最后的目的则是，确保用户可以找到可用的所需的资料。国外的著录（description）与国内所提到的著录不尽相同，甚至有着很大的区别。

以加拿大的档案著录规则（RAD）为例，对声音档案的著录表现为以下几个项目：（1）信息的主要来源；（2）标题，需要在理解整体材料的基础上赋予总的标题；（3）形成、播放、公布的日期，播放地址、播放人、制作人等；（4）物理描述，例如何种材料的载体和媒体、播放速度、声音频道等；（5）档案描述，例如管理的历史、保管的历史、范围和主要内容等；（6）其他的补充说明。[6]

3.3 保存。档案机构作为公众信任的收藏机构的重要原因之一在于它能实现档案的长久保存，因而保存也是关键环节之一。依旧以澳大利亚为例：[7]

首先，在保存政策中设定了几项关键的保存原则：第一，保护原始材料，以确保载体和内容的完整性，适用于模拟和数字的声音材料。为了保护原始材料，可以制作若干的复件。第二，保存格式和媒体。由于声音档案的载体会有脆弱的特点，例如容易破碎、容易受环境影响，在使用中失去磁性等，因而需要在使用和保存中监控式保护。同时，由于格式和载体不断变化，因而还要负责保存播放的设备。第三，保存数字资料。无论是对数字化的资料还是对数字资料而言，都需要通过迁移数字内容来进行保护，其中要注意数字内容在迁移过程中丢失的问题。可以使用自动的储存系统来降低这样的风险，并尽可能多地保存背景信息。第四，风险管理。对进馆的资料进行检查，对有风险的进行隔离和净化。其次，使用一定的策略和工具，主要包括：（1）维护原始资料的完整性；（2）保护和负责内容；（3）捕获元数据和管理数字对象；（4）保证安全的存储条件；（5）在现在与未来都能提供馆藏的利用。最后，为做好保存工作，还要做好防灾准备，对保存的工作流程、保护技术等要有研究和创新，并且做好档案机构员工的培训工作。

3.4 利用。利用是声音档案重要环节，声音档案不仅有着丰富的历史与文化价值，同时也有重要的娱乐功能，有着更为大众的利用群体。例如澳大利亚国家电影与声音档案馆有着爵士乐专题，美国国会图书馆所保存的声音档案中，更是涵盖了乡村音乐、爵士乐、蓝调等不同类型的音乐专题档案。因而，声音档案的保存主体在不妨害相关主体的权益以及不违反所有者或是捐赠者意愿的前提下，要保证声音档案的永久可用。为了满足对声音档案的利用需求，澳大利亚启用了一系列策略：[8]

第一，根据需求提供利用。对国内外的用户，需要用于展览、播放、研究或个人使用以及项目生产等目的的，国家档案馆提供声音、电影等档案的利用。既可以到提供利用的档案机构，也可以通过网络实现利用。尽可能地对声音档案进行数字化，以便更好地利用。第二，开展公共项目。例如通过展览的方式公布收藏，与其他机构合作，进行展览等。第三，在线提供利用。提供声音档案的总体概况，通过教育或公共项目提供特定的收藏，通过在线商店获取所需的声音档案，以及通过数据库的方式在线检索等。第四，进行利用需求分析，对不同用户提供不同的利用服务，与组织或个人形成合作关系。例如，对多元化的群体像是原住民社区和多文化和不同语言的社区，相应地提供某些特定的声音档案。第五，确定档案人员的职责。例如，促进公共意识，提升对我们项目、服务、活动和作为国家档案馆的支持。

此外，虽然合理使用可免责于版权法律，从图书馆和档案馆有权保存和传播受法律保护的声音作品，但是制作和传播档案复件，特别是数字形式的，并不是法律赋予的权利。因而，利用中，都要注意符合法律的要求，以保护所有者的版权和其中涉及的隐私信息。

4 启示与展望

声音档案的管理在我国也有一定的实践，也有一定的研究成果。但对比于国外如澳大利亚、美国、加拿大等国的声音档案管理，我国在法律、政策、制度、标准以及具体实践上都有较大不足，从中可以得到以下启示。

