企业职工档案管理调查思考

王玉红

1 企业职工档案管理现状

通过对29家国企、民企和微小企业的调查，有14家不同程度建立了职工档案，占调查总数的48%；其中：国有企业十家，建立率100%，占调查总数的34.4%；三家股份制（较大型）有两家除了招收的大学生有较完整的档案外，收集了部分和职工签订的劳动合同等一些材料，但没有经过系统整理，占总数的6.8%；六家建筑企业有两家公司对长期在公司工作的工作人员收集并保存了部分材料，占总数的6.8%；微小企业十家全部没有建立职工档案。

1.1 从调查情况看，国有或国有控股企业，从领导到职工，职工档案的意识比较强，领导及分管领导非常重视，每个企业不仅有机构，配备有专兼职档案人员，并有分管领导，各项制度健全、设施设备完善，档案基本通过了系统整理，档案完整率、归档率达到了该类企业的90%以上。也有部分档案材料的客观性、完整程度不够，管理人员身兼数职，职工档案管理无暇顾及的情况，出现了应归档的文件材料，不能及时收集归档，甚至出现了不归或漏归的现象。

1.2 股份制企业一部分是由企业改制后重新组建起来的，像这类企业，领导及大部分职工有档案的概念，比较重视，但有一部分在“改革开放中”发展起来的企业，档案意识就比较淡薄。通过对三家股份制企业调查，只有两家企业保存有职工的极少数应归档材料，而且分别保存在不同的人员手中，没有收集，没有机构、人员等，更谈不上整理，占该类企业的66%，仅对一些重要材料进行保存。由于个别企业负责人对企业档案没有足够重视，认为档案整理工作增加了企业的管理费用，得不偿失，大部分企业职工档案意识淡薄，认为只要和企业签订了劳动合同，每月给开工资，把劳动保险金交到个人账户，有没有档案无所谓。

1.3 六家建筑企业，企业内部管理都比较松散，所有职工都是临时招用的农民工和社会闲散人员，没有固定的劳动场所，在这些企业中建立职工档案非常困难，只有两家保存了长期在公司的人员比较重要的应归档材料，占该类企业的33.3%。这六家建筑企业，只有两家对长期在本公司工作关系到职工个人利益的合同劳动保险交费清单的材料进行了保存，谈不上归档，属于粗放型收集；另外几家企业一点材料都没有，就连本企业开发的商品房等基本建设档案都没有整理，成堆堆在一起。有些微小企业建档率为0。

2 造成这种状况的原因

2.1 企业的改革给职工带来了一系列变化，民企或微小企业不存在领导调整问题，职工流动快，这是民企或微小企业的显著特点，而国有或国有控股企业领导调整频繁，满足现状，不能积极应对新形势，喜欢躺在原有管理模式的基础上，沾沾自喜。

2.2 从领导到员工档案意识淡薄，一是企业用人制度的灵活性增强，企业可以自主从社会招收员工，不需要办理任何招工手续；二是择业的灵活性增强，有时老板选中员工，而员工还不一定能选中老板，在企业工作不只是看发不发工资、交不交保险，还要看老板的人品等因素，要档案何用。

2.3 职工档案管理水平不高，直接影响职工档案作用的发挥。从调查的情况来看，除民营或微小企业外，国企或国有控股企业在管理上虽然有机构、有人员、设施设备齐全，但是由于管理人员兼职太多，致使应归档材料残缺不全，零散杂乱，在企业用人选人方面，档案不能为领导提供一个完整的职工形象，职工档案的作用只能是潜在的。

3 提高档案管理水平，立足长远发展

3.1 及时增加人事档案的内容。在传统人事档案的基础上应增加一些着重反映个人科技水平、业务能力、素质及个人性格特征、兴趣爱好等个性化的材料。使人事档案更全面反映一个人在企业发展过程中的成长历程，同时也为人力资源部门考核考察企业后备人才提供第一手的资料。

3.2 维护人事档案的准确、完整与安全。人事档案在人力资源工作中的地位作用，决定了它的内容必须准确可靠。人事档案管理工作应在原有基础上进行清查、核对人员信息，扩展存档范围，将个人可公开信息分类储备，建立企业人才数据库。由专人动态管理，及时更新个人信息。对于企业较为重要的人员（如，高管、专业技术人员）应更为详尽地收集其个人信息。

3.3 加强人事档案的时效性。人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，加强人事档案的动态性管理，及时收集最新的变化资料，使人事档案的信息得到及时更新。

3.4 合理开发人事档案信息资源为现代企业服务。人事档案工作者从信息资源角度看待人事档案，人事档案工作就是人力资源信息管理工作，用信息管理的理论创新人事档案工作，加强档案信息的综合分析研究和深度开发利用，实现人事档案工作从简单管理服务向研究开发服务的转变，把人事档案管理建设成为干部工作、人力资源工作、人才工作信息库和参谋部。同时，不得滥用或扩散人事档案中的数据信息。

（作者单位：河南天海电器有限公司 来稿日期：214-12-19 ）