事业单位人事档案管理现状与对策

冯艳

近年来，由于各方面的原因，人事档案管理发生了诸多变化，出现了一系列问题，面对问题，应该如何解决，成为人事档案管理工作者研究的新课题。本文以河南省人口和计划生育科研院（以下简称科研院）人事档案管理为例说明。

1 人事档案管理现状

1999年河南省事业单位人事制度改革，科研院全员实行聘用制，开始聘用临时工充实专业技术人员队伍，2003年该院编制人数85人，在编员工82人，聘用员工4人，因为聘用人员数量较少，没有管理其人事档案。但是随着形势发展和计划生育职能的转变，科研院在2006年到2014年事业编制没有增加一名的情况下，从社会上大量招聘员工，到目前为止全院共聘用员工43人，已经占在编职工数量的一半以上，改变了职工队伍构成。与正式在编人员有技术、工人、行政管理岗位分类不同，聘用员工主要是有一定技术专长的人员，分布在各个技术岗位，有“外聘专家”“合同工”“临时工”等称呼。“非编人员”身份构成也非常复杂，他们中既有无固定工作单位的专业技术人员，也有从企事业单位辞职、病退人员，还有退休职工、大中专毕业生等，从事医师、药师、护师（士）、煎药员、文印员等岗位，这些编外聘用人员很多人已成为各科室业务技术骨干。管理聘用员工的人事档案提到日程上来。人事档案管理现状是：

1.1 人事档案管理模式改变。由单一内部管理模式向双轨制管理模式转变。按照《流动人员人事档案管理暂行规定》，这一部分聘用人员的人事档案应由县级以上人才交流中心管理，所以在科研院，人事档案管理存在两种管理模式，一种是在编人员的人事档案管理，在内容和管理方式上均按照《干部档案管理条例》管理，一种是非在编聘用人员职工的档案，按照《流动人员人事档案管理暂行规定》，由郑州市人才交流中心管理，管理模式改变。

1.2 人事档案的个体利用率下降。人事档案的利用主要表现在人事活动中，比如，人事任免考察、工资变动、职称职务晋升、出国考察凭证等，随着人员流动性增加和各方面发展需要，原来办理出入境、考研、考公务员、办理转正定级、职称晋升等需要个人出示档案原件或档案内部分材料的复印件，现在办理不需要了，只需出具人事证明即可；办理新录用人员工资定级时，上级审批部门规定除研究生学历以上有工作经历的需要提供人事档案，一般不再提供档案；专业技术人员职称晋升只需提供档案内近五年的年度考核表复印件，人事档案个体利用率下降。

1.3 人事档案的应用范围更广。在计划经济体制下，人事档案为政治目的服务，应用者多是党政机关和组织人事部门；在市场经济环境下，党政组织机构和人事部门仍然把人事档案作为考察干部和考核职工的基础性材料，另外聘用了大量流动人员的大中型企业和实行聘用制的事业单位，都需要通过查阅流动人员的人事档案了解应聘者素质、业务能力及各方面的信息，发现对口人才，人事档案的应用范围扩大了。

1.4 人事档案的个人信息得到保护。在原有的干部人事档案中，一般有社会关系和党团关系凭证详细证明等，但是随着时间推移，我们在收集整理新入职职工，特别是从学校转来的学生档案和调入人员档案时发现，涉及职工私密信息的档案材料在逐步减少，例如，档案里的社会关系、婚姻关系的材料证明较少，在一定程度上保护了个人的私人信息。

2 人事档案管理存在的问题

2.1 流动人员档案利用相对不方便。人事档案管理模式存在的双轨制，给档案利用带来不便。主要是对于人事档案留存在人才交流中心的流动人员，在办理护士执业注册、变更或职称考试时和晋升工资时需要调阅以前的工资表格；办理社会保险转入时，需要查看与原单位签订的劳动合同情况以及办理社会保险的原始资料等情况时，都需要人事档案工作人员去人才交流中心调档查阅，在聘用人员逐年增加的情况下，人事档案工作人员的工作量相当大，查阅后常常与在编职工办理时间不一致，档案利用不方便。

2.2 轻视人事档案现象较为严重。人事档案利用率的下降，使人们产生人事档案地位下降的错觉，轻视人事档案的现象屡有发生。表现在：

2.2.1 任意借阅现象较为严重。人事档案管理工作中制定有借阅制度，但是有领导在调阅个人档案时，仍然存在不签字不打借条现象，任意性增加；职工个人不了解档案保密规定，要求查阅个人档案，甚至要求复印相关内容，在没有接到肯定答复时认为是人事档案工作者故意刁难，造成关系紧张。

2.2.2 个人承担档案转交接任务。在大学生毕业分配、转业退伍、调动晋升时，由于各种原因，人事档案常常由个人携带转交，在接转人事档案时，不开具调档函，手续不严格等。有的档案交给人事部门时甚至没有密封，存在人为改动或掉页缺页的现象，人事档案的真实完整受到破坏。