第一，加强法律与政策的顶层设计。以法定权利和义务的形式将声音档案的管理纳入档案馆、图书馆等机构的职责范畴中，以确保声音档案遗产的留存。以政策的形式，从目标到不同环节以及执行上予以指导，提供规范，以保障其长久保存得以实现。因而，从法律到政策，再到具体行动计划和标准的搭建将是声音档案管理的直接保障。

第二，对技术的顺势应用，随着信息与通讯技术的不断发展，声音档案作为与时俱进的产物之一，技术也应当是其保存与利用的保障。在保存上利用数字技术，通过对技术特点的分析，加强风险管理意识，以技术来应对技术上的问题。并且应当促进社会利用，通过网络平台进行合理的分享和传播，例如网站的构建，web2.0和社交媒体平台的应用来加强声音档案的分享与利用。

第三，加强合作与借鉴。通过与不同文化机构，如大学图书馆或是专门的声音档案馆实现协作，共享保护技术，利用平台等开源代码的分享等，促进声音档案的丰富与利用。不同的机构对声音档案的保存有其不同的目标和侧重点，声音档案来源的广泛性和多样性更加需要不同机构的协作，从而形成整体的声音档案遗产。

第四，注重研究。无论是内容、载体，还是格式等，都是收集、保存和利用等政策建立和推行的基础。只有从社会、技术以及内容等层面理解声音档案，才能履行好声音档案管理的职责。声音档案从形成背景、技术与内容等方面反映了社会与科技的变迁，对声音档案的管理只有基于一定的时空条件，通透理解管理的需求与目的以及声音档案的内涵，才能真正开展好声音档案的管理工作。

第五，落实档案管理的基本原则。声音档案的本质是档案，尽管有其特点，但依旧是档案事业与研究范畴，要遵循档案管理的基本原则，维护档案的本质属性。例如，对来源原则的有效应用，以确保从背景上更好地理解、整理、著录以及提供利用声音档案。再如，对档案原始性或是数字文件真实性的保护，注重声音档案原件的保存，以及数字迁移过程的监控以确保真实性。

总的来说，随着社会再度向口语化转换，声音档案将更多地产生，尤其是在网络平台当中，并且有着更加丰富多元的形成主体，以及新的技术与社会特点。因而，对声音档案的管理将需要更多的研究，在管理实践上也需要更多的指导，以应对随着社会演进与技术变化在现在与将来对声音档案带来的挑战。

参考文献：

[1] James M. OToole （1987） “Things of the Spirit Documenting Religion in New England，” The American Archivist 50， no. 2， pp. 550-517.

[2] Thomas H Hickerson （2001） “Ten Challenges for the Archival Profession，” The American Archivist 64， no.1， pp. 6-16.

[3] 106th Congress. Public Law 106-474 [db/ol].http：//www.gpo.gov/fdsys/pkg/PLAW-106publ474/html/PLAW-106publ474.htm. 2014-11-28

[4] International Association of Sound and Audiovisual Archivists. Ethical Principles for Sound and Audiovisual Archives. Special Publication No. 6， 2011. Available at： http：//www.iasa-web.org/ethical-principles.

[5] National Film & Sound Archive of Australia. Acquisition policy inCollection Policy[db/ol].http：//www.nfsa.gov.au/site_media/uploads/file/2011/06/20/NFSA_Collection_Policy_May_2011_Webready.pdf. 2014-11-28

[6] Canadian committee of archival description. Rules for Archival Description[db/ol]. http：//www.cdncouncilarchives.ca/archdesrules.html. 2014-11-28

[7] National Film & Sound Archive of Australia. Preservation Policy inCollection Policy [db/ol].http：//www.nfsa.gov.au/site_media/uploads/file/2011/06/20/NFSA_Collection_Policy_May_2011_Webready.pdf. 2014-11-28

[8] National Film & Sound Archive of Australia. Accessing Policy in Collection Policy [db/ol].http：//www.nfsa.gov.au/site_media/uploads/file/2011/06/20/NFSA_Collection_Policy_May_2011_Webready.pdf. 2014-11-28

（作者单位：中国人民大学信息资源管理学院 来稿日期：2014-12-01）