2.2.3 人事档案与本人脱离现象时有发生。按规定，档案管理与员工的人事管理相统一，表现在：“人在档案在，人走档案走”，但是在实际工作中，存在人员调动未办理完手续期间，人事档案仍然继续存放在原单位现象，新单位办理手续却没有档案无法完成有关工作；还有个别单位为吸引人才，对流入的高级人才免予提供人事档案，允诺到单位后重新建立。比如，2012年，科研院有一职工，辞职后在相关手续还未办理完毕时就离开原单位到新单位就职，人事档案放弃不要，给人事档案工作带来被动。

2.2.4 人事档案管理的法律法规尚不完善。在实际工作中，发现人事档案管理规定的有些内容与现实不符，难以落实。如，干部人事档案材料的收集范围及保管鉴定等各项制度，与当前专业技术人员的跨行业发展不相适应，有许多材料不在收集范围内，影响了人事档案信息的完整。在《流动人员人事档案管理暂行规定》中缺少签订劳动合同和办理社会保险内容，不利于工作。

3 对策与建议

3.1 主动工作，承担管理责任

3.1.1 承担编外聘用人员人事档案管理责任。如果按照流动人员人事档案管理条例，流动人员的档案由人才交流中心管理，但实际上给档案利用造成不便，而且大部分的聘用人员不愿意交给人才交流中心，觉得放在自己单位放心、方便，我们就按照实际情况，主动承担管理责任。对于新进入单位的编外聘用人员，建议他首先把人事档案放在人才交流中心，没有档案的建议他去人才交流中心咨询建立，方便今后利用，如果愿意放在单位我们也同意接收，但必须经档案管理员验收，补齐所有材料验收合格后才予接收，编号入档，管理方式等同在编人员。

3.1.2 加强流动人员人事档案管理。面对聘用的流动人员越来越多情况，参照《流动人员人事档案管理暂行规定》，科研院加强流动人员人事档案管理，对于新招聘合同员工，宣传档案的重要性，要求必须有人事档案才给予其办理社会保险，没有人事档案的必须按照档案要求返回原单位（原所在学校）办理，丢失档案的要求填写有关表格，交纳相关证件，人事档案部门给予重新办理或者去人才交流中心办理。

3.1.3 建立流动人员人事档案副本。对于已经放在人才交流中心管理档案的人员，我们建立了档案副本，收集该同志的身份证、学历证和任职证书复印件、合同复印件、办理社会保险材料的复印件，备工作之需，实际证明这种档案副本管理较为方便，减少了去人才交流中心的次数，减轻了工作量。

3.2 实施人性化管理

3.2.1 加强在职员工人事档案管理。特别是加强借阅制度和接转入（出）手续，完善《科研院人事档案借阅制度》，加强借阅手续管理，借阅档案必须有主管领导和人事部门负责人签字才可借阅，并于当天还回；对于调出人员档案尽快办理档案核查、完善、密封，按照对方单位要求快递寄走，不让调出人员为难。

3.2.2 尊重个人拥有的人事信息知情权。人事档案管理中一直存在并延续着神秘思想，实行本人回避制度。随着社会的发展和知情权观念的深入人心，在工作中尽量做到保证机密与适度开放。比如，档案中涉及国家机密的部分或者涉及个人的历史评价、处分材料，严格实行保密制度，不允许任何个人查阅，除非组织需要，有领导签字同意才可；对那些本人要求知道的部分，允许本人查阅，例如，报考博士时，学校要求本人提供研究生阶段学习成绩，我们就按当事人的要求准予其查看此部分内容，需要复印的话经领导审批可以抽出复印，管理更加人性化。

3.2.3 实现人事档案信息化。实现信息化管理，保证人事档案信息的完整真实。科研院目前人事档案信息化主要通过河南省事业单位工资软件系统和事业单位人事岗位管理系统来实现，通过这两个软件可以查到人事档案的基本信息，如，个人的名字，身份证号码，参加工作时间，学历、工作经历、现任职称或职务、聘任时间等重要的人事信息，这个信息只有操作员来掌握，一般人员不允许看到，避免人为的改动，保证了信息真实和安全，在人档脱离的情况下依然可以查阅到人事信息。

3.3 创新管理，增加收集范围。根据工作需要，酌情增加人事档案收集材料，为技术人员未来的职业发展提供支撑。随着计划生育事业的发展和专业技术人员专业技能的提高，在原有的人事材料归档中增加了技术人员的社会团体专兼职情况和科研成果奖励信息，比如，参加某医学专业学会并任职的审批表，获得省科技成果奖证书的复印件等；按照2008年《劳动合同法》，流动人员人事档案归档内容增加与用人单位签订的劳动合同书、办理社会保险的相关材料，因为这些材料涉及社会保险金额度的计算和退休后的发放，为慎重起见我们统一放入人事档案，以备查考；按照河南省2014年事业单位继续深化改革的文件规定，今后所有事业单位在编人员全部办理社会保险，那么在编人员的人事档案也将增加相应材料，收集内容将更加丰富。

（作者单位：河南省人口和计划生育科研院 来稿日期：2014-12-18